信息化系統在項目群管理中的應用

2023-12-29 00:00:00于利賢吳振全

項目管理技術 2023年3期

摘要：隨著信息化系統與項目群管理的深度融合，管理模式創新被驅動，推動項目群管理向網絡化、數字化和智能化方向發展。項目群管理面臨項目規模大、資源配置復雜、組織機構不穩定等諸多管理難題。信息化系統對項目群各要素資源具有整合、優化等諸多優勢，借助信息化系統，可對項目群管理起到降本增效的作用。通過分析信息化系統在項目群管理中的應用，歸納總結應用效果，提出優化措施，旨在為項目群信息化管理提供參考。

關鍵詞：項目群管理；信息化系統；項目管理；信息技術

0 引言

項目群管理通常被認為只是將某幾個相同或不同類型的項目進行組合管理。從本質上看，隨著建設工程項目的規模越來越大、復雜程度越來越高，傳統的單項目管理已經難以滿足建設工程項目發展需要，以“群”為單位的管理模式逐漸發展成為大型復雜建設工程項目管理的趨勢。

項目群管理的目的是在相同的戰略目標下，將有限的建設工程資源通過集成，使人力、財力和物力得到統籌優化，實現效益最大化。項目群管理的核心是使建設工程規模的增長與各要素生產率的提升成正比［1］。項目管理單位采用項目群管理模式能夠提升自身形象，增強核心競爭力。但目前項目群管理呈現出綜合化、復雜化、多樣化的特點，管理難度較高。因此，項目管理單位的項目群信息、進度、績效等各方面需要較高的管理水平，才能確保項目群的整體效益。

近年來，我國信息技術飛速發展，加速與各領域深度融合。信息化系統通過高效采集、有效整合、深化應用建設工程項目數據信息，可提高項目管理的精準性和有效性。如何應用信息化系統，在項目群管理中實現精細化、多方協同的創新管理模式，是項目管理單位面臨的挑戰。

1 信息化系統在項目群管理中的應用

項目群管理的子項數量多、體量大、類型多樣，建設周期長，且風險高、脆弱性強。項目管理單位承擔著溝通協調、監督指導等管理職能。此外，項目管理單位還要應用信息化系統改善項目群中各子項的孤立性和片面性，為項目群管理提供聯動機制。信息化系統在項目群管理中的應用主要體現在三個方面。

1.1 強化信息共享，促進項目群協同

項目群的信息貫穿項目全生命周期，是項目管理單位的管理基礎，直接關系到項目群成敗。傳統的信息管理方式存在諸多不足。項目群的信息量巨大、信息傳遞渠道繁多，對信息的及時性、有效性、準確性提出了更高的管理要求。不當的項目群信息管理將直接影響項目進度、質量和效率。項目群信息管理的難點在于各子項間進度信息反饋、分析不到位；會議、公告、風險預警等信息傳播渠道不統一，繼而導致現場無法實施；政策法規、項目知識分享不及時，容易引發沖突，甚至影響施工質量［2］。因此，亟須建立一套完善的信息化系統，強化項目群信息共享。

通過信息化系統能夠實現項目群信息收集、存儲、分析、傳遞、共享，促進各子項間信息的高效協同。

1.2 強化進度計劃管理，促進整體效益

項目群資源共享，資源間的約束關系強，各子項的進度跨度大，各項任務間存在明顯的緊前或緊后的依賴關系。項目管理單位要在資源有限、任務間關系復雜等諸多制約條件下，運用網絡圖等方法尋找關鍵路徑，將優質資源優先分配給關鍵路徑上的任務，加強對任務的有效控制。

