醫院檔案管理與檔案升級工作淺析

文/西安市胸科醫院 折小燕

醫院工作具備較強的特殊性，在檔案管理與檔案升級的過程中，涉及的種類較多，為了能夠使醫院的相關人員有序開展行政管理服務工作，只有通過對信息技術的合理規劃運用，才能夠充分運用數據信息，從而提升檔案管理的信息化水平，使其具備更強的科學性與規范性。在制定檔案管理制度的過程中，也要結合醫院發展的實際情況，探究最為合理的管理模式與方法，充分發揮醫院檔案的作用。

一、當前醫院檔案管理與檔案升級過程中存在的常見問題

（一）檔案管理意識較為薄弱。當前，伴隨著大數據、云計算、互聯網、人工智能等各種新興技術的高速發展，社會逐漸步入了現代化信息時代，同時現代信息技術在各領域中的普及速度及影響力也隨之擴大，特別是在醫院檔案管理與檔案升級層面，為綜合檔案數字化管理提供了強大動力[1]。然而，受傳統管理模式的影響，部分醫院依舊面臨著內部人員檔案管理意識較為薄弱的窘境，具體表現為：領導層過于關注醫院運營規模、業務拓展等方面的基礎工作，缺乏對檔案管理與檔案升級的重視，且尚未意識到綜合檔案實行信息化管理的重要性和必要性，沒有圍繞“檔案數字化建設”這一工作內容展開系統化、專業化的知識講座和培訓，使檔案管理人員對“互聯網+”背景下檔案管理模式的認識存在偏差，無法及時掌握與時俱進的檔案管理理念及多種形式的現代化信息技術，難以適應“互聯網+”背景下醫院的檔案管理要求，在某種程度上阻礙了檔案管理與檔案升級工作的順利實施。

（二）軟硬件基礎設施建設不足。基于“互聯網+”時代醫院檔案管理與檔案升級工作的有序開展，其關鍵在于應該適當加大有關軟硬件基礎購置方面的專項資金投入，積極構建一套符合醫院綜合檔案需求的軟硬件基礎設施建設，這也是加快醫院綜合檔案信息化、智能化管理的重要支撐。但在實際的系統化建設中，一些醫院出于自身建設規模及經濟效益的考量，尚未引入先進的智能化辦公設備和數字化信息技術，如高速掃描儀、微縮相機、文件格式轉化器等。在進行檔案管理與檔案升級工作時依舊沿用陳舊、滯后的管理設備及信息管理系統，再加上部分醫院領導層缺乏對檔案管理與檔案升級工作的重視，沒有實時關注和追蹤其他醫院的檔案管理與檔案升級現狀，也沒有對現有的檔案管理系統進行定期更新、升級，以至于傳統檔案管理設備在使用過程中時常會出現運行不穩或停滯的現象，不僅不利于檔案管理與檔案升級工作的開展，還很難滿足“互聯網+”時代下日益增長的檔案利用需求，無法實現對醫院各科室、各部門檔案管理信息進行全方位的歸納[2]。由此可見，醫院檔案管理與檔案升級目標的實現與內部軟硬件基礎設施建設水平密不可分，一旦出現軟硬件基礎設施建設不足的情況，輕則會影響檔案管理與檔案升級工作的落實質量，重則會阻礙醫院檔案管理的信息化建設進程。

