信息化系統(tǒng)在項目群管理中的應(yīng)用

摘要：隨著信息化系統(tǒng)與項目群管理的深度融合，管理模式創(chuàng)新被驅(qū)動，推動項目群管理向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和智能化方向發(fā)展。項目群管理面臨項目規(guī)模大、資源配置復(fù)雜、組織機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定等諸多管理難題。信息化系統(tǒng)對項目群各要素資源具有整合、優(yōu)化等諸多優(yōu)勢，借助信息化系統(tǒng)，可對項目群管理起到降本增效的作用。通過分析信息化系統(tǒng)在項目群管理中的應(yīng)用，歸納總結(jié)應(yīng)用效果，提出優(yōu)化措施，旨在為項目群信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：項目群管理；信息化系統(tǒng)；項目管理；信息技術(shù)

0 引言

項目群管理通常被認(rèn)為只是將某幾個相同或不同類型的項目進(jìn)行組合管理。從本質(zhì)上看，隨著建設(shè)工程項目的規(guī)模越來越大、復(fù)雜程度越來越高，傳統(tǒng)的單項目管理已經(jīng)難以滿足建設(shè)工程項目發(fā)展需要，以“群”為單位的管理模式逐漸發(fā)展成為大型復(fù)雜建設(shè)工程項目管理的趨勢。

項目群管理的目的是在相同的戰(zhàn)略目標(biāo)下，將有限的建設(shè)工程資源通過集成，使人力、財力和物力得到統(tǒng)籌優(yōu)化，實現(xiàn)效益最大化。項目群管理的核心是使建設(shè)工程規(guī)模的增長與各要素生產(chǎn)率的提升成正比［1］。項目管理單位采用項目群管理模式能夠提升自身形象，增強(qiáng)核心競爭力。但目前項目群管理呈現(xiàn)出綜合化、復(fù)雜化、多樣化的特點，管理難度較高。因此，項目管理單位的項目群信息、進(jìn)度、績效等各方面需要較高的管理水平，才能確保項目群的整體效益。

近年來，我國信息技術(shù)飛速發(fā)展，加速與各領(lǐng)域深度融合。信息化系統(tǒng)通過高效采集、有效整合、深化應(yīng)用建設(shè)工程項目數(shù)據(jù)信息，可提高項目管理的精準(zhǔn)性和有效性。如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)，在項目群管理中實現(xiàn)精細(xì)化、多方協(xié)同的創(chuàng)新管理模式，是項目管理單位面臨的挑戰(zhàn)。

1 信息化系統(tǒng)在項目群管理中的應(yīng)用

項目群管理的子項數(shù)量多、體量大、類型多樣，建設(shè)周期長，且風(fēng)險高、脆弱性強(qiáng)。項目管理單位承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等管理職能。此外，項目管理單位還要應(yīng)用信息化系統(tǒng)改善項目群中各子項的孤立性和片面性，為項目群管理提供聯(lián)動機(jī)制。信息化系統(tǒng)在項目群管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在三個方面。

1.1 強(qiáng)化信息共享，促進(jìn)項目群協(xié)同

項目群的信息貫穿項目全生命周期，是項目管理單位的管理基礎(chǔ)，直接關(guān)系到項目群成敗。傳統(tǒng)的信息管理方式存在諸多不足。項目群的信息量巨大、信息傳遞渠道繁多，對信息的及時性、有效性、準(zhǔn)確性提出了更高的管理要求。不當(dāng)?shù)捻椖咳盒畔⒐芾韺⒅苯佑绊戫椖窟M(jìn)度、質(zhì)量和效率。項目群信息管理的難點在于各子項間進(jìn)度信息反饋、分析不到位；會議、公告、風(fēng)險預(yù)警等信息傳播渠道不統(tǒng)一，繼而導(dǎo)致現(xiàn)場無法實施；政策法規(guī)、項目知識分享不及時，容易引發(fā)沖突，甚至影響施工質(zhì)量［2］。因此，亟須建立一套完善的信息化系統(tǒng)，強(qiáng)化項目群信息共享。

通過信息化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)項目群信息收集、存儲、分析、傳遞、共享，促進(jìn)各子項間信息的高效協(xié)同。

1.2 強(qiáng)化進(jìn)度計劃管理，促進(jìn)整體效益

項目群資源共享，資源間的約束關(guān)系強(qiáng)，各子項的進(jìn)度跨度大，各項任務(wù)間存在明顯的緊前或緊后的依賴關(guān)系。項目管理單位要在資源有限、任務(wù)間關(guān)系復(fù)雜等諸多制約條件下，運用網(wǎng)絡(luò)圖等方法尋找關(guān)鍵路徑，將優(yōu)質(zhì)資源優(yōu)先分配給關(guān)鍵路徑上的任務(wù)，加強(qiáng)對任務(wù)的有效控制。

