《電子檔案證據效力維護規范》（DA/T 97—2023）主要內容及相關問題的思考

摘要：論文系統介紹了《電子檔案證據效力維護規范》（DA/T 97—2023）的主要內容，說明了其制定背景、意義和主要特點，并對如何正確地理解標準文件中的“應”“宜”“可”等用語的含義及相關需要改進之處，進行了初步探討。

關鍵詞：電子檔案 證據效力維護 檔案推薦標準 標準用語 標準特點 電子檔案存證

Abstract：This paper systematically introduces the main contents of the Standard for the Mainte？ nance of the Evidence Validity of Electronic Archives（DA/T 97—2023）， explains its background， signifi？ cance and main characteristics， and makes a prelimi？ nary discussion on how to correctly understand the meaning of the terms \"should\"， \"appropriate\" and\"may\" in the standard document and the relevant im？ provements.

Keywords：Electronic archives； Maintenance of evidence validity； Archival recommendation standard； Standard term；Standardfeatures；Electronic records evidence

2023年5月29日，國家檔案局正式發布了《電子檔案證據效力維護規范》（DA/T 97—2023）（以下簡稱《規范》），并于2023年12月1日起正式實施。該標準的發布與實施，對進一步加強我國電子檔案的科學管理，有效促進檔案資源體系和檔案利用體系的高質量建設與發展，具有非常重要的時代意義與實踐價值。本文將在介紹《規范》主要內容的基礎上，進一步說明其中值得深入思考的問題，以期促進《規范》的實施及相關問題的探討。

一、《規范》的制定背景、意義與主要特點

（一）制定背景

《規范》是深入落實《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）所確立的“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”之根本原則的需要。在加速檔案信息化和數字轉型的新時代，如何為我國檔案事業的科學發展提供更為堅實的標準體系支持，已成為各級各類檔案管理機構與其他社會組織應當著力解決的重要問題。《規范》作為我國電子檔案管理領域推出的又一項重要的檔案行業推薦標準，是由中共中央辦公廳領導下的國家檔案主管部門、高等院校（蘇州大學）、企業（蘇州蘇大蘇航檔案數據保全有限公司）等單位協同合作完成的。

《規范》是在認真梳理和分析國內外相關標準及研究成果的基礎上，結合我國電子檔案管理實踐，根據《檔案法》的相關規定要求，為有效對接國家相關法律中電子數據證據規則的需要制定的。早在20世紀90年代，美國檔案學者戴維·比爾曼（David Bearman）就在《電子證據——當代組織的檔案管理策略》（Electronic Evidence-Strat？ egies for Managing Records in Contemporary Organi？ zations）一書中，圍繞如何開創電子檔案證據的方法論問題，進行了較為深入的探討。進入21世紀后，我國法學界、檔案學界也非常重視電子證據問題的研究，內容涉及電子證據的收集、取證、保全、運用、立法、規則、制度建設、真實性維護等，研究領域涉及可信電子證據、民事電子證據、刑事電子證據、網絡電子證據、微信電子證據、區塊鏈電子證據、圖像電子證據等。此外，我國也非常重視介紹和研究西方各個主要國家的證據法，出版了《英國證據法實務指南》《美國〈聯邦證據規則〉條解》等書籍。可以說，國內外相關領域的研究成就，為《規范》的順利制定，提供了較為充分的理論和實踐層面的參考素材。

《規范》充分繼承國內已有法律法規、標準的相關成就。從《規范》所列舉的“規范性引用文件”“參考文獻”中可以看出，它的制定主要參考和吸收了2016年至2022年間我國制定和公布的兩部法律、三個最高法的司法解釋、五項國家標準、一項檔案行業標準、一項司法行業標準和一項國際標準的相關內容。這些法律法規和標準為《規范》的制定提供了有力的法律依據和相關標準條件。

《規范》是在經過一定實踐驗證的基礎上制定完成的。為保證《規范》的質量和實施有效性，蘇州大學參與起草的著名學者會同行業主管部門信息化方面的專家，在蘇州大學電子檔案區塊鏈應用實驗室等實驗平臺上進行了深入細致的試驗驗證，并取得了良好的驗證結果。

