探究如何規范采購操作流程實現降本增效

唐琳

中交四航局第五工程有限公司

在全新的市場發展形勢下，新時期企業面臨的經營壓力與日俱增。如何能夠在采購源頭上嚴格控制成本，在清倉利庫時“淘金”，通過調整采購策略加大采購管理力度，優化采購流程，已成為新時期眾多企業關注的焦點內容。目前，新時期企業想方設法增收節支，但個別新時期企業卻因“撿得芝麻丟掉西瓜”。究其原因，在于新時期企業采購時并未規范采購流程，缺乏強制監管力度和執行力度。由此可見，在新時期企業采購時針對操作流程加以優化，儼然已刻不容緩。近些年，隨著電子云商采購模式的流行，無紙化采購已成為一種新的趨勢，這種狀況下只有保障電子采購流程規范化、專業化，才能幫助新時期企業節約所需分包采購成本，提高所需分包采購工作效率，用低成本采購更多高質量所需物資，在實現降本增效目的基礎上，支持新時期企業長足發展。

一、規范采購操作流程實現降本增效的重要性

首先，新時期企業加強所需分包采購操作流程規范管理，可有效保障之后分包采購活動的規范進行，以及相關制度和秩序的切實落實。企業采購本質上就是商業交易過程，必須要遵循“等價交換”原則，采購控制就是要在這一原則的基礎上保證企業采購能夠“物有所值”，甚至達到“物超所值”的效果。要想加強對采購活動的有效控制，必須從監督和管控兩方面入手，保證采購活動按照既定程序完成，同時對采購合同、物資質量等進行檢查，保證采購交易的合理性與科學性。

其次，在完成分包采購流程的優化后，還要對采購行為進行進一步規范，避免由于采購人員專業性不足或操作失誤導致采購出現問題。企業可通過授權審批、崗位職責分離、合同歸檔記錄等方式對與采購相關的各崗位進行系統監督，從而抑制各種各樣的尋租行為，保障新時期企業分包采購過程的公平、公正。企業采購活動切實為下一步生產運營計劃奠定條件，從企業發展角度對采購活動效率進行提升，全面展現所需物資價值。

二、提升采購合規性的措施

(一)提高采購人員的業務素質和責任感

采購工作需要涉及資金往來和物資檢測，對于新時期企業采購人員而言，不僅要具備與采購相關的專業技能、及時掌握行業信息與地方政策變化，而且要具備強大的責任感與綜合素質，以及高度的自制力。面對這一現實需求，企業一方面需要加強對采購人員的專業技能培訓，保證其對行業信息的及時掌握，以及采購相關工作的熟悉，另一方面要加強企業文化建設和員工職業道德培養，同時完善企業監督制度，從自我約束到系統監督提高采購活動的規范性。另外，由于采購活動本身的繁雜性與專業性，單獨采購人員往往面臨較大的工作壓力，企業可以協調財務部門或會計人員，共同完成采購及核算工作。同時，在企業內部全面強化預防意識，由新時期企業獨立劃分所需分包采購管理部門，將其從內部控制部門中獨立出來，保障其工作獨立性，詳細規定工作范圍，以確保采購管理內控部門工作與采購部門工作協同推進，一旦發現采購部門工作存在隱患，即可立即采取手段。最后，作為新時期企業的分包采購人員，一定要善于把握市場行情，能夠做到及時出擊，為企業領導人員進行決策提供有力的數據支持，做好參謀工作。采購人員要保持靈活頭腦以及敏捷的思路，善于在日常工作過程中及時關注市場行情的變化趨勢，并且針對市場的變化做到“心中有數”，這樣才能在后期處理采購工作時處事不驚，真正打好“價格差異戰”，通過有效手段采購物資，降低采購成本，增強采購效率及效益，為企業后期發展做好鋪墊，并創收極其可觀的經濟效益。

(二)規范采購流程，實施有效監督機制

首先，在新時期企業采購時要注重規范采購流程，采購前期展開廣泛的生產調研，并且全面應用市場競爭機制。通過招投標以及詢比價等各種方式，在源頭上控制采購成本，努力為新時期企業的生產及經營工作提供價格低廉但品質上乘的所需物資保障。新時期企業要注重完善采購制度，進一步優化采購流程。采購過程中結合采購流程處理相關任務，嚴格遵守每一項規章制度，并且引進第三方專業部門評價內容，實施“陽光采購”的策略，公開透明的結合采購制度和流程處置采購事項，在采購前期以及采購中期、采購后期的每一環節，都要自覺地接受來自外界的監督。

其次，在采購過程中要嚴謹地控制成本，堅持“貨比三家”的原則，采購性價比最優的所需物資。采購人員可以采取電子化采購聯盟網站模式，發揮集中功能，增強份額的談判實力，爭取取得批量優惠，所以在全面掌握市場信息基礎上，要注重詢價以及針對不同供貨方的所需物資進行對比、分析，并且善于使用溝通技巧以及談判策略，以便能用更低的成本采購性價比更高的所需物資。