實踐中，很多項目管理單位以繪制甘特圖、點狀圖等方法，通過任務(wù)列表與時間刻度表示特定任務(wù)順序與持續(xù)時間。這種方法雖然可以直觀地表達(dá)每項任務(wù)的開始、結(jié)束和持續(xù)時間，并且易于任務(wù)分解，但無法反映任務(wù)之間錯綜復(fù)雜的相互關(guān)系，也不能反映影響進(jìn)度的關(guān)鍵任務(wù)，更無法反映工程費用與工期之間的關(guān)系；而采用信息化系統(tǒng)可以進(jìn)行進(jìn)度計劃管理，創(chuàng)建任務(wù)和資源，將任務(wù)與資源結(jié)合，自動分配資源至各項任務(wù)，計算關(guān)鍵路徑。信息化系統(tǒng)還能夠優(yōu)化進(jìn)度，在執(zhí)行過程中不斷對進(jìn)度糾偏和監(jiān)控。

借助信息化系統(tǒng)管理進(jìn)度計劃，避免了資源浪費，動態(tài)反映各子項實際情況，促進(jìn)項目群整體效益提升。

1.3 強(qiáng)化績效考核，促進(jìn)精細(xì)化管理

項目群績效考核是貫穿項目群生命周期的重要管理過程。績效考核的目的是充分挖掘項目人員、建設(shè)資源潛力，在不增加項目管理人員的前提下提質(zhì)增效。項目管理單位定期對各子項的進(jìn)度、質(zhì)量、安全、技術(shù)攻關(guān)、管理創(chuàng)優(yōu)等方面進(jìn)行獨立考核。項目管理單位還組織對各子項的成本考核，根據(jù)考核成績給予獎罰［3］。傳統(tǒng)的績效考核方式存在時效性差、信息不透明、準(zhǔn)確率低等問題，而采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行績效考核管理，能夠有效對績效考核進(jìn)行多維度、全過程精細(xì)化管理，結(jié)合績效考核結(jié)果實施糾偏。借助系統(tǒng)中的績效考核管理模塊向各子項發(fā)送績效考核報告，滿足成本、進(jìn)度和質(zhì)量的精細(xì)化管理要求，有利于提高管理水平。

2 案例分析

項目群管理模式將大幅增加項目管理單位的管理難度。通過信息技術(shù)與項目群管理的深度融合，能夠有效促進(jìn)管理創(chuàng)新，對項目群管理具有顯著的積極作用。

2.1 信息化系統(tǒng)的細(xì)分功能

2.1.1 信息管理

在項目群管理過程中，項目管理單位需重點管理的信息通常分為兩類：一類是會議通知、進(jìn)度動態(tài)、風(fēng)險預(yù)警、項目公告等。這類信息的特點是即時性強(qiáng)，隨時間而變化，屬于動態(tài)信息。通過在信息化系統(tǒng)中設(shè)置發(fā)布范圍，選擇微信、郵件、短信等渠道，不但能提高信息發(fā)布的準(zhǔn)確性，避免信息偏差，還能在系統(tǒng)中查看動態(tài)信息的接收狀態(tài)，確保信息發(fā)布的有效性。另一類是與項目群有關(guān)的政策法規(guī)、知識、經(jīng)驗等。這類信息的特點是不隨時間而變化，發(fā)布范圍相對固定，屬于靜態(tài)信息。在信息化系統(tǒng)中，采用推送的方式管理這類信息，設(shè)置固定推送范圍，項目人員可在系統(tǒng)中固定位置瀏覽靜態(tài)信息。

2.1.2 進(jìn)度計劃管理

項目管理單位在項目群的進(jìn)度管理過程中需要統(tǒng)籌配置的資源和任務(wù)量相較于單獨的項目管理而言更多，將形成的網(wǎng)絡(luò)圖更復(fù)雜，更難尋找關(guān)鍵路徑。應(yīng)用信息化系統(tǒng)，項目管理單位創(chuàng)建任務(wù)和資源的名稱、基線后，系統(tǒng)能夠自動分配資源，顯示關(guān)鍵路徑上的任務(wù)間關(guān)系和可能影響進(jìn)度的任務(wù)，還能將工程費用與工期關(guān)聯(lián)。此外，信息化系統(tǒng)還提供進(jìn)度計劃檢查功能，當(dāng)系統(tǒng)監(jiān)控到進(jìn)度滯后或成本超支等進(jìn)度異常情況時將發(fā)出預(yù)警，項目管理人員需分析偏差原因，采取糾偏措施。

項目管理單位使用信息化系統(tǒng)管理進(jìn)度計劃，不但提高了效率，還增強(qiáng)了進(jìn)度計劃管理的預(yù)測性，確保進(jìn)度計劃可管、可控、可調(diào)。

2.1.3 績效考核管理

項目管理單位對項目群績效進(jìn)行考核的目的是通過量化進(jìn)度、成本、質(zhì)量等要素，幫助各子項了解項目狀態(tài)，調(diào)動各子項積極性，激發(fā)潛能。同時，績效考核也是對各子項進(jìn)行獎懲、落實整改的重要手段。采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行績效考核管理，系統(tǒng)中形成進(jìn)度，當(dāng)季成本等績效得分自動核算。參與考核的各子項填寫部分自評得分，系統(tǒng)即可自動計算績效考核總分。項目管理單位采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行績效考核，不但能確保考核的準(zhǔn)確率和規(guī)范化，還能自動生成報告，分析失分原因，促進(jìn)績效考核管理更加公開、透明、規(guī)范。

