大數據時代下高校審計檔案信息化建設路徑研究

高斯

（中南財經政法大學 湖北武漢 430073）

大數據時代的到來給高校檔案管理帶來了顛覆性的變化。為滿足日益便捷化、高效化、多樣化的檔案信息需求，高校審計檔案也需要借助數據庫、關聯數據、數據挖掘、云計算等大數據技術，探索新時期高校審計檔案信息化轉型路徑，強化審計檔案數據資源建設，創新審計檔案數據開發利用方式，促進高校審計檔案數據資源的開放共享、深度開發及有效利用。

一、利用數據庫技術加強高校審計檔案資源建設

高校審計檔案是高校審計部門在項目審計或專項審計調查過程中直接形成的紙質、磁性載體、光盤等形式的歷史記錄，其歸檔范圍包括結論類、證明類、立項類、備查類審計文件材料。大數據時代下，高校審計工作對于數據采集、存儲、挖掘等信息化需求也在不斷提高，云審計這一新興的審計模式也隨之產生。通過建立云審計系統，用戶和審計人員可以在云平臺上存儲并獲取各種電子審計文件，以共享審計信息資源。

（一）高校審計電子檔案收集歸檔

高校審計檔案信息化建設，首先要開發數據庫系統。高校審計及檔案工作人員必須全程參與開發，在需求分析、系統定義、系統目標等方面提出充分意見。大數據時代的高校審計檔案管理可實行紙質和電子檔案雙軌雙套制。審計人員應及時收集所審項目的文件材料，做到及時、準確、相關和完整。審計電子檔案也應按照審計流程同步收集，以每個審計項目為單位，實行誰審計、誰立卷，邊審計、邊收集，審結卷成的原則。項目審計過程中內部生成的審計報告、工作底稿等審計電子文件，可以直接著錄到學校的檔案管理信息系統。外來的送審結算文件，可隨同紙質文件同時報送電子文件。在項目終結時，要對形成的全部材料進行整理和鑒別，按立卷規則進行組卷、編目，同時將紙質文件和電子文件移交檔案館。

（二）高校審計電子檔案安全管理

數據庫系統存在著數據非法訪問和修改的風險，意外事故、操作失誤也都有可能造成檔案信息的損壞或遺失。所以，確保高校審計檔案信息系統的安全，首先必須確保該系統運行環境的良好。高校審計和檔案部門要制定嚴格的系統運行和維護的相關制度，加強審計人員的系統安全知識教育，落實安全責任認定，加強對系統安全的管理。同時，加強系統軟硬件技術性能、網絡安全建設，提供高性能的系統技術運行環境。其次，要做好系統的物理安全控制和邏輯安全控制。要通過不同介質定期對審計電子檔案進行多套備份，并定期檢查備份的內容。通過設定密碼權限，對用戶的身份和權限進行限制，同時對數據傳輸和存儲進行加密，以確保數據不會被非法獲取或竊取，保障審計電子檔案的真實性和完整性。

二、通過數據挖掘技術完善高校審計檔案檢索利用

數據收集和存儲技術的快速發展積累了海量的大數據，數據挖掘是一種從大量不完整、模糊和隨機的數據中提取人們事先不知道的隱藏信息的過程。在傳統的檔案管理中，基于關鍵詞的簡單檢索技術，難以從大量的檔案數據資源中獲取所需要的信息。在大數據背景下，高校檔案部門迫切需要開發出一種簡便有效的工具，從大規模的文本信息資源中提取出符合要求的、簡潔精煉的信息。

（一）挖掘高校審計檔案資源的潛在價值

數據挖掘技術旨在對海量的檔案資源進行有效的挖掘和整合，而高校檔案館的檔案資源多是以紙質檔案、特殊載體檔案和電子文件等方式存在于館藏資源數據庫。數據挖掘技術可針對高校審計檔案資源深入挖掘，開展科學分析，利用數理統計工具、算法工具、信息聚合技術等手段，發掘檔案資源中隱藏的價值，實現對檔案資源中可能存在的信息的有效聚合，從而發掘檔案資源中存在的價值。在高校審計檔案利用方面，當用戶的需求不在涉及某一具體檔案，而是需要某類檔案時，利用數據挖掘技術，可以將檔案與主題相互關聯，從多角度來綜合展現高校審計檔案的內容。

