構建企業檔案云數據聯動平臺實踐

文/中鐵大橋局集團武漢地產有限公司 干泉

一、概述

檔案作為一種信息資源，是企業生產經營全過程中記錄和留存的重要無形資產，在企業風險防控、信息研究、企業管理等各個方面發揮著重要的支撐支持作用。新《中華人民共和國檔案法》專門增加了“檔案信息化建設”獨立章節，表明了社會信息化程度越來越高，對檔案管理的要求也不斷走向縱深化、數據化和智慧化。在此環境下，筆者所在企業整合所有立檔單位的檔案數據，通過檔案資源的全面接入，貫通了集團和下屬單位的網絡環境和應用系統，解決了因地域阻礙導致的檔案利用不便問題，實現檔案數據共建共享，滿足建設、生產及經營管理活動對檔案資源的綜合利用需求，有利于檔案的安全管理。新的智慧檔案云平臺可以提高檔案管理智能化，包括庫房排架及館藏顯示、館藏統計、消防管理、上下水管道漏水報警、庫房溫濕度及安全等管理智能化，大大減少了人工管理成本。檔案云系統的建成有助于提升企業檔案科學管理水平，更進一步提高了檔案數據的有效利用率。

二、實施背景

根據IDG 統計，企業數據85%為非結構化數據，這些非結構化數據大都以電子形式存在。當下，企業現有的數據處理方法僅適用于結構化數據，無法將大量的非結構化數據及結構化數據進行統一協調并整合，也就無法發掘出數據的最大價值。隨著企業信息化工作的不斷深化，產生的非結構化數據數量龐大且種類繁多，傳統架構下的檔案管理模式亟須采取現代化手段更新換代。

從檔案業務宏觀發展的角度來看，國家在各個相關維度推出新的理念，營造新的趨勢，促使業務從傳統的“管理型”模式向“服務型”“智慧型”模式轉變，并為新業務模式提供了新思路和新方法。檔案業務向“服務型”“智慧型”模式轉變的過程中，需要根據新業務的特點進行系統架構的調整，以全新的數據模型為基礎，結合技術發展趨勢來實現。

檔案數據累積是“滾雪球”式的，隨著時間的推移數據量會不斷累加。針對特大型企業，隨著檔案數據量的增加，逐步會增長到PB 級，即形成了檔案大數據的情形，傳統架構下的數字檔案館無法實現應用，因此，企業檔案云解決方案將數字檔案館系統架構在云計算機平臺上，結合云計算機及大數據的相關技術，構建大型企業私有云模式下的數字檔案館系統。檔案云解決了檔案大數據的存儲、處理和應用等問題，還可實現與Oracle類似的海量數據分析檢索功能。運用數據挖掘技術為用戶提供相關檔案資源，或構建各類專題檔案信息庫等，整合形成知識性、系統性的二次、三次數字文獻信息資源。

目前集團下屬公司15 個立檔單位雖已安裝部署了檔案管理系統，但檔案系統過于老舊，版本過低；各立檔單位又都存在各自獨立運行、獨立維護、獨立備份等“三獨立”問題；整個集團還存在檔案管理大數據及云計算、云備份、云共享等云服務問題及檔案管理智能化、檔案利用統一化、檔案管理系統訪問授權化等“三化”問題。本著綠色、實用、高效、安全的發展思路，實現檔案管理系統統一管理、統一利用、統一分級授權等“三統一”目標，亟須對檔案系統進行整體升級優化，以滿足業務管理需要。

三、創新做法

（一）整合檔案資源，建立智慧檔案云平臺。1.通過業務模式的整合，實現人性化的管理。集團及下屬單位各項檔案業務，由各自分平臺處理轉變為統一在云平臺處理，實現了檔案業務統一監督、標準化管理。通過權限的集中管理，打破跨單位無法授權的壁壘，實現了各單位通過授權可以訪問所有檔案資源。集中管理的優勢還體現在資源的整合和利用上，通過統一管理對資源進行統一調度，實現全場景化的收集與利用。2.通過業務數據的整合，實現數據鏈的打通。在分散存儲的模式下，各子公司檔案系統的數據大多存放在檔案應用服務器的系統盤符下，檔案信息的使用和傳播主要是依賴計算機和網絡，這大大增加了人為操作失誤、計算機病毒、黑客入侵等不安全、不穩定因素情況出現的概率，最終導致檔案信息的泄密、損壞、丟失等不可逆的安全隱患。因此，從檔案數據安全的角度考慮，更應該建設一個安全、規范、高效、全面的檔案管理系統。3.通過檔案利用的改變，實現智能化的應用。檔案云技術的使用，將公司各下屬單位的各門類數據庫、管理規則、管理策略進行了統一和標準化，從而實現用戶的統一認證，為用戶提供高質有效的檔案信息參考服務模式，提高了檔案數據跨全宗利用的規范性和便利性。