（二）制定意義

首先，《規范》的制定是深入落實《檔案法》相關規定要求的需要。2020年6月20日公布的新《檔案法》中的第三十七條規定：“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，“電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定”。如何將這方面的法律要求落實到位，如何依法依規地開展電子檔案“單套制”管理業務，并切實維護電子檔案的證據效力，已成為各單位所面臨的、迫切需要解決的問題。《規范》通過明確“三方面要求”，即“電子檔案證據效力維護的總體性要求”“具體工作程序要求”“電子檔案存證技術要求”等規定內容，客觀上為上述問題的解決，提供了維護電子檔案證據效力的一般要求與方法層面的思想和行為指南。

其次，《規范》為維護電子檔案證據效力所做出的標準化規則要求，有效填補了我國在電子檔案證據效力維護方面的空白點，是指導各單位開展電子檔案科學管理實踐的重要標準工具。在《規范》公布前，國家檔案主管部門雖已組織制定了包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784—2021）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）及各主要類別的電子檔案元數據標準等一系列的標準規范，但依然缺乏維護電子檔案證據效力的一般要求與方法方面的標準規定。這在一定程度上制約了各單位對已經制定的相關標準的實施。《規范》不僅較好地說明了應如何配合使用相關標準，而且指明了應采取的一般要求和方法。就此而言，《規范》不但填補了我國檔案行業標準的空白點，同時也起到推動其他相關標準順利實施的作用。

再次，《規范》的制定與實施，將有助于增強全社會的電子檔案證據意識。這對提升我國檔案資源體系建設的整體質量也同樣具有非常重要的意義。進入新時代后，我國各行各業都在加速數字轉型的步伐，如何為我國各項事業的發展留存好有效的電子檔案證據，已成為全社會都應引起高度重視的問題。通過對《規范》的實施與宣傳，檔案部門不僅可以有效提升自身維護電子檔案證據效力的能力，而且也可以帶動相關領域、相關行業、相關機構和人員充分認識維護電子檔案證據效力的重要性與長遠價值。

（三）主要特點

就總體內容而言，《規范》具有以下特點。

1.關聯性。《規范》的內容十分注重與已經發布實施的相關標準之間的關聯性和整體協調性。它沒有對在其他相關標準中已做出明確規定的事項進行重復性規定，而是僅指出了應當遵循的相關標準文件的編號。例如，在術語及其定義中，《規范》指出在DA/T 58、GB/T 18894、GB/T 22239等已實施的標準文件中定義的相關術語，適用于該標準文件。再如，在《規范》的4.1、5.1.2、5.2.1、5.2.2、5.2.7、6.2、6.3、6.4等條款規定中，也采用了類似的處理方法。這種處理方法，不僅有效減少了《規范》的整體篇幅，避免了重復規定，同時也有效增強了《規范》與其他相關標準文件在內容上的相互關聯性與整體協調一致性。

2.時代性。進入新時代后，我國電子檔案管理實踐迫切需要能夠指導維護電子檔案證據效力的標準性文件。《規范》的發布與實施，不但為體制內的檔案機構開展電子檔案管理實踐，維護電子檔案的證據效力，提供了思想和行為層面的標準規范；而且也為其他社會組織和單位開展電子檔案的管理工作，指明了行動的方向和方法路徑。

3.系統性。《規范》的內容設計，體現了從總到分、從一般到具體的內在邏輯安排，一方面規定了維護電子檔案證據效力的總體原則與要求，另一方面規定了維護電子檔案證據效力的具體要求和電子檔案的存證規范與方法。《規范》十分注重有關要求之間的過程完整性與連續性。例如，《規范》的第2章，對電子文件歸檔與電子檔案的移交、存儲、保管、格式轉換、提供利用等關鍵性節點的具體要求，逐項做出了系統規定。