（二）提升高校審計檔案信息的檢索效率

檢索是檔案利用的重要途徑。將檔案形式特征、內容特征和其他信息數字化之后所形成的資料保存到數據庫，并通過檢索系統將結果資料返回，從而實現檔案檢索。檔案信息檢索中，所檢索到的信息源以元數據為主，對某些元數據如主題詞著錄較少。運用數據挖掘技術，為高校審計檔案資源的開發與利用建立的檢索系統，既支持模糊檢索、概念檢索、多語言輸入檢索等多種檢索方式，在可視化界面的輔助下進行智能篩選，同時又能夠快速地運用數據挖掘算法對檢索結果進行準確分類和條理化展示。此外，還可以根據用戶個性化需求對檔案資源檢索結果進行準確定位，從而提高檔案資源檢索效率。

（三）提高高校審計檔案信息資源獲取速度

為了確保利用者在最短的時間內通過線上信息檢索系統對高校審計檔案資源進行檢索，可以根據不同利用者對檔案資源檢索的要求，分別設立信息檢索專題，尋找那些被頻繁訪問的專題項目集。在項目集合上，通過算法工具實現用戶瀏覽不同檔案資源日志記錄的相似性匹配，并在同一條數據鏈上整理出了擁有相同獲取信息習慣的用戶。針對用戶的信息專題需求進行關聯檢測，找到事務庫中頻繁訪問的專題集。當利用者通過檔案數據訪問界面對高校審計檔案資源進行快速訪問后，可以通過網絡代理按照預置規則迅速做出反應，加快獲取信息的速度，確保用戶能夠快速地獲取到符合個人要求的檔案資源。

三、借助關聯數據技術推進高校審計檔案開放共享

關聯數據作為一種新的語義發布工具，能夠整合孤立的數據、提供開放的元數據服務、實現語義互操作、實現數據的服務。將關聯數據技術引入高校審計檔案信息化建設，可以提高審計檔案科學高效的管理水平，通過創建跨館際、跨部門、跨庫的關聯數據信息共享平臺將各類信息進行資源整合，創建高校審計檔案數據之間的關聯關系，最終實現了可被發布，可供用戶檢索與利用的數據資源。

（一）建立高校審計檔案數據基礎及資源描述

高校審計檔案由結論類、證明類、立項類、備查類審計文件材料組成，它們的類型和數據結構多種多樣，影響著審計檔案信息資源的聚類和聚合。建立關聯數據是實現信息發布和開放查詢等功能的基礎。因此，對于高校審計電子檔案的元數據格式需要建立統一標準并進行規范化描述，才能使數字資源在計算機上自動識別并相關聯。高校檔案館的審計電子檔案資源主要可分為：來自高校審計部門直接形成、流轉的電子資源；館藏內部審計檔案數字化處理的數據資源；通過校園網絡抓取、收集具有保留價值的信息資源。分散和異構的信息資源不利于實現信息資源共享和不斷變化的綜合管理模式。因此，將不同結構和性能的元數據轉換成統一的格式，以統一的方式識別資源，從而方便檔案利用者訪問。

（二）創建高校審計檔案信息發布及關聯實現

信息發布層是指借助數據鏈接的自動關聯處理技術，實現機器可以讀取和理解的信息關聯，將原始數字資源和再生數字資源以數據集的形式在網絡上發布，完成信息資源的無限共享和利用，確保檔案利用者可以通過使用各種類型的終端自由、公開地獲取和利用檔案數字資源。根據《審計機關審計檔案管理規定》，高校審計檔案應按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。建立數據間的相互關聯關系，是高校檔案發布關聯數據的基礎和前提。高校審計檔案信息化建設中應借助關聯數據技術提取出基于檔案內容本身的關聯數據創建與發布資源信息，資源可以優先選擇已發布的數據，實現以數據為核心的個人、機構和組織之間的信息交流和資源共享。

