基層煙草企業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)字化管理探索

近年來，基層煙草企業(yè)固定資產(chǎn)數(shù)量急速增加，對(duì)固定資產(chǎn)管理提出了新的問題和挑戰(zhàn)，固定資產(chǎn)是企業(yè)順利開展生產(chǎn)經(jīng)營的物質(zhì)基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)管理水平的高低影響著企業(yè)資源配置及財(cái)務(wù)管理等方面工作，目前，傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式仍存在諸多問題。基于此情況，本文立足于基層煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理，積極適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在對(duì)傳統(tǒng)資產(chǎn)管理方式梳理分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)基于PC端結(jié)合移動(dòng)端的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，有效解決固定資產(chǎn)管理信息數(shù)據(jù)不清、資產(chǎn)存放分散、盤點(diǎn)效率低、合理資源配置利用等問題，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)傳輸過程中的準(zhǔn)確率，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理變得簡單高效，大大提升固定資產(chǎn)管理精益化水平，推動(dòng)管理走向數(shù)據(jù)驅(qū)力下的“精準(zhǔn)、精細(xì)、精確”。

一、基層煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全面深入推動(dòng)，基層企業(yè)固定資產(chǎn)比重日益增大，數(shù)字化工具運(yùn)用滯后，以傳統(tǒng)人工管理為主的固定資產(chǎn)管理工作模式難以滿足現(xiàn)代資產(chǎn)管理工作的需要，使得固定資產(chǎn)管理工作難度和風(fēng)險(xiǎn)日益增大。

1.資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)不全面。經(jīng)調(diào)閱現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息上顯示信息范圍有限，無法真實(shí)反映資產(chǎn)使用和損壞等真實(shí)情況。實(shí)物負(fù)責(zé)人對(duì)歸口名下資產(chǎn)及使用狀態(tài)存在動(dòng)態(tài)管理的痛點(diǎn)，現(xiàn)有數(shù)據(jù)不能生成資產(chǎn)管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不能及時(shí)為資產(chǎn)管理部門決策提供分析依據(jù)，數(shù)據(jù)不全面的情況凸顯影響全面科學(xué)管理的效率。

2.資產(chǎn)盤點(diǎn)效率較低。一般情況下，資產(chǎn)管理盤點(diǎn)、調(diào)整等時(shí)間會(huì)安排在每年在半年和年底，由資產(chǎn)管理部門組織分兩次對(duì)固定資產(chǎn)全面清查和合理調(diào)整，由于資產(chǎn)分布較散，管理空間寬，人力物力消耗較大，從各個(gè)實(shí)物負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)到匯總資產(chǎn)盤點(diǎn)、報(bào)廢、差異、調(diào)整等流程，需多個(gè)工作日。同時(shí)，盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)修、匯總等工作協(xié)同耗時(shí)，周期長成本高、效率低。

3.傳統(tǒng)管理方式影響。目前資產(chǎn)管理的流程環(huán)節(jié)仍處于人工核對(duì)、人工制單、人工錄入的階段，各部門、各環(huán)節(jié)交集事宜較多，傳統(tǒng)管理方式貫穿其中造成信息更新滯后、數(shù)據(jù)遺漏缺失、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難、信息孤島多等問題，相對(duì)落后的操作手段，不僅耗費(fèi)人力、精力、時(shí)間等，也會(huì)導(dǎo)致管控難度大、管理效能弱、資源運(yùn)用性差，影響資源合理配置和利用。

4.資產(chǎn)信息更新滯后。面對(duì)固定資產(chǎn)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴(kuò)大，新舊設(shè)施設(shè)備交錯(cuò)存在，涉及的使用人員多，根據(jù)查閱對(duì)比各時(shí)段調(diào)撥單和資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)信息調(diào)整時(shí)間，資產(chǎn)購入、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)盤點(diǎn)、資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)均存在不同程度的信息更新滯后，例如因人工不及時(shí)或遺忘，資產(chǎn)調(diào)撥單開具日期與資產(chǎn)錄入時(shí)間間隔一周或更長，不適應(yīng)規(guī)范管理新要求的同時(shí)增加了管理誤差風(fēng)險(xiǎn)。

