信息化環境下制造企業全面預算管理的優化路徑

韋楚天 浙江東橫建材有限公司

引言

為更好地應對國內外經營環境變化所引發的運營困境，諸多制造企業在經營中愈發重視并積極推進全面預算管理。然而在傳統的預算管理中，制造企業仍面臨一系列亟待解決的問題，而在預算管理中充分發揮信息化環境的技術優勢，有利于制造企業提升全面預算管理工作水平。

一、信息化環境對制造企業全面預算管理的積極影響

制造企業在信息化環境下積極推進全面預算管理具有重要意義，不僅有助于提高企業的信息獲取效率，而且有助于提升企業的業財信息質量，對于企業科學決策也有著積極的促進作用。

（一）提高企業獲取信息的效率

信息化環境下，企業可以通過自動化方式對財務數據作出相應的采集、處理與分析，對于提高企業獲取信息的效率有著積極的促進作用。在傳統的預算管理工作過程中，制造企業的相關工作者需通過手動的方式對企業內部各部門的預算數據信息進行收集與整理，在實際工作中所耗費的時間及人力相對較多[1]；而制造企業基于信息化環境則能夠依托數據接口、借助自動化工具手段，以實時方式來采集和處理相關數據信息，預算編制的時間及成本將會得到很大程度上的縮減。此外，信息化環境下所衍生的一系列數據分析工具，可以使制造企業更加全面、深入地了解和掌握財務數據信息，以此更加快速、精準地發現風險問題以及潛在機遇，制造企業的預算管理也將得到更加強有力的支撐。

（二）提升業務與財務信息質量

制造企業借助信息化環境的優勢，有助于推動企業本身實現業務與財務信息的一體化管理，信息的精準性和質量將會得到大幅提升[2]。由于制造企業在經營管理中涉及諸多業務，傳統預算管理過程中經常會面臨信息孤島、數據差異等情況，無法就企業內部各部門的預算數據做出高效合理的協調與整合，進而影響到預算編制的精準性與可靠性。然而在信息化環境下，制造企業可根據實際情況應用ERP 系統等一體化管理工具，信息化系統的應用優勢可以促進企業的業務和財務數據很大程度上實現“無縫”的對接及整合，進而更好地避免由于信息孤島所引發的預算數據差異等問題。

（三）為企業科學決策提供有力支持

全面預算管理對于提升制造企業決策的科學性有著重要意義，而在信息化的影響和支持下，企業的預算管理能夠與企業決策活動之間得到更好的結合，進而增強預算管理在企業決策中的重要價值和功能。從實際情況不難看出，部分制造企業在傳統的預算管理過程中僅僅將其視作一種財務管理工具，并未將其與企業的戰略和業務目標予以高度結合，導致預算管理活動無法為企業決策提供科學有效的指導與支持[3]。而信息化環境下，制造企業便可以使用更精準有效的數據分析手段及預測工具來了解和掌握制造業的市場發展情況以及行業運行走勢等，以此對制造企業未來一段時間內的業務及財務狀況進行分析和預測，進而促進企業可以做出更加科學合理的經營發展決策。此外，隨著信息化環境發展應運而生的財務模擬、風險評估等工具，能夠為制造企業的決策活動提供重要支持，有助于企業制定和實施更加科學合理的預算管理策略，強化預算管理的價值發揮，提高企業的決策能力。

二、制造企業傳統預算管理中面臨的主要困境

D 建材有限公司主要經營水泥制品制造、砼結構構件制造、建筑砌塊制造、涂料制造、門窗制造加工等業務，屬于制造業企業。在其傳統的預算管理工作中仍存在一系列亟待解決的問題，包括：

（一）預算編制工作繁重

制造企業往往生產部門較多、資金流量大、職工數量多，加之企業生產制造車間的業務表現出多元化特點，如果使用傳統的非信息化的預算編制模式，就會導致企業在進行預算編制時需要做大量的工作。例如，D 建材有限公司的預算編制是以“自上而下”和“自下而上”兩種方式結合進行的，在實際的預算編制過程中，需要對數據信息進行下達、上報、整合、統計和調整，整個編制流程需耗時長、任務繁重。

