現代人力資源管理視角下的人事檔案管理工作

文/陜西省鎮巴縣人力資源和社會保障局 康婕

人事檔案管理是因人力資源管理而存在，因此這項工作的開展應與人力資源管理步調一致，這樣才能充分發揮人事檔案管理的作用，從而更好地為人力資源管理服務。隨著時代的不斷發展，對人事檔案管理也提出了更高的要求，尤其是在現代人力資源管理視角下，相較以往的檔案管理模式已有較大程度的改變。

一、人力資源管理與人事檔案管理的基本概述

（一）人力資源管理與人事檔案管理內涵。1.人力資源管理。所謂的人力資源管理，是指對“人”這種資源所進行的一系列管理工作，管理過程中需要遵循經濟學與人本思想，管理目標是為了通過對人力資源的優化配置來滿足企業及組織發展的需求，管理形式涉及招聘、甄選、培訓等。概括來說，人力資源管理是預測組織人力資源需求，并結合組織人員具體情況進行人力需求計劃制定、績效考核、激勵機制建設等舉措，以確保組織目標實現與成員最大化發展的一項綜合性管理工作[1]。人力資源管理在各企事業單位中的重要性尤為突出，不僅可以促進企業經營的順利進行，還能提高勞動生產率以及提高企業的資產保值，使企業實現快速穩步發展。2.人事檔案管理。人事檔案管理相對人力資源管理來說，其工作內容更加細致化與集中化，主要是對員工的各種檔案資料進行一系列的收集、整理、保管、鑒定等工作，其目的是維護人事檔案資料的完整性。人事檔案管理工作涉及的管理內容非常豐富，主要有實體管理、信息管理、業務指導等，其中實體管理包括載體與內容信息兩部分內容，載體指的是各種紙質、磁質、光盤等物質材料，而內容信息指的是上述載體所記錄的檔案信息。人事檔案信息管理主要是對檔案原件實體上記錄的信息進行管控，但隨著信息化時代的到來，這項工作便脫離了人事檔案原件而存在。人事檔案工作業務指導主要是指在相關法律法規的指導下，對下屬各部門人員的工作提出任務和要求，以及對檔案工作的監督、檢查與督促，目的是推進人事檔案工作的發展。

（二）人事檔案管理與人力資源管理之間的關系。人事檔案管理是人力資源管理的一項工作內容，前者的存在為后者工作的順利開展提供基礎依據，兩者相輔相成，對事業單位的發展有著重要推動作用[2]。具體來說，在進行人力資源管理時，為了更好地了解每位員工的個體發展情況，就必須要借助大量的人事檔案資料，而保證人事檔案資料的完整性與人事檔案管理工作的主要任務目標，如果檔案資料不完整，存在較多的疏漏，就無法給人力資源管理工作的開展提供有效的信息支撐，進而造成人力資源的配置出現問題，最終影響到企業的發展。由此可見，人力資源管理與人事檔案管理是從屬關系，后者是前者的重要組成部分，只有做好人事檔案管理工作，積極完成相關任務目標，才能為人力資源管理工作的開展打下良好基礎，并充分發揮人力資源的優勢作用，促進企業的可持續發展。

（三）現代人力資源管理與傳統管理模式的區別。傳統的人事管理以“事”為中心，將管理對象設定為靜態的“事”，并注重對人的控制與管理，這就導致管理過程中人的決策權丟失了，不利于發揮人員的主觀能動性。而在現代人力資源管理中，人事管理的重心不再是“事”，而是“人”，即更加尊重人的主體地位，從人的視角出發為其匹配資源，從而實現人與事的最優化組合。為了更進一步了解現代人力資源管理與傳統管理之間的差別，可以將其歸納為以下幾點：其一，前者的第一資源是人，開發對象也是人，所以可以大大提高整個管理的主動性，而后者的第一資源是事，更注重人對事的管理；其二，前者具備未來性、整體性和戰略性的特點，能夠充分滿足現代社會發展需要，而后者更注重當下；其三，前者能夠有效提升員工工作積極性，促使他們為事業單位創造更大的效益。

