信創時代私企檔案管理工作研究

摘要：隨著信創時代的到來，計算機科學在檔案領域發揮著越來越重要的作用。在當前私營企業檔案管理工作中，信息技術逐漸體現出其自身優勢，但也暴露出了一些問題，導致私營企業的檔案管理工作發展并不順利。文章以N企業檔案管理工作為例，揭示了N企業在檔案管理工作中產生的問題，并針對信創時代下N企業檔案管理工作的有效途徑及方法提出了相應看法。

關鍵詞：私企；企業檔案管理；檔案管理；信息技術應用創新產業

中圖分類號： G271 文獻標志碼： A

0 引言

信創是“信息技術應用創新產業”的簡稱，它是數據安全和網絡安全的基礎。我國IT的底層框架、生態系統等大多都受制于國外的IT行業巨頭，由此存在許多安全隱患。因此，信創產業的核心就是在IT層面開拓獨立自主思想，解決長遠存在的安全隱患，并最終形成自有的開放生態。而檔案管理是企業管理中的主要組成部分，是企業發展的重要支撐，對企業內部文化、外部宣傳都發揮著重要的作用。因此，在信創時代下，檔案工作要注重信創平臺的應用，讓信息資源持續創造價值，提升企業效益，推動經濟持續發展。通過文獻檢索可知，現有研究成果中較少有針對信創背景下企業如何開展檔案管理工作的探究。因此，本文基于N企業檔案管理工作的現狀，提出信創背景下企業檔案管理工作的基礎，并提出相應改善建議。

1 信創時代私營企業檔案管理工作的目標要求與實現的關聯要素

1.1 信創時代私營企業檔案管理工作的目標要求

私營企業要進行科學化的檔案管理工作，實現規范化、信息化的目標。在具備完善的檔案管理工作制度的前提下，學習并貫徹黨的二十大精神以及習近平總書記關于檔案工作的重要批示。私營企業要積極響應檔案信息化建設，為檔案事業創新發展提供新思路，并應用多項信息技術，實現檔案全流程、全覆蓋管理。

1.2 信創時代私營企業檔案管理工作目標實現的受約要素

1.2.1 完善的檔案管理制度及統一的檔案存放場所

企業檔案管理工作不是隨心所欲的，而應該有固定的規定及標準進行衡量和約束。隨著信息化背景的深入，企業在日常運營工作中會產生大量的信息資源，而在巨量的信息資源中，想要保存有存儲價值的信息猶如沙里淘金。現在社會的發展越來越趨向于將各項工作更加細化、更加專業化，企業檔案管理也要朝著這個方向前進。企業檔案管理實際操作要有專業的、權威的、精細的企業檔案管理工作制度作為支撐，以保障檔案工作的專業性。同時，企業在日常運營工作中產生的大量信息資源記錄著企業的成長史、發展史、改革史，是企業加強經營管理、擴大生產銷售的有利條件。確需采用傳統載體形式進行保存的信息資源，應存儲于檔案室。企業檔案室隸屬于辦公室，是對企業在日常活動中產生的文件資料進行歸檔監督和日常管理工作的場所。檔案室的建設是保證企業檔案資料的存放安全、提高檔案資料利用率的基礎支撐。

1.2.2 企業檔案資源數字化

以人工智能、區塊鏈、云計算、大數據、全息、物聯網為代表的數字技術已成為全球經濟高速發展的主要推動力［1］。傳統紙質檔案管理模式已經不適應高速發展的數字技術時代，因此，數字化升級是必然趨勢。通過數字化轉型升級，可以有效幫助企業檔案資源整合與完善，提升檔案價值，幫助企業檔案工作實現高效益發展。企業檔案數字化工作應具有科學性、新穎性、系統性的特點，應符合企業自身實際情況。企業實現檔案管理信息化的前提是企業檔案數字化，這是脫離傳統檔案管理方式的重要途徑，是推動企業健康發展的驅動力。

