行政檔案管理保密工作的有效路徑和方法

張麗婷

[摘 要]行政檔案是行政單位人員處理日常事務(wù)的重要依據(jù)，是各單位提高工作效率的重要保證。近年來，我國很多單位都對行政體制進行了改革和創(chuàng)新，相應(yīng)的人事管理機制發(fā)生了一系列變化，對單位內(nèi)部的檔案管理工作也提出了新的要求。在新時期，面對各種新技術(shù)發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，只有努力探索，才能采用行之有效的方法，解決檔案管理保密工作中存在的問題。因此，行政單位需要在平穩(wěn)有序地開展各部門工作的前提下，規(guī)范行政檔案管理工作，提高行政檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理保密工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[關(guān)鍵詞]行政檔案；管理；保密工作；路徑；方法

中圖分類號：G273 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）23-0038-03

做好行政檔案管理保密工作一直以來都是各行各業(yè)非常重視的工作內(nèi)容之一，隨著經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，各單位對行政檔案管理保密工作提出了全新的要求，但也認(rèn)識到具體的行政檔案管理保密工作中出現(xiàn)了很多問題。為解決這些問題，在新時期背景下，行政單位檔案信息安全保密管理應(yīng)適應(yīng)時代發(fā)展要求，調(diào)整創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式，優(yōu)化管理思路，提高信息化背景下行政單位檔案信息安全保密管理水平[1]。

一、加強行政檔案管理保密工作的意義

檔案作為信息存儲的重要載體，蘊含著極其豐富的信息資源，在國家安全建設(shè)綜合管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。行政檔案管理保密工作主要是基于我國國家相關(guān)的管理部門涉及的保密性而設(shè)定的。以檔案方式存儲的海量信息，有些會涉及我國國家的安全建設(shè)綜合管理，有著十分重要的作用。國家保密局有關(guān)規(guī)定提出，在涉及國家保密和安全的任何及所有問題上，全體公民都有保護我國的利益和安全的義務(wù)和責(zé)任。也就是說，在我國的檔案信息管理手段中，行政檔案管理屬于非常重要的內(nèi)容，如涉及軍事、政治和經(jīng)濟等方面的信息內(nèi)容都屬于我國公民需要保密的信息內(nèi)容，要從根本上防止及避免其遭到非法竊取和盜用。

與此同時，我國出臺了一條長期性國策，規(guī)定任何公民都不得泄露涉密檔案內(nèi)部的信息內(nèi)容，以創(chuàng)造出積極公平且公正有序的環(huán)境。

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，為避免不法分子利用行政檔案內(nèi)部的保密信息，對我國群眾的安全造成嚴(yán)重的威脅及隱患，應(yīng)積極采取應(yīng)對措施，以最大限度地降低其對我國社會經(jīng)濟發(fā)展的影響。

二、現(xiàn)階段行政檔案管理工作中存在的問題

第一，行政檔案管理過程中存在資料缺失的問題。

當(dāng)前，很多行政事業(yè)機關(guān)單位的行政檔案管理工作內(nèi)容涉及黨和國家的相關(guān)檔案方針政策及法律法規(guī)，因此需要各個部門及對應(yīng)的科室進行資料信息的整理和累積歸納，按照國家標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)歸檔保存。同時，要完善后續(xù)的行政檔案管理服務(wù)，利用科學(xué)的檔案檢索工具，方便使用者高效、快速地檢索需要的檔案信息[2]。

但是在實際工作中，很多單位在開展行政檔案管理工作時發(fā)現(xiàn)部分檔案資料缺失，這直接影響了檔案數(shù)據(jù)的全面性。產(chǎn)生此類問題的主要原因是很多單位對行政檔案管理工作不夠重視，因而不能及時有效地處理行政檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和誤操作，最終造成行政檔案管理工作效率較低、質(zhì)量較差。

第二，行政檔案管理制度不完善。

當(dāng)前，很多部門制定的行政檔案管理制度不完善，導(dǎo)致在開展行政檔案管理工作時，出現(xiàn)了各種各樣的問題。我國的企事業(yè)單位是我國公共服務(wù)機構(gòu)的主要構(gòu)成，需要不斷提高群眾對公共服務(wù)質(zhì)量的滿意度及對服務(wù)機構(gòu)的信任度，因此企事業(yè)單位在實際開展工作的過程中，比較注重企事業(yè)單位的服務(wù)功能，缺乏對行政檔案管理工作的重視，導(dǎo)致行政檔案管理工作的開展受到制約和阻礙。

