新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)與完善思路分析

文/曹縣磐石街道辦事處社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 劉翠榮

目前，醫(yī)院的管理水平得到了很大的進(jìn)步和提升。2020 年3 月，中共中央、國(guó)務(wù)院出臺(tái)了《關(guān)于深化醫(yī)療保障制度改革的意見(jiàn)》，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療和管理工作提出了更高的要求。隨著新醫(yī)改政策的深化實(shí)施，醫(yī)院不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療檔案的管理工作，但在目前的醫(yī)院檔案管理中還存在管理意識(shí)陳舊、管理制度不全面、缺乏專(zhuān)業(yè)管理人才等問(wèn)題。因此，醫(yī)院必須強(qiáng)化醫(yī)療檔案管理工作，從信息化和科技化的角度改善醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理工作，為人民群眾的身體健康提供更堅(jiān)實(shí)的保障。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的意義和必要性分析

（一）醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的意義。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院運(yùn)作中不可或缺的一部分，具有重要意義，尤其在新醫(yī)改背景下，檔案管理工作的重要性更加凸顯。隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)的廣泛使用已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院通過(guò)建立檔案管理的信息化和檔案分享庫(kù)有效地實(shí)現(xiàn)了各種檔案管理的無(wú)紙化管理方式[1]，在很大程度上提高了醫(yī)院的工作效率。

（二）醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的必要性。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院越來(lái)越重視檔案管理問(wèn)題。高效率的檔案管理能夠使員工準(zhǔn)確快速地找到病人病例和醫(yī)院檔案記錄，為工作所需資料提供方便快捷的依據(jù)，從而大大提升工作效率。檔案管理需要與各科室密切配合，一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響到醫(yī)院各科室的工作進(jìn)度，甚至嚴(yán)重影響醫(yī)院的聲譽(yù)。此外，傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理存在的隱私問(wèn)題和老舊問(wèn)題不斷浮出水面，這也督促了醫(yī)院檔案管理工作加快深化改革的步伐，尤其是當(dāng)醫(yī)療衛(wèi)生事故發(fā)生時(shí)，醫(yī)療檔案能夠起到關(guān)鍵作用，因此，加強(qiáng)醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)有著現(xiàn)實(shí)的迫切需求。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院收集信息手段較落后。雖然現(xiàn)在許多醫(yī)院已經(jīng)采用了現(xiàn)代化的科學(xué)方法來(lái)收集信息，但仍然存在很多醫(yī)院收集信息依靠傳統(tǒng)方式，無(wú)法適應(yīng)新醫(yī)改要求的現(xiàn)象。同時(shí)，有些醫(yī)院在收集數(shù)據(jù)后并未將其整理成數(shù)據(jù)庫(kù)，只是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)而沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行深入分析。甚至有些醫(yī)院現(xiàn)在仍采用手工和紙質(zhì)的方式進(jìn)行信息收集，這使得收集來(lái)的數(shù)據(jù)資料容易發(fā)生丟失、信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，會(huì)增加工作人員的工作量，浪費(fèi)大量紙張。這些問(wèn)題影響了信息的及時(shí)傳遞，對(duì)病人的生命安全和醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生了負(fù)面影響，降低了工作的效率和進(jìn)度，這與信息收集的目的相悖，偏離了正確的軌道[2]。

（二）醫(yī)院檔案管理工作人員管理意識(shí)較弱。在醫(yī)院的工作人員中，存在兩種極端情況。一種是醫(yī)學(xué)素養(yǎng)高、專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬的醫(yī)護(hù)人員，另一種是專(zhuān)業(yè)知識(shí)不達(dá)標(biāo)、能力水平有限的醫(yī)護(hù)后勤人員。這些后勤人員通常從事管理工作，但卻缺乏對(duì)相關(guān)管理知識(shí)的儲(chǔ)備，在一定程度上影響了醫(yī)院的發(fā)展。有些管理工作人員管理意識(shí)薄弱，把管理工作視為無(wú)足輕重的任務(wù)，認(rèn)為它對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展沒(méi)有影響，影響了醫(yī)院醫(yī)療檔案的管理。醫(yī)院的人員和資金投入不足，設(shè)施設(shè)備得不到及時(shí)更新，也使得檔案管理無(wú)法適應(yīng)新醫(yī)改的要求。另外，由于醫(yī)院高層管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，忽略了其對(duì)醫(yī)院發(fā)展的影響，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，無(wú)法滿足新時(shí)代下新醫(yī)改的需求[3]。

