公立醫院在后勤物資采購中存在的問題及對策

郝曉東

[摘 要]近年來，隨著醫改進程的不斷深化，藥品、耗材零加成，完善分級診療制度，DRG/DIP醫保支付制度改革等一系列政策的逐步實施，公立醫院利潤大幅縮減。如何控制公立醫院運行成本成為現代醫院管理中面臨的一大難題。醫院后勤物資的采購和管理工作，與醫院的運營管理、成本控制息息相關，做好采購管理，是醫院高質量發展的重要基礎。文章通過分析J醫院在后勤物資采購管理中存在的問題，研究行業內相關的問題并提出改進建議。

[關鍵詞]公立醫院；后勤物資；采購

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）23-0056-03

醫院后勤采購涉及的品類極為廣泛，除了藥品、醫用耗材與醫療設備外，還幾乎包含了貨物、服務、工程等全部內容。后勤采購支出是醫院支出的重要組成部分，后勤采購工作的成效將直接影響醫院的診療活動與發展運營水平，是公立醫院高質量、高水平、現代化發展的重要基礎。因此，提高醫院后勤采購管理水平、降低后勤采購成本也成為提高醫院運營管理水平、提升醫院高競爭力的一項重要工作。

一、J醫院后勤物資采購的管理現狀

J醫院的后勤采購工作主要由總務后勤科負責，該科室共有工作人員5人，其中科長1人、副科長1人、科員3人，工作職責如下。

負責醫院后勤物資的計劃采購工作，根據庫存量及消耗量，掌握物資需求情況，科學合理地編制物資材料供應計劃，確保物資供應的及時性和準確性。在計劃采購過程中，堅持以需定進的原則，科學監督物資的使用和管理情況，確保物資的合理使用，避免物資浪費。

負責市場尋源，篩選與考核供應商等管理工作及日常采購工作。在市場尋源和篩選供應商方面，需要充分了解市場行情和供應商的實際情況，全面評估和篩選供應商，確保采購的物資質量優良、價格合理、供應穩定。在日常采購工作中，需要與供應商保持良好的溝通和合作關系，及時解決采購過程中出現的問題，確保物資供應的順暢和及時。

負責物資庫房管理工作，確保物資的存放和管理科學規范、安全有序。保證醫療活動與行政辦公的日常使用與維修需要，在庫房管理方面，要建立健全的庫存管理制度和領用制度，定期盤點和清理庫存物資，確保物資的賬實相符和安全使用。同時，要與各領用部門密切配合，及時溝通協調，確保物資的合理分配和有效使用。

二、J醫院后勤物資采購存在的問題

（一）供貨渠道較少，價格偏高

J醫院的后勤物資采購涵蓋了多種產品類別，包括辦公用品、辦公家具、生活用品、水電物料、勞保用品、計算機耗材、計算機配件、印刷制品，以及修繕、裝修等工程類物資。這些物資種類較多，數量龐大，涉及的細節問題繁雜。但是長期以來，J醫院一直沿用傳統的線下采購模式，只與數量較少的當地固定商家建立合作關系。這種單一的供應商供貨模式相對方便，能夠提高采購效率。J醫院只需向一家供應商提出購買需求，無須再費時費力地尋找其他貨源或與多家供應商協商。這種模式還有助于簡化采購過程中的煩瑣程序，避免了與多家供應商之間的協調和溝通問題。

然而，單一供應商供貨模式的缺點同樣明顯。由于缺乏多元化的供貨渠道，J醫院采購的后勤物資價格往往偏高，質量也未能達到預期標準[1]。這是因為供應商可能會將不是自己代理的、從其他商家取得的物資再加價提供給J醫院，從中獲取更多的利潤。長期依賴單一的供貨商容易導致腐敗等不良風氣的滋生，可能存在廉政風險。單一的供應商供貨模式還可能影響J醫院的運營效率和后勤保障的穩定性。如果供應商出現問題，如供應中斷或出現產品質量問題，可能會對J醫院的日常運營和醫療保障造成不利影響。在這種情況下，J醫院可能需要花費更多的時間和精力尋找替代的貨源或與供應商協商解決問題，這增加了不必要的成本和風險。

（二）臨時性采購較多，缺乏計劃性

J醫院在后勤物資采購方面缺乏計劃性，主要表現為頻繁的臨時性采購。這種臨時性采購由于采購時間緊迫、采購過程較為分散，無法形成規模優勢，導致采購成本偏高，影響了采購效率[2]。