第三，行政檔案管理工作不受重視。

長期以來，一些單位往往將發(fā)展重點聚焦于業(yè)務(wù)的拓展上，以業(yè)務(wù)完成量定義一家單位的成績。大多數(shù)機關(guān)單位認(rèn)為行政檔案管理部門的工作內(nèi)容不屬于重點業(yè)務(wù)范疇，忽視了行政檔案的內(nèi)容和真正的作用，甚至認(rèn)為部門設(shè)置都是可有可無的。此外，很多單位對檔案管理工作的重視程度不高，資金支持力度不夠，導(dǎo)致行政檔案管理部門的辦公設(shè)備陳舊，檔案保管手段落后，沒有更新檔案錄入、存儲設(shè)備，檔案管理工作效率低下。

第四，行政檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。

行政檔案管理工作不是簡單的錄入信息，而是一項煩瑣、復(fù)雜的工作，檔案管理人員需要對反復(fù)核驗與校對檔案，以保證其準(zhǔn)確、真實和完整，因此要求檔案管理人員擁有非常豐富的知識儲備，具有處理瑣碎工作的耐心。

但是，目前很多行政檔案管理人員沒有清晰地認(rèn)識到行政檔案管理工作的重要性，缺乏專業(yè)知識與技能，也沒有很高的職業(yè)道德素養(yǎng)，導(dǎo)致其在工作中產(chǎn)生懈怠心理，不能嚴(yán)格落實職責(zé)，影響行政檔案管理的效率，對行政檔案管理工作的開展造成不利影響。

三、行政檔案管理工作的特點

隨著檔案管理職責(zé)的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門需要直接面對變化和挑戰(zhàn)，改變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新思維，積極整合資源和優(yōu)勢，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，運用海量的數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維實施檔案管理。檔案信息安全管理作為行政單位日常管理活動的重要內(nèi)容之一，其功能是為行政單位各種活動的開展提供資料支持。我國行政事業(yè)單位的檔案管理主要面向全社會，具有權(quán)威性、服務(wù)性和保密性等特點。

一是權(quán)威性。行政檔案作為國家行政機關(guān)在行政管理等工作中產(chǎn)生的有保存價值的原始記錄信息，是在公權(quán)力監(jiān)督下的記錄，無論是在內(nèi)容真實性方面還是在信息完整度方面，都具有權(quán)威性的特點。

二是服務(wù)性。行政檔案作為國家提供的信息證明憑證，對行政檔案實施精細化管理，目的是確保人們可以有效利用行政檔案，從而更好地體現(xiàn)檔案的重要價值，因此有著很強的服務(wù)性特點。

三是保密性。行政檔案管理工作是一項機密性、專業(yè)性較強的工作。行政檔案不僅記載著國家機關(guān)、企事業(yè)單位的機密信息內(nèi)容，而且還會對國家安全、企事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響。

在檔案管理工作中，要堅持規(guī)范性和靈活性原則，做到相互統(tǒng)一、協(xié)調(diào)發(fā)展。同時，對于檔案管理工作人員而言，要嚴(yán)格執(zhí)行行政檔案管理方面的規(guī)章制度，使行政單位做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化運行。同時，要及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題，根據(jù)實際情況作出具體調(diào)整，進一步明確檔案管理工作人員的工作職責(zé)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

四、改進檔案管理保密工作的有效措施

第一，建立完善的檔案保密管理制度，加強檔案信息化建設(shè)。

現(xiàn)階段，行政單位需要結(jié)合時代發(fā)展需求，改革和創(chuàng)新現(xiàn)有檔案信息安全保密管理模式，加強相應(yīng)管理體系建設(shè)，制定健全的、充實的、不斷修改完善的、實用的工作規(guī)章制度，及時處理現(xiàn)有管理體系中的漏洞問題，有針對性地調(diào)整檔案信息安全保密管理對策，優(yōu)化管理措施[3]。

在開展檔案信息安全保密管理工作的過程中，要完善監(jiān)督制度，由專人負(fù)責(zé)落實到位，根據(jù)具體工作，圍繞檔案借閱利用、檔案修訂、電子檔案保管、檔案信息培訓(xùn)等內(nèi)容制定相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，確保檔案工作分級管理、層層落實、責(zé)任到人，加強監(jiān)督和檢查，使檔案管理保密工作制度化、規(guī)范化。

