高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型探析

●葉碧紅

一、前言

會(huì)計(jì)信息伴隨著高校的運(yùn)行管理過程，主要從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中產(chǎn)生，而會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)信息的總和。從高校的會(huì)計(jì)檔案中了解到高校的經(jīng)濟(jì)行為和類型，是對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄。通常情況下，資料查找、審計(jì)以及監(jiān)督檢查時(shí)會(huì)用到高校會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)有大量的會(huì)計(jì)信息與數(shù)據(jù)價(jià)值有待深入發(fā)掘。

我國高校承擔(dān)著培育社會(huì)主義接班人的重任，隨著國家對(duì)教育重視度的不斷提升，高校也處于快速發(fā)展中，涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)量增多，覆蓋范圍也更廣，產(chǎn)生了大量的會(huì)計(jì)信息，這就意味著會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存需要更大的空間，且為了加強(qiáng)對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督管理，規(guī)范經(jīng)費(fèi)的使用情況，審計(jì)工作的頻率也越來越高，經(jīng)常會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查詢。財(cái)務(wù)工作任務(wù)日益復(fù)雜繁重，財(cái)務(wù)信息化是必要的選擇。經(jīng)過多年信息化的倡導(dǎo)，財(cái)務(wù)學(xué)生收費(fèi)、財(cái)務(wù)賬務(wù)處理、日常的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、工資查詢等都可以通過信息化軟件實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)雖然有所提高，但還不夠深入。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在諸多不足，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求：紙質(zhì)檔案翻閱檢索不便，查詢相關(guān)信息時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力；紙質(zhì)檔案保存不便，時(shí)間一長，紙質(zhì)檔案難免會(huì)出現(xiàn)泛黃、缺失或者字跡模糊等現(xiàn)象；紙質(zhì)檔案管理和維護(hù)需付出更多成本和時(shí)間。

通過上述分析可知，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案使用過程中有很多弊端，容易拉低工作效率，給工作帶來不便。參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》可知，電子檔案是未來會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平有促進(jìn)作用，同時(shí)也將提高財(cái)務(wù)人員的工作效率和查詢精細(xì)度。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性

（一）高校的特殊性質(zhì)使得高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展顯得尤為迫切

作為高校檔案的重要檔案管理的內(nèi)容之一，高校會(huì)計(jì)檔案具有特殊性，有別于機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會(huì)組織等其他性質(zhì)單位的會(huì)計(jì)檔案，其特殊和區(qū)別主要體現(xiàn)在：一是數(shù)量更大。龐大的學(xué)生群體、教師隊(duì)伍、行政管理人員，品類繁多的科研項(xiàng)目、教學(xué)設(shè)備、固定資產(chǎn)，催生了高頻率的財(cái)務(wù)行為和大數(shù)量的會(huì)計(jì)資料和檔案。二是類別更多。由于高校財(cái)務(wù)涉及人員眾多、內(nèi)容豐富，工資體系、教學(xué)體系、科研體系、學(xué)費(fèi)體系等財(cái)務(wù)類別設(shè)置全面，導(dǎo)致相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案類別也更為繁多。三是需求更多。歸檔的常規(guī)操作方式是按照財(cái)務(wù)憑證的時(shí)間順序進(jìn)行，而以某位教師的科研項(xiàng)目報(bào)銷情況、某位學(xué)生的獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放情況或某項(xiàng)設(shè)備的采購報(bào)銷情況為例，由于時(shí)間跨度長，原始憑證時(shí)間分布散，極易造成調(diào)閱的不便[1]。這些特點(diǎn)使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式耗時(shí)耗力、耗財(cái)耗材、效率低下的短板更加凸顯，尤其是當(dāng)下深入推進(jìn)反腐工作和巡視巡察工作背景下，作為明確和審核經(jīng)濟(jì)責(zé)任重要依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證檔案，更加頻繁被調(diào)取查閱，傳統(tǒng)管理模式難以為繼，迫切需要探索創(chuàng)新、進(jìn)行轉(zhuǎn)型。

（二）信息化管理模式為高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供了借鑒

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字產(chǎn)業(yè)化、產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進(jìn)程加速演變，促進(jìn)了許多行業(yè)的信息化革新，加上語音識(shí)別和OCR 等新興技術(shù)越來越先進(jìn)，電子銀行回單、電子結(jié)算單、單子發(fā)票等電子憑證也逐漸被各行各業(yè)認(rèn)可和使用[2]，高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)與應(yīng)用由此應(yīng)運(yùn)而生，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的采集、保存、檢索及管理指明了方向。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式相比，其優(yōu)點(diǎn)明顯：一是更加精確，二是更加高效，三是更加便捷。利用數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化模式，數(shù)據(jù)化保存、科學(xué)化分類歸檔后的會(huì)計(jì)檔案信息，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資料準(zhǔn)確、長久、完好保存，而且能夠有效降低管理人員工作量、減少檔案資料占地面積，同時(shí)還能滿足會(huì)計(jì)檔案管理效率性和及時(shí)性需求，實(shí)現(xiàn)檔案資料高效調(diào)用、智能搜索、精確查找、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