2.2 案例分析

以某市建設(shè)項目群為例。該項目群建設(shè)總面積約122.3萬m2，涉及房建、市政、園林等多種類型的14個子項目，通過招標(biāo)確定甲、乙、丙、丁、戊5家承包商，采用項目群模式管理。自2020年起，使用信息化系統(tǒng)輔助項目群管理，經(jīng)過多次系統(tǒng)功能升級和優(yōu)化，目前仍穩(wěn)定運行。

通過梳理該系統(tǒng)中的項目群信息（表1），發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共計8597條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月。項目群信息分為會議通知、進(jìn)度動態(tài)、風(fēng)險預(yù)警、項目公告、政策法規(guī)、知識分享六大類。

通過梳理該系統(tǒng)中項目群進(jìn)度計劃優(yōu)化分析數(shù)據(jù)（表2），發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共計14條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月。

通過梳理該系統(tǒng)中的績效考核數(shù)據(jù)（表3），發(fā)現(xiàn)有效數(shù)據(jù)共計14條，統(tǒng)計時間為2021年1—12月，以單數(shù)月為數(shù)據(jù)統(tǒng)計維度。

2.3 應(yīng)用結(jié)果分析

由上述統(tǒng)計結(jié)果可以看出，基于信息化系統(tǒng)項目群的信息管理、進(jìn)度管理、績效考核管理工作效率均有所提升。此外，應(yīng)考慮項目管理人員使用信息化系統(tǒng)的意愿等其他因素。

由表1可以看出，首先，項目群各子項已經(jīng)進(jìn)入建設(shè)期，均通過使用信息化系統(tǒng)發(fā)布項目公告，因此項目公告信息在六大類信息中最多。其次，各子項還會通過信息化系統(tǒng)發(fā)布風(fēng)險預(yù)警；最后，政策法規(guī)、知識分享、進(jìn)度動態(tài)、會議通知信息相對較少。

由表2可以看出，2021年，房建承包商甲的A04項目可壓縮天數(shù)最多，其次為房建承包商乙的B01項目，可壓縮天數(shù)為10天。

由表3可以看出，2021年，房建項目1、項目2和項目5與園林項目2、項目3、項目4和項目5的績效評價得分均高于85分，按照績效考核評分標(biāo)準(zhǔn)，年終給予獎勵。房建項目4、項目6、項目7、項目8和市政項目1、園林項目1均未達(dá)到績效考核標(biāo)準(zhǔn)，按比例扣除部分年終獎。

3 優(yōu)化措施

為了提升項目群信息化管理水平，可以從以下三個方面入手，使項目群信息化系統(tǒng)的功能不斷優(yōu)化和完善。

3.1 加強(qiáng)項目后評價

項目群的子項多、類型多樣，各子項建設(shè)周期、難度都有所不同。各子項主體完工并不代表管理結(jié)束，還需要通過項目后評價的方式確定預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到、主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)［4］，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高其他子項的管理水平，改善整體投資效益。后評價具有全面性、公正性的特點，有助于發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，進(jìn)一步提高管理水平和責(zé)任心。

3.2 加快新技術(shù)應(yīng)用

項目群的資源種類多，參建單位眾多，管理難度大。項目管理單位應(yīng)用BIM、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)與現(xiàn)代項目管理理念深度融合，與各參建單位保持協(xié)同，提高了項目人員的工作效率和資源分配的合理性、準(zhǔn)確性，打通了各子項間的信息傳播渠道，調(diào)動了各子項的積極性，提高了各生產(chǎn)要素的價值［5］。

3.3 加強(qiáng)精細(xì)化管理

項目管理單位應(yīng)用信息化系統(tǒng)管理項目群的根本目的是通過信息化手段構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化的精細(xì)化管理，增強(qiáng)對各子項資源的優(yōu)化配置，形成良性循環(huán)的管理體系，為調(diào)動各子項的積極性和項目人員的責(zé)任心創(chuàng)造有利條件，降低管理成本，確保項目群整體效益。

4 結(jié)語

新時代，項目管理單位應(yīng)用信息化系統(tǒng)驅(qū)動項目群管理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)了項目群管理科學(xué)化，推進(jìn)了項目群管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。未來，信息技術(shù)必將在項目群管理中發(fā)揮更重要的作用，信息化系統(tǒng)必能輔助項目管理單位改善項目群整體效益。

參考文獻(xiàn)

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PMT

收稿日期：2022-07-13

作者簡介：

于利賢（1984—），女，高級工程師，信息系統(tǒng)項目管理師，研究方向：工程建設(shè)管理信息化。

吳振全（1980—）男，副總經(jīng)理，高級工程師，研究方向：工程建設(shè)咨詢信息化。