智慧檔案云平臺實現了檔案數據集中管理、統一平臺、分級授權利用；為各種終端接入檔案云平臺提供了硬件基礎支持；為各業務系統的數據歸入檔案系統提供了軟件基礎支持；解決了檔案數據“滾雪球”式增長的存儲空間問題；為檔案數據的利用和統計提供了數據支持；提高了管理規范性，統一平臺、統一標準設置，實現了整個集團檔案的標準化，規范了檔案管理流程。

（二）解決傳統檔案庫房存在的問題。1.傳統設備加人工管理很難使空氣質量持續達標，整體環境質量的降低，不但會加速實物檔案老化，縮短檔案壽命，同時會對檔案庫房工作人員的健康造成危害。2.目前各單位基本都安裝了電子智慧檔案庫房管理系統，因為檔案庫房架體硬件過于傳統，無法將電子信息有效進行傳續，查找紙質檔案仍然需要人工查找定位，耗費人力物力。3.檔案根據重要性可劃分不同的密級，檔案的保密性對庫房的安全要求十分高，傳統庫房監控不能做到完全覆蓋，很容易發生盜竊、泄密事件，且事后追溯比較困難。4.檔案庫房一旦出現失火，會對檔案造成較大威脅，普通的消防措施重在滅火，對于檔案實體的搶救無法保障。構建企業檔案云數據平臺完美解決了由傳統檔案庫房而生的以上問題。

（三）實現檔案資源利用多渠道。1.交互平臺查檔：通過與企業現有的OA 平臺、BIM 系統、E 通系統等交互平臺連通，實現企業交互平臺的檔案資源共享，通過分層級授權，在相關業務平臺中為需求提供檔案資源支撐利用能力[1]。2.工程建設查檔：項目建設過程中需要利用檔案開展相關工作，可以快速提供檔案，減少了人員查檔過程中的經濟成本，在減少項目負擔的同時為工程項目建設期間查檔提供強大數據支撐，體現了用檔的及時性和便捷性。3.外部信息互聯：遵循檔案開放的相關要求，實現檔案資源外部共享，通過建立共享平臺或區塊鏈方式，在一定區域內、系統內提升檔案利用效率，提高檔案資源公共服務能力。

四、效果及影響

（一）智慧檔案云平臺建設成效。1.加強了全員檔案意識。企業檔案云平臺正式上線運行后，進一步提高了企業檔案資源利用的時效性和便捷性，檔案信息處理工作也更加快捷，同時，檔案云系統的運用，提高了全員對檔案工作的參與度，從側面提升了全員檔案工作意識。2.提升了檔案數據的安全性。檔案云系統的全面推廣，整合了各單位檔案系統、業務系統各自分裂的問題，通過數據的集中統一規范化管理，實現了集團各類檔案數據的實時備份、更新，確保檔案數據的安全可靠，最大限度地提升了檔案數據的安全性，規避了紙質檔案借閱、管理帶來的風險，是檔案數據備份的另一種表現形式。3.打通了利用壁壘。集成的檔案云系統，實現了集團與子公司、子公司與集團、子公司與子公司檔案資源利用三個方向多層次的互通，從信息分散到信息集成，分區集中到全面集中，便于統一調配和集約管理，對于檔案管理的全過程控制和持續性監督具有重要的意義。

（二）實現智慧檔案云平臺及智慧檔案庫房相結合。智慧檔案云平臺與智慧檔案庫房系統數據共享，檔案系統數據與實體檔案全面融合，并做到雙平臺聯動，實現檔案云平臺控制實體庫房，智能檢測與調節庫房溫濕度、陌生人闖入抓拍及警報、智能取檔、空氣質量檢測與調節、消防警報、短信推送、光照調節、門禁管理等各類功能結合。檔案庫房系統將采集及產生的數據反饋至檔案云平臺后，進行系統大數據研究分析，形成動態的檔案數據分析統計材料，從而科學指導相關人員開展更加有效的檔案利用服務工作，也在側面減輕了檔案管理人員的工作壓力。1.從平臺架構角度上看，通過接口可以快速集成來自OA、ERP、CRM、HR等各個異構系統的檔案數據。不僅支持對檔案數據的自動獲取，同時也支持以附件形式進行歸檔，最終實現異構系統數據和文件的100%歸檔。能夠解決傳統檔案管理系統中歸檔利用不充分、不及時、不高效等諸多問題，從而更加科學地進行檔案管理工作。2.從檔案業務角度上看，檔案云的構建使得集團檔案數據得以匯集，構建了信息資源總庫，多維度自動搜索信息數據，挖掘潛在數據；利用云平臺海量存儲、高效的智能檢索特點，構建信息資源中心，實現數據的全方位、跨全宗應用和審核；實現檔案知識化、信息資產化、利用智能化，具備高度的領先性和可用性。與傳統檔案管理系統相比，它具有“大數據”“‘零’投入”“云計算”“易操作”“高安全”“免維護”六大優勢；通過該平臺，從業務聯動、服務擴展、組織暢通三個維度保證檔案的價值，從而實現企業檔案業務的共創共享。