二、《規范》的主要內容

《規范》的內容構成包括6章，共14個一級條款和23個二級條款。

（一）第1章和第2章的主要內容

第1章明確了《規范》的規定事項與適用范圍。《規范》規定了我國各級各類國家檔案館和基層檔案管理機構（檔案室），在電子文件管理（包括歸檔和移交）、電子檔案管理（包括存儲、保管、格式轉換、利用等）業務活動中，維護電子檔案“證據效力”的一般性行為要求和方法。《規范》主要適用于體制內各級各類國家檔案館和基層檔案管理機構（檔案室），其他社會組織和單位（企業事業單位）可以參照執行。

第2章說明了制定《規范》的規范性引用文件，包括九項國家推薦標準、七項檔案行業推薦標準。這些規范性引用文件的內容，涵蓋了編制計算機軟件文檔的規范、電子文件歸檔規范、電子檔案管理規范、時間戳規范、網絡安全等級保護要求、電子簽名的格式規范、電子文件管理系統的功能要求、SM3密碼雜湊算法、電子公文的元數據規范、電子檔案管理系統的功能要求、電子文件的元數據方案和封裝規范、檔案信息系統的運行維護規范、電子檔案的元數據方案、電子檔案的檢測要求和基本術語等。

（二）第3章的主要內容

第3章規定了適用于《規范》的術語及其定義。編寫組采用了詳略結合的編制方法，對于已在其他相關標準文件中做了明確規定的專業術語采取了概略的表達方式，僅提供了這些標準文件的標準編號（如DA/T 58、GB/ T 18894—2016、GB/T 22239）；而對未曾在其他相關標準文件中出現的“證據效力維護”和“電子檔案存證”等兩個專業術語，則進行了較為明確的定義。

《規范》對“證據效力維護”的術語定義是：“對于需要作為證據的電子檔案，按照電子檔案管理有關法律法規、制度及標準規范，并合理運用相關技術，保障其真實性、完整性、可用性和安全性，以滿足法律法規對證據有效性要求的工作。”該定義的基本含義是：（1）各級各類檔案館（室）及其他組織和單位在開展電子檔案管理實踐中，先要明確哪些電子檔案需要作為證據保存；（2）需要作為證據保存的電子檔案的管理應做到依法治檔；（3）維護電子檔案證據效力的基本前提是保障電子檔案的“四性”，保障“四性”的必要前提條件是合法合規地合理運用相應的技術手段；（4）“證據效力維護”的實質是一項為滿足法律法規對證據有效性要求的工作。

《規范》對“電子檔案存證”的術語定義是：“對電子檔案或體現其真實性、完整性的相關信息實施固化、保存和驗證的操作。”其基本含義是：（1）存證對象是電子檔案或體現電子檔案的真實性與完整性的相關信息；（2）存證是一種針對上述對象的固化、保存與驗證性的操作活動。國家推薦標準《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1—2010）中，對文件的“真實性”所應符合的條件做出了明確規定，即“文件與其制文目的相符”“文件的形成和發送與其既定的形成者和發送者相吻合”“文件的形成或發送與其既定時間一致”。有保存價值的電子文件是構成電子檔案的要素，所以這些規定條件同樣適用于電子檔案文件。電子檔案的檔案行業推薦標準《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58—2014）對電子檔案的“真實性”定義，突出強調了“電子檔案”的內容、邏輯結構、背景同相關“電子文件”形成時的原始狀況應“相一致”的性質。GB/T 26162.1對文件的“完整性”的定義是：“一份文件的完整是指文件是齊全的，并且未加改動。”DA/T 58對電子檔案“完整性”的定義是：“電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質。”這些相關標準的思想內容，被《檔案法》高度概括為“來源可靠、程序規范、要素合規”。

