基于WEB技術的醫院科研檔案信息化管理系統的建設與應用

基于WEB技術的醫院科研檔案信息化管理系統的

建設與應用

黃禮珠，景 "琳，蔣燕霽，龔文峰，莫麗華

（廣西醫科大學附屬腫瘤醫院科研科，廣西 "南寧 "530021）

摘要：科研檔案是醫院的技術來源與技術推廣的根本，科研檔案數量的多少、質量的高低，直接決定醫院在醫療市場的核心競爭力。以往國內各家醫院為了生存和發展，常各自為政，將科研項目視為私有知識財產。科研檔案管理是醫院科研管理的重要內容之一，近年來，互聯網技術得到了廣泛普及與應用，也加快了檔案管理現代化的發展進程，與傳統紙質檔案管理模式比較，電子檔案管理系統便于查詢、維護簡單、界面友好、功能齊全等優點，可以有效提高檔案管理效率。電子檔案管理是未來檔案管理軟件發展的必然趨勢。本文基于醫院檔案管理工作應用現代信息技術的應用需求，對系統進行具體設計，完成基于WEB技術的醫院科研檔案信息化管理系統及建設與應用，使系統能夠穩定的運行和較好的可擴展性，能夠作為醫療輔助系統，幫助相關工作人員管理醫療資源，減少醫療資源的浪費，提高效率。

關鍵詞：WEB技術；科研檔案；信息化管理；數據庫

中圖分類號：R197 " " " " " " " " " " " " " " " " " 文獻標識碼：B " " " " " " " " " " " " " " " " DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2023.24.004

文章編號：1006-1959（2023）24-0026-04

Construction and Application of Hospital Scientific Research Archives Information Management System Based on WEB Technology

HUANG Li-zhu，JING Lin，JIANG Yan-ji，GONG Wen-feng，MO Li-hua

（Scientific Research Section，Guangxi Medical University Cancer Hospital，Nanning 530021，Guangxi，China）

Abstract：Scientific research archives are the source of technology and the basis of technology promotion of a hospital. The quantity and quality of scientific research archives directly determine the core competitiveness of a hospital in the medical market. In the past， in order to survive and develop， domestic hospitals often went their own way and regarded scientific research projects as private intellectual property. Scientific research archives management is one of the important contents of hospital scientific research management. In recent years， internet technology has been widely popularized and applied in the society， and has also accelerated the development process of archives management modernization. Compared with the traditional paper archives management mode， the electronic archives management system has the advantages of easy query， simple maintenance， friendly interface and complete functions， which can effectively improve the efficiency of archives management. Electronic archives management is the inevitable trend of the development of archives management software in the future. Based on the application requirements of modern information technology in hospital archives management， this paper specifically designs the system and completes the construction and application of hospital scientific research archives information management system based on WEB technology， so that the system can operate stably and have good scalability， and can be used as a medical auxiliary system to help relevant staff manage medical resources， reduce the waste of medical resources， and improve efficiency.

Key words：WEB technology;Scientific research archives;Information management;Database

近年來，隨著醫院的快速發展，醫院的科研檔案越來越多，科研檔案管理成為醫院科研管理的重要內容之一[1，2]。醫院檔案是對醫院歷史進行準確記錄的資源，在醫院檔案管理體系中，科研檔案是極其重要的組成部分，可以直接反映醫院科研工作的基本情況，并對醫院科研管理工作的開展提供高質量服務，促進科研人員更好的開展管理工作[3]。高效管理和利用醫院科研檔案具有重要的意義，可以有效提高醫院科研水平、促進醫院衛生事業發展[4]。面對醫院日益增多的科研資料，如何解決科研檔案安全存儲、快速查閱、資源共享等問題，是醫院普遍面臨的問題，使用科研檔案信息化管理系統管理醫院的科研檔案是解決這些問題的一種手段。我國傳統科研檔案管理中，長期的實物檔案管理模式已形成。雖然檔案信息化、數字化建設日漸引起各醫院的重視，但檔案信息化建設仍受到各種因素的制約，發展速度較慢，醫院科研檔案管理水平依然不高[5，6]。大量的紙質檔案給科研檔案管理帶來了許多問題：占據空間、查閱不便、容易磨損以及丟失等[7]。科研檔案紙質管理雖然缺點多，但目前仍在使用，只是相較于之前規模大大減少[8]。為解決這一問題，本文通過建設基于WEB技術的醫院科研檔案信息化管理系統，實現對醫院人力、物力、財力等資源的綜合性管理。

