我國獨立音樂院校校友信息管理的難點及思考

摘要：高校校友信息是高校校友工作開展的基礎保障，也是高校開展招生就業、教學改革、教學評估和人才培養等工作的數據支持。相較于綜合院校，我國獨立音樂院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長的路需要探索。星海音樂學院在國內獨立音樂院校中，其校友工作具有一定先進性和代表性，筆者梳理了在其校友信息管理工作中遇到的8個難點，如基礎信息不健全、缺乏統一標識、海量信息甄別合并和去冗、校友信息動態跟蹤滯后、校友信息搜集管理機制不完善、校友對信息安全存在焦慮、信息維護團隊的不固定、缺少專業匹配的校友信息管理系統等，對以上難點逐一分析總結，結合筆者6年來的調研實踐經驗，從搜集管理機制、觀念、開展載體、校友信息管理系統如何甄別采購4個方面提出了一些可行性建議和意見，希望能為同類音樂院校或者其他在信息管理過程中遇到同類問題的高校提供一些借鑒。

關鍵詞：校友信息；校友系統；音樂院校

引言

近年來，校友資源的開發逐漸成為我國高校建設和發展的重要一環。高校要更好地開發校友資源首先要有完善的校友信息作為支撐，而海量校友數據信息隨著校友社會履歷的更新、畢業生的增加等因素變化，其管理包括搜集、匹配、更新及高效使用既是一個繁復的工作，更是一個動態的過程。相較于大多數綜合院校，我國獨立音樂院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長的路需要探索。星海音樂學院在國內獨立音樂院校中，其校友工作具有一定的先進性和代表性，截至2023年7月，星海音樂學院校友（含附中、繼續教育、研究生部、國際學院）約合3.7萬人，自2017年建立校友數據庫以來，共計搜集有效數據2.4萬條。雖然現有有效數據量可觀，但在信息管理過程中，筆者與同事遇到了許多困難，下面將對此作歸納分析，并提出一些機制、觀念、載體、系統匹配等方面的新舉措希望供同類院校共同探討與借鑒。

一、校友信息管理的難點

（一）不健全的基礎校友信息

90年代前校友信息基本上是源于人工抄錄的畢業分配表、學籍卡或成績單，大部分存檔在檔案館、各院系等部門。由于音樂院校歸檔意識普遍較弱，學校歷經廣州音樂學校、廣州音樂專科學校、廣東藝術專科學校（與廣東舞蹈學校合并）、廣東人民藝術學院（與廣州美術學院合并）、廣州音樂專科學校、廣州音樂學院再到更名為星海音樂學院等7個不同的歷史時期，隨著學校校址的變遷、辦公場所的更換、院系的分立與合并，許多載有校友信息的檔案資料、花名冊等難免出現遺失、錯漏或者字跡模糊等情況。同時，受限于當時的通訊方式，部分校友在離開學校后或出國后非常容易與學校失去聯系，原始的校友信息的存儲、跟蹤和更新難度較大，為后續校友會工作人員開展校友身份比對、確認工作造成不少困難。

（二）缺乏統一且唯一對應的身份標識

無論是學校的教務系統還是人事系統，其管理的群體都是相對固定的，都具有系統性的、唯一的身份標識。例如，對學生而言，其對應的標識是學號；對教職工而言，其對應的標識則是工號。但校友信息管理系統所要管理的數據可能是以上系統的匯總[1]。由于同一個人可能具備多重身份，譬如一名在我校附中、本科乃至研究生就讀的學生，畢業后留校擔任專任教師或者行政職務，這種情況在星海音樂學院等許多獨立音樂院校都是非常常見的。通過調研，目前我國大部分獨立設置的音樂院校各系統并沒有完全實現智能化并網，因此，校友會工作人員從不同的系統中獲取到的數據必然會發現其中有大量的信息重復及信息差異。

（三）海量校友信息的甄別、合并和去冗

從不同渠道搜集到的校友信息其數據類型和結構存在多樣化，數據格式也未必一致，包含有效字段也不是固定的，而且許多信息還缺乏時效性。因此，同一位校友的信息通過多種渠道匯總到校友信息管理系統后，會存在重復收錄、新舊并列、錯誤信息繁多等情況，如何從海量的數據中甄別、提取、合并、去冗是一項頗為艱巨的任務。

（四）校友信息動態跟蹤存在滯后

大部分音樂院校的校友信息的跟蹤和更新仍然停留在校友會工作人員手動更新、被動更新階段[2]。一方面，校友群體龐大，且鑒于音樂院校同導師的校友間存在很強交流黏性，校友間的對接大多無需通過學校這一渠道。因此，學校可能無法準確、全面地掌握每位校友的信息；另一方面，缺乏完善的信息反饋渠道。校友們在其地域、履歷或者獲獎信息發生改變時并不會及時且主動地向學校反饋。即使通過校友信息管理系統、小程序、微信公眾號等多媒體傳播渠道，由于校友不同的年齡層次，以及其對電子產品的操作熟練度不同，校友的動態信息跟蹤、更新仍然存在滯后。