1.2.3 檔案管理采用信創產品

隨著信息安全行業的蓬勃發展，信創、國產化產業發展到了空前的高度。企業也紛紛向數字化轉型，以支持信創產業。目前，檔案行業中已經出現了自主研發的檔案管理系統。從CPU、數據庫、應用中間件、服務器、操作系統到客戶端全部國產化，是真正的信創平臺。采用信創檔案管理平臺可以全面實現自主可控、安全可靠，真正做到檔案管理的高可用、高安全、高性能。同時，檔案管理平臺在操作上的簡潔化和自動化，真正意義上減少了傳統檔案工作壓力，提高了檔案工作效率，在有限的時間里為本企業提供更多的檔案利用服務。

1.2.4 檔案人員專業性

企業檔案管理要形成系統化，首先就要通過專人管理的方式實現。企業應當設立專人專崗對企業在日常運營活動中所產生的檔案資料進行接收、整理、歸檔等工作。檔案人員應當在具備檔案專業知識的同時，也要具備計算機相關知識。檔案管理專員可以大幅度提升企業各項檔案利用效率，提高企業各項目開展運行的速度，幫助維護企業合法利益。

2 N企業實現信創檔案管理工作的基礎與現狀

2.1 N企業介紹

N企業員工總數超5 000人，是一家體量較大的上市公司。由于數字化、信息化時代來勢洶涌，使得N企業所屬行業在社會發展中扮演了越來越重要的角色。同時，N企業從綜合行業影響力和規模來看，屬于其所屬領域中的頭部企業、行業標桿，與華為、騰訊等優秀企業都開展了長期且深度的合作。

2.2 N企業檔案管理工作情況

2.2.1 各部門有簡易檔案管理制度及檔案存放場所

各部門根據各自工作方式，對其需要保存的文件資料進行大致分類，簡易歸檔。分類標準就是便于部門日常使用。部分部門檔案管理制度相對完善，如財務部、人力資源中心、保密辦公室等部門。由于日常產生的文件材料利用頻繁，對于檔案管理制度方面較為重視。而部分部門由于日常工作任務已經較為繁重，對于檔案管理工作就基本忽略了。同時，N企業日常運營所產生的所有檔案資料中，除涉密檔案存放于專屬保密室外，無論是具有涉密性質的人員檔案，還是其他各部門日常工作中所產生的各類型檔案都存放于部門各自簡易的鐵皮柜中。曾有外公司員工潛入N企業試圖獲取商業機密，試想一旦這些檔案被他人獲取，將會給N企業帶來不可計量的損失，在一定程度上影響N企業的健康發展。

2.2.2 N企業檔案資源數字化現狀

N企業檔案載體形式單調，以紙質為主，以光盤為輔。大量的紙質和光盤形式的檔案十分占據空間，在利用時也相對復雜。隨著大數據時代的到來，文字、圖像、音頻、視頻等形式的信息資源如巨浪般襲來。許多數字檔案也由于沒有合適的存儲途徑，還是采取了紙質形式進行保存。比如企業在微信公眾號、微博等網絡平臺的推文宣傳，目前仍然采用紙質的形式存儲于檔案柜中；線上培訓的相關PPT仍然采用打印存檔的方式。這樣煩瑣且非綠色的檔案管理方式并不是檔案工作所追求的。截至2021年10月11日，國家檔案局公布已有3批企業數字檔案館（室）建設完成，并通過驗收開始投入使用。而N企業作為其所屬領域的頭部企業，仍然采用最為傳統的方式進行檔案管理工作。

2.2.3 N企業運用信創檔案產品現狀

（1）各部門實現臺賬管理。N企業并未采用統一的國產檔案管理系統，取而代之的是臺賬管理。針對需要記錄的歸檔信息資源，各部門按照其需求與偏好，借助WPS表格進行記錄。但是臺賬更多的是對于傳統載體形式檔案材料的匯總與歸納，并不能取代傳統載體形式的檔案；同時，分散管理的臺賬難以實現共建共享。這直接導致N企業在日常運營中已產生的各項原始記錄形成了信息孤島、數據孤島［2］。除此以外，N企業涉密相關內容的臺賬存儲于與互聯網隔離的內部計算機中，若想要導出信息，只能通過特定光驅進行光盤刻錄，相對來說較為安全。而非密的信息資源更多存儲于員工普通的互聯網計算機上，這就增加了檔案資源出現信息泄露或是病毒入侵的風險。