（三）現行檔案管理機制不夠完善。在我國，伴隨著醫療衛生體制改革事業的深入推進，各大醫院在檔案管理的過程當中加大了信息面的拓展，各部門與各科室產生的檔案信息數據也在不斷增加，在一定程度上提升了檔案管理人員的工作強度，對檔案管理標準也有了更高層次的要求。然而，一些醫院在加快創新轉型的過程中，依舊存在現行檔案管理機制及體系不夠完善的顯著弊端，尚未立足“互聯網+”背景下的檔案管理特點來對相應的規章機制加以優化，無法有效保障醫院檔案管理與檔案升級工作的開展質量[3]。具體表現為以下的幾點：其一，由于醫院尚未成立專門的檔案管理機構及管理部門，沒有指派專業管理人員負責相關檔案信息資源的采集、分析、歸納和整理工作，再加上未對現有的規章機制及體系加以完善，也沒有明確各崗位人員的具體分工和崗位職責，這些都會對檔案管理與檔案升級工作的實施造成不小的阻礙，難以有效發揮檔案管理的實際效用。另外，即使一些醫院成立了相對獨立的檔案管理部門，但因與業務部門、財務部門以及其他職能部門缺少溝通與聯系，使得個別檔案信息資源未經其他部門處理就直接錄入至檔案信息管理系統之中，從而導致檔案資源不夠完整與真實，因此也無法實現檔案管理的精細化目標；其二，檔案信息資料的分類及歸檔范圍不夠細化，特別是在各部門信息資料交接的過程中，因檔案管理部門與業務部門的配合度不高，稍有不慎就會影響檔案資源的完整性，無法保障立卷歸檔的銜接度及順暢度；其三，部分醫院尚未確定文書類、圖片類、影像類、聲像類等不同類別檔案信息數據的存儲標準和數字化轉變格式，致使檔案信息后期使用時很容易出現二次加工的問題，信息丟失或信息篡改的現象屢見不鮮，不利于推動數字化檔案數據庫的建設。

（四）檔案管理人員專業素養有待提升。在醫院檔案管理實踐中，檔案管理人員專業素養和綜合水平的高低，對于檔案管理成效具有不可忽視的關鍵性影響。但就我國醫院檔案管理人才組織結構的現狀而言，大多數醫院檔案管理隊伍的整體素養良莠不齊，相關從業人員多為兼職，對檔案管理相關知識的了解不夠全面，專業能力和綜合素養水平相對較低，很難適應新時代背景下的檔案管理要求，加之醫院內部尚未構建合理化的獎懲激勵機制及考核機制，無法有效調動在職檔案管理人員的工作積極性、主觀能動性以及創新思維，這就導致醫院檔案管理與檔案升級工作的落實效果并不理想，難以對醫院長遠發展起到一定的促進作用。

（五）數字化檔案的信息安全系數較低。在現代化信息技術蓬勃發展的新趨勢下，越來越多的醫院開始致力于數字化檔案管理方面的建設，并以互聯網技術和計算機技術為依托，構建了相對完善的檔案信息共享數據庫及管理平臺，但因互聯網本身就具備較強的共享性、隱蔽性和開放性，再加上一些醫院尚未針對檔案管理系統增設數字密鑰、數字加密技術、防火墻等安全防護措施，這就使得系統在運行過程中很容易出現非法攻擊、病毒入侵等風險，極大地增加了數字化檔案信息被篡改或丟失的安全隱患，不利于保障檔案資料的可靠性以及真實性。

二、醫院檔案管理與檔案升級工作改革路徑

（一）形成檔案管理與檔案升級工作適應性服務觀念。檔案管理與檔案升級工作作為醫療部門一般工作職能中不可缺少的構成要素，在社會快速發展的背景下，既可以直觀體現醫院系統化管理的實現狀況，還可以展現出經營項目的合理性和有效性，特別是在主要決策與發展計劃方面，充分發揮了檔案管理職能的支撐作用。為了能夠順應時代的快速發展，醫院檔案管理與檔案升級工作還需要滿足于時代發展的基本要求，使其符合發展理念，不斷優化檔案管理與檔案升級工作[4]。與此同時，還需要針對檔案管理與檔案升級工作指出良好的發展目標和判斷標準，從而在轉型過程中提升檔案管理效率，打開新型的檔案管理路徑，充分調動醫院合理發展的主動性與積極性。將醫療衛生中心工作作為核心，將服務作為基本發展動機，制定完善的服務體系方案，從而促進檔案管理與檔案升級工作和時代的同步發展。另一方面，通過先進服務理念的支撐實現檔案管理信息化，完成階段性發展要求與目標。

