基于信息化和大數據的工程企業在線采購管理優化研究

文／李文越 中國瑞林工程技術股份有限公司 江西南昌 330000

引言：

采購是公司運作的關鍵環節，采購物品的數量、品質和價格都需要全體采購管理團隊精細管理，而采購流程的標準化管理直接影響到是否存在廉潔風險。在傳統的采購管理方法中，各環節的協同工作被高度看重，例如，比較產品的價格和質量等任務會消耗大量的人力和時間。這種方法對于公司的采購流程，員工的專注度和技能的依賴性較高，并且難以進行有效的監督。在信息化的環境中，我們能夠利用互聯網上的大數據來推動采購任務的進展，這樣不僅降低了對人力和時間的需求，也增強了監督的力度。在信息時代背景下，公司的采購管理新策略的誕生，反映了互聯網技術的進步。該策略的設計及其運用，在某種意義上體現了公司采購管理的革新性。從另一個角度看，它能夠幫助公司利用大數據以及最前沿的科技手段來推動采購管理的現代化，從而提高其管理水平。從另一個角度看，這個思維模型的提出和實施給公司的成長帶來了新的動能，利用其優勢，公司能夠更多地提高對創新的投資，激勵員工積極參與公司的運營和建立。另外，這樣的方法的實施也在某種程度上推動了公司與時俱進，增大了對科技的投資，從而增強了公司的市場競爭能力。

1.工程企業在線采購管理現狀

1.1 工程企業在線采購管理模式

傳統的采購模式主要依靠人工來完成，包括需求分析、供應商選擇、報價比較、合同簽訂、物流配送等各個環節都由采購人員手工操作。由于這些過程需要大量人力物力投入，而且往往會受到各種因素的影響導致采購進度延誤或無法按時交付產品。同時，由于缺乏有效的數據記錄和跟蹤機制，難以及時發現問題并采取措施加以解決。因此在信息化環境下，采用線上采購方式不僅能大大降低采購成本，還能夠加快采購速度，提高采購準確率。工程企業在線采購模式的主要特點如下：（1）高效快捷，可快速響應市場變化；（2）節約人力成本，提高了生產效率；（3）便于追蹤和追溯，保證了透明度；（4）通過網絡平臺實現了全球化采購，擴大了采購渠道。

1.2 工程企業在線采購管理流程

第一步：采購計劃

采購計劃是采購管理的第一步，其目的是為項目提供所需的設備材料和服務，以確保工程項目的進展和質量。采購計劃應該明確列出所有需要采購的物品或服務，包括數量、規格、質量、交貨時間和預算等信息。

第二步：采購招標

采購招標是采購管理的重要環節，其目的是通過公開招標，邀請招標或者競爭性磋商等的方式，選擇最優秀的供應商，并得出合理的價格。在采購招標流程中，應該明確標書要求和標準，確保供應商能夠準確地了解采購要求。評標委員會應該評估所有有效的投標并選擇最適合工程項目的供應商。

第三步：供應商篩選

供應商篩選是采購管理的關鍵步驟之一，其目的是選擇最合適的供應商，并建立與供應商的長期合作關系。在篩選供應商時，應該根據供應商的能力、信譽、質量保證、服務支持和價格等因素進行評估。

第四步：合同簽訂

合同簽訂是采購前期管理的最后一步，其目的是確保供應商提供符合要求的產品和服務，并建立雙方的權益和責任。在簽訂合同時，應該明確列出所有的合同條款和條件，包括付款方式、交貨時間、質量標準、退貨條款和違約責任等。

第五步：采購執行和驗收

采購執行和驗收是采購管理的關鍵環節之一，其目的是確保供應商按照合同要求提供符合標準的產品和服務。在采購執行和驗收流程中，應該進行嚴格的質量控制和過程監督，確保工程項目的進展和質量[1]。

總之，工程項目在線采購管理是項目管理不可或缺的一部分，其關鍵步驟和流程需要一定的專業知識和技巧。通過嚴格的流程控制和管理，可確保工程項目的進展和質量，提高項目的成功率和客戶滿意度。