二、當前事業單位人事檔案管理中存在的不足

（一）管理手段沒有實現現代化。結合事業單位現階段現代化技術與人事檔案管理融入的情況可以發現，現代化在管理工作中運用的范圍十分有限，甚至需要人為手動完成檔案管理，不但沒有取得預期效率，還讓人事檔案管理工作變得更加低效。而現代化技術本應該貫徹于人力資源管理中的所有環節當中，許多業務都需要信息技術的支持，尤其是檔案管理，因為檔案室難免會出現潮濕或蟲蛀、霉變等問題，影響檔案存放質量，不利于檔案的完整性留存[3]。所以要想真正達到現代人力資源管理型的要求，首要任務就是要讓現代化技術切實地融入人事檔案當中，在信息化的基礎上，發揮信息化及智能化科學手段的作用，改善管理工作的質量與效率。

（二）檔案管理工作缺乏規范性。一些事業單位當前的業務流程沒有進行標準化定義，也沒有規范具體的操作流程，致使內部管理存在混亂現象，工作效率低下。不少單位在人事檔案管理的過程中時常會出現無定義的問題，對于相關部門成員的權力與職責沒有明確的劃分，導致工作人員在管理的過程中普遍存在過于隨意的問題，甚至歸檔期間所設計到的硬件或軟件設備不能滿足實際需要，關于檔案是否已經完整地保存到檔案室的問題，很少有人員能夠做到全程負責，在這種情況下，工作一旦出現差錯，可能會導致相關人員之間的矛盾，相互推諉責任。

（三）現存信息適用性不夠。人事檔案管理的關鍵職能就是要秉承客觀、公正的原則對事業人員的工作表現予以反映或評價。但是當前在人事檔案管理實踐過程中存在諸多問題，現存信息大多不夠完整準確，重要資料缺失，例如：事業單位人員的“三齡兩歷一身份”等重要信息出現缺失、出生日期不一致等現象在現實生活中也是存在的，檔案管理人員在收集和整理檔案資料時，認為只要不使檔案信息泄露、更改、丟失，及時將檔案材料入檔即完成了檔案的管理，事實上，這只是檔案管理的一個方面。在完成檔案規整工作時，要進行多角度、多方面的信息搜集，實時更新、完善檔案信息，使人事檔案發揮最大的作用。總之，為保證事業單位人事檔案信息真實準確，充分發揮人事檔案在干部選拔、任用與評價中的鑒別作用，亟須通過有效的方式予以改進，提升現存信息的準確性，真正發揮檔案管理的作用。

（四）人才思想素質有待提高。人才作為人事檔案管理中不可或缺的關鍵因素，對管理效果有著重要影響。現代人事檔案管理逐漸朝著信息化的方向發展，用信息技術取代了紙張及音像的作用，將人事資料轉變為數據，而要做到這一點，工作人員需要具備良好的認知，否則檔案管理現代化勢必將成為紙上談兵。然而事業單位在推行現代化人事檔案管理期間將大量的精力放在了整體形式上，沒有注重內部的落實，而眾所周知，信息化平臺建設必定要得以落實，運用相關工作人員的信息化思維及技術操作，貫徹單位的新制度、新平臺以及新規定。

三、現代人力資源管理新趨勢下的人事檔案管理措施

（一）促進現代化管理。適應現代人力資源管理的發展要求，人事檔案管理工作也應當緊隨信息時代的腳步，深化現代化技術在管理中的應用。但人事檔案的信息化建設并非易事，它是一項兼具系統性與科學性的項目工程，在這個過程中，不管是從機構、隊伍配備，還是現代化檔案管理的條件以及檔案管理人員的培訓等方面都要作長期考慮。首先，要將規范、安全、效率作為現代化管理的重點，通過引入運行比較完善的數字平臺，并符合本單位的實際情況來調整，工作人員還可以對電子信息平臺中的各項功能進行調整，確保檔案電子數據與檔案管理形成相互促進的關系，從而形成最佳的檔案信息管理平臺；其次，引入先進技術并對工作人員進行專業的管理操作培訓，來提升管理水平，優化檔案管理工作，從而實現檔案現代化管理[4]。這樣既減少封存檔案室紙質檔案受潮、遺失等問題，又方便了檔案信息的提取，同時盡可能增加硬件方面的投入，例如，適當增設打印機、攝像頭等基本設備，提升管理工作的科技含量，確保數字信息化的順利實現。

