企業物資供應采購中的風險管理與控制策略研究

■劉艷梅 開灤（集團）有限責任公司物資分公司

良好的物資供應是企業存續和發展的關鍵所在，而其又依賴于采購這一重要的供應鏈管理過程。物資供應采購對市場、政策、需求等多元因素較為敏感，天然存在各種內部和外部風險，如采購目標模糊、內部監督機制失效、計劃性不足、供應商管控不力以及不可抗力等因素。這些風險可能導致采購目標難以實現、供應鏈中斷、質量問題以及成本增加等不利影響。因此，加強物資供應采購中的風險管理與控制至關重要。

一、物資供應采購中風險管理與控制的概念

1. 物資供應采購的定義和影響因素

物資供應采購是企業為滿足生產、運營或項目需求而從外部采購所需物資的過程，涉及選擇供應商、談判合同、購買物資以及管理供應鏈等環節。物資供應采購的成效受多種因素的影響，其中內部因素主要包括采購需求和計劃、組織結構、采購預算和資源限制，以及內部控制機制等，而外部因素則通常涵蓋市場供需變動、政策法規和行業環境、以及自然災害和不可抗力因素等。內外部因素都將影響到物資供應采購目標的實現，帶來不確定性和風險，關系企業正常生產運營和長效發展目標的實現。

2. 物資供應采購中風險管理與控制的定義和基本原則

物資供應采購中的風險管理與控制是指企業在物資供應采購活動中，通過識別、評估、規避、轉移和管理風險，最小化風險對采購活動的不利影響，起到確保物資供應采購順利實施、保障企業正常運行的關鍵作用。落實物資供應采購的風險管理與控制，既需要遵循系統性原則，建立成體系的機制以確保對風險隱患排查到位、處置及時，也需要重視動態管理原則，實現持續而全面的風險評估，以盡可能提前識別和科學預測潛在風險、及時采取應對措施，以充分降低損失、提高風險管理與控制效果。

二、物資供應采購中的主要內部風險

1. 采購目標模糊削弱采購針對性

對企業而言，物資供應采購往往涉及相當體量的現金流調動和一定的采購周期，并關系到企業能否及時獲取正常運行所需的資源。在目前市場大背景下，企業之間的競爭更加激烈，而作為企業正常運行必不可少的物資供應直接決定了其能否在激烈競爭中站穩腳跟。一旦物資供應采購出現異常，不僅可能影響企業運行，更可能因此增加其所占據的現金流，進而令企業在市場競爭中處于劣勢。故而，物資供應采購流程所提供的容錯率較低，更要求企業通過明確的采購目標確保物資供應采購的精確性和及時性。

在實際中，企業內部可能由于采購團隊開始采購之前對所需物資的規格、數量、質量標準等指標了解不充分、對不同部門間的需求協調不充分等原因，令采購計劃與實際需求產生偏離，導致采購活動缺乏明確的方向和目標。這可能導致所采購的物資存在質量不符、類別錯誤等無法充分匹配實際需要的情況，削弱采購的針對性和效果，而必須通過支付額外的成本調換甚至重新采購，造成時間成本、經濟成本等方面不必要的損失。另外，這也將引起供應商選擇不當、成本控制偏離實際等情況，不僅不利于企業在物資供應市場上建立良好形象、與供應商維持良性關系，也不利于對物資供應采購過程進行精準績效評估，使采購活動的效果無法準確衡量和改進。

2. 內部監督機制失效產生隱患

企業內部對物資供應采購過程的監督機制不到位，工作流程有失規范，缺乏成體系的管理制度和有力執行等現象，將導致一系列風險和不當行為的產生，不僅影響企業的運行效能，更不利于其通過高效運用資源實現長遠發展。從合規性監督角度來說，缺乏有效的內部合規控制和監督機制可能導致采購活動中的不合規問題，如違反法律法規、違背道德準則、不當競爭等，進而帶來法律風險和聲譽損失。例如，采購決策和行為沒有規范的授權與審批程序，可能導致采購人員的行為脫離掌控，進而增加內定供應商、操縱采購過程等貪污腐敗和權力尋租情況。另外，內部監督機制的失效，也將加大物資供應采購過程中產生未經授權的信息披露、數據篡改等信息泄露和數據安全問題的發生概率，為企業帶來經濟、商業口碑等多方面的損失和不良影響。