1.3 工程企業在線采購管理平臺

目前，市場上有許多在線采購管理平臺可供使用。例如甄云科技在線采購平臺、建筑企業采購管理平臺眾和軟件等等。這些平臺具有以下優點：（1）方便用戶查找供應商；（2）提供多種支付方式；（3）提供實時訂單跟蹤和查詢功能；（4）提供完善的數據統計和報告系統。

2.工程企業在線采購管理存在的問題

2.1 采購管理信息化程度不高

在物資采購的過程中，公司的信息化水平較差，特別是無法實現對采購商品的詳細跟蹤，這導致了管理的短板。其次，公司在處理管理數據方面，也沒有建立起高效的管理系統，這降低了對產品質量和交付日期的監督。另外，在搭建管理平臺的系統方面，還存在一些不足，特別是關于數據庫、產品和合作規劃的信息科技。這就導致了物資采購效能不高，同時也不夠穩定。

2.2 采購管理人員專業水平較低

目前，許多公司對于采購部門員工的全面能力并不看重，這導致了成本管理方面的諸多問題。通常，采購任務需要大量的財務知識和成本控制技巧，因此，員工需要運用自己豐富的經驗來處理采購過程中遇到的問題，并結合專業知識和技巧進行多角度、多層次的分析和處理。然而，有一些公司的采購人員對于日常采購流程并不熟悉，他們自身也缺乏較強的成本控制意識。執行采購流程時，會發生采購策略與公司的需求的偏差，這無疑提高了公司的總體開銷，給未來的成本管理帶來困擾。同時，由于采購人員的專業能力有限，這可能會引發供貨商的挑選困難，從而使得內部人士之間的勾結和縱容變得更為普遍，這可能引發腐敗等問題，從而使公司的采購成本問題愈發突出，可能造成公司整體運營受到威脅，產生的負面效果將變得更加明顯。在大數據的支持下，企業采購管理信息化系統在運行過程中對技術標準和業務控制指標有著較高的要求。對于企業員工而言，需要具備相應的專業技能和職業素質，以確保在輸入和分析各類數據信息時的精確性。盡管采購行業的復雜性和大數據技術的融合帶來了一些挑戰，但只要員工的專業知識和技巧得到提升，就可以有效地推動采購管理的信息化。這樣做的好處就是，可以減少采購管理失誤的出現，同時也可以提高公司的內部管理效率，減少采購費用的增長。

2.3 采購管理制度不完善

公司在采購管理上存在著不健全的流程框架。如公司未建立健全的采購預算體系，也未設立清晰的采購許可和審核程序，在具體的采購過程中，采購的主導權常常被一個主要負責人所控制，而且也缺少必要的監控措施。公司未建立起一套完善的采購操作步驟，包括了從咨詢、收集報告，到對報告進行評估以及與供應商的磋商，最后是簽署并管理合同的全部業務環節，都缺少詳細且明晰的步驟指引。在公司的采購活動中，經常會遇到諸如采購開銷和運營成本過大、需求尺寸模糊、測試標準模糊、產品質量波動大、交付時間延遲等問題。目前，不同企業對采購管理制度的制定和落實情況都不盡相同，這直接影響到企業的采購管理效果。有的企業沒有制訂完整的采購管理制度，或者制度過于簡單，甚至沒有相關規定，使得采購部門的工作顯得非?；靵y。而有些企業則有相應的采購管理制度，但實際應用過程中存在諸多漏洞，未能真正發揮制度的作用。

2.4 采購管理缺乏大數據支撐

盡管在當前的部分物資采購流程中已經廣泛運用了大數據技術，但是對大數據應用標準的研究和調查仍然不足。沒有以大數據分析體系為基礎，推動標準數據庫的創新處理，無法保證數據庫在物資采購管理中充分發揮其功能。一些物資采購者并未充分關注業務數據的精確性和品質，他們對于數據信息的實際應用和真實性的理解不足，這導致了即便數據分析的方法和技術日益先進，但它們仍然只能在信息整合和信息分析等基礎工作上停留，無法通過建立標準體系來提升物資供應的品質，因此，物資采購的成本控制工作也難以達到根本的改善。盡管一些物資采購團隊積極地采用大數據技術，但他們并未完全改變傳統的工作觀念和思維方式，缺乏對大數據技術合理應用和產生多方面影響的理解和總結。這導致了物資采購相關的管理制度沒有得到適當的創新和優化。在實施過程中，部分物資采購工作缺乏對采購工作成功率的總結，從而使得數據分析無法展現出更高的應用價值和作用。也無法在此基礎上為具體的采購人員提供強大的支持。雖然一些物資采購者已經擁有了改革自己的職場觀念的覺悟，然而，因為沒有達到完美的大數據技術使用條件，這使得他們不能在得到充足的保護的基礎上，妥善地將數據分析的工作融入到公司的物資采購管理中，以實現其高效的應用[2]。

