信息技術在行政檔案管理工作中的應用探究

文/蔣怡莉

行政檔案系企事業單位最為關鍵的資源，對其良好運轉和長效發展意義重大。在信息科技日益進步的當今時代，信息化已然成為人類社會的全新發展方向，各企事業單位也紛紛將信息技術引入自身檔案管理中，使得原有管理模式發生革命性轉變。而就目前來看，雖說信息技術已在多數企事業單位普及，但其在行政檔案管理環節的應用狀況尚不夠理想，仍存在諸如人才匱乏、信息外泄或失真等問題，這勢必會對檔案資源管理最終效果造成消極影響，甚至威脅企業的長久發展。由此得知，應深入探索信息技術在檔案管理中的應用機制及途徑，實現信息技術和檔案工作的有機融合，使企事業行政效率的全面提高成為可能。

一、信息技術在行政檔案管理中的應用價值

1.優化檔案資源配置，提升檔案管理水平

行政檔案所涉及的數據資源不計其數，管理工作極為繁雜，稍有不慎便會出現紕漏，給單位的日常運轉帶來負性影響。而信息技術的應用，可有效破除以往檔案管理的諸多局限，促使檔案工作朝著數字化方向大步前進。從職能方面來看，傳統行政檔案工作更偏于資源儲存，而信息化檔案工作則更注重管理和服務，且能夠顯著強化管理的規范性及合理性，使檔案資源的配置得以優化，確保內部可享受到兼具高效性和便捷性的高質量服務。除此以外，有效推進行政檔案工作和信息技術的融合還能將檔案工作從業者從繁雜的工作中解放出來，在信息技術加持下，檔案工作將更加規范化和綜合化，資源管理水平也將得到大幅提升，為各項檔案工作的有序推進夯實了基礎[1]。

科技的迅猛發展和網絡的普及促使社會向信息化方向不斷前進，在如此環境下，行政檔案管理轉型發展迫在眉睫。傳統管理模式在檔案存儲、資源檢索等方面的短板在信息時代愈發凸顯，將信息技術融入行政檔案管理是大勢所趨。本文就信息技術和行政檔案管理的融合發展展開討論，指出信息技術給檔案管理帶來的便利及其應用局限，并提出優化策略

2.提供決策支持，推動業務高效進展

企業日常運營會產生諸多檔案資源，而這些檔案的實際利用狀況也會反過來影響企業運營。通常來說，完整且準確的信息資源可協助管理層作出科學決策，便于其及時且高效地處理工作問題，對企業的正常運作至關重要。由此看來，加大信息技術同行政檔案工作的融合力度是十分必要的。同時，行政檔案還能為管理層提供往期業務信息，使其能對以往經營狀況有清晰且全面的認知，并據此來明確未來階段的經營方案和發展規劃，使得企業整體經營戰略更具科學性。信息化建設在行政檔案工作中的有效落實，為管理層及時調用檔案資源創造了便利條件，能最大限度挖掘并應用價值資源，為決策的確定提供了有力支持，是推動各項業務高效進展的重要途徑。

3.節省人力成本，提高處理效率及準確率

近些年，機械替代人工在各領域極為普遍，檔案文件的生成及管理也由人工操作漸漸轉為智能化處理，這一轉變在展現信息科技強大功能的同時，也使得行政檔案工作的效率及效益得以同步提升。在信息技術支持下開展檔案管理，可有效減少人力投入，也降低了因人工失誤所致的檔案記錄、分類及排序環節的誤差風險，且數字化處理更為迅速便捷，資源處理速度遠高于人工操作。

二、信息技術在我國行政檔案管理中的應用局限

1.安全問題

涉及計算機、網絡及大數據等先進手段的信息技術是行政檔案實現信息化管理的必要技術，但在資源高度開放與共享的互聯網時代，檔案安全問題愈發突出。在對行政檔案進行管理時，往往需結合檔案等級來實施層級化管理，針對保密性較強的文件，應通過系統操作予以加密。與此同時，還要借助數據監測等技術來掌控整個管理系統的運作狀況，做好防火墻的裝置及完善工作，為檔案文件的安全提供保障。若不能及時在檔案管理系統中落實加密設置及權限管理，很大概率會出現資源外泄、損毀等不利于企業健康運營的危險事件，對企業帶來的經濟損失及負面影響是難以估量的[2]。由此可見，若想推動行政檔案工作的信息化發展，解決資源安全問題勢在必行。