3. 對于物資采購的計劃性不足加大風控難度

盡管企業的物資供應采購具有一定的動態性，但依然需要通過合理規劃和計劃進行控制，以避免采購計劃調整產生的供應鏈管理和庫存控制風險。基于過往經驗以及當前企業實際運行情況，在理論上可以實現對物資供應采購需求的科學預估，作為企業物資供應采購的決策依據。當前，企業相對忽視對物資采購的計劃性與前瞻性問題依然凸顯，導致在制定物資需求的評估規劃上缺乏準確性和穩定性，既不能準確貼合物資采購計劃與實際需求，同時也沒有建立有效的采購計劃變更適應機制，導致企業物資供應采購計劃頻繁變更、擴大，因此造成的不必要損失，引起了更多工作時限與風控流程的矛盾，為有效落實風險控制提高了難度。具體來說，一方面采購預算等的制定不科學，與實際情況產生偏離，且未進行及時修正，導致在采購活動落實過程中引發資金短缺、無法滿足采購需求的情況，使風險隱患增加。另一方面由于采購計劃的不確定性增大了項目管理失效和執行不及時的可能性，使物資采購產生時間延期、體量或規格誤差等情況，不利于采購目標的實現。

4. 管理手段和專業素養不高失去有效監管

在管理手段方面，缺乏有效的采購流程和制度等基礎和依托，增加了采購決策和過程管理的隨意性，科學依據和數據支持不足，更容易產生不合理的采購決策，同時對采購過程中的內部監督機制不夠健全、審計等手段運用不到位，難以及時發現和糾正采購過程中的問題和違規行為，導致風險隱患醞釀，擴大可能產生的影響和損失。而負責物資供應采購的部門工作隊伍對風險管理和控制的重要性認識尚不深刻，時常出現負責物資供應采購的工作隊伍尚未熟練掌握企業運行和物資流轉的各個環節、其余公司部門不了解物資供應采購的流程的情況，使二者之間產生明顯脫節，加劇了因專業素養和技能不夠扎實導致的企業協調配合效能降低現象，以及對潛在風險點的理解和把握不到位問題，令監管流于表面、風險隱患存在漏控可能。

三、物資供應采購中的主要外部風險

1. 供應商管控不力

對物資供應方的資格審核和現狀關注不足，沒有及時掌握和更新其具體情報，也缺乏供應方管控和儲備意識，在遇到因不同因素導致的供應商無法提供物資情況下，需付出更多成本實現物資供應采購目標，甚至無法及時獲得所需物資。比如，對供應商的合同履行能力評估不到位，導致錯誤估計供應商能力，從而增加供應鏈不穩定性，在供應商的能力無法滿足采購需求時無法有效應對物資供應不足、交貨延誤等問題，不利于企業運行和發展。另外，對供應商了解的同時，也決定著采購方與供應商之間的信息對稱性，缺乏對供應商的了解，將無法識別出其中信用或者能力方面劣勢的供應商，更容易造成企業難以應對因此帶來的供應商如以次充好、合同條款陷阱等以利益為導向的不當行為，以及降低對供應商的管控質量，進而因管控不力使其供應物資的效率和質量下降，影響企業的正常生產經營活動。

2. 市場環境波動不敏感

對物資所處市場環境供需關系和政策影響等情況沒有實時掌握，從而在制訂采購計劃和執行時產生供需雙方間的信息不對稱，導致在供應鏈維護和物資采購價格談判、合同簽訂等環節更難以達到符合企業利益的最優解，限制企業發展目標的有效實現。這一角度包括對市場供需條件和價格變動的波動導致的物資供應采購難度與成本變化，以及有關政策法規出臺所帶來的影響、市場發展趨勢等多元因素的考量。

3. 不可抗力導致的風險

企業物資供應采購過程中的風險管理與控制，還存在不可抗力影響，即使通常因為不可抗力客觀存在而導致的風險一般為小概率事件，但在特定條件下依然可能對企業的物資供應采購造成沖擊，進而影響企業的存續和發展。常見的不可抗力包括如地震、洪水、臺風等可能導致供應鏈中斷、設備損壞或物資運輸受阻的自然災害，或對身處國外、政治不穩定條件下的政府變革、社會動蕩等情況，又或者是全球性的金融危機、通貨膨脹等金融波動導致供應商失靈、物價波動或物資供應緊張等情況，從而為企業物資供應采購除常規風險管理和控制能力外的抵御風險能力提出了要求。