（三）醫(yī)院檔案管理制度不完善。目前，一些醫(yī)院的檔案管理體系比較落后。這些醫(yī)院的管理制度不夠完善，缺乏明確的檔案管理制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，各個(gè)科室的檔案管理混雜在一起，醫(yī)護(hù)人員無(wú)法準(zhǔn)確找到患者的檔案，這不僅導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的混亂、監(jiān)管不到位和考核約束不力等問(wèn)題，也影響了患者的就診體驗(yàn)。同時(shí)，醫(yī)院也沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)收集和整理不同類(lèi)型的檔案，造成了檔案分散管理的現(xiàn)狀，進(jìn)一步增加了檔案丟失和病人隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，醫(yī)院還存在一些醫(yī)護(hù)人員在給熟人搜集資料時(shí)走捷徑的情況，這種行為也會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)一定的不利影響，并可能導(dǎo)致機(jī)密泄露，使患者的隱私受到侵犯。

（四）醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低。由于醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)醫(yī)療檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不夠，使得醫(yī)院對(duì)檔案管理方面的人才重視程度不夠，因此在醫(yī)療檔案人才管理方面存在管理缺位和人才流失的情況[4]。1.在人才引進(jìn)方面：缺乏檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，并且未對(duì)檔案管理人員進(jìn)行明確的培訓(xùn)，降低了醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理水平。2.在人員管理方面：在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理要不斷適應(yīng)新科技的運(yùn)用，這需要管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和較高的文化水平。在實(shí)際工作中，醫(yī)院檔案管理人員和本科室的人員缺乏專(zhuān)業(yè)的管理能力，常常隨手將醫(yī)院的檔案扔放在科室的各個(gè)地方，降低了醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理水平。3.在人員培訓(xùn)上：由于醫(yī)院資金的投放力度不高，管理制度不完善，工作人員沒(méi)有足夠的資金去系統(tǒng)學(xué)習(xí)更專(zhuān)業(yè)的檔案管理技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，知識(shí)無(wú)法進(jìn)行更新，因此，其在醫(yī)療檔案的管理上有一定的局限性。由于醫(yī)院沒(méi)有在員工的培訓(xùn)上真正去下功夫，對(duì)管理人員缺乏針對(duì)性的考核，導(dǎo)致醫(yī)院不能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的推進(jìn)[5]。

三、新醫(yī)改背景下提升醫(yī)院檔案管理工作的措施

（一）完善相關(guān)的檔案管理制度。在新醫(yī)改背景下，完善的制度體系是推進(jìn)醫(yī)療檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵因素。為此，需要健全人員管理制度和相關(guān)科室管理制度。首先，醫(yī)院應(yīng)該制定明確的檔案管理制度，包括管理標(biāo)準(zhǔn)、定期考核和培訓(xùn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中。除了建立專(zhuān)業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員對(duì)制度的認(rèn)識(shí)和實(shí)施力度，只有將檔案管理制度運(yùn)用好，才能真正發(fā)揮醫(yī)療檔案的效果。其次，科室管理制度體系不可或缺。科室管理制度需要明確檔案管理中的權(quán)責(zé)關(guān)系、方式方法、考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)勵(lì)制度等，從而約束和規(guī)范檔案管理人員的工作行為規(guī)范，使其在實(shí)際工作中能做到的層次分明、方法科學(xué)、整齊有序，在檔案收集、整理、審查、歸納和使用等方面更加清晰明了。最后，建立相關(guān)部門(mén)之間的工作聯(lián)系制度，以提高醫(yī)院上下工作人員的工作效率。醫(yī)院作為一個(gè)整體，每個(gè)部門(mén)都是為這一整體服務(wù)的，檔案管理部門(mén)具體服務(wù)于醫(yī)院各部門(mén)、患者和社會(huì)，因此需要各科室之間形成協(xié)調(diào)一致的管理工作體系。