一是客觀情況導致的采購計劃難以編制，由于醫院后勤物資的品類繁雜，需求量大，同時采購需求容易受到患者數量、突發事件、氣候變化等多種因素的影響，因此難以編制出完美契合的采購計劃。

二是J醫院在后勤物資倉庫管理方面力量薄弱，統籌和調劑規劃能力較差。具體表現在J醫院的庫存物資數量和物資領用情況的信息化水平極低，缺乏信息化技術的有力支撐，導致其在整理和分析物資庫存數量、物資領用情況時無法編制高效率、高質量的采購計劃[3]。

（三）采購人員專業性不足，能力有待加強

后勤采購人員在執行采購任務時，需要全面了解采購的物資，包括其基本功能、用途、質量及成本等。這樣可以幫助他們更好地與上游供應商及下游使用科室溝通交流，確定所需物資的準確規格和性能指標，確保采購的后勤物資符合實際需要[4]。同時，后勤采購人員要了解采購物資的用途，以便權衡不同物資之間的優劣，在滿足科室需求的前提下實現資源的優化配置。后勤采購人員要全面評估采購物資的質量，包括其可靠性、耐用性、安全性及有效性等，以便在選擇供應商時作出更明智的決策，確保采購的物資符合相關法規和標準，能夠滿足患者的需求。此外，后勤采購人員要分析采購物資的成本，包括物資的購買價格、運輸費用、儲存成本及使用過程中的維護費用等，以便在預算范圍內選擇性價比最高的物資，確保采購的物資不僅質量上乘，而且價格合理。

然而，對于一些特定的后勤物資，比如水電物料類用品，由于其型號和規格的多樣性，且日常使用量不大，僅在出現損壞時才需購買，因此存在購買物資不準確、數量不合適等問題。水電物料、環境改造等工程類專業性較強的物資，對于非專業維修人員的采購人員來說，其型號和規格的區分往往較為困難，精準采購變得更為復雜。這可能會導致延誤使用時機，甚至影響醫院的正常運營。此外，盡管J醫院采購人員的學歷為專科學歷，但他們的所學專業與采購工作需要的專業知識存在較大差距。這也限制了他們在實際采購工作中的能力發揮。

三、J醫院后勤物資采購中存在問題的解決對策

（一）拓寬傳統供應商渠道，增加網上采購比重

針對J醫院后勤物資供應商較少、采購物資價格偏高的情況，醫院采取了收集市場信息貨比多家、拓寬傳統供應商渠道、加大網上采購比重等一系列應對措施。

首先，將本地供應商數量增加了一倍，更多供應商的加入提高了J醫院談判議價的能力，可以采購到更加質優價低的商品。

其次，成立后勤物資網購業務部門，設置網購資金專門賬戶，采購前對后勤物資在全網的大型電子商務平臺上比質比價，指派專人負責網購物資驗貨收貨、入庫出庫等相關事宜，使網購后勤物資品類占比從0增長到46.67%。網購的后勤物資基本實現了在保證質量的前提下選擇價格最優的商品，降低了J醫院的后勤物資采購成本。另外，網購后勤物資的價格公開透明，網購資金專戶保證專款專用，便于監督管理，降低了廉政風險。

為了提高后勤物資采購效率，J醫院將繼續擴大網購規模，充分發揮線上平臺的數據優勢，為后勤物資采購提供更多有價值的參考，加強對網購物資的質量監督，建立嚴格的質量追溯制度，確保網購后勤物資的質量始終保持在較高水平，更大程度地實現成本節約。同時，J醫院將加強與供應商的溝通與合作，與其建立長期穩定的合作關系，以確保后勤物資的質量和供應穩定；加強對供應商的審核和評估，確保供應商具備良好的信譽和資質，從源頭上控制后勤物資的質量，為J醫院的持續發展提供有力支持。

（二）依據歷史數據，依托信息平臺，制訂采購計劃

J醫院通過制定并完善新的后勤物資采購制度，構建后勤物資的庫存管理體系，實現后勤物資庫存的精細化管理。通過引入先進的庫存管理軟件，實現對后勤物資的實時監控，確保庫存信息的準確性和及時性[5]。同時，定期盤點庫存，確保庫存物資的數量和質量與賬面信息一致，降低庫存成本和庫存積壓風險，根據過去三年臨床科室與行政管理科室后勤物資領用的數據，綜合當前物資庫存情況，預估下一年全院后勤物資的采購數量，形成后勤預算，做到心中有數、有的放矢。