（二）預算數據的精準性不足

D 建材有限公司在成立和運行之初利用Excel 的數據統計與合成功能開展預算編制，但由于Excel 并非預算編制軟件工具，在實際使用過程中容易出現報表格式難以兼容、統計數據的糾錯功能不足等問題。基于此，D 建材有限公司在2019 年開展了信息化技術改造活動，根據實際情況搭建起ERP 信息管理系統，系統中集成有采購、生產與銷售等管理模塊，D 建材有限公司在系統中嵌入預算管理模塊，依托模塊功能開展預算管理活動。但從實際情況不難看出，因為有的ERP 系統是在財務軟件的基礎上增加了功能模塊，盡管它具備了預算管理的功能，但是在實際工作中，并不能做到對預算的全過程進行覆蓋，這就導致了預算數據的準確性有待提高。

（三）預算控制能力不足

預算管理的重心是執行和控制，若能實時控制將有助于更大程度上發揮預算管理能效，這種實時控制主要包括過程監督和差異分析等兩個方面，具體表現為在過程監督中及時發現預算執行出現的偏差，根據實際情況做出深刻分析后制定整改方案[4]。然而在D 建材有限公司的傳統預算控制過程中，由于缺乏信息化預算控制工具，在實際工作中一般通過手工形式對預算執行結果進行整理和記錄，預算控制更大程度上表現為“事后分析”；同時在預算偏差控制上，D 建材有限公司用支出審批代替了預算控制，也就是加大了對支出審核的力度，但D 建材有限公司在實際經營過程中所涉及的材料成本、制造費用等會受到市場環境變化的影響，可能經常會發生變動，同時不同制造業務訂單也面臨成本因素變化，一旦在預算控制中只關注支出審批活動，就偏離了預算管理的初衷，那么D 建材有限公司的財務部門、業務部門與預算管理部門便無法達到高效的協同作業，不但會對企業經營效率產生負面影響，而且降低了預算的約束力和計劃性，使預算的控制能力不足。

（四）預算分析不深入，影響預算實施效果

預算分析是發揮預算作用的關鍵環節，貫穿于預算編制到預算考核的全過程。以往的預算分析側重于事后的分析，實際上，預算分析更應該重視事前、事中的分析，如果預算編制時進行了大量的分析測算，不僅能提高預算執行率，而且大大減少了預算調整的頻次和幅度。在D 建材有限公司成立之初，雖然開始實行預算管理，但由于受到多方面因素的影響，如預算分析不深入使預算編制不嚴，執行率偏低，而且公司在實際經營中頻繁出現預算調整的情況，導致預算管理的權威性受到不利影響，無法產生預期的預算約束力和實施效果。

（五）預算預警機制有待健全

從現實情況來看，一些生產企業由于“重編制、輕執行”，對預算執行進度的監督和控制的力度不夠，沒有對預算執行結果進行實時監管。一旦預算執行發生較大偏差，通常通過“事后補救”的方式進行處理，并未充分發揮出預算管理在事前、事中管理中的作用。這主要是由于制造企業缺少專業的信息化預算軟件，導致預算預警機制無法做到防患于未然。例如，D 建材有限公司在傳統的預算管理工作中，主要是利用 Excel 或者購買一些非專業的軟件來進行預算的編制，但是這樣的預算工具不能與公司的實際狀況緊密地聯系起來，也無法建立相應的預警機制。

三、信息化環境下制造企業全面預算管理的優化路徑

D 建材有限公司于2022 年7 月開始進一步推進全面預算管理信息化建設，截至目前已取得較為理想的成效。下文將結合該案例企業的實際情況，來分析信息化環境下制造企業全面預算管理的優化路徑。

（一）加強預算管理的信息化建設，充分發揮預算管理的效能

D 建材有限公司在前期的預算管理信息化改造活動中購置相關軟件，并以其為核心構建了 ERP 系統，但仍不能完全適應全面預算管理的實際需要。因此，D 建材有限公司為增強信息化系統的全面預算管理功能，對信息管理平臺做出如下兩個方面的升級：第一，在ERP 系統中嵌入預算管理模塊，在此基礎上利用不同層級的預算指標之間的相互聯系，構建多維度模型進行分析，從而使 ERP 系統能夠更好地實現對預算數據的預期功能；第二，將流程引擎內置到ERP 系統中，結合全面預算管理的流程，保證在整個預算管理的各個環節中，形成一個多維的數據庫結構，讓企業內部各部門、各層級的用戶均能夠實現在線協同辦公，以此提高數據信息在企業內部的交換效率，進而提升預算管理的效率及質量。