二、選擇固定資產(chǎn)數(shù)字化管理的原因

結(jié)合基層企業(yè)實(shí)際，從管理系統(tǒng)、員工、內(nèi)部管理、資產(chǎn)運(yùn)用等方面分析發(fā)現(xiàn)，固定資產(chǎn)管理模式效率較低，除與員工管理意識(shí)淡薄、操作不熟練、管理制度不健全有關(guān)以外，主要與數(shù)字化應(yīng)用程度有直接關(guān)聯(lián)。研究選擇立足以數(shù)字化手段嵌入固定資產(chǎn)管理方式，推動(dòng)固定資產(chǎn)數(shù)字化管理的落地應(yīng)用和高效地對(duì)分散的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，主要有以下幾方面原因。

1.實(shí)現(xiàn)全面管理。選擇數(shù)字化管理從實(shí)用的角度來看，管理部門從管理的層面能具體全面的掌握資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息獲得科學(xué)的決策參考，從全體員工層面可通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型工具隨時(shí)隨地自助操作，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)查詢、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點(diǎn)及報(bào)廢等功能，資源整合與利用更加便利，系統(tǒng)方便快捷，交互流暢，提高了操作的便利性。

2.實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理。在各環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集時(shí)，數(shù)字化管理可以發(fā)揮和賦能精準(zhǔn)性的功能作用，應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息可以自動(dòng)的進(jìn)入管理后臺(tái)進(jìn)行比對(duì)分析，精細(xì)化的分類運(yùn)行和使用。同時(shí)，數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用會(huì)減少人工核對(duì)的紕漏錯(cuò)誤，充分解決固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的問題，提高固定資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性。

3.實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。數(shù)字化工具的應(yīng)用可以及時(shí)實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的申請(qǐng)審批，各部門之間職能職責(zé)的管理和使用范圍、資產(chǎn)管理部門的審批、采購權(quán)限、員工和資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的匹配數(shù)據(jù)等均需要智能化運(yùn)轉(zhuǎn)，且同步完成信息實(shí)時(shí)更新，自動(dòng)生成相應(yīng)的報(bào)表等，應(yīng)用數(shù)字化功能可以實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)快速處理、敏捷反應(yīng)，形成彈性和柔性工作效果。

4.實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。規(guī)范管理和規(guī)范使用是特別需要高度重視和執(zhí)行的，數(shù)字化資產(chǎn)管理可以確保各部門固定資產(chǎn)的使用人、狀態(tài)、使用情況等信息顯示明朗化，從員工申請(qǐng)、流程審批、資產(chǎn)管理員派發(fā)、員工簽字全都可以通過數(shù)字化工具在線實(shí)時(shí)高效完成，形成固化的流程和環(huán)節(jié)，提高固定資產(chǎn)管理規(guī)范性。

5.實(shí)現(xiàn)安全管理。數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨著不可忽視的安全問題，在線運(yùn)行的選擇上，可以與組織架構(gòu)人員信息與資產(chǎn)使用人綁定，通過數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)歷史操作追溯，任何員工的歷史操作、盤點(diǎn)過程都清晰留痕跡，可追溯、可查閱。同時(shí)，可以對(duì)操作人員的位置和身份進(jìn)行驗(yàn)證，提高固定資產(chǎn)管理的安全性。

6.實(shí)現(xiàn)高效管理。從實(shí)用角度出發(fā)，數(shù)字化管理具備方便、快捷、節(jié)約，圍繞高效管理的主題，減少了管理半徑長、各部門奔走的時(shí)間耗費(fèi)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的信息和數(shù)據(jù)狀態(tài)一目了然，解決各環(huán)節(jié)成本高、周期長的問題，實(shí)現(xiàn)全過程無紙化，提高了固定資產(chǎn)管理效率。

三、固定資產(chǎn)數(shù)字化管理的方式和作用

1.可實(shí)現(xiàn)手機(jī)移動(dòng)端管理。相較于傳統(tǒng)資產(chǎn)管理系統(tǒng)模式，采用手機(jī)移動(dòng)端管理，最直觀變化就是使固定資產(chǎn)管理從PC端擴(kuò)展至移動(dòng)端，運(yùn)行效率會(huì)得到提升，而且手機(jī)移動(dòng)端操作的便捷、信息的實(shí)時(shí)更新，可為使用人員帶來友好的體驗(yàn)感受。