實踐中，很多項目管理單位以繪制甘特圖、點狀圖等方法，通過任務列表與時間刻度表示特定任務順序與持續時間。這種方法雖然可以直觀地表達每項任務的開始、結束和持續時間，并且易于任務分解，但無法反映任務之間錯綜復雜的相互關系，也不能反映影響進度的關鍵任務，更無法反映工程費用與工期之間的關系；而采用信息化系統可以進行進度計劃管理，創建任務和資源，將任務與資源結合，自動分配資源至各項任務，計算關鍵路徑。信息化系統還能夠優化進度，在執行過程中不斷對進度糾偏和監控。

借助信息化系統管理進度計劃，避免了資源浪費，動態反映各子項實際情況，促進項目群整體效益提升。

1.3 強化績效考核，促進精細化管理

項目群績效考核是貫穿項目群生命周期的重要管理過程。績效考核的目的是充分挖掘項目人員、建設資源潛力，在不增加項目管理人員的前提下提質增效。項目管理單位定期對各子項的進度、質量、安全、技術攻關、管理創優等方面進行獨立考核。項目管理單位還組織對各子項的成本考核，根據考核成績給予獎罰［3］。傳統的績效考核方式存在時效性差、信息不透明、準確率低等問題，而采用信息化系統進行績效考核管理，能夠有效對績效考核進行多維度、全過程精細化管理，結合績效考核結果實施糾偏。借助系統中的績效考核管理模塊向各子項發送績效考核報告，滿足成本、進度和質量的精細化管理要求，有利于提高管理水平。

2 案例分析

項目群管理模式將大幅增加項目管理單位的管理難度。通過信息技術與項目群管理的深度融合，能夠有效促進管理創新，對項目群管理具有顯著的積極作用。

2.1 信息化系統的細分功能

2.1.1 信息管理

在項目群管理過程中，項目管理單位需重點管理的信息通常分為兩類：一類是會議通知、進度動態、風險預警、項目公告等。這類信息的特點是即時性強，隨時間而變化，屬于動態信息。通過在信息化系統中設置發布范圍，選擇微信、郵件、短信等渠道，不但能提高信息發布的準確性，避免信息偏差，還能在系統中查看動態信息的接收狀態，確保信息發布的有效性。另一類是與項目群有關的政策法規、知識、經驗等。這類信息的特點是不隨時間而變化，發布范圍相對固定，屬于靜態信息。在信息化系統中，采用推送的方式管理這類信息，設置固定推送范圍，項目人員可在系統中固定位置瀏覽靜態信息。

2.1.2 進度計劃管理

項目管理單位在項目群的進度管理過程中需要統籌配置的資源和任務量相較于單獨的項目管理而言更多，將形成的網絡圖更復雜，更難尋找關鍵路徑。應用信息化系統，項目管理單位創建任務和資源的名稱、基線后，系統能夠自動分配資源，顯示關鍵路徑上的任務間關系和可能影響進度的任務，還能將工程費用與工期關聯。此外，信息化系統還提供進度計劃檢查功能，當系統監控到進度滯后或成本超支等進度異常情況時將發出預警，項目管理人員需分析偏差原因，采取糾偏措施。

項目管理單位使用信息化系統管理進度計劃，不但提高了效率，還增強了進度計劃管理的預測性，確保進度計劃可管、可控、可調。

2.1.3 績效考核管理

項目管理單位對項目群績效進行考核的目的是通過量化進度、成本、質量等要素，幫助各子項了解項目狀態，調動各子項積極性，激發潛能。同時，績效考核也是對各子項進行獎懲、落實整改的重要手段。采用信息化系統進行績效考核管理，系統中形成進度，當季成本等績效得分自動核算。參與考核的各子項填寫部分自評得分，系統即可自動計算績效考核總分。項目管理單位采用信息化系統進行績效考核，不但能確保考核的準確率和規范化，還能自動生成報告，分析失分原因，促進績效考核管理更加公開、透明、規范。

2.2 案例分析

以某市建設項目群為例。該項目群建設總面積約122.3萬m2，涉及房建、市政、園林等多種類型的14個子項目，通過招標確定甲、乙、丙、丁、戊5家承包商，采用項目群模式管理。自2020年起，使用信息化系統輔助項目群管理，經過多次系統功能升級和優化，目前仍穩定運行。

