內控視角下電子發票財務報銷問題的研究

劉 樂

一、引言

近年來，我國電子信息技術的全面普及以及發展，為各行各業帶來較大的變化。在發票開具過程中，電子發票成為原始憑證，是可報銷的票據之一，其與紙質發票具有相同效力，由此促使電子發票得到全面推廣。但是在實際報銷過程中，仍然存在著一系列的問題，對電子發票使用產生相應影響。為此，相關人員不斷對有關問題進行分析，并制定合理的解決策略，從而推動財務工作的有序開展。

二、內控視角下電子發票基本概述

1.電子發票

電子發票是由稅務局統一發放，統一編碼，采取統一的防偽技術的電子信息產物。與普通發票相比，電子發票能夠減少企業發票成本，財務人員將申領和開具發票的工作從往返稅務局轉移至網絡平臺，不僅工作效率有所提升，財務成本也能夠得到有力控制，同時企業在保管、查詢、調閱時也更加方便。當然，電子發票也有較為明顯的不足存在，電子發票可以重復打印的特性也使如何防范重復報銷成為企業財務人員面臨的問題。有企業的財務人員就專門做過試驗，同一張電子發票在復印后和原發票幾乎一模一樣，如果用來重復報銷，財務人員根本無法識別。同時，不法分子可在不更改發票號碼的前提下，可通過PS 內容的方式，為自身謀取不正當利益，鑒別真偽的責任全都推給了財務人員，加大財務審核責任。此外，電子發票需要依托網絡進行傳輸，若網絡出現故障，將出現無法接收或是開具發票的情況，甚至會導致企業信息被泄露，給企業的正常經營造成不良影響。

2.企業內部控制

在企業運行過程中，內部控制是主要內容之一，可對企業內部起到良好的約束以及監督作用，確保企業內部保持平衡。此外，內部控制與企業財務有著較大的關聯，能夠充分推動企業會計工作的順利開展，確保企業財務信息的真實性以及可靠性，保證企業活動的順利開展。近幾年，電子發票在諸多領域得到了廣泛應用，原有內控模式所能發揮作用變得十分有限，為避免電子發票出現反復報銷等問題，管理人員應結合電子發票特點，對內控策略加以完善，確保電子發票所具有優勢可得到充分發揮。

三、電子發票財務報銷的主要問題

當前，電子發票應用相對較多，各企業也逐漸從紙質發票轉為電子發票，但在財務報銷環節中，仍然存在著較多的問題，使得電子發票的優勢無法得到充分體現，對相關工作造成較大影響。電子發票財務報銷過程中的常見問題主要包括以下幾個方面。

第一，電子發票管理工作復雜。電子發票報銷模式下，其存在的主要問題之一就是報銷內容的真實性以及可靠性，當前大多數企業在進行財務報銷的過程中，仍然采用的是傳統報銷模式，也就是說報銷人員仍然需要將電子發票打印出來進行提交報銷。與傳統紙質發票相比，財務人員無法通過紙張手感、打印效果等對發票的真實性進行判斷，因此在進行審核的過程中，必須在國家稅務系統當中進行發票真偽的查詢，但是查詢時間也有一定限制，若報銷滯后，或者財務人員工作過于繁忙，而錯過了系統查詢期限，就會給財務報銷帶來極大的影響。而且由于報銷審核內容相對較多使得發票審查難度也相對較大。

第二，報銷流程存在疏漏，由于電子發票報銷形式剛剛開始實行，因此很多企業相關報銷流程尚不完善，員工在實際進行報銷的過程中，對報銷流程、原則等不甚了解，導致報銷過程存在較大的問題，例如，報銷信息填寫問題，甚至系統報銷申請與實際提供的消費憑證無法一一對應。而且經常出現員工報銷日期與實際票據當中費用支出日期不符的情況，嚴重影響了財務報銷工作的正常推進。

第三，在電子發票財務報銷過程中，經常會出現開票日期與業務發生日期不對等的現象，尤其在差旅費報銷中更為明顯。員工在出差過程中，經常會使用各類打車軟件，其在報銷過程中，可自行申請電子發票。在申請時，由于工作人員忘記及時申請發票，造成開具的發票日期尚未在出差期限內。由此在財務審核報銷過程中產生相應問題，致使財務人員容易違反相應的報銷制度，降低內部控制的效率，并極易導致部分員工出現可乘之機，對無關費用進行報銷。

第四，報銷費用用途控制困難。在實際財務報銷過程中，財務人員無法對費用的具體用途進行準確把握，從而對公司內部的資金控制產生影響，為企業帶來較大的損失，提高活動開展成本，致使內部控制未能達到規定的標準。

第五，缺乏相應監管平臺，導致發票開具行為難以得到有效控制。與傳統紙質發票相比，電子發票形式更加便利環保，但與此同時也由于電子發票的應用仍然處于初級階段，因此缺乏有效監管，發票打印環節存在一定疏漏，可能會存在私自篡改發票信息、多次報銷復印發票的情況，嚴重威脅企業資產安全。此外，在財務部分實際進行發票核對的過程中，通常需要輸入一系列的基本信息才可對相關發票進行查詢。在企業運行過程中，其發票數量相對較多，財務人員若對發票進行一一查驗，則會浪費大量時間，降低整體的報銷效率，為財務人員帶來較大的困擾，增加電子發票報銷難度。若無相關系統的支持，在發票信息篩查過程中，經常會出現各種紕漏，影響信息的準確性以及真實性。

四、解決電子發票財務報銷的具體措施

通過上文的分析能夠看出，雖然電子發票具有較傳統發票更為理想的便捷性，但也有較為明顯的不足存在，具體表現為報銷效率低、重復報銷情況時有發生，要想使電子發票的價值得到最大化實現，關鍵是要有效規避其在財務報銷方面所存在問題，在開展相關工作時，企業可采取以下做法。