（三）及時(shí)修訂、出臺(tái)的法律和規(guī)范性文件為高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型提供了制度規(guī)范和前進(jìn)動(dòng)力

2016 年修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，本單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式儲(chǔ)存,同時(shí)明確了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案提出了對(duì)應(yīng)的管理需求。為適應(yīng)近年來電子商務(wù)、電子政務(wù)高速發(fā)展的需求，國家檔案局聯(lián)合財(cái)政部頒布《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)文），對(duì)各類電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷入賬歸檔做了進(jìn)一步明確[3]。2021 年1 月1 日起正式施行的《中華人民共和國檔案法》中有專門對(duì)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、方法等進(jìn)行說明的章節(jié)，闡述了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)和現(xiàn)實(shí)意義，強(qiáng)調(diào)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)國家號(hào)召，參與到檔案信息化建設(shè)過程中來，搭建高效、便捷的電子檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案信息化水平，順利實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，為日常工作提供便利。《檔案法》還專門對(duì)電子檔案的建立方法、流程等作了詳細(xì)明確的規(guī)定，建立健全規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理的同時(shí)，也極大推動(dòng)和促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)向前發(fā)展進(jìn)程。

三、高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型需要考慮的問題

（一）適應(yīng)性問題

雖然會(huì)計(jì)電子檔案政策已經(jīng)出臺(tái)，且教育、審計(jì)、巡視等部門也響應(yīng)國家號(hào)召，加強(qiáng)了對(duì)學(xué)校會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督管理，但因?yàn)槊總€(gè)部門的性質(zhì)和工作目標(biāo)不同，檢查的重點(diǎn)也存在區(qū)別。以巡視部門以及第三方審計(jì)等工作重點(diǎn)舉例，更側(cè)重于查詢紙質(zhì)檔案。會(huì)計(jì)人員日常習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式，而且這種傳統(tǒng)的模式在工作質(zhì)量上也還尚且能夠得到保證，不愿意主動(dòng)分析和接納新的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理手段。

（二）技術(shù)性問題

推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，首先需要具備相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備和熟悉操作的技術(shù)人員，這導(dǎo)致大多數(shù)單位的信息化轉(zhuǎn)型起步遲緩，無論學(xué)校管理人員的思想認(rèn)識(shí)上、人員配備上，還是資金支持、設(shè)備升級(jí)上重視、支持的力度都不夠，直接影響了信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)程。

（三）安全性問題

由于涉及到經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案安全、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確十分關(guān)鍵，所以，高校在推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，須重視安全性問題。自然屬性上的特性和差異，決定了信息化管理需要采取相應(yīng)的安全防范策略，紙質(zhì)檔案要考慮防潮、防火、防鼠咬蟲啃等問題。電子檔案則要在防止被黑客盜取、篡改、損毀等多方面多維度提前謀劃好，采取有效的防護(hù)措施，確保會(huì)計(jì)電子檔案信息安全。

會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)一旦上線，則需要專門的機(jī)房，機(jī)房環(huán)境物理改造；出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰或者黑客攻擊就很容易造成會(huì)計(jì)電子信息的泄露或丟失，這可能會(huì)對(duì)學(xué)校造成不可估量的損失；會(huì)計(jì)檔案管理人員也要有較強(qiáng)的安全意識(shí)，消除電子數(shù)據(jù)傳遞過程中的隱患。

（四）規(guī)范性問題

制度具有強(qiáng)制性和規(guī)范性，是促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的根本保證。科學(xué)統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有利于提高電子會(huì)計(jì)檔案的管理效率，充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的效用，以更好地滿足當(dāng)代社會(huì)的需求。目前，相關(guān)的國家法規(guī)和文件對(duì)會(huì)計(jì)檔案包括電子化會(huì)計(jì)檔案的保存及管理作出規(guī)范性要求，但作為一項(xiàng)探索性工作，高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的相關(guān)制度并不健全，難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作需求。

高校會(huì)計(jì)檔案主要是在財(cái)務(wù)部門保管，不少高校雖然也在積極提高會(huì)計(jì)檔案的電子化水平，但并沒有制定專門的檔案管理實(shí)施方案和制度，也沒有理清電子管理的權(quán)責(zé)關(guān)系，在一定程度上影響高校會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程。

四、推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的意見和建議

（一）加大資金投入

升級(jí)技術(shù)設(shè)備，為信息化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)支撐。習(xí)近平總書記在浙江工作期間到浙江省檔案館調(diào)研時(shí)曾指出：“要全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作，堅(jiān)持創(chuàng)新和實(shí)踐，將新興技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，提高檔案管理的效率和信息化水平。要將檔案電子化管理工作納入高校總目標(biāo)范圍內(nèi)，并制定科學(xué)合理的制度和實(shí)施辦法”。高校也應(yīng)當(dāng)在充分了解檔案信息化建設(shè)目標(biāo)辦法的基礎(chǔ)上堅(jiān)持創(chuàng)新，集思廣益，向其他單位和部門學(xué)習(xí)新的方法，并把會(huì)計(jì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展列入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃中，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一部署、一體推進(jìn)，設(shè)置專項(xiàng)資金，為會(huì)計(jì)檔案信息化轉(zhuǎn)型提供物質(zhì)支持，有條件購買所需設(shè)備，同時(shí)升級(jí)完善計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)、軟件應(yīng)用系統(tǒng)，為信息化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提升技能水平，為信息化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)強(qiáng)人才支持