（五）校友信息搜集機制不完善

鑒于音樂藝術專業中拜師學藝的特殊模式和特點，在音樂院校中，專業導師和其指導的學生的關系尤為緊密，即使學生離開學校后，依舊會與其導師和同門師兄弟姐妹保持著良好而密切聯系，因此專業導師所掌握的校友信息動態往往是最新的、最全面的。但由于音樂院校普遍沒有健全和完善的校友信息搜集機制，大多數情況下，專業導師或者各個教學單位向學校校友會反饋、更新校友信息是缺乏主觀能動性的，這也導致了校友信息管理的低效率。

（六）校友對于信息采集安全的憂慮

由于工作人員變動、網絡惡意攻擊、移動儲存設備因不當操作而造成損壞或丟失等多種因素都有可能引發校友信息的誤刪、泄露和丟失，產生非常嚴重后果和損失。因此，沒有可控且透明的校友信息系管理制度在高科技飛速發展、信息安全事故頻發的時代下，校友們對于其個人信息的安全必然會產生許多擔憂和焦慮，從而增加了學校校友會工作人員開展校友數據信息的搜集、跟蹤和更新的工作難度。

（七）缺少固定的信息維護團隊

隨著科學技術發展以及學校對校友數據的愈發重視，部分學校開始建有自己的校友數據庫，但是受學校部門結構設置、管理人員專業方向以及人員編制等限制，相較于有自己的信息學院、計算機工程學院的綜合院校來說，大多數音樂院校的校友會基本缺少固定的、專門的信息更新維護團隊，導致數據更新緩慢、即時性差。

（八）采用了不匹配、不專業的校友信息管理系統

為了購入合適的校友信息管理系統，筆者在2017-2020年間調研了許多國內不同品牌的校友信息管理系統的功能、開發情況以及在不同高校的使用體驗，歸納了普遍存在的3個問題。其一，部分研發校友信息管理系統的公司原先主要是研發高校財務、教務、人事管理或者學生工作等系統，對高校校友工作政策、流程和機制了解不深，大多只是在上述業務系統的基礎架構上對前端界面、名稱等基礎內容做調整，實際使用起來非常困難，且完全無法適應日新月異的校友工作發展；其二，部分校友系統的基礎框架拓展性非常弱，是無法根據校友工作的業務需要進行再次升級，大大削弱了校友信息管理系統的可持續使用效果：其三，部分高校出于節省成本、扶持校友企業的理由，或者校友為反哺母校，讓原本不是主要研究開發校友信息管理系統的校友企業進行贊助，雖然校友企業研發是好意，但是在筆者的調研和實踐過程中發現，這種模式的售后服務和升級的推進是非常困難的，哪怕修改一個系統故障也需要消耗大量的人際溝通成本，與采取該方式的初衷可謂背道而馳，因此這類高校在近2年來大多需要再次更換可拓展的、專業的校友信息管理系統。

二、校友信息管理的針對性舉措

（一）建立健全分級校友信息跟蹤反饋機制及團隊

校友會雖然是校友信息管理的主力軍，但孤掌難鳴，要切實提高校友信息管理效率離不開學校內、外多個環節、職能部門和人員的協同配合。首先，要依托學校內的支持和配合，如檔案館、招生與就業指導中心、教務部、學生工作部、各院系及各級專業導師等，可以通過智能化并網或者開通各級校友信息端口為載體，促進彼此的信息共享和工作協同，有利于擴大搜集的范圍，提高甄別處理的精準度[3]。其次，各二級校友會（包括院系聯誼會、地方校友會）應設校友信息專員（專員可以是所在聯誼會、校友會的秘書長）對所在地、所在專業的校友進行跟蹤服務，使每個校友在固定周期內能夠與母校進行互動，便于校友及時反饋；其三，校友會工作人員要組織志愿者團隊定期對收到的反饋信息進行梳理、去冗，避免長期和大量的校友信息積壓，從而降低校友反饋信息的積極性。