通過梳理該系統中的項目群信息（表1），發現有效數據共計8597條，統計時間為2021年1—12月。項目群信息分為會議通知、進度動態、風險預警、項目公告、政策法規、知識分享六大類。

通過梳理該系統中項目群進度計劃優化分析數據（表2），發現有效數據共計14條，統計時間為2021年1—12月。

通過梳理該系統中的績效考核數據（表3），發現有效數據共計14條，統計時間為2021年1—12月，以單數月為數據統計維度。

2.3 應用結果分析

由上述統計結果可以看出，基于信息化系統項目群的信息管理、進度管理、績效考核管理工作效率均有所提升。此外，應考慮項目管理人員使用信息化系統的意愿等其他因素。

由表1可以看出，首先，項目群各子項已經進入建設期，均通過使用信息化系統發布項目公告，因此項目公告信息在六大類信息中最多。其次，各子項還會通過信息化系統發布風險預警；最后，政策法規、知識分享、進度動態、會議通知信息相對較少。

由表2可以看出，2021年，房建承包商甲的A04項目可壓縮天數最多，其次為房建承包商乙的B01項目，可壓縮天數為10天。

由表3可以看出，2021年，房建項目1、項目2和項目5與園林項目2、項目3、項目4和項目5的績效評價得分均高于85分，按照績效考核評分標準，年終給予獎勵。房建項目4、項目6、項目7、項目8和市政項目1、園林項目1均未達到績效考核標準，按比例扣除部分年終獎。

3 優化措施

為了提升項目群信息化管理水平，可以從以下三個方面入手，使項目群信息化系統的功能不斷優化和完善。

3.1 加強項目后評價

項目群的子項多、類型多樣，各子項建設周期、難度都有所不同。各子項主體完工并不代表管理結束，還需要通過項目后評價的方式確定預期目標是否達到、主要效益指標是否實現［4］，并總結經驗教訓，提高其他子項的管理水平，改善整體投資效益。后評價具有全面性、公正性的特點，有助于發現管理過程中存在的問題，進一步提高管理水平和責任心。

3.2 加快新技術應用

項目群的資源種類多，參建單位眾多，管理難度大。項目管理單位應用BIM、大數據、物聯網等新技術與現代項目管理理念深度融合，與各參建單位保持協同，提高了項目人員的工作效率和資源分配的合理性、準確性，打通了各子項間的信息傳播渠道，調動了各子項的積極性，提高了各生產要素的價值［5］。

3.3 加強精細化管理

項目管理單位應用信息化系統管理項目群的根本目的是通過信息化手段構建標準化、流程化、制度化的精細化管理，增強對各子項資源的優化配置，形成良性循環的管理體系，為調動各子項的積極性和項目人員的責任心創造有利條件，降低管理成本，確保項目群整體效益。

4 結語

新時代，項目管理單位應用信息化系統驅動項目群管理模式創新，實現了項目群管理科學化，推進了項目群管理數字化轉型。未來，信息技術必將在項目群管理中發揮更重要的作用，信息化系統必能輔助項目管理單位改善項目群整體效益。

參考文獻

［1］張寧，肖軼萌.大型復雜機場工程項目群建設時序研究［J］.項目管理技術，2022，20（4）：61-68.

［2］莊國方.大型綜合園區建設項目群的信息管理方法研究及應用［J］.建設監理，2020（6）：60-63.

［3］顏紅艷，胡萍，周春梅.建設項目群多元主體協同管理研究［J］.湖南社會科學，2021（6）：76-82.

［4］張福建.淺談信息系統類項目群管理過程與實踐［J］.國管理信息化，2021，24（9）：127-129.

［5］馬德忠，姜明飛.淺談項目群深基坑智能監測與管理技術［J］.四川建筑， 2021，41（5）：205-206.