最后，創建監督機制，規避各類風險。企業加強對采購部門控制，一方面需要對關鍵崗位職責進行界定，并對職責進行有效分離，形成內部監督機制。另一方面加強內部員工間的溝通，拓寬向上舉報檢舉的渠道，使采購人員之間形成有效的監督體系。同時企業要加強對采購部門的控制，及時對違規或失衡行為進行糾正，利用企業制度、企業文化等對員工行為進行約束。另外，構建風險防范體系，對采購活動可能遭遇的風險因素進行分析，并分別制定應對策略，定期進行應急預案分析，切實提高企業應對采購風險的能力。

(三)進一步加強對供應商的管理協調

面對經濟下行帶來的各種壓力以及市場方面產生的相關挑戰，新時期企業的所需物資供應部門要注重轉變思路，致力于探尋用最少成本采購最優質所需物資的策略，全面挖掘供應鏈的利潤，爭取在供應鏈上尋找全新的利潤增長點。為此，就需要強化和供應商之間的協調與溝通。一方面，及時與供應商交流，做好供應商管理工作，針對每一位供應商都采用負責的態度。面對每一位來訪供應商，均要對其進行分類登記，以保障供應商資料不會被他人竊取或意外流失，真正掌握供應商具體訴求和信息，進而增大市場信息空間。經歷評審以及擇優后，創建優質供應商手冊。另一方面，在采購具體所需物資前期，需要優先與合格供應商交流，在優質供應商處采購相關所需物資。在議標報價前期，針對未進入合格供應商名錄的商家展開分析與評價，如果取得了合格證，則可被錄入至優質供應商的手冊中。在新時期企業采購時，要重視從一級供應商或者是生產廠家處采購相關所需物資，減少不必要的所需分包采購中間環節。只有從源頭上開始采購，才能真正地控制采購成本，防止被中間商賺差價，避免企業在采購過程中產生不必要的支出與消費。

(四)完善采購制度，明確采購流程

首先，在采購工作前期，需要有企業的專業人員針對采購工作及相關事項做好預算方案。因此，就需要加強領導人員關于采購預算的重要認知，由領導人員發揮“帶頭”作用，在企業內部創建專業的管理系統。預算管理小組做好采購預算，并對采購計劃進行合理安排、制定操作計劃，指導采購活動進行。企業第一步要對采購活動的各項流程進行梳理和分析，精簡無效步驟，優化采購流程。同時加強對采購活動和預算管理的信息化建設，形成數字管理概念，結合以往記錄和相關經驗數據對采購和預算工作進行模擬分析。采購活動需要滿足企業要求，同時符合市場發展規律，并對企業之后的運營和生產起到引導作用。

其次，優化采購過程中的財務管理流程。企業采購必然要與資金交易掛鉤，財務管理的效率與會計核算的準確性會直接關系到采購活動能否有序進行。同時采購預算管理也應納入財務管理范圍，由財務人員與采購負責人、企業管理者共同完成對預算成本的核定。另外，企業還可以對采購活動過程中，財務活動與采購活動的聯接環節進行調整，通過定期組織匯報工作、加強過程監督，減少審批流程，提高采購效率。同時企業還應對采購部門各崗位工作進行有效劃分，通過分工提高整體效率，且確保各項工作的實際完成。

最后，新時期企業應以季度為單位，擬訂所需物資需求預算表，并在此基礎上進行財務籌劃，對采購計劃的實際情況進行核實，保證采購物質的準確性與必要性。同時嚴格按照采購合同完成分包采購，避免出現計量疏漏。

(五)公開公正透明，實行公開招標

新時期企業結合所需物資所需部門申請的所需分包采購申請規格、數量等，做好所需分包采購的公開招標工作，邀請相關單位投標，在議標、投標、評標以及比價過程中，邀請生產部門、技術部門、采購部門及管理層部門人員紛紛參與其中，進而提高新時期企業所需分包采購透明度，嚴格控制所采購所需物資時所需的成本，真正保護新時期企業利益。與此同時，在公開電子招標之際，還要配套應用價格監督機制，強化價格及規格分離、職能定位等工作。采購人員在公開采購時，要善于尋比報價，這就需要具體人員能夠定期收集相關價格信息，評定所需物資價格，選擇價格較低但所需物資產品質量較高的供應商，最終提高新時期企業整體采購水平。

(六)加強監督管理，做到懲防兼治

關于新時期企業所需分包采購管理監督不足這一問題，最關鍵原因是企業內部對審計工作的重視程度不足。首先，企業需要明確審計工作任務與職責，科學評價企業內部管理水平，及時糾正其中問題，提高治理水平。通過明確內部審計職責，保證審計工作針對采購活動進行監督的有效性與合規

三、結語

分包采購是新時期企業提高采購活動有效性和科學性的重要手段，也是保障企業穩定運行的重要途徑。企業應重視對采購活動的深入分析，從分包采購的原理出發，結合企業實際，統一內部管理制度，優化采購管理流程，結合企業內部審計部門與風險防控機制，切實提高分包采購的質量與企業采購管理水平。