（二）推動業財融合管理，持續提高預算編制精度

在制造企業傳統的預算管理中，由于信息化技術支持匱乏，企業業財部門的數據并未集中在統一的系統中，業財部門間的信息資源共享存在一定難點，造成了制造企業的預算編制與采購環節、生產環節、研發環節、項目實施環節等不融合，最終所制定出的預算計劃對于具體的經營單元的涉獵也相對不足。因此，D建材有限公司進一步打破業財部門間的信息壁壘，以提升預算編制的精度。一方面，D 建材有限公司對ERP、CRM、HR 等多個不同結構和功能的信息系統進行對接，使預算模型與業務數據的聯系更加緊密，為全業務場景的預算提供了強大的基礎；另一方面，D 建材有限公司還根據各個業務線的預算提報程序，建立了一個標準的、規范的、自動化的預算編制程序，在產、供、銷、研等部門提交預算數據之后，系統自動將這些數據信息進行歸類和整合，從而制定出一個更加精確的預算目標。

（三）加強預算計劃的指導性和制約性

制造企業需要通過建立數據標準化或類似于數據接口的方式，將預算管理模塊與 ERP 系統進行對接，以此將預算管理系統的數據成功地遷移到ERP 中，從而實現數據共享的目的，繼而便于財務部門實施預算控制。D 建材有限公司已經在 ERP 中設定了一個“預算剛性控制”的功能，在這個功能的幫助下，各業務線的合同采購、訂單提交，還有一些財務部門的資金支付、費用報銷等，都可以通過與預算計劃相比較來進行對比，從而能夠及時地了解到預算的實際情況和預算計劃之間的差距，方便進行后續的預算調整和控制，提高預算的精準度。另外，為了更好地加強對預算工作的制約，D 建材有限公司預算管理部門通過系統的雙向功能進行實時監控，了解預算實施情況與計劃的一致性，并堅持在沒有得到公司主要領導的批準之前，不允許對預算計劃中的內容進行修改或調整。

（四）加強預算分析，健全預算考核機制

制造企業需要在年度終了后將各個預算指標的實際值與之前的預算計劃進行比較，并通過實施分析來探尋預算差異的成因。信息化環境背景下，企業的全面預算管理信息化不僅僅是在業務交易的層級上，還可以利用系統的數據分析功能來實現預算差異的分析。因此，D 建材有限公司為進一步提升系統預算差異分析報告的精準性與可靠性，在系統數據庫構建了一系列內外相關變量和參數標準，比如內部層面的崗位職責、業務流程、管理程序等；外部層面的市場環境變化、政策變動等。如此一來，D建材有限公司對預算的偏差，也就有了最基本的信息依據。除此之外，在信息化環境下的系統軟件還會附加有預算績效考核的功能，將預算分析結果和相應的考核公式相結合，自動產生預算考核結果。

（五）構建完善的預算預警控制體系，增強企業風險識別能力

基于信息化環境的應用優勢，D 建材有限公司在系統中設置預警模塊，便可實現有效的預算預警功能，即通過在線的方式對預算的實際執行情況做出監測或分析處理，一旦發現風險問題則立即按照提前所設置的預警規則發出信號。要注意的是，要想有效地發揮預警模塊的功能，離不開分析指標的精細化，同時，也離不開信息數據來源的多元化，只有在各個部門、各個信息系統或模塊中提供足夠多的預警規則和預警管控程序，才能提高企業預算管控能力和風險識別能力。D 建材有限公司在實際工作中仍在嘗試優化與完善，在后續的預算預警管控中計劃實現報銷環節的自動提醒、預警反饋單的定期推送，促進管理人員據此做出科學可靠的響應及應對。

結語

總而言之，隨著制造企業經營規模的持續擴大，在企業的運營過程中，相應的供應鏈管理、生產管理、銷售管理等所牽扯到的一系列的事項變得越來越復雜，這些僅靠人力已經很難將其全部完成，必須依托信息化環境的技術優勢，為企業高效管理運行提供有力支持。因此，制造企業要進一步推進全面預算管理信息化系統的升級與改造，切實提升全面預算管理水平。然而值得注意的是，全面預算管理的信息化建設并非一蹴而就，需要制造企業樹立正確的信息化管理意識，積極借鑒和學習這方面的先進管理經驗，制定符合自身實際發展需求的全面預算管理信息化建設路徑并推進實施，以此推動企業健康發展。