（二）完善檔案信息資源。其一，管理者需要加大對醫療檔案源頭管理的力度，主要是嚴格審核原始檔案的內容，有效使用與開發檔案信息，合理分配檔案資源。就辦公人員而言，醫院需要進一步培訓和考核辦公人員檔案管理能力，使其可以充分了解醫院檔案資源分配狀況，同時按照醫院的具體要求分類管理海量檔案資源，提升管理效率。對于不斷產生的醫療檔案信息，管理者需要充分了解信息的用途和來源，同時把這些資源按照類型和主要流程存儲和管理，提升檔案的完好性；其二，醫院需要按照國家政策，逐步構建行政管理網絡，加大各科室之間的交流與溝通，有效調整工作，逐步擴展檔案行政管理部門的工作職能，全面發揮檔案資源的作用；其三，不僅需要合理管控檔案資源源頭，管理者還需要對檔案管理的細節問題提高重視程度，遵照相應的原則開展檔案管理與檔案升級工作。醫院檔案管理與檔案升級工作開展過程中需要由點及面，保證管理工作的全面化和精細化，這樣不但能提升檔案管理與檔案升級工作的效率，還能充分挖掘與擴展醫院檔案資源的使用范圍。

（三）構建完善的賞罰制度。通過構建完善的賞罰機制，還可以保證事業單位工作人員可以用心地做好本職工作。事業單位人事部門需要定期檢驗和不按時抽查檔案管理人員的工作結果，并且定期考核檔案管理人員的專業素質。另外，通過合理構建賞罰制度，還可以讓事業單位檔案管理人員在做好本職工作期間，逐步優化自身管理方式，提高專業素質，從而不斷提升事業單位總體檔案管理水準，更好地推動我國事業單位的發展。

（四）提高員工信息素養。檔案資源管理和研發過程中滲透信息技術、信息縮微電子技術及大數據處理技術等新型的科學技術，可以使檔案管理更加信息化，強化檔案資源的價值與作用[5]。所以，不僅需要研發創新理論，加大檔案信息研發，醫院還應加大對檔案現代管理人才的培訓力度。以往在開展檔案資源管理時管理人員的不能夠熟練地應用和操作信息技術，因此醫院還需要對檔案人員的專業能力定期開展培訓工作，以提高對培訓工作的重視程度，通過采取組織知識講座、專題培訓等方式提升檔案人員的知識水平和專業技能，強化檔案資源的管理。另外，醫院在招聘人才方面還需要對技術人員提出嚴格要求，為醫院引進具有醫療基礎知識和信息技術知識的全面人才，合理使用和研發檔案資源，提高醫院的競爭力，最終實現經濟效益與社會效益地最大化。

（五）構建檔案保密制度體系。雖然共享醫療服務信息有利于患者加快就醫，提升醫院醫療服務的效率，但在使用電子檔案管理技術過程中，需要對信息進行保密和安全管理。醫院在開展檔案管理與檔案升級工作的基礎上，還需要按照有關信息安全保護要求，防止信息面臨泄漏的風險，確保檔案管理的安全化。例如，醫院還需要加強對自身經營狀況、患者病歷和重大醫療成果的保密管理，采用新型的保密管理技術，使醫院自身和患者的合法權益得到更好保障。醫院還可以運用VPN 虛擬專用網絡，建立屬于醫院內部的網絡交流管理系統，為病人設置專屬的信息管理界面，提升醫院各個信息檔案的安全性與可靠性。另一方面，醫院還需要利用信息加密技術加強對檔案信息的保護，確保內部文件、控制信息及口令的高效性，并且提升檔案信息傳輸的平穩性和完整性。

三、結語

總之，醫院檔案管理的健全與完善在檔案工作改革中發揮著至關重要的作用，醫院檔案信息具有較強的特殊性與廣泛性，正是由于其具備這些特征，才能夠在檔案工作改革中給檔案管理與檔案升級工作做出巨大貢獻。標準化、現代化的醫院檔案管理尤為重要。我們相信，經過大家的共同努力，必定可以使檔案管理與檔案升級工作實現良好的管理效果，為醫院檔案工作的轉型與改革提供內驅動力。