四、物資供應采購中加強風險管理與控制的措施

1. 完善組織架構和制度體系

為企業的物資供應采購建立專門負責風險管理與控制的工作團隊，負責制定和實施風險管理策略、制度和流程。在此基礎上，推進基于企業生產運營實際的流程梳理和明確的風險管理與控制方案，對風險識別、評估、監控和應對等各個環節的具體步驟和工作責任進行細化明確，形成完整的風險管理與控制制度框架，基于細分的職責職能與標準化操作過程進一步提高物資供應采購流程的規范性。同步構建和完善系統化的風險信息收集和監控系統與內部控制機制，既確保工作團隊能及時獲取和分析與物資供應采購相關的風險信息，也通過落實審計制度、風險控制指標體系和全過程監督，保障風險管理與控制措施得以有效實施。另外，還需要建立物資供應采購的模擬演練與評估機制，將負責物資自采購到使用全過程所涉及的部門和人員納入演練與評估隊伍，實操物資供應采購過程，并針對其中的潛在風險點、可優化提升環節進行識別，通過定期排查和演練實現物資供應采購的持續優化以及風險預估，便于及時采取措施、提前制定風險處置預案做出針對性的預防。

2. 制訂動態采購計劃和全過程管理制度

實現物資供應采購全過程管理，對物資供應采購的各個環節進行管理和控制。在采購計劃制訂前充分考慮其動態性，根據實際需求和市場情況以及可能的風險與變動及時進行調整和優化，確保采購計劃與風險管理策略相協調。采購計劃的制訂過程中，統籌考慮內外部風險點和體現形式，通過設置備用方案、科學預測等方式，實現對潛在風險的有效應對。在物資供應采購落實過程中，充分探索供應鏈可視化和實時追蹤，掌握物資的流向和供應鏈節點，及時發現和解決潛在的風險和問題，確保供應鏈的穩定和可控性。在物資采購和收取時圍繞質量控制設置科學的指標體系與檢測方式，確保物資符合質量要求和采購目標，減少質量風險發生的概率。另外，圍繞不可抗力和監管失效等突發情況，合理制定風險溢價策略，并適當預留物資作為備貨和緩沖，以應對物資供應采購中的不確定性。

3. 加強供應商管控與審核

建立完善供應商資質評估和綜合篩選機制，立足企業實際需求對潛在的供應商進行全面評估和建檔入庫，掌握并及時更新其財務狀況、生產能力、產品質量、產品價格和交付時效等多元指標，確定主要供應商和備選供應商，以此預留風險應對空間。引入專業技術支持隊伍、物資利用部門、采購責任部門等多元主體參與招投標和合同簽訂，提高物資供應采購的專業性，并預先設置違約條款等指向供應商的約束機制，確保供應商履行合同義務，減少合同風險和糾紛的發生。依托物資供應采購的階段性節點，就工作成效開展績效評估和供應商審計，將結果運用至流程優化和與供應商共同改進之中，進一步加固雙方合作的穩定性，減少風險發生的可能。

4. 構建信息化平臺優化管理手段

探索建立集中統一的物資供應采購信息化平臺，用于整合和管理與物資供應采購相關的數據和信息，以及供應商數據庫、采購計劃與執行成效、風險管理系統等內容，促進實現實時信息共享和數據交互，加強信息化平臺的數據安全與保護措施以確保信息安全。同時，有機結合技術手段和風險管理與控制，例如探索物聯網、人工智能和大數據技術在物資供應采購之中的應用，嵌入例如物資調度、質量檢測、數據預測等環節之中，充分提高供應鏈各個環節的風險監控、數據分析和預警等領域的自動化智能化程度，減少誤判可能并提高工作效率，縮減重要數據和關鍵信息獲取和對風險隱患做出響應的耗時，提高風險管理與控制決策的有效性。

5. 加強專業隊伍建設

為風險管理和控制團隊提供專業知識和技能的培訓與補強，促進其充分提升對企業物資供應采購全流程和生產經營實際的了解與掌握，并通過促進多部門協同合作進一步拓展風控團隊的知識面，提高其對市場波動、政策法規等外部因素和內部控制等情況的敏銳度。根據企業實際需求，適當引入第三方團隊或招聘具有相應領域工作經驗和技能基礎的工作人員，作為提高團隊專業性的節點。同時，將風險管理和控制相關的教育培訓范圍拓展至企業全體職工，以塑造其風險管理與控制的正確意識和認知，形成良好的風控氛圍。結合差異化、階梯性激勵機制設置，充分激發企業上下重視風險管理與控制、積極提升專業技能、執行相應決策的積極性與主動性，實現物資供應采購中風險管理與控制成效的長期提升。

四、結論與展望

物資供應采購領域的風險管理與控制不僅面臨一系列挑戰，同樣隨著工作理念與技術手段的革新和普及而迎來機遇，通過有效風險管理與控制提高物資供應采購的穩定性與綜合效益，有助于企業更高效地運用自身資源，從而在市場競爭中獲取并積累優勢，有效抵御內外部的風險，實現自我優化，從而達成企業的經營發展目標。為此，需要業界對該領域的工作提起高度重視，實現長效探索和資源傾斜，圍繞供需雙方更好協作等方面做出持續努力。