推進基建工程檔案信息管理的思考

文/趙兵

信息技術的發展，給檔案管理工作帶來了極大的便利。傳統的紙質檔案的數字化、電子化正快速推進。基建工程檔案因其特殊性和電子化轉化的難度，信息化的推進相對較為滯后。當前，應該借助國家推動檔案信息化建設的有利時機，加快將工程建設的傳統紙質檔案和電子檔案有機結合起來，推進傳統紙質檔案的數字化改造，全面運用信息技術提高基建工程檔案工作現代化水平。

一、基建工程檔案信息化建設的困難和挑戰

基建工程檔案是對工程項目建設各個環節與狀況的真實記錄，其不僅屬于建設單位改建、維護的重要依據，也是國家的重要信息資源。基建工程檔案數字化、信息化正越發顯示出其便捷、高效、安全等特點，但與此同時，也面臨著一些新的困難和挑戰。

1.基建工程檔案本身的復雜性，導致信息化數字化轉化難

基建工程檔案是從立項、設計、決策、施工、質量檢驗、監理、材料檢驗、竣工驗收等全過程管理的真實記錄。包括施工文件、監理文件、施工文件和竣工文件等成套檔案。這些檔案資料，雖然也能夠以文本、圖表、數據這樣大的分類來概括，但實際上卻形式多樣、包羅廣泛。如：包含圖紙審核記錄、工程開工報告、技術、安全交底、施工組織設計、施工日志、設計變更、工程測量、竣工報告等多項技術資料；以及鋼筋、水泥、磚等建筑材料的測試文件等。這也導致了在信息化、數字化轉化的過程中，面對數量眾多、格式不統一，特別是面對工程曬圖、技術測試等特殊檔案時，轉化工作進展緩慢，而且容易出錯。

信息化條件下的檔案管理，要堅持從源頭做起，從數字化、編目化等基礎工作做起，在信息化建設中人力、物力的投入會得到事半功倍的效果。本文分析了基建工程檔案信息化、數字化建設中的困難和問題，提出了推進基建工程檔案信息化管理的建議

2.基建工程檔案信息化人員缺乏

檔案管理工作是一項專業化較強的信息管理工作。但在實際工作中，往往以其是否會抄寫記錄、會操作電腦、復印機等簡單的標準選配檔案管理工作人員，一些單位甚至還沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作由其他人員同時兼顧。全面掌握信息化條件下對檔案資料管理的技能專業人員極為稀少，對信息管理工作具有系統性認識的人更少。這也導致基建工程信息建設的不足。

3.基建工程檔案信息化的投入不足

對基建工程檔案信息化建設的認識不到位，重視程度不夠，仍然以傳統的檔案管理工作觀念看待問題，認為檔案管理就是簡單的抄寫和記錄工作。不愿意投入或者沒有資金投入檔案管理的信息化建設，相當一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下。

二、推動基建工程檔案信息化的對策

基建工程檔案信息化雖然不直接影響項目建設，但它滲透到各個方面，貫穿于項目建設的全過程，具有特殊的地位和作用。

1.提升對基建工程檔案信息建設的認識

項目管理實踐表明，基建工程檔案信息化具有突出的增值作用。如民航西北空管二期“三大工程”檔案的信息化，為后續民航西北空管各類工程建設提供了極大的便利，節約了大量人力物力，也節省擴建、重建和維護項目的成本。因此要高度重視基建工程檔案信息化管理工作。從項目主管部門到建設單位、監理單位，都應把工程檔案信息化管理納入工程建設管理的范圍，選配專業人員，購置信息技術設備，明確工作職責和標準。

2.將工程檔案信息化管理貫穿全過程

從項目前期工作到項目驗收完成，各個環節都要以收集和管理項目存檔數據的信息化為主要工作內容來把握。為使工程檔案管理達到電子化、規范化、科學化的要求，應將檔案信息建設計劃、工作程序納入積累，納入相關部門和工程技術人員的職責，檔案工作實行“三同步”管理制度，即立項與數據采集同步、工程建設過程與數據同步、工程竣工驗收與數據驗收同步。檔案管理人員應直接參與整個工程的建設和竣工驗收自始至終的全過程。

3.健全建設工程檔案管理制度

建立行之有效的基建工程檔案信息化管理制度，促進工程檔案的有效收集。首先，建設單位應將管網工程建設檔案質量作為考核的主要指標之一，與經濟效益掛鉤，以保證建設檔案管理工作的順利開展。其次，建立有效的檔案管理網絡，配備信息技術能力強的專職檔案工作人員，制定出臺基建工程檔案信息化管理相關規范性文件。

不言而喻，隨著基礎設施的工作量日益增加，新的基礎設施建設，舊設施的維護、擴建和改造等都離不開相關基礎設施文件的參考。而基建工程檔案信息化具有易儲存、難更改、好查找等突出的優勢。加強基建工程檔案信息化勢在必行，但也是一個動態的和長期化的過程。各主管和建設單位應對此高度重視，采取行之有效的促進措施，形成基建工程檔案信息化管理的長效機制，不斷提升基建工程建設檔案管理信息化水平。