（三）提供高校審計檔案資源服務及應用

數字化檔案資源建設的目的，是致力于為檔案利用者提供多樣化的檔案信息服務。通過大數據平臺記錄和分析每一位使用網頁的用戶，根據用戶的個人信息和瀏覽歷史為每個人建立數據庫，了解用戶的信息需求，并向利用者提供個性化的服務。高校檔案館作為審計檔案數據資源的管理者，應利用先進的理念和技術，以實現檔案信息資源的綜合管理和共享利用。同時，在資源應用層，可將數字化審計檔案信息資源發送到每個終端的用戶。數字化審計檔案管理平臺通過記錄、聚類及分析等方式，根據每個登錄用戶的個人基本信息、檢索及瀏覽等指標，為各個用戶建立數據檔案，開發具備更加智能化和個性化的信息推送服務。

四、依托大數據技術保障高校審計檔案信息化持續發展

（一）健全大數據技術保障體系

大數據時代檔案信息化建設穩步可持續發展，離不開相關政策支持及制度保障。首先，要不斷完善“大數據+審計檔案”相關的制度建設，在制度層面上為高校審計為檔案信息化實踐的實施提供指導。同時，還要健全相應的技術標準，進一步完善高校審計檔案信息化建設工作中相應的存儲格式、數字化、元數據等技術標準體系。在技術層面上，高校信息管理部門還需要提供技術咨詢指導服務，針對大數據技術和高校審計檔案的具體特點，制定實踐所需大數據技術的利用指南，提高大數據技術創新能力和工具的研發能力。在資金保障方面，高校要建立健全檔案信息數字化工作的資金保障機制，爭取各方面有效資金支持。

（二）加強高校審計檔案信息資源建設

高校檔案部門與審計部門可以通過整合高校審計檔案資源、構建多方協同聯動機制、優化審計檔案資源體系建設等方式，不斷完善高校審計檔案信息資源建設。數據和技術是開展大數據研究的兩大支撐點，充足的高校審計檔案資源是檔案開發利用的物質前提，是大數據技術加工研究的基礎。高校審計部門應積極樹立“大檔案觀”，制定高校審計檔案信息化的長遠規劃，使各種類型的高校審計檔案信息資源能夠全方位、無遺漏地被收集和開發利用，運用新理念和新方法廣泛收集高校審計檔案資源，建立高校審計檔案數字倉儲。同時，高校檔案館可借助大數據技術對審計檔案信息資源進行有效的整合，采用智能化方式處理審計檔案資源，建立分類資源系統，建立審計檔案信息數據庫，實現審計檔案信息資源的快速精準獲取，充分應用大數據技術展現審計檔案與其他門類檔案資源之間的聯系，加快檔案資源的“數字化”到“數據化”的轉變，最大限度地發揮高校審計檔案資源的價值。

（三）加強審計檔案人才隊伍建設

大數據時代的高校檔案工作者不僅是以檔案管理員身份存在，還要積極參與到檔案的信息化、數據化、智能化開發過程當中，發揮高校檔案工作者在檔案管理工作中的能動性，促進集體性身份認同。因此，高校檔案工作者和審計工作者應主動擁抱大數據理論與技術，在不斷學習中積極投身審計檔案的信息數字化建設。高校審計部門和檔案部門應加強對大數據專業人才的招聘和培養，加強跨學科、跨專業、跨業務的交流與合作。要鼓勵高校檔案工作者、審計工作者、信息人員及大數據專業師生開展交流與合作，不斷學習各行業理論與技術前沿知識，不斷探索大數據技術與高校審計檔案信息化建設高質量可持續發展。

在大數據時代的背景下，云審計已成為高校審計工作的新趨勢，相應的高校審計檔案管理也亟待加強信息化建設，以應對大數據時代的新變化。通過應用數據庫技術、數據挖掘技術、關聯數據技術，不斷完善高校審計檔案的數據資源建設，保障高校審計檔案安全存儲，推動高校審計檔案的精準利用及開放共享，是大數據時代高校審計檔案信息化建設的發展路徑。高校檔案部門、審計部門、信息部門應當通力協作，發揮各自業務優勢，充分學習應用大數據技術，全面提升高校審計檔案的管理水平。