（二）提高檔案管理規范性。事業單位的有序運行都離不開規范的管理，科學規范的檔案管理流程是確保信息整合、存儲、保管、調取、運用的關鍵。按照現階段事業單位內部的檔案管理實際情況，提高檔案管理的規范性可以從以下幾點著手：第一，提高數據信息的有效性，規范檔案管理的檔號、案卷標題，對紙質檔案和電子檔案的收集和保管有統一規范的標準；第二，規范信息資料收集、信息輸入建檔、檔案編號管理與整理、檔案目錄形成、檔案調取等步驟的流程。同時在信息檔案形成一定數量后，可以通過對電子數據平臺的調整來將檔案進行歸類劃分，建立專屬檔案數據庫，從而實現檔案的科學管理。工作人員可以定期對已經錄入的檔案進行二次復查，確保每一份檔案中的信息均完整，沒有出現信息不全或者檔案分類不清的現象，為檔案管理工作的有序落實打好基礎；第三，使用能兼容互通的設備以及軟件，能最大限度地滿足檔案保管和利用的需求，同時促成檔案信息能在橫向和縱向的各環節都加以運用，發揮檔案信息現代化管理的整體優勢。

（三）保持現存信息實用性。眾所周知，透過一個人的檔案通?？梢詫ζ淙松l展軌跡以及工作能力形成清晰的判斷，對于培養人才、選拔人才、使用人才具有十分重要的作用，為了解決現階段事業單位現存信息缺乏實用性的問題，可以嘗試將其納入年度考核范圍，作為年度考核的重要參考項目，有利于現存信息數據的有效管理和更新，將檔案工作信息化，需要運用多科學知識，多部門協作，多環節配套，多方面收集，利用多種信息技術手段，將紙質和聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案運用計算機進行收集、整理、分類和編輯，減少資料信息缺失，并增強檔案信息的實用性[5]。

考慮到信息平臺是實現檔案管理信息化轉型的基礎，也是轉型過程中打造核心價值的所在，為了確保平臺功能的穩定發揮，在確保檔案資料的真實性、原始性和可信性的前提下，避免紙質檔案使用的頻率，有效保護檔案實體，將檔案信息進行現代化錄入管理，可以最大限度地防止檔案造假的可能性；并且利用平臺分類編輯后，各類人員的信息，比如職務、學歷、年齡、職稱等信息可以進行篩選，有利于加強事業單位人事管理。

（四）重視專業人員培養。如今檔案管理已經被納入高校專業學科中，其重要性可見一斑，檔案管理作為一項工作量巨大、工作形式單一、運用技術較為專業的工作，在檔案信息化建設中容易出現因工作人員自身能力不足而影響檔案管理的情況，因此，為充分提升檔案管理質量，事業單位要配備專職檔案管理人員，且從業人員要積極學習電子信息化管理操作，為后續檔案管理奠定良好的基礎。

長期以來，在生活和工作中，檔案是最為重要的印證資料。在檔案信息化建設的過程中，對管理人員的素質要求越來越高，所以在打造專業現代的信息化管理隊伍時，檔案人員不僅要熟練掌握檔案信息化操作系統，學習先進的檔案分類方法和檔案處理技術，還要提高自身對先進信息數據管理技術的掌握程度，積極與現代化自動化流程銜接。此外，檔案管理工作人員要積極參與各類檔案管理培訓活動，熟悉自己管轄范圍的檔案情況，了解檔案業務新領域的情況，鍛煉自身的管理思維。事業單位在管理人員配備上，不能在短期內頻繁的更換人員，以免造成檔案工作的不連續性，要從人才培養角度出發配備專職管理人員，為檔案管理奠定良好基礎。

作為檔案管理人員，更應當肩負起自己的責任，不斷豐富相關專業知識與技能，還要注重思想觀念的轉變，強化責任意識，懂得在檔案管理的工作中發揮自覺性與自主精神，在事業單位內部打造出積極向上的工作氛圍，與單位共同成長。

四、結語

綜上所述，在新的時代背景下，人事檔案管理在現代人力資源管理中的重要性逐漸凸顯，且二者之間息息相關，不可分割，為了進一步提升事業單位綜合管理能力，在實踐過程中要充分重視人事檔案管理的改革，促進其與信息化技術之間的融合，并運用科學有效的方式解決當下的不足，提高人事檔案管理能力。