（二）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。醫(yī)院檔案管理部門(mén)人員專(zhuān)業(yè)水平的高低直接影響著醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的開(kāi)展，因此，提升檔案管理人員的人員素質(zhì)和職業(yè)道德對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程非常重要。首先，對(duì)于檔案管理人才的引進(jìn)，需要明確專(zhuān)業(yè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，盡可能引進(jìn)擁有相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景或經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，以確保他們能夠快速適應(yīng)工作并高效地勝任這一職位。引進(jìn)人才后，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和管理，全面提升醫(yī)療檔案管理人員的工作能力和責(zé)任意識(shí)。其次，國(guó)家應(yīng)該實(shí)行政策獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理人員的薪資和福利待遇。再次，醫(yī)院還應(yīng)建立適合本院發(fā)展的人才機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人才進(jìn)行晉升和獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)采用能力優(yōu)先的選拔機(jī)制，讓有能力的人才得以施展才華，以此發(fā)揮工作人員的最大潛力，提高整體檔案管理工作的水平。最后，檔案管理人員也應(yīng)積極提高自身的思想水平，不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和能力提升，以點(diǎn)帶面促進(jìn)整體檔案管理工作的進(jìn)展和提升。

（三）運(yùn)用信息化的管理手段。新醫(yī)改要求堅(jiān)持公共醫(yī)療衛(wèi)生的公益性，完善醫(yī)療衛(wèi)生制度，為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平和質(zhì)量。因此醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理工作應(yīng)該加強(qiáng)信息化手段，通過(guò)建立共享平臺(tái)等方式充分發(fā)揮檔案信息資料的作用。醫(yī)療檔案管理工作通過(guò)信息化改造，不僅能夠?qū)①Y料分享給其他醫(yī)院，還能吸收和學(xué)習(xí)相關(guān)的優(yōu)秀臨床經(jīng)驗(yàn)和其他知識(shí)，從而有效地解決檔案管理工作中的問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生的快速發(fā)展。

（四）更新管理觀念，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視。首先，醫(yī)院需要更新老舊的管理觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位，對(duì)檔案管理體系、人才引進(jìn)、資金投入、技術(shù)提升等方面進(jìn)行全面整改和提升。其次，醫(yī)院需要對(duì)管理人才素養(yǎng)、知識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力三個(gè)方面進(jìn)行提升，提出新的管理觀念，為醫(yī)院檔案管理提供更好的建議和方法，為未來(lái)的工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，宣傳也是必不可少的一環(huán)。通過(guò)書(shū)籍、手冊(cè)、傳單、廣播等方式宣傳檔案管理工作的重要性、檔案管理的知識(shí)以及科學(xué)的管理方法，可以加深工作人員的管理意識(shí)，更新管理觀念，提高實(shí)際運(yùn)用水平和能力。

通過(guò)上述措施，醫(yī)院能改善檔案管理工作人員的管理觀念，提升其管理水平，從而推動(dòng)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)向上發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著新醫(yī)改的不斷深入推進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)該更加重視醫(yī)療檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的貢獻(xiàn)。目前，醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理工作仍存在一些問(wèn)題，如管理方式、制度機(jī)制、人員專(zhuān)業(yè)程度、管理意識(shí)、資金投入等方面的不足和問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)該不斷深化改革，解決這些問(wèn)題，以適應(yīng)新醫(yī)改的要求，最終達(dá)到通過(guò)醫(yī)院檔案管理工作的提升，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)微薄之力，為提高人民生活質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民幸福的雙贏提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的！