財務共享服務在物業公司中的應用

邵斌／文

財務共享服務是一種現代化的財務管理模式，構建財務共享服務中心可以大大提升企業的管理控制能力。這是因為財務共享服務主要是借助信息技術，并通過專業化分工，對會計核算中價值較低的工作進行集中處理，這樣可以幫助企業有效縮減運營管理成本，提升經營管理效率。正因如此，財務共享服務被眾多集團企業所重視，并得到廣泛應用。但目前來看，我國集團企業對財務共享服務中心的應用尚不成熟，還有很多地方需要優化處理。基于此，文章以物業公司為例，分析財務共享服務在物業公司中的應用，以供參考。

財務共享服務在物業公司中的應用意義

提升財務管理效率，降低風險發生概率

在傳統財務管理模式下，內部監督管理工作更加偏向于事后管理，在財務風險發生后才采取措施加以管控。而財務共享服務的應用可以幫助物業公司以更加便捷、快速的方式獲取財務數據并對其進行分析，及時辨別其中存在的風險，將風險給企業帶來的不利影響降到最低。財務共享服務有專業、統一的流程，通過標準化會計核算來生產財務報表數據，能使各部門隨時獲取完整、準確的數據信息，方便判斷當前的經營狀況，也可以為事前、事中的內部監督管理提供高質量的數據支持，確保企業更有能力應對風險。

此外，財務共享服務中智能技術的應用可以省去一些簡單的人工操作環節，這樣可以有效避免因人工操作造成的失誤。企業財務人員也能夠隨時隨地獲取集團企業當前經營數據，省去多余的溝通、信息傳遞等環節，避免由于信息傳遞錯誤而引發的財務風險問題，并提升企業財務管理效率。

強化運營成本控制效果

物業公司作為勞動密集型企業，人力成本在其經營成本中占很大比重。因此，借助現代信息技術手段來優化一些重復、機械化的工作，以減少人力成本，成為物業公司擴大盈利空間的重要途徑。對于物業集團企業而言，子公司分布在各個地區，這使得其財務管理工作過于分散，不利于縮減企業運營成本。同時，分散的財務管理模式還存在一個非常突出的問題，即各子公司采用的會計核算標準不一致、數據口徑各異，這給集團匯總財務數據增加了難度。引入財務共享服務可以對企業資源進行有效整合，實現會計核算的統一化和標準化，優化調整財務流程，強化企業運營成本控制效果。

財務共享服務在物業公司中的應用現狀

對財務共享服務缺乏全面的認識，阻礙共享服務中心建設

一直以來，物業公司在經營發展中都秉承傳統的管理理念來開展各項管理工作，企業管理者的管理重心更加偏向于經營業務，財務管理工作沒有得到應有的重視。部分物業公司管理人員不了解或沒有全面認識財務共享服務，只知道建立財務共享服務中心可以幫助企業提升管理效率和效果，所以急于引入和建設，但財務共享服務應用效果并不理想，財務共享服務中心所反饋的信息的真實性和完整性也難以得到保證。

企業管理者在面對這些質量不高的信息時，很有可能出現盲目精簡人力資源的情況，而沒有意識到財務共享服務中心建設初期對人力資源的需求非常大。如果只是盲目精簡財務人員，就會導致財務共享服務中心建設效果不理想。此外，還有部分物業公司管理人員不重視財務共享服務中心建設，認為只需要財務部門工作人員引起重視就行，這種片面的認識會影響財務共享服務中心的建設進程，導致財務共享服務難以發揮對物業公司的作用。

財務共享服務的應用缺乏復合型財務人才的支持

財務共享服務中心將企業管理、財務管理進行整合，是一個集合軟件、信息化技術、智能技術和互聯網技術的現代科技產物。當前，不少物業公司財務部門工作人員在開展財務工作時，運用的是軟件公司所開發的財務處理軟件，以模仿人工做賬的方式實施會計處理，財務人員所掌握的技能比較有限，對財務管理和企業管理有關內容的了解并不多，尤其是對信息化技術的應用和軟件開發等方面的技能掌握得更少。物業公司現有的財務人員難以為財務共享服務中心的建設提供支持和幫助，其更需要的是掌握良好信息技術和軟件開發技能，并對財務管理與企業管理工作有一定了解的復合型財務人才。但物業公司的復合型財務人才匱乏，專業人才引進又會增加企業成本，因此復合型財務人才稀缺問題成為物業公司財務共享服務建設需要重點關注和解決的問題。