1醫院檔案管理的現狀

醫院是提供醫療技術服務，滿足廣大患者健康需求的專業場所，除一般事業單位共有的特點外，更具有醫療技術專業特點。因此，醫院檔案涉及面廣、專業性強。檔案管理是建立現代化醫院管理制度的主要內容之一，但在現實工作中，往往由于醫院重視程度不夠、醫院檔案種類繁多、檔案管理人員缺乏專業性和規范性的指導、信息化手段相對滯后等因素，限制了醫院檔案管理的發展水平。

1.1醫院檔案信息化管理的意義 "①是社會發展的必然結果：隨著科技技術的迅速發展，紙質檔案逐漸被電子檔案取代，傳統的檔案保存和管理方式已不在適應高速發展的現狀。將信息化、人工智能等科學技術手段應用到醫院人事檔案管理工作中，不僅符合醫院現代化管理的新方向，同時也順應了時代進步的新要求。醫院檔案管理是醫院現代化管理中的重要組成部分，將新科技、新技術應用到其中，在提高管理效率的同時，優化醫院的服務水準，有利于為患者提供更為優質的服務，從而促進社會的進步。②實現醫院檔案價值最優化：醫院檔案的信息化建設，使用信息化系統做到病患信息的實時收集與儲存、診斷方案與工作流程的完整記錄、醫保報銷的聯網上報記錄，全面提升醫院檔案記錄的全面性、可靠性。使用信息化系統進行檔案記錄，在掛號、用藥、檢查、住院、結算、報銷等各個流程的工作第一線對信息進行直接留存，有效提高了醫院檔案的時效性。及時且不易更改的檔案，極大提升了醫院檔案的真實性，可以有效降低檔案記錄中存在的編寫、錯位等問題，杜絕檔案留存過程中出現的失誤乃至腐敗問題。通過引入信息化的醫院檔案管理系統，提升對病患檔案的利用效率，可以極大地促進各個科室之間的配合，科學配置患者的檢查項目順序，根據科室壓力調整檢查項目的優先度，從而做到有效分流，提高單位時間內的診治效率。使用信息化的大數據分析工具，還可以有效將已經歸檔的醫院檔案進行充分利用，總結以往診治過程中出現的問題，為醫療服務工作提出針對性的調整方案，保障醫療服務工作質量的不斷提升。信息化的檔案收集與管理系統具有直觀且易操作的特性，通過推進醫院檔案信息化建設，利用專業的檔案管理信息化軟件，可以極大地提升醫院檔案管理的專業性，保障檔案儲存與使用能夠更加高效、專業。

1.2系統需求 "醫院科研檔案管理是作為醫院的基礎管理工作，會涉及到醫院的多個部門，每個部門均會產生一定的檔案資料，科研檔案的日常工作主要有收集、整理以及統計[9]等。但因為科研檔案數量、文件較多，分類以及組卷方法出現多次改變，各部門均有各自接受以及移交檔案材料的功能，但是并未設置統一的界面，且缺少相互連接信息的渠道，數據就會被封存在各個部門的計算機上，引起重復的檔案管理操作，大大增加了檔案管理出錯的幾率[10]。通過調查部分醫院科研檔案管理工作發現，電子檔案管理系統應配備以下功能：①實現科研檔案信息計算機化，提供錄入數據、轉換、收集以及整理等相關功能，可以利用電子郵件或系統模塊與醫院辦公自動化等系統實現聯接，這方式可以有效解決由文件流轉至分類歸檔中的問題；②對其配備檔案銷毀以及檢索統計功能，并且可以打印輸出不同類別的報表；③可以實現檔案網絡查詢、歸還、借閱，并能統計分析檔案利用情況；④可以進行檔案數據維護以及用戶權限管理，便于將檔案數據導出、備份至光盤、磁帶等介質，進而達到長期保存的效果；⑤借助瀏覽器實現檔案檢索以及利用，且支持管理人員移動辦公[11，12]。

2系統總體框架及各模塊功能

2.1系統總框架 "科研檔案管理系統的建立離不開外界條件、外界因素的影響，因此，在設計時，應對系統運行外界條件充分考慮，電子檔案管理系統的基礎與核心是WBE技術，可以為信息安全提供重要保障，進而降低系統信息安全開支率[13]。