（2）檔案工作與OA辦公系統結合。N企業有相當一部分檔案資料需通過OA系統進行附件上傳，便于備份、審批、留痕。但這僅僅是通過印章使用、資質借用、項目及合同申報和審批等流程所留下的痕跡，并不是特定的歸檔流程，只有合同管理流程中涉及歸檔。OA系統的信息化功能也能夠幫助檔案資料從另一種角度進行自動化編號、篩選、歸檔。通過OA系統的自動化功能，N企業可以實現部分檔案資料的數字化收集、分類、存儲、統計、利用。檔案資料越復雜，載體形式越多樣，利用OA系統進行存檔就越便捷。OA系統進行檔案工作具有時效性、真實性、簡易性。

2.2.4 N企業檔案管理人員現狀

N企業在運營活動中所形成的各類檔案都分別交由各部門自行管理，由各部門兼職檔案員進行歸檔。這就使得檔案管理人員不具備檔案管理技能和專業知識，對于檔案管理領域的新型技術不夠了解，難以將先進的檔案管理方式運用至日常檔案管理工作中，造成了檔案管理工作效率的低下，更間接影響了各部門日常工作效率。

3 針對N企業實現信創檔案管理工作的建議

3.1 從集團層面制定檔案管理制度，并建設檔案室

由于多數私營企業認為檔案管理工作投入與產出比不符合私營企業經濟發展規律，所以其更注重生產經營，輕視檔案管理，于是鮮有企業具備完善的檔案管理制度并建設檔案室。N企業由于成立時間較早，企業堆積的檔案體量較大、繁多且分散。N企業可從集團層面對檔案管理的方法及規則制定可行的標準和流程，讓企業的檔案管理工作有法可依，有章可循。根據檔案相關法律，從根本上對企業在日常運營中產生的全部資料進行歸檔范圍的界定，并合理地分類，形成制度清單，最終以可視化的方式呈現。同時，制定各類電子數據、電子文件歸檔的規范標準和管理辦法，并建立檔案信息資源管理體系，將符合歸檔要求的各類電子數據、電子文件接收入庫，納入檔案信息資源庫管理范圍。

然而，企業要想發展長久，過往檔案中體現的信息及知識就是企業最珍貴的核心競爭力。因此，從檔案管理角度來看，存檔千日，用檔一時。N企業應預留一定的空間作為檔案庫房，最小面積應容納目前為止需要歸檔的檔案，并考慮后續檔案存儲空間。同時，在條件允許的情況下，N企業可建設智能檔案庫房，其中，可兼容適配多種柜體及檔案盒，并采用RFID標簽作為實物檔案的唯一標識，庫房智能盤點，實現無接觸式檔案管理，這是檔案庫房未來發展的必然趨勢。

3.2 實現數字化轉型

大量的紙質及光盤形式的檔案使得檔案管理工作效率低下，N企業應探尋新路徑，嘗試將檔案管理工作向數字化轉型。檔案的數字化建設工作主要是將檔案中各形式的資源以互聯網的方式保存，并通過建設檔案管理平臺，為用戶提供檢索和下載等信息服務，以此實現檔案資源共建共享。因此，企業需要針對不同業務類型的檔案文件進行檔案數字化采集，將實體性質的檔案資源轉換為數字儲存，將檔案工作的重點聚焦于實體檔案信息的數字化、保存和管理，進而提升檔案的信息集成化、規范化水準。數字化檔案管理可以幫助檔案管理工作向更加高效、更加綠色的方向邁進。可以通過招聘數字化專員對積壓的大量檔案進行數字化轉型，相關人員要簽署保密協議，列為涉密人員。

檔案資源的數字化可以實現海量資源的在線檢索，然而對于云計算、人工智能等信息技術的應用仍然缺失，要實現檔案資源的價值共享還有待努力。因此，檔案資源數字化是實現檔案管理方式轉型的基礎。

3.3 采用信創產品

3.3.1 信創檔案管理平臺

信創檔案管理平臺重點幫助企業實現云環境下安全可靠地進行檔案管理工作，其可以使檔案資源突破時間、地域的限制而實現共建共享。同時，N企業可以通過信創檔案管理平臺，將重要的信息資源進行知識管理，深入分析，作為珍貴案例或培訓，以此來提高企業檔案利用率及轉化率，最大程度地幫助企業高效運轉。