1.加強電子發票管理

在電子發票財務報銷過程中，財務人員應當對可能產生的問題進行詳細分析，了解出現問題的主要原因，由此制定相應的解決對策，確保財務報銷工作的正常開展，提高財務報銷效率，促使電子發票得到廣泛運用。在應用電子發票進行財務報銷的過程中，主要問題之一是電子發票管理，發票的管理直接影響著員工報銷以及企業資產，因此加強電子發票管理是十分有必要的。此外，由于電子發票其本身的特殊性，因此電子發票的報銷管理，與紙質發票管理之間存在一定差異，為保障財務報銷核算的準確性，就需要采取相應措施，進一步加強對于電子發票的管理。電子發票財務報銷過程中，涉及的主要人員包括報銷人員以及財務管理人員，因此其發票管理也應從這兩個方面展開。具體措施如下：其一，在信息登記過程中，報銷人員須對報銷的日期、開票日期以及活動內容等，嚴格按照相關報銷規范進行詳細填寫，要求電子發票報銷的人員對發票進行查驗，并填寫查驗后相關信息，財務人員對發票信息進行統一核查，確保電子發票的期限在規定時間范圍內。其二。在發票檢查過程中，財務人員可在臺賬中設置相應的公式，有助于報銷人員在錄入基本信息后，直接了解發票日期是否合規，充分提高管理效率。

2.核對票據業務日期

開票日期與業務發生日期不匹配是財務報銷過程中的常見問題，與紙質發票相比，電子發票報銷模式下，這種問題相對更為嚴重，由于整個流程均為線上操作。因此，財務管理人員在進行發票審核的過程中，工作任務繁重，需要審核的表單較多，在進行發票審核的過程中，大多更加關注發票的費用，而忽視發票日期的核對，因此票據業務日期和開票日期不一致的情況可能相對更多。對此，財務人員需進行合理探究，并采取相適宜的解決方案，同時對票據業務日期進行詳細核對，保證日期的一致性，避免發生重復報銷現象。在相關制度制定過程中，企業可為員工預留一定的時間，提示員工在規定的時間內開具發票。員工在電子發票開具過程中，應當嚴格按照業務發生日期進行開具，若超過規定時間，則無法為其進行報銷，財務通過制定相應規定，可有效避免日期不對等情況發生。在制度推行過程中，讓員工增強開票意識，規范開票行為，從而提高電子發票的財務報銷效率，保證發票的準確性以及可靠性，促使電子發票得到良好使用，為財務人員節省較多的工作量，推動財務報銷工作的有序開展。

3.強化報銷票據審核

在電子發票財務報銷過程中，應經過多方審核，才可為相關人員進行報銷，避免出現以公謀私的現象發生，防止造成嚴重經濟損失。為此，企業應當強化財務部門的報銷票據審核，規避一系列財務風險。在實際報銷時，報銷人員所在的部門管理人員對電子發票進行審核，確保其信息準確無誤后上交到財務部門，財務人員還應當積極與各個部門保持密切溝通，掌握相關活動的主要內容，并對報銷人員的行程單進行充分了解，有助于票據信息的真實性進行核對，并且，財務人員還需對報銷人員票據是否用于公務進行調查，掌握發票開具的具體內容，了解其主要用途，從而保證報銷憑證的準確性，為其提供報銷服務，可有效提高整體的審查力度，確保財務工作的嚴謹性，有助于實現財務報銷的總體目標。

4.打造統一監管平臺

要想使電子發票得到大力推廣，關鍵是要對相關使用制度和監管機制進行建立，雖然諸多企業均已推出了相應的服務平臺，但現有平臺在唯一性、權威性方面的表現仍無法達到預期，只有打造統一的監管平臺，才能杜絕釣魚網站的存在。該平臺應具備以下功能：一是根據所登記工商和稅務信息，納入在冊企業，同時利用不同代碼對企業進行標注。二是可直接查詢、開具或打印電子發票，只需輸入對應代碼，便可識別企業并生成相應發票代碼，確保經辦人能夠憑借該代碼對電子發票進行打印。將打印發票的工作交由財務人員負責，既能夠杜絕發票被人為修改，又可以保證發票真實，有效防止了發票信息被篡改的情況，同時還能夠在減少電子發票打印量的基礎上，避免了多次報銷復印發票的情況出現。三是該平臺的服務對象覆蓋各個領域，包括但不限于工商及稅務部門，接收方，開票方，審計事務所，基于該平臺所開展監督工作，通常可為信息安全提供有力保障。

此外，在電子發票財務報銷過程中，企業應當積極構建報銷管理系統，加強對報銷管理系統的應用，促使財務人員可在多終端下進行使用，有效減少財務人員自身的失誤，避免出現發票信息記錄錯誤的情況，充分提高電子發票錄入的準確率，提高電子發票的使用效率。在內控視角下，針對存在不足之處進行適當調整，在審核過程中，若未能發現重復發票，則財務人員可直接將電子發票進行入庫處理，有助于提高財務人員的報銷效率，展現出報銷管理系統的實際優勢，以保證財務報銷工作的順利開展。

五、結語

總而言之，在內控視角下電子發票財務報銷工作是企業運行中的重要工作內容之一，也是財務部門的主要內容，在電子發票報銷過程中存在著相應的問題，導致電子發票在應用過程中出現較大阻礙。因此，企業財務人員應不斷對相關問題進行探究，針對有關問題提出合理的處理措施，逐漸加強對電子發票的審核，并構建完整的報銷系統，對報銷工作進行全面改進以及優化，以突出電子發票的優勢，推進財務報銷工作逐漸向信息化時代發展。