（三）第4章的主要內容

《規范》的第4章對電子檔案證據效力維護的總體原則與要求，作出了四個方面的規定。

第一，應確保電子檔案憑證效力得到有效維護的原則。實現這一原則的工作要求是：（1）應遵守我國已經公布實施的相關國家標準和行業推薦標準中，與電子文件歸檔和電子檔案元數據管理相關的規定要求。《規范》列舉了應遵循的兩項國家推薦標準和四項行業推薦標準。其中包括：2016年8月29日發布、2017年3月1日實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016），2016年12月30日發布、2017年7月1日實施的《黨政機關電子公文元數據規范》（GB/T 33480—2016），2009年12月16日發布、2010年6月1日實施的《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46—2009），2009年12月16日發布、2010年6月1日實施的《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48—2009），2014年12月31日發布、2015年8月1日實施的《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54—2014），2017年8月2日發布、2018年1月1日實施的《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T 63—2017），2018年4月8日發布、2018年10月1日實施的《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）等；（2）維護電子檔案的“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）的要求。“四性”維護是國內外電子文件和電子檔案在有效維護電子檔案憑證效力之實踐中已證明的最為基本的前提條件性要求。

第二，應建立安全可靠的電子檔案管理體系的原則。這一原則的實現，應滿足5個方面的基本要求。其一，在受控的且可信賴的環境下，存儲、保管、利用電子檔案；其二，保證電子檔案的內容信息不變，管理電子檔案的過程應實現連續、規范；其三，電子檔案的管理內容、時間、主體應明確；其四，電子檔案的保管記錄應完備、可溯。

第三，應采取技術措施對電子檔案實施固化的原則。該原則的實現，應滿足三個方面的基本要求：一是“固化信息宜與電子檔案同時保管”的要求；二是可驗證要求；三是所應用的技術措施不應影響電子檔案長期保存和利用的要求。理解這一原則和要求的關鍵詞是“固化”。從檔案專業術語角度看，“固化”的含義通常是指文件或檔案“未被改變的性質”。推而廣之，對電子檔案的固化可以理解為：為使電子檔案管理實現長期保存和安全可用目標，相關主體采取有效的管理措施與技術措施，保證電子檔案的真實性、完整性不被改變的行動過程。

（四）第5章的主要內容

《規范》的第5章對如何維護電子檔案證據效力提出了具體的規范要求。其內容包括對歸檔、移交、存儲、保管、格式轉換、提供利用等過程的具體要求。

1.對電子文件歸檔和電子檔案移交過程的要求。這方面的要求包括：（1）來源系統或工具軟件應滿足合規與可靠要求。（2）遵循國家標準規定，歸檔移交電子檔案及其元數據的要求，即按《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）的標準規定執行。（3）“四性”檢測及保存檢測與交接記錄的要求。電子檔案的交接雙方應實施“四性”檢測，并應注意保存好檢測與交接方面的記錄文檔。（4）對移交的電子檔案采取技術措施予以固化（驗證）的要求。（5）識別歸檔電子文件存儲格式及記錄相關信息的要求。在電子文件歸檔時，相關機構應對其存儲格式加以識別，并對移交電子文件的格式類型、版本情況、匹配格式的存取軟件等信息予以記錄。

2.對電子檔案存儲與保管過程的要求。這方面的要求包括：（1）存儲和保管電子檔案的硬件設備、軟件系統與網絡環境，應符合安全、穩定和可靠性方面的要求。軟件系統符合《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194—2012）、《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）的要求；網絡安全要遵守《信息安全技術網絡安全等級保護基本要求》（GB/T 22239—2019）中8.1“第三級安全要求”中的“通用安全要求”；系統的運行維護符合《檔案信息系統運行維護規范》（DA/T 56—2014）的規定要求。（2）對電子檔案管理系統在開發和測試等過程中技術文檔的收集、保存，宜按《計算機軟件文檔編制規范》（GB/T 8567—2006）進行，保存好系統部署的方案及配置信息。（3）在電子檔案的存儲和保管等關鍵業務開展過程中，應做好記錄，保存好系統操作日志。（4）實施運維管理，保證網絡系統和設備的正常運行，可根據具體情況，形成保存運維記錄。（5）對電子檔案管理系統應進行安全檢查、審計跟蹤，并視情況形成保存相關記錄。（6）要根據具體情況，對所保管的電子檔案進行一致性校驗檢測，并記錄保存好相關結果。（7）對需要進行遷移的電子檔案，要注意按國家標準開展工作并就格式轉換與遷移過程做出完整記錄。