啟用醫院先進的信息平臺HRP（醫院資源規劃），該信息平臺具有豐富且全面的功能。使用科室可通過HRP平臺提交請購單，請購單包含了采購貨物品類、采購數量、使用時間、應用對象等內容；HRP平臺還能生成如推薦供應商、訂貨日期等為采購訂單提供建議的內容。在庫存管理方面，HRP系統能夠根據J醫院的實際需求，即時分析物資庫存情況，為后勤物資倉庫管理提供科學的統籌和調劑規劃。在新信息系統的支持下，物資領用情況、物資采購計劃等方面的管理工作變得更加清晰明了，有效提高了后勤物資倉庫的管理水平。隨著數據量的擴充與完善，HRP系統將持續優化和升級，以實現后勤物資倉庫管理的智能化和高效化。結合賬面與實際趨勢編制的J醫院季度、年度后勤物資采購計劃，可以最大程度地降低臨時性采購的頻次與數量[6]。

（三）加強培訓，提升采購人員的綜合能力

物資采購管理人員應具備多種技能，特別是采購能力、協調能力與應變能力等。采購人員的綜合素質是影響采購工作質量的關鍵因素[7]。

首先，為了確保后勤物資采購工作的高質量和高效率，J醫院致力于提升員工的職業道德與誠信意識，通過定期的思想教育和專業培訓，使采購人員明確職責、規范流程、提升風險防范意識、掌握高效的工作方法。

其次，醫院借助系統化、全面完善的培訓計劃，精心組織采購人員全程參與各類采購實踐活動，使其細致把握和理解采購業務的特點和規律，尤其是對水電物料、環境改造等工程類專業性較強的物資進行詳細分類和整理，制訂詳細的采購計劃和清單，包括物資的具體型號和技術參數，以便準確選擇和購買，為使用科室提供有力的物資保障。對于一些特殊物資的需求，J醫院特別邀請使用科室一同參與參數選擇，與專業的技術咨詢團隊或機構合作，為采購人員提供技術支持和咨詢服務。這可以幫助采購人員更好地了解和選擇工程類專業性較強的物資，確保采購的物資符合使用要求。

再次，J醫院格外重視對采購人員的專業素質培養，通過定期舉辦各類專業知識培訓、技能提升課程等，幫助他們掌握前沿的管理理念、方法和技能，以提升其業務素質和能力。這些培訓課程涵蓋了各種領域的知識，包括供應鏈管理、合同管理、質量控制、談判技巧、溝通技巧等。這些培訓不僅可幫助采購人員更好地完成日常工作任務，而且還為他們的不斷進步打下了堅實基礎。

最后，J醫院還十分重視根據實際工作中的需求，及時調整采購人員的知識結構和技能結構，使其更好地適應不斷變化、競爭激烈的市場環境。醫院管理層會定期評估采購人員的表現，根據評估結果和實際工作需求，為他們制訂個性化的培訓計劃和職業發展計劃。這種靈活的培訓方式讓采購人員能夠更好地適應市場變化和醫院發展的需求，增強了他們的職業滿足感和歸屬感。

四、結語

J醫院作為一家公立醫療機構，其在后勤物資采購管理方面存在的問題具有一定的代表性。文章通過對其問題的深入挖掘和分析，發現這些問題在其他公立醫療機構中也可能存在，甚至可能成為其他公立醫療機構在后勤物資采購管理方面的共性問題。因此，文章希望通過個例研究，以點帶面，幫助其他公立醫療機構發現、消除及預防可能的管理漏洞。

參考文獻：

[1]石苗.公立醫院后勤物資網上采購模式探討[J].中國醫療管理科學，2021（06）：55.

[2]高原.H醫院招標采購中出現的問題及應對策略[J].環渤海經濟瞭望，2022（10）：131-133.

[3]吳珊珊，李欣，胡秋實，等.醫院后勤物資智慧化管理的研究與實踐[J].中國醫院建筑與裝備，2022（07）：26-30.

[4]羅燕偉，梁粵珩.醫院后勤采購管理工作的探討[J].現代醫院管理，2019（06）：85-88.

[5]石古泉，李偉琳，任凌，等.醫院后勤管理信息化水平的提高策略分析[J].網絡安全技術與應用，2023（04）：138-139.

[6]龔亦凡.試談公立醫院后勤社會化管理[J].產業創新研，2020（20）：108-109.

[7]朱呈義，錦曉晨.后勤服務購買：制度、實踐與優化[J].中國機關后勤，2020（04）：46-48.