2.可生成動(dòng)態(tài)二維碼。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)登記入庫一物一碼，通過手機(jī)端掃描二維碼，通過網(wǎng)絡(luò)上傳至PC端服務(wù)器，可以及時(shí)實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的申請(qǐng)審批，完成對(duì)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)處理，并自動(dòng)形成相應(yīng)的表格等，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)快速處理。具有名片化、在線化、操作易、動(dòng)態(tài)化、可追溯、無紙化等特征。

3.可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。相較于傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，其與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)各自獨(dú)立，形成信息孤島，數(shù)據(jù)無法互通共用，各業(yè)務(wù)部門只能通過線下交流，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。而固定資產(chǎn)數(shù)字化管理系統(tǒng)可與內(nèi)部工作應(yīng)用平臺(tái)全面對(duì)接，組織架構(gòu)人員信息與資產(chǎn)使用人綁定，實(shí)現(xiàn)人員信息狀態(tài)與資產(chǎn)信息狀態(tài)同步更新。

4.可實(shí)現(xiàn)報(bào)表智能化。運(yùn)用管理后臺(tái)自動(dòng)生成的各類報(bào)表分析資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)，管理人員可直觀查看資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，為彈性管理提供數(shù)據(jù)信息，提升管理和資產(chǎn)使用效率。同時(shí)，用分析結(jié)果指導(dǎo)科學(xué)決策，實(shí)現(xiàn)管理流程再造，兩者相互促進(jìn)。

5.可實(shí)現(xiàn)資源有效配置。數(shù)字化賦能助推支持固定資產(chǎn)管理上的新整合、新效用，合理利用資產(chǎn)資源，在資源配置、協(xié)同、整合、共享上充分發(fā)揮作用，為節(jié)約資源和利用資源發(fā)揮效能最大化，減少浪費(fèi)提質(zhì)增效，進(jìn)而產(chǎn)生新的效益和效率。

6.可實(shí)現(xiàn)安全應(yīng)用。與內(nèi)部應(yīng)用平臺(tái)或系統(tǒng)的組織架構(gòu)人員信息與資產(chǎn)使用人綁定，實(shí)現(xiàn)歷史操作追溯，任何員工的歷史操作、盤點(diǎn)過程都清晰留痕跡，可追溯、可查閱，同時(shí)，可以對(duì)操作人員的位置和身份進(jìn)行驗(yàn)證，提高固定資產(chǎn)管理的安全性。

四、數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)并搭建基于手機(jī)移動(dòng)端和PC端相結(jié)合的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并與釘釘平臺(tái)聯(lián)通，通過手機(jī)移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)功能應(yīng)用，進(jìn)行二維碼掃碼，與PC端固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端和PC端的數(shù)據(jù)交互，方便快捷地管理資產(chǎn)，提升資產(chǎn)管理水平。

1.手機(jī)移動(dòng)端包括資產(chǎn)掃描、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)盤點(diǎn)、信息互動(dòng)和個(gè)人中心等主要功能。（1）資產(chǎn)掃描。包括資產(chǎn)信息、房間資產(chǎn)和部門資產(chǎn)3部分。①資產(chǎn)信息：掃描資產(chǎn)標(biāo)簽二維碼，顯示相應(yīng)信息，如資產(chǎn)存放地點(diǎn)異常，可將該資產(chǎn)進(jìn)行異動(dòng)上報(bào)；②房間資產(chǎn)：可掃描房間二維碼，顯示該房間所有資產(chǎn)信息，只有該房間權(quán)限的方可查看；③部門資產(chǎn)：可掃描部門二維碼，顯示對(duì)應(yīng)房間號(hào)、資產(chǎn) 數(shù)量和所有的資產(chǎn)信息。

（2）資產(chǎn)管理。包括資產(chǎn)異動(dòng)、調(diào)撥管理、報(bào)廢