3.對電子檔案格式轉換過程的要求。這方面的要求包括：（1）合規性和安全性要求。電子檔案格式轉換前，實施主體應做好電子檔案校驗、轉換系統的安全檢查與環境清理等項工作。（2）為電子檔案的管理過程元數據賦值的要求。實施主體應注意在格式轉換的過程或工作結束后，生成操作日志和記錄。（3）完整性、準確性要求。電子檔案的格式轉換后，應與轉換前的電子檔案的含義一致、形式和功能相當。（4）對格式轉換及相關操作性元數據的保存要求。當電子檔案的格式轉換完成后，實施主體應將相關的格式轉換及其操作性元數據進行有效保存。（5）應根據實際需要，對格式轉換后的電子檔案及其元數據進行再次固化。具體方法有“修改封裝包”“鎖定簽名”“重新計算并保存完整性校驗值”等方法。其中前兩種方法主要適用于通過“信息包”方式保存的電子檔案，最后一種方法適用于通過其他方式保存的電子檔案。（6）要完備簽署與保存轉換過程記錄。轉換前的原格式電子檔案可根據需要繼續保存一段時間（如2—3年等）。

4.對電子檔案提供利用過程的要求。這方面的要求包括：（1）查驗申請人的身份是否合法。（2）提取電子檔案、元數據、固化信息等，要根據證據使用需要進行。（3）采用移動存儲介質拷貝前應檢查、清理和殺毒。（4）在線提供利用，接入應用系統前應確認接口、網絡的安全性。（5）相關的審批記錄、申請人身份認證信息和數據提取、傳輸過程記錄，應注意形成和保存。

（五）第6章的主要內容

這一章的內容主要對電子檔案的存證做出了相應的規定。其中包括：（1）實施存證的時間點，可根據情況定在歸檔交接與格式轉換后。（2）擔負存證任務的電子檔案管理系統應滿足相關國家標準的功能要求。（3）存證方式采用電子簽名技術的電子檔案，簽名對象應該是電子檔案或其信息包中的被簽名對象，歸檔移交方就是簽名人。電子簽名及其認證要求，應符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三章規定，簽名格式應該符合《信息安全技術公鑰基礎設施電子簽名格式規范》（GB/T 25064—2010）。（4）存證采用服務方式為可信時間戳的，可信時間戳服務應該符合《信息安全技術公鑰基礎設施時間戳規范》（GB/T 20520—2006）的規定要求。加蓋時間戳的對象，是電子檔案或其完整性的校驗值。（5）存證采用完整性校驗算法方式的，校驗對象應該是電子檔案和電子檔案的元數據。電子檔案的完整性校驗算法，應該符合《信息安全技術—SM3密碼雜湊算法》（GB/T 32905—2016）的規定要求。可采用上傳完整性校驗值給區塊鏈或可信平臺，進行存儲和驗證。