3.工程企業在線采購管理問題產生的原因

3.1 請購人員及采購人員專業水平不足

隨著企業物資采購管理系統的進一步發展和實施，采購管理人員的整體素質的提高越來越有必要。研究表明，公司內許多采購人員不熟悉管理信息系統，只能從事數據收集、采購和供應協調等業務，但不能履行其他重要職能。在這種情況下，在為企業創造價值和預期收益時，沒有考慮到將信息應用于采購管理的好處。一些公司的管理層也沒有注意到這一問題，不利于為企業物資的采購提供真正的信息。企業采購人員的專業素質相對較低，采購人員的專業知識和技能有限，難以滿足企業需求，進而降低企業采購效率。隨著市場競爭的加劇，要求企業擁有素質更高的各類人才。采購人員配度不高和專業性不強的原因可能包括以下幾個方面：缺乏專業知識和技能：采購人員需要具備專業的采購知識和技能，如市場調研、合同談判、供應商管理等。如果采購人員缺乏這些知識和技能，就會導致采購效率低下和采購決策不準確。績效考核機制不完善：采購人員的績效考核應該是以采購成本、質量和交貨期等指標為主要考核因素，但有些企業采購績效考核機制不完善，或者考核指標設置不合理，導致采購人員無法真正發揮自己的能力。企業文化不支持采購：企業文化和管理風格也會影響采購人員的配度和專業性。如果企業重視短期利益，而忽視長期的供應鏈管理和戰略采購，那么采購人員就難以發揮自己的作用。缺乏培訓和發展機會：采購人員需要不斷學習和提升自己的專業知識和技能，但有些企業沒有提供足夠的培訓和發展機會，導致采購人員無法提高自己的專業水平。職責范圍不明確：有些企業采購人員的職責范圍不明確，導致采購人員分散精力，難以專注于采購工作。此外，采購人員的職責和其他職能部門的職責也需要清晰界定，避免重復勞動和職責不清。

3.2 缺乏對信息技術的應用

雖然企業已開始采用信息化手段，但在實踐操作中，仍然存在著許多問題。一方面是企業采購員對信息化工具的認識還不夠深入；另一方面則是企業購買的設備和軟件不符合實際情況。由于歷史原因和行業性質，部分國企的信息化建設較為落后，企業內部信息系統和流程不統一，采購流程難以電子化，企業物資采購中的供求信息是采購的重要主題，也是企業與供應商協商和溝通的基礎[3]。但是，在目前的企業物資采購中，供應信息有不準確之處，材料信息不完整，供應商理解不充分等，這已成為信息技術在物資采購中的應用重點。

3.3 缺乏完善的供應商管理體系

在企業內部缺少完善的供應商管理體系，導致采購員很難掌握好供應商的情況，從而影響采購決策。許多公司的供應商管理，包括對供應商的評估、運營、協同評定以及人際交往的處理上都存在一些困難。比如，許多公司缺乏完整的供應商評定標準，就算是實行了招投標的形式，其評定依據仍然只是價格，這就造成了無法挑選到符合要求的供應商，進一步在未來的協同工作過程中可能會產生損害。在購買流程里，公司與客戶的互動只局限于追蹤交貨，幾乎無法深入掌握供貨流程及其進展。例如，公司并未記載并評價客戶的配合情況，也未對客戶的聯系做出投入、審查及管理，這使得購買的風險無法被有效地把握，兩者的關系也無法達到平衡，更別提建立起合作伙伴的聯盟了。