財務共享服務業務流程須優化調整

不少大型物業集團企業財務共享服務建設思路和設想存在偏差。例如，企業原有的報表系統中引入了第三方企業開發的EHR（電子人力資源管理）系統、費控系統以及預算系統，但引入后并沒有考慮到這些系統數據庫之間的銜接性，導致一些關鍵字段的關聯性不足，甚至一些非常基本的項目編碼和名稱都無法做到關聯和準確識別；抑或是企業的系統和系統之間數據的關聯性沒有得到很好的解決，在設置基礎信息數據庫時，也沒有做好充分的調查準備工作。

例如，某個物業項目在企業的子公司完成前期介入，在項目交付后，依照相關協議在企業分公司運營。企業對收費系統進行了多次初始化處理，但系統只能提供基礎的收費和錄入功能，再加上硬件設施或網絡的限制，收費活動無法在現場及時完成，當數據單發送至NC 財務報表系統后，很多報表無法顯示收費率，NC 系統對賬功能也沒有及時顯示。這些問題的存在導致財務共享服務中心的工作人員無法完成最基礎的工作，挫傷了財務人員應用財務共享服務的積極性和信心。出現這些問題的原因還在于物業公司在設計財務共享服務業務流程時，沒有做好充分的調查準備工作，而是按照少部分人的思維來設計業務流程，導致業務流程和實際需求存在較大偏差，財務共享服務的作用被限制，很容易引發財務風險問題。

財務共享信息安全隱患較為突出

通過引入財務共享服務模式，企業可以借助信息化技術對分散的同類業務進行集中處理，有效提升財務工作效率。并且，在財務共享服務模式下，所有財務信息都可以借助網絡系統完成共享，以便財務信息使用者隨時隨地查詢信息內容，提升信息流轉效率。然而，財務共享服務模式在為信息傳輸共享提供便利的同時，也帶來了一些信息安全問題。由于財務共享服務依賴于互聯網技術，因此在使用過程中需要考慮網絡信息安全問題。因為企業財務信息會上傳并保存在云平臺，所以財務共享服務中心才能通過網絡傳輸共享信息，但系統平臺很容易被病毒或黑客攻擊，進而造成企業信息泄露，一旦被競爭對手竊取，就會給企業帶來巨大的經濟損失，阻礙企業的發展。

此外，不少物業公司發展規模有限，而財務共享服務建設需要投入大量的資金，這給企業的經營帶來了一定的資金壓力。為了減少建設成本，一些企業并不會自主開發和維護所有信息系統，而如果第三方軟件的安全性不強，就會帶來嚴重的信息安全問題。除了這些外部因素所引發的信息安全問題外，物業公司還要考慮由內部因素引發的信息安全問題，如果缺少對財務共享服務中心工作人員的監督管理，也可能引發信息泄露等舞弊風險，進而給企業發展帶來嚴重影響。

尚未構建完善的財務共享服務人員考核與晉升機制

財務共享服務中心可以幫助物業公司縮減人力成本，所以很多物業公司在完成財務共享服務中心建設工作后，會精簡現有的財務人員，并對其進行分流。其中，有一部分財務人員依舊在原位開展本職工作，還有一部分人員被安排在財務共享服務中心工作。不同的是，被安排在財務共享服務中心的財務人員雖然工作內容更加精簡、標準，但工作內容也更加單一，他們每天都要面對機械化的賬務處理和報表編制工作，長期處于這種工作模式下，財務人員很容易出現消極情緒，甚至認為自己的工作沒有發展前途，最終選擇離職，導致企業人才流失。人才流失不僅僅會使企業面臨用人緊張的問題，還會影響到其他在職財務人員的心態，甚至一些跳槽離職的財務人員會給企業形象和聲譽帶來嚴重影響。為解決這一問題，物業公司要構建科學的考核和評價機制，以調動財務共享服務中心工作人員的積極性。但目前看來，大多數物業公司還沒有構建起完善的財務共享服務人員考核與晉升機制，無法調動財務人員的工作積極性，也不利于激發員工的創造性。