（二）合理利用多種載體開展信息搜集

直接索要校友信息雖是最有效率、最直觀的，但是筆者認為，缺少溫度和人性化溝通的搜集會令許多校友反感和憂慮，與服務學校、校友的初衷背道而馳。因此，針對不同年齡、職業、性格、電子產品使用偏好的校友應采取不同的方式。例如，針對具有一定代表性的優秀校友，建議采取定期走訪、主動跟蹤更新的方式，既表現了尊重，也保持了與優秀校友的良好溝通。又如，針對較為年輕的，或herddHyWZVxFAZkkY9AbO2vlFlq/yEHDGkoYtOoeQO0=者熱愛且能自主熟練地操作電子產品的校友，我們可以依托校友信息管理系統的前端平臺，通過推廣電子校友卡、發放實體校友卡、云跑團、新春頭像、線上嘉年華、抽獎等豐富多彩的線上、線下活動，在強化校友服務、愉悅校友的同時我們也能以更為合理、順暢的表現形式去搜集校友信息，打通校友心理防線的最后一公里。

（三）甄別采購可靠、拓展性強的校友信息管理系統

校友信息管理系統是校友信息搜集、跟蹤、更新以及可持續提供校友服務的核心載體。好的校友信息管理系統應遵循系統及信息安全、使用高效、智能化分析3個基礎性原則。因此，從筆者過去6年的調查研究和推廣實踐經驗來看，在甄別采購校友信息管理系統時應注意7個關鍵問題。一是關注校友信息管理系統的基礎架構拓展性；二是在海量的校友信息進行甄別、合并和去冗的處理機制和原理；三是前后端庫網是否能做到分離但不影響同步，且其前后端信息同步機制是否健全；四是前后端兩臺服務器是否架設在校內，外網用戶獲取信息的機制；五是該供應商的售后服務的范圍、年限是否合理且充足；六是該供應商是否配備本地服務團隊以及對非緊急、應急不同類型事件的響應時長；七是該校友信息管理系統在高校或者同類院校的使用普及度。由于高普及度有利于我們在更新校友信息管理系統時降低個性化、定制化功能的開發成本，因此也需要我們在前期調查研究時做特別關注。

（四）理解校友信息管理的作用，更新校友信息搜集的觀念

校友信息搜集管理的概念應融于學校校友工作的各個環節，是決定新時期新形勢下一所學校校友工作成功與否及可持續性發展的基礎性工作。因此，筆者認為，要想做好校友信息管理應該做到觀念先行，全校一盤棋。其一，要在全校各級職能部門、教職員工心中樹立重視校友信息的挖掘，理解校友信息搜集重要性的觀念。其二，各級部門、工作人員在校友信息搜集過程中，要注意把握“分類管理、深度挖掘”的原則。聯系方式譬如手機、固定電話、微信、郵件地址等都只是校友信息搜集的門檻，而真正有深度的校友信息應該能從多個方面，真實地、立體化地反映一位校友現階段的資源、能力、需求以及境況[4]。有深度的、有效的校友數據庫不僅有利于學校對校友的現狀進行評估，還能對下一階段校友的需求進行預判，讓學校校友會精準做好精細化、針對性服務，這才是筆者認為，真正能服務于學校人才培養、課程改革、教學質量評估、招生就業等各項工作，實現學校高質量發展目標的“校友數據白皮書”。

結語

校友的社會成就和貢獻、社會對校友的評價都是高校社會地位和社會影響力的直觀體現。校友信息管理不僅是單純的數據統計，更是一個綜合體系和機制的建設，是硬件、軟件相結合的系統性工程。它不僅是高校開展校友工作的前提，是高校校友信息化建設的重要組成部分，是滿足與響應不同類型校友需求的有效抓手，更是高校校園文化、校友文化、捐贈文化的傳承基點。因此，要想做好校友信息管理絕對不能簡單地從點上考慮，僅僅滿足于校友工作的開展，而應要將這項工作放在學校戰略統籌工作的高度上，從整體出發，分層次、分步驟系統性推進。筆者始終認為，建立完善“校友數據白皮書”對服務于學校人才培養、課程改革、教學質量評估、招生就業等各項工作，實現學校高質量發展目標，提高綜合競爭力具有不可或缺的作用。

本文系中國高等教育學會“十四五”規劃專項課題、中國高等教育學會2021年度專項課題重點項目《新時代音樂院校校友工作定位及發展戰略研究》（項目編號：21XYD13）的研究成果。

參考文獻：

[1]文捷，李智展，陳翼等.高校校友系統身份管理解決方案的設計與實踐[J].武漢大學學報（理學版），2012，58（S1）：282-286.

[2]李偉，劉喜玲.高校校友數據信息管理探索與思考[J].科技創新導報，2018，15（23）：129-131.

[3]李易飛，張德祥.美國奧爾巴尼大學校友信息采集的經驗與啟示[J].高等農業教育，2016（06）：123-127.

[4]肖皓天.新時期高校校友信息管理工作探究[J].現代營銷（信息版），2020（07）：174-175.

（作者單位：星海音樂學院）

（責任編輯：豆瑞超）