2.2系統功能模塊

2.2.1登錄模塊 "用戶與管理員為電子檔案管理系統的主要用戶，用戶完成電子檔案管理系統的注冊后，通過用戶名稱與用戶密碼登錄該系統[14]。首先，該系統界面登錄用戶需要對選擇其身份，系統可以基于用戶的身份在數據表中對用戶賬號以及用戶密碼是否存在進行查詢，只有當用戶名以及用戶密碼準確無誤時才能獲取該登錄系統的權限[15，16]。其中檢驗用戶的身份是為確保系統運行安全穩定，該措施可以對非法授權用戶的入侵或者應用進行預防，合理有效維護用戶的正當權益[17]。加強檔案登錄意識，實現科研管理一站式服務有利于用戶了解科研業績并提高科研登錄意識，方便醫務人員管理自己的科研成果以及與醫生進行科研學術交流。

2.2.2數據錄入模塊 "醫院科研檔案管理工作者可以通過數據錄入模塊，對檔案數據進行修改或者編輯操作，進而實現電子檔案原件和檔案文本的銜接。用戶錄入檔案信息時，系統為用戶提供編輯、添加、排序以及刪除等操作，當完成修該操作后系統會對原始檔案信息進行取代，進而保證用戶在查詢信息時，可以直接查詢到修改完成的新文件[18]。此外，還會詳細記錄舊檔案以及修改信息，便于用戶隨時掌握并查看檔案修改情況，且電子文件批量掛接可以將用戶所錄入記錄和原件設定規則相對應，便于查詢用戶瀏覽記錄。基于WEB技術背景下的科研檔案錄入系統，從管理制度以及管理方式層面進一步完善，充分保障檔案的科學研究價值，做好互聯網與基礎科研檔案信息的關聯，更好地服務廣大科研工作人員。在充分發揮WEB技術的同時，做好信息技術安全控制，完善管理，確保科研人員使用。

2.2.3權限設置模塊 "權限設置模塊時電子檔案管理系統的主要功能，該功能可以幫助用戶在系統內部實現檔案資料的下載、查詢以及檢索功能，需要注意的是，檔案本身存在一定的保密性，權限模塊設置不僅可以為用戶查詢與利用檔案提供保障，也會對用戶使用檔案權限進行限制進而保證檔案信息的安全性與可靠性。醫院科研檔案管理者可以通過互聯網設置用戶權限，也可以細化到檔案文件或者案卷的應用權限。完成權限設置后，除臨時賦予用戶的權限外，醫院科研檔案管理者在日常情況下不用做歸還和檢索等瑣碎的工作，用戶可以在互聯網上對檔案進行瀏覽與查詢[19]。

2.2.4檢索查詢模塊 "基于WEB技術檢索檔案是檔案信息化管理的一個主要功能，用戶可以在允許的范圍內，直接查詢與瀏覽所需檔案。電子檔案管理系統中的查詢檢索模塊能夠將下載、檢索以及瀏覽等功能提供給用戶，用戶依照關鍵詞、分類日期以及案卷等完成檢索工作[20]。此外，管理人員還可以組合檢索日志庫與用戶庫，同時依照實際需要將所檢索的檔案信息打印出來。

2.2.5統計報表模塊 "統計是基于WEB技術的自定義統計電子檔案庫中案卷庫、工程項目庫以及文件庫中的相關字段，并將相應報表輸入進去，該模塊可以提供刪除、修改、數據轉換以及統計項復制等不同功能，以此為基礎將相應信息打印上去。在特定的應用環境中，構建合理有效的數據庫物理結構和邏輯模式，以創建相關的應用系統和數據庫，從而確保數據庫得到良好的保存，滿足用戶不同需求。在電子檔案管理系統的開發中，數據庫設計起著非常重要作用，也是系統的關鍵與核心。在數據庫設計的過程中，應根據邏輯結構、需求和物理結構進行設計，并在此基礎上設計電子檔案管理系統，系統基于WEB計算方法，且瀏覽器具有較強的操作便捷性，相關客戶端無需安裝專用軟件，可提高系統管理和維護便利性。

3總結

與以往的紙質檔案管理模式相比，電子檔案管理系統的優勢在于易于維護、查詢以及功能齊全等，有利于提高檔案管理效率，是未來檔案管理發展的主要方向。本研究基于WEB技術，深入分析了電子檔案管理系統的用戶需求。在實際工作開展中，還需要充分把握WEB技術背景下檔案管理原則，以技術為基礎做好系統的建立與運行，強化日常管理，進一步提升科研檔案的管理水平。

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收稿日期：2023-02-06；修回日期：2023-02-19

編輯/成森