財務共享服務在物業公司中的應用建議

轉變認識，提高重視度

要想強化財務共享服務模式在物業公司的應用效果，首先要做的就是轉變物業公司對財務共享服務的認識，并提高重視程度，具體應從以下兩個方面著手。

第一，管理者方面。物業公司的管理人員應當明確財務共享服務中心建設的定位，并結合實際制定建設目標，將財務共享服務模式作為實現企業發展戰略、提升業務管理成效的一個重要工具。在建設前，要對財務共享服務中心建設進行全面、合理的評估，了解在建設過程中可能面臨的難題，并做好成本投入規劃。此外，要將財務共享服務中心建設作為一項長期、系統的工作，并確保財務共享服務中心建設和企業經營發展保持統一步伐，這樣才可以強化建設效果。

第二，一線操作人員方面。物業公司財務共享服務中心一線操作人員對財務共享服務的認識和了解會直接影響該系統的最終應用成效。為此，物業公司要確保一線操作人員熟知財務共享服務業務的操作方式和流程，并及時收集一線操作人員的反饋和建議，完善財務共享服務中心，以更好地發揮財務共享服務對物業公司的作用。

注重復合型財務共享服務人才培養

和傳統企業使用的財務系統有所不同，財務共享服務引入了多種技術，操作更具復雜性和綜合性，實施難度要比傳統財務系統更大，因此對財務人員的要求也更高。對于物業公司而言，復合型財務人才和財務共享服務中心搭配起來才能產生“1+1>2”的效果。這里所說的復合型人才，并不是指有良好的財務專業素養并熟悉公司業務的財務人才，而是指在此基礎上對財務共享和信息化技術的應用有所了解的復合型財務人才。當前，物業公司主要通過引入人才的方式來解決復合型財務人才缺失的問題，雖然可以快速壯大財務共享服務人才隊伍，但招聘成本較高，所面臨的風險也更大。因此，物業公司應當注重對內部復合型財務共享服務人才的培養，內部財務人員不僅對業務非常熟悉，可以很好地節約培養新的人才所花費的時間成本和薪酬成本，而且以這種方式培養出來的復合型財務人才對企業的忠誠度更高。物業公司應當將目光放到在職財務人員身上，制訂科學、系統的財務人員培訓方案，以更低成本、更加快捷、安全的方式解決復合型財務人才缺失的問題。

優化財務共享服務流程，提升流程的標準化

在建設財務共享服務中心之前，物業公司要做好充分的準備工作，聯合有關部門對自身所涉及的業務展開研究和探討，統一業務處理與管理方式，并制定完善的制度，以確保財務共享服務業務流程設計工作順利推進。同時，要梳理所有業務流程，優化精簡業務流程中重復或簡單的部分，以此不斷提升財務共享服務業務的規范化與標準化，保障企業的業財融合效率。為實現不同系統、各層級以及不同區域之間的信息數據共享，增強系統之間的關聯性，可以構建統一的數據編碼體系，解決基礎操作問題。此外，物業公司還要考慮到不同系統、不同板塊表格模板不統一的問題，通過對各個表格模板實施標準化設計，為后續智能化財務信息處理奠定基礎。

加強信息安全建設，保障財務信息數據的安全性

互聯網時代，物業公司應當在建設財務共享服務中心的過程中，加強信息安全建設，保障財務信息數據的安全性，防止信息泄露所引發的安全問題。為此，物業公司可以安裝專業的殺毒軟件、限制系統使用權限并做好加密處理，對每一個使用系統的用戶進行身份驗證。這樣可以避免系統遭受病毒和黑客的攻擊，減少內部信息泄露風險。

構建科學的考評與晉升機制

受到財務共享服務中心業務特點的影響，單一重復的業務操作很容易使員工產生枯燥和厭倦心理，進而打擊員工的工作熱情和積極性。為解決這一問題，物業公司可以結合財務共享服務模式構建科學的考評與晉升機制來激勵員工。例如，財務共享服務中心工作人員在完成基本的業務之后，每新接管一個財務賬套，可以增加相應的考評分數，或給予一定的薪資獎勵。

當今社會在不斷發展和進步，物業公司應當緊跟時代發展步伐，通過引入財務共享服務模式來提升自身管理水平，推動財務管理工作的精細化開展。但需要注意的是，財務共享服務模式作為一種現代化財務管理模式，企業在引入時要結合自身情況對其不斷進行優化和完善，這樣才可以更好地發揮其作用，推動自身實現更好的發展。