（三）經濟效益和社會效益分析。1.從檔案管理角度看，智慧檔案云平臺，實現了檔案管理收、存、管、用各業務環節的自動化，為檔案信息化管理提供了先進的技術保障。同時，通過現代化的管理手段，減少了因傳統手工管理模式而產生的人、財、物成本的消耗，降低了成本支出，提高了工作效率，從整體上提升了企業的檔案管理水平。2.從檔案利用角度看，用戶可對搜索結果直接進行查看或借閱，經過審批后自動獲取檔案相關權限，用戶可直接在線預覽或下載檔案文件。在縮短查檔時間的同時，快速完成了檔案借閱審批流程，提高了利用效率。3.從檔案安全角度來看，該成果采用了信息加密、閱覽有效時長等手段，利用電子簽名技術可確保合同文件、各類憑證、業務單據等歸檔內容不被篡改，全面解決了電子檔案利用過程中可能存在的安全隱患，有效保障了檔案數據的安全有效利用。4.從企業管理角度看，利用先進的、現代化檔案管理設施設備，在節約成本的同時能更加便捷、高效挖掘檔案深層次信息，成為企業經營發展、提質增效發揮更大作用的實力引擎，同時可以發現企業管理中存在的漏洞，從而倒逼企業管理更加規范化、標準化。5.從企業信息資產角度看，企業各類業務系統中產生了龐大的信息數據，通過打通與企業其他各類業務系統的壁壘，能夠更加全面地采集應歸檔數據，并進行集中管理，形成貫通的一體化信息庫，并以此為基礎，開展信息資源的長期保存和開發統計利用。6.從各類應用系統角度看，同時將業務系統與云檔案對接，將各類應用系統中形成的文件通過專業化分類、收集、整編、歸檔進入檔案云系統，在科學歸檔的同時提供有效利用途徑，減輕了其他業務系統的運維負擔。

五、存在的問題

通過開展智慧檔案云平臺建設，集團取得了一定的成效，但是仍然存在一些亟須解決的問題。

（一）檔案數字化進程需要加快統籌推進。集團各單位在開展“存量數字化”工作方面還有待加強。各子公司之間數字化工作存在較大差距，有的單位將檔案數字化工作納入了企業信息化建設整體規劃，統一考慮，但是對于存量數字化率低于30%的單位，普遍存在統籌不到位、領導不重視、設施設備投入不夠、檔案數字化路徑不清晰、數字化標準要求不高、數字化質效存在短板等制約數字化工作開展的共性問題。因此需要創新思維模式，提升格局站位，不斷壓實責任，加強統籌和保障，推進全文數字化工作。

（二）云計算技術的高素質人才隊伍欠缺。智慧檔案云平臺是在數字檔案館基礎上形成的一個數字化檔案網絡，在云計算、數字化、信息處理上，對檔案管理人員具有更高的要求。目前，對于企業而言，已經建立了一支穩定的檔案干部隊伍，但是其在對于先進技術知識的掌握和使用上還有欠缺。對于計算機知識和專業用語還不夠了解，新技術、多媒體、信息開發能力等還需要提升。智慧檔案云平臺是一個良好的檔案信息儲存、檢索、交換平臺，檔案管理人員只有具備了一定的網絡信息開發能力才能真正發揮云平臺共創、互聯、交互的作用，從而實現檔案信息配置按需定制。

（三）檔案信息安全還需進一步加強。科技發展帶來信息的迅速傳播，檔案管理工作趨于現代化，呈現出管理內容數字化、服務社會化等特點，使得檔案管理工作效率大大提升，但與此同時，也存在較大的泄密風險[2]。在信息時代檔案管理中，還存在保密法律制度不健全、檔案管理人員保密意識不強以及保密技術落后等阻礙保密工作開展的諸多因素，要想做好保密工作，就必須完善電子檔案保密管理機制，提升檔案管理人員的綜合素質，加強電子檔案的保管與技術應用，從而確保智慧云平臺的整體安全、可靠利用。

六、結語

檔案云平臺，是基于云計算技術，整合虛擬化資源，提供數據存管、統籌以及交互，結合“互聯網+”來實現各級檔案資源信息化管理的專業信息云平臺[3]。檔案云管理系統提供基于檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等維度的全生命周期管理平臺及基于人工智能知識圖譜的檔案數據分析平臺，力求幫助需求客戶全方位的管好檔案及利用好檔案這個重要的數據資產，通過從檔案信息知識化、知識信息網絡化形成的檔案知識圖譜，為企業經營決策提供幫助，為法律維權提供支持，讓檔案數據發揮更大的應用價值。