我國已研發國產CPU生態系統，在信創時代的召喚下，信創檔案管理平臺已經具備成熟的發展條件。信創檔案管理平臺是符合檔案行業規范、標準與制度要求的檔案管理系統，可協助檔案工作人員完成檔案著錄、檔案借閱、檔案統計、檔案檢索、模板定義、用戶管理、日志管理、報表管理、數據備份、系統設置等工作［3］。信創檔案管理平臺采用了高性能的信息技術，包括具備圖像識別框架核心算法的OCR 技術，該技術可協助檔案工作人員實現紙質資料的掃描及批量識別，并具備手動和自動校正、校對相似字及版面分析等功能。KVM 技術和Docker 等技術可以實現信創檔案管理平臺上各關鍵技術的應用及云管理等功能。同時，在信創檔案管理平臺中，文件版式可采用OFD格式。OFD是我國自主可控的電子文件版式文檔格式，可最大程度地確保檔案工作的安全性，給予信創產業有力的支撐。而客戶端則可以使用我國自主研發的正版金山WPS OFFICE辦公軟件，以進行文件瀏覽、轉換、編輯、數據加密等操作［4］。

N企業可采用公開招標的方式，根據自己的需求與市場上主流的檔案管理系統進行比對，最終選取一個適合自己并可以實現檔案資源數字化、檔案實體虛擬化、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化的信創檔案管理系統［5］，以此來替代各部門針對檔案的臺賬管理。若條件成熟，還可以將部分具有敏感性質的檔案以公司內網的方式進行檔案管理。

3.3.2 其他信創產品

采用信創檔案管理平臺進行檔案管理工作也需要配備一定的設施，如電子顯示屏、電子掃描儀、專用儲存柜、專用電腦等設備；同時要配備必要的正版基礎軟件及正版殺毒軟件、防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件等安全管理工具，以便于檔案利用服務及安全保障工作的開展。針對設備及軟件的選擇，可更傾向于國產，使檔案管理工作真正地貼近信創。

3.4 優化檔案人才結構

信創時代下對于檔案工作人員的要求更加嚴格，檔案工作人員在專業上的能力是影響檔案管理工作順利開展的主要因素。因此，除專業的檔案知識和技能外，檔案人員更要對保密知識、計算機技術等加以運用。N企業可以從人才引進和人才培養兩種途徑推動檔案人才專業化，最終形成一個既有專業知識和技能，又通曉信息技術的復合型人才團隊。

4 結語

做好檔案管理工作，可以為企業決策提供重要支撐，幫助企業更好地實現管理。同時，通過對企業檔案的知識管理，可以幫助企業更好地提升檔案利用率，加快企業發展步伐。因此，私企同樣需要提高對檔案管理工作的重視程度及專業程度，采用專人、專制、專場所的管理方式，并結合信息技術，向數字化、信息化方向邁進，并逐漸向信創靠攏。

參考文獻

［1］牟敏.大數據技術在央企檔案管理信息化中的應用［J］.機電兵船檔案，2022（5）：92-94.

［2］張曉.集團管控型企業數字檔案館建設研究［J］.浙江檔案，2018（8）：58-59.

［3］歐陽慧芳.數字檔案室應用系統功能評價指標解析［J］.山西檔案，2019（4）：114-118.

［4］譚朝松.基于信創平臺的智能化檔案管理系統的設計與實現［J］.機電兵船檔案，2020（6）：60-62.

［5］國家檔案局.數字檔案室建設指南（2010年）［R］.北京：國家檔案局，2011.

（編輯 編輯何琳）

Research on the archives management of private enterprises in the era of informationtechnology application and innovation industry：taking N enterprise as an example

Bian "Ting

（Guangxi Minzu University， Nanning 530006，China）

Abstract： "With the advent of the information and innovation era， computer science is playing an increasingly important role in the field of archives. In the current archive management work of private enterprises， information technology has gradually demonstrated its own advantages， but it has also exposed some problems， making the development of archive management work in private enterprises not smooth. The article takes the archive management work of N enterprise as an example， revealing the problems that arise in the archive management work of N enterprise， and proposing corresponding opinions on the effective ways and methods of archive management work of N enterprise in the information and innovation era.

Key words： private enterprise; enterprise archive management; archive management; information technology application and innovation industry