毛澤東同志指出：“政治路線確定之后,干部就是決定的因素。”同樣的道理，高校會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型的方向性問題明確之后，起決定性因素的就是人。培養(yǎng)造就一批愛崗盡責(zé)、熟悉業(yè)務(wù)、技術(shù)扎實(shí)、作風(fēng)過硬的檔案管理人員，是信息化背景下做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要保障。有條件的高校應(yīng)在招聘、引進(jìn)等源頭環(huán)節(jié)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理信息化人才配備，同時(shí)應(yīng)當(dāng)著力培養(yǎng)交叉型復(fù)合型人才，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、檔案管理工作人員的培訓(xùn)，如通過組織參加數(shù)字化知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、財(cái)會(huì)法規(guī)、檔案管理、保密工作等外出培訓(xùn)、專項(xiàng)交流、業(yè)務(wù)進(jìn)修，促進(jìn)其樹立新理念、熟悉新設(shè)備、掌握新技術(shù)，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下高校會(huì)計(jì)檔案管理工作需要。

（三）完善安全措施，做好數(shù)據(jù)備份，為信息化轉(zhuǎn)型提供可靠安全保障

信息化檔案具有傳輸快、易保存和修改等特征，為避免信息化檔案被盜取、篡改甚至損毀電子數(shù)據(jù)庫等，須在數(shù)據(jù)保存上做好安全保障措施。一是，高校在信息化建設(shè)之前，必須充分做好風(fēng)險(xiǎn)防控，考慮設(shè)備基礎(chǔ)環(huán)境、身份認(rèn)證鑒權(quán)、權(quán)限管理體系、系統(tǒng)運(yùn)營維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境、存儲(chǔ)介質(zhì)保管等，提前規(guī)劃，完善設(shè)置，強(qiáng)化保障措施；二是，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件為信息化會(huì)計(jì)檔案開辟專門場(chǎng)所，并配備專人管理，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理人員與信息化會(huì)計(jì)檔案管理人員盡量不是同一個(gè)人，這樣可以有效降低會(huì)計(jì)檔案被更改或破壞的風(fēng)險(xiǎn)；三是，應(yīng)當(dāng)配套相應(yīng)的管理措施和制度規(guī)范，完善存儲(chǔ)、外借、保密等制度，同時(shí)注重提高管理人員保密意識(shí)；四是，應(yīng)當(dāng)做好數(shù)據(jù)備份及備份存儲(chǔ)介質(zhì)的保管工作，避免因人為和客觀原因引起的資料丟失和損壞。

（四）建立健全制度，確保依規(guī)履責(zé)，為信息化轉(zhuǎn)型提供有力制度保障

信息化轉(zhuǎn)型離不開制度的保駕護(hù)航，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)和文件，結(jié)合本單位實(shí)際，在程序規(guī)章制度、操作規(guī)范要求、評(píng)價(jià)鑒定體系、監(jiān)督約束機(jī)制等方面，建立起“全口徑、全覆蓋、全流程”的閉環(huán)式管理規(guī)范，促進(jìn)管理工作人員規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，做好會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。首先，應(yīng)當(dāng)建立起從收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定到銷毀的規(guī)章制度和操作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)全生命周期管理，確保各環(huán)節(jié)工作開展有章可循；其次，應(yīng)當(dāng)建立起會(huì)計(jì)檔案信息化評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，從基礎(chǔ)環(huán)境、數(shù)據(jù)環(huán)境、檔案管理約束條件、管理意識(shí)氛圍、管理效益反饋等方面，分析評(píng)價(jià)本單位信息化應(yīng)用狀況[4]，為進(jìn)一步深化轉(zhuǎn)型、改善管理提供參考；最后，可以探索建立財(cái)務(wù)、檔案、紀(jì)檢多部門聯(lián)合審查監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化工作情況進(jìn)行審查、評(píng)估、鑒定和監(jiān)督，有效促進(jìn)管理人員依規(guī)依章履職履責(zé)。

五、總結(jié)

提高高校會(huì)計(jì)檔案信息化水平，加快高校會(huì)計(jì)檔案信息化轉(zhuǎn)變速度，是高校現(xiàn)代化建設(shè)的主要目標(biāo)之一，也是我國信息化和會(huì)計(jì)檔案管理聯(lián)系越來越緊密的標(biāo)志。檔案信息化建設(shè)并非一蹴而就，在檔案信息化建設(shè)過程中仍存在很多困難，要堅(jiān)定信念，堅(jiān)持探索和實(shí)踐，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，尋找科學(xué)正確的方法，提出合理的電子檔案管理制度，提高高校會(huì)計(jì)檔案管理的信息化水平，為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。