4.在線采購管理優化的具體措施

4.1 加強信息化建設

我國正在快速進步，許多行業已經開始大規模運用信息技術，這對于推動全國的經濟增長有著重要的技術助力。同樣，在進行項目的采購管理時，也能夠利用這種技術，把采購的價格、管理系統的數據以及所需的內容融入進去。利用信息化平臺的數據交互與傳遞特性，能把資源的需求、檢測、保養等狀態都錄入系統，完成由手動操作向網絡審核的改革。此外，不同層次的管理機構也有機會利用這個信息化平臺，即刻獲取并掌握業務運營的狀態，并且有權依照具體狀況來決定是否支付費用。借助于信息科技的支持，我們可以顯著增強財務業績，同時確保采購數據的精確性和可靠性。

4.2 加強采購人員培訓

許多職員一旦找到一個穩定的職務，通常都會滿足于當前的生活，幾乎沒人愿意在工作的同時繼續深造。然而，隨著社會的進步和科技的提升，若公司的職員缺乏適應變化的素養和才干，公司將無法實現更廣闊的成長。在過去的公司采購管理方法中，對員工的繼續教育培訓并沒有太好的效果，然而，當我們進入到數字化的環境中，繼續教育培訓對員工來說就變得非常方便了。

為了激發員工的主動性，公司通過定時組織問卷調查，來表彰那些熱衷于學習的人。另外，員工培訓的主題不只是與采購有關的知識，還包括思想教育和企業文化等方面[4]。員工是否能夠正確地看待工作，展現出敬業和愛崗的精神，與企業的思想教育和文化熏陶有著密切的聯系。因此，在運用信息技術提升員工培訓的同時，管理者也需要重視從多個角度挑選培訓內容。

4.3 加強供應商管理

（1）實行供應商“黑名單”制度。如果一個供應商未嚴肅遵守供貨協議，未根據協議的規定時間提交產品，也未實施物資的招標價格，并且未盡職盡責地提供產品的售后服務，這些都會對安全生產帶來負面影響，那么他們就會被歸入“黑名單”。所有這樣的供應商，將無法在接下來的物資招投標中擔任投標者。（2）如果投標者與招標者有勾結投標的行為，或者投標者利用賄賂的方式來獲得中標，或者招標者向其他人透露招標和投標的信息，或者泄露了標書的內容，都將被視為違法行為，并且對于給公司帶來的經濟損失，必須承擔相應的法律責任。如果物資供應商未能嚴格遵守供應協議，對公司的生產產生了重大的負面效應和經濟損失，那么他們必須承擔相應的經濟補償或者法律責任。

4.4 加強采購流程管控

購買過程包含了許多步驟，如根據需求設定計劃，向高級部門提交審核，進行招標活動，與相關機構簽訂合同，驗收并計算商品的質量和數量是否達標，然后完成支付和領取。為了提高采購管理的效率，我們需要對所有環節進行嚴格的監控，特別是在計劃制定、合同簽署、質量檢查和結算支付等幾個關鍵環節。采購部門需要根據實際情況，對采購需求進行審查，并將其與預算編制相結合；同時，也需要重視履約驗收環節，保證供應商能夠按照規定的標準提供質量上乘的物資。針對高價值的設備，需要有權威人士來檢查，同時也需要在檢查表格中簽名確認，以確保所有的商品與樣本都是相同的。在監管環節，我們需要增強內部控制審查、經濟審查、評估體系的協同作用，實現“三管齊下”的目標，從而確保監管的完整性。

4.5 加強采購風險管理

企業應建立完善的風險管理機制，及時發現和應對采購風險。可以通過建立風險預警系統、制定應急預案等方式，提高采購風險的應對能力[5]。

結語：

在信息化環境下，企業采購管理模式的設想是科技發展的結果，它對于解決傳統采購管理模式在制定采購計劃和員工管理等方面遇到的問題具有重大的意義和價值。前文針對傳統企業采購管理模式所面臨的問題，探討了在信息化環境下企業采購管理的三種新模式，以及企業探索和應用這種新型信息化采購管理模式的重要性，期望能夠激發企業的活力，增強公司的競爭優勢。