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，行政單位要加強檔案信息化建設(shè)，促進其檔案管理要求與國家檔案信息化管理要求有機結(jié)合，利用現(xiàn)代化的管理方式，加強檔案管理信息化建設(shè)，通過采取檔案備份、對檔案管理系統(tǒng)定期殺毒等方式，確保檔案信息的安全性和保密性[4]。

第二，增強檔案安全保密管理意識，加強相關(guān)培訓(xùn)。

檔案管理工作是一項政治性很強的工作，涉及范圍很廣。檔案管理人員不僅要具備較強的專業(yè)知識，而且要有較高的政治思想水平和高尚的職業(yè)道德情操，要增強防范意識、風(fēng)險意識和責(zé)任意識[5]。只有增強檔案管理人員的思想意識，加強專業(yè)管理團隊建設(shè)，組織開展各種實踐工作，才能提高檔案管理人員的信息化知識水平，順利實現(xiàn)檔案信息安全保密管理目標(biāo)。為此，定期組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)是保證檔案信息安全的重要措施。

在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員要在枯燥的行政檔案管理工作中時刻保持清醒的認(rèn)識，不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案安全保密管理的相關(guān)知識，尤其是檔案法律知識和保密法律知識中的注意事項，強化安全保密意識，提高專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，完善檔案管理流程，提高檔案管理工作質(zhì)量。

為了形成良好的檔案安全管理格局，行政單位要通過定期組織安排各種培訓(xùn)教育活動，深入貫徹國家發(fā)布的各項政策，讓檔案管理人員掌握更多的專業(yè)知識，努力提高行政單位檔案信息安全保密管理水平，滿足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展要求[6]。同時，要加強業(yè)務(wù)考核，將檔案管理工作納入績效考核，從根源上減少檔案安全問題出現(xiàn)，保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性。

第三，加強行政檔案信息化安全管理。

信息技術(shù)的不斷進步對檔案管理工作提出了新要求，為此，要盡可能地使用科技新成果和管理新手段，利用計算機輔助管理檔案，提高檔案管理工作效率和水平，盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

為了強化行政檔案信息的管理，減少和避免出現(xiàn)信息風(fēng)險問題，相關(guān)部門應(yīng)加強行政檔案的安全儲存機制建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)存儲中心建設(shè)，合理劃分管理權(quán)限，建立授權(quán)機制和準(zhǔn)入門檻，整合各種檔案信息，定期備份重要檔案數(shù)據(jù)，通過定期對檔案系統(tǒng)進行殺毒處理，保證檔案信息的安全。

第四，做好檔案管理工作，增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。

在具體工作中，檔案管理人員要以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”為工作的立足點，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮行政檔案信息資源的作用，使其為行政單位和地方經(jīng)濟社會的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

五、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和社會的進步，檔案管理產(chǎn)生的社會價值和經(jīng)濟效益越來越高，相關(guān)部門應(yīng)更加重視各項檔案管理措施的科學(xué)性和合理性；同時，在檔案管理方面，要建立完善的檔案管理工作體系，做好檔案管理信息的保密和檔案資料的利用工作，進一步提高檔案管理的效益和價值。

在此基礎(chǔ)上，要結(jié)合時代發(fā)展要求，深入分析和研究當(dāng)前檔案管理中存在的問題，進行全面妥善的處理。通過加強檔案管理體系建設(shè)，強化檔案管理人員的安全管理意識，探索構(gòu)建順應(yīng)時代發(fā)展的、信息化的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男姓n案管理模式，加強信息載體安全管理，從源頭上避免出現(xiàn)信息風(fēng)險，保證檔案信息的安全性和保密性，提高行政檔案管理的工作效率，使其發(fā)揮更大的價值，為行政單位制定發(fā)展決策提供支持。

參考文獻：

[1]謝怡，鄭曉，高婷，等.大數(shù)據(jù)環(huán)境下山東高校檔案管理模式的調(diào)研與重構(gòu)[J].山東理工大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2020（04）：90-98.

[2]賴永聰.機關(guān)檔案工作規(guī)范化建設(shè)實踐與思考[J].蘭臺內(nèi)外，2023（10）：64-66.

[3]范忠.信息化時代下檢察機關(guān)檔案管理工作的研究[J].社會科學(xué)，2023（01）：145-146.

[4]程開文.關(guān)于加強檔案利用與安全保密管理的探討[J].時代金融，2019（14）：21-22.

[5]冷茜.新時期行政事業(yè)機關(guān)檔案管理改革研究[J].愛情婚姻家庭，2022（25）：156-157.

[6]楊潔敏.做好行政檔案管理保密工作的有效方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：91-92.