三、相關問題的思考

為更好地理解、實施與完善《規范》的內容，下面兩個方面的問題值得深入思考。

（一）《規范》中標準用語的正確理解與完善問題

正確理解標準文件中的“應”“宜”“可”等用語的含義，是有效實施《規范》的必要前提條件之一。在《規范》中，與“應”有關的規定出現了34次，與“宜”有關的規定出現了12次，與“可”有關的規定出現了8次。那么，在推薦性標準文件中出現的用“應”字表述的相關規定，是否與政策法規性文件中的“應”字表述的相關規定是同樣的含義呢？其實，在這兩種類型的文件中，雖然都使用“應”字來表述相關的規定事項，但是它們的含義卻存在著較大的區別。在政策法規性文件中，“應”的含義通常是可以等同于“必須”的用法，即所規定事項是必須遵照執行的事項；而在推薦性標準文件中，“應”的含義則是建議實施主體應該按照相關規定執行或完成的事項與要求。在推薦性標準文件中，用“宜”字表述的有關規定事項，具體含義是：相關實施主體可以依據具體情況，酌情應該執行或完成的事項與要求，并不是在任何情況下都建議實施主體需要執行或完成的事項與要求。推薦性標準文件中用“可”字表述的相關規定事項，其含義是建議實施主體根據具體情況和條件，可以執行的事項，但不是在任何情況下都一定要執行或完成的事項。總之，《規范》中所采用“應”“宜”“可”等用語表達方式，是用來指導和規范不同情形下的電子檔案證據效力維護活動的相關建議與要求的需要。這樣做的好處是可以使檔案館（室）及其他社會組織和單位，在開展電子檔案證據效力維護的實踐中，能夠在制定相關文檔管理政策、制度、程序、規范的過程中，獲得有效的思想和行為指南，同時也能夠視本單位的具體情況和條件，具體問題具體分析，更加靈活地開展工作。

（二）《規范》中專業術語及相關用語表述的模糊問題

一般而言，在標準文件中出現的專業術語，可根據出現頻率和實施主體正確理解的需要，進行必要的術語定義。對于在其他相關的標準文件中未進行明確定義的專業術語，新標準文件的制定者應給出相應的術語定義；對于那些在新制定的標準文件中存在不同含義或特殊含義的，已在其他相關標準文件中定義過的專業術語，也應重新定義；對于那些在已有標準文件中定義過的術語，但在新制定的標準文件中出現了兩次以上的，最好指明出處，以便實施者進行有效查詢。基于上述認識，《規范》所選擇的術語數量，顯然偏少。《規范》只是指出了包含相關專業術語及其定義的相關標準文件的編號，并未具體列舉出在該標準文件中究竟采用了哪些相關的專業術語名稱。例如，“固化”這一術語，在《規范》中前后共出現了10次，但卻未看到對該術語的定義，建議在修訂《規范》時予以補充。

此外，《規范》中個別規定的所指不十分準確。例如，5.3.6中要求“格式轉換前的電子檔案可根據需要繼續保存一段時期”；其中的“時期”，在時間概念中通常是指一段具有一定特征的、較長的時間。這種用“時期”表達的概念會給實際的實施主體帶來不明確的指向，可操作性也比較差。因此，我們建議可規定一個具體的、建議性的保存時間，如“宜保存3年”或“可繼續保存5年”等。

參考文獻：

[1]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學（第五版）[M].北京：中國人民大學出版社，2021：21-23.

[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術語（DA/T 58— 2014）[EB/OL].（2014-12-31）[2023-02-11].https：//www.saac. gov.cn/daj/hybz/201806/11d12caaf89e4228a720b07fddffb480/ files/4edded2147cc407fa4c72638eedc9726.pdf.

[3]蘇州大學.我校青年教師參與制定的《電子檔案證據效力維護規范》行業標準正式發布[EB/OL].（2023-07-20）[2023-10-11].https：//www.szcu.edu.cn/_t7/2023/ 0720/c187a54281/page.htm.

[4]國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理規范[EB/OL].（2016-08-29）[2023-10-16].https：//std.samr.gov.cn/gb/search/ gbDetailed？id=71F772D81026D3A7E05397BE0A0AB82A.

[5]國家市場監督管理總局、中國國家標準化管理委員會.電子檔案管理系統通用功能要求[EB/OL].（2021-03-09）[2023- 10- 16].https：//openstd.samr.gov.cn/bzgk/gb/new？ GbInfo？hcno=4FACC0EF274CE01C8C315515398DF5A6.

[6]國家檔案局.電子檔案單套管理一般要求（DA/T 92—2022）[EB/OL].（2022-04-07）[2023-09-16].https：//www.saac. gov.cn/daj/hybz/202206/c41222f0b0e34767808fe20be6cf5fbd. shtml.

作者信息：1.山東省水利綜合事務服務中心

2.中國人民大學信息資源管理學院