2.人才問題

部分行政檔案管理崗在職人員雖具備豐富的檔案工作經驗，但其專業技術和思想觀念相對滯后，其所儲備和積累的方法往往更適用于傳統的紙質行政檔案，在信息化管理中稍顯不足，這是制約行政檔案信息化管理高效推進的主要因素之一。想要真正做到信息化檔案管理，檔案工作者不光要悉知現代化的檔案管理技術及技巧，同樣也需擁有出色的信息化業務能力，可靈活運用各類智能檔案處理軟件及信息系統，從而更加輕松地勝任信息化檔案建設及后續的管理工作。就目前來說，一些行政檔案管理者的專業知識儲備及業務能力還需進一步強化，個別企業尚未意識到自身檔案工作的滯后性，也沒能科學規劃檔案人才的選聘及培教管理方案，檔案工作的信息化發展面臨一定阻礙。

3.信息收集問題

雖然多數企事業單位已著手準備行政檔案工作的信息化建設，但在實際管理中卻未能充分發揮并利用信息技術在檔案處理方面的價值。部分單位在歸整檔案文件時欠缺完整性和連貫性，使得檔案管理的總體效率及質量難以得到改進。同時，各單位行政檔案信息涉及面較廣，并非局限于單一科室。檔案獲取渠道的多元化及信息內容的差異化顯著增加了工作的繁雜度，同時也將對信息的完整度及準確性造成一定影響，阻礙了信息化建設在行政檔案工作中的穩步推進。除此以外，單位內部所提供的資源文件因科室差異而不同，信息數據欠缺統一性，且部分檔案數據難以在信息化管理系統中完整顯示出來，并因此失去自身價值，同時還會對檔案信息共享造成一定破壞，這對行政檔案的信息化管理是非常不利的。

三、信息技術融入行政檔案管理的策略

1.健全信息化管理體系

良好的管理體系是順利開展信息化檔案工作的必要支持，各單位若想從本質上推動信息技術和行政檔案管理的融合發展，必須重視并認真落實好管理體系的開發與完善工作。一方面，各單位要對紙質檔案作出科學的改革規劃，實現紙質檔案向電子檔案的完美轉變，借助先進的統計算法來完成數字檔案的歸整、分類及排序工作。開發管理體系時，可將時間、科室及類別等視作檔案信息分類及管理的依據，且要在錄入環節加強管控，確保檔案信息的詳細與完整[3]；另一方面，各單位應當做好信息的安全防護工作，定期對管理系統中所儲備的檔案信息進行維護，及時更新諸如安全衛士、防火墻等軟件，同時要實時更新檔案信息，以保障信息的時效性。

2.優化人才管理機制

檔案工作者觀念和技術的滯后是行政檔案信息化發展道路上的一大阻礙，這將直接影響單位行政檔案的管理及應用水平。為消除人才貧瘠這一難題，各單位要對當前人才管理機制作出相應整改與優化，在選聘階段加大考核力度，對應聘人才進行全方位綜合考評，從源頭處把控人才質量。針對在職人員，要定期組織其參與系統的信息化培教，并推行混合培教模式，為在職檔案工作者提供更多的專業學習資源獲取渠道，以便其更加系統地掌握信息技術并將其靈活用于檔案管理工作中，從而提升單位行政檔案工作的信息化水平。在此同時，檔案工作從業者也應當積極解放思想，認清時代形勢，在業余時間主動搜集并學習同信息化檔案建設及管理有關的專業知識及技術方法，不斷精進自身綜合實力[4]。此外，檔案工作者也要主動發掘行政檔案中的價值信息，協助單位管理層創建并完善基于信息技術的專業化行政檔案管理體系，為檔案管理信息化水平的提升及單位的持續穩定發展保駕護航。

3.完善檔案管理有關制度

制度既可作為行為的矩尺，亦可作為行為的保障。各單位要充分考慮時代趨勢和行政檔案工作的切實需求，以數字化行政檔案建設為起點，完善行政檔案工作有關制度，為信息化檔案管理提供方向指引和制度保障。首先，單位需維護行政檔案信息的完整性及安全性，并依據國家和區域對行政檔案工作提出的標準來明確管理制度，從多方面約束在職人員的工作行為，并克服信息化建設期間出現的各類問題，確保崗位人員能規范地開展信息化管理工作。其次，單位要細化檔案管理崗位職責，依據內部情況制定或重構考核制度，在合理范圍內適當擴充考核指標，以規范人員行為，調動其工作熱情，為行政檔案工作的信息化發展提供人才支撐。

通過上述分析與研究可以看出，信息技術的應用為行政檔案管理帶來了諸多便利，各單位應當深入剖析信息技術在檔案工作中的應用機制和具體途徑，大力推進信息化行政檔案建設，不斷優化檔案管理成效，使信息技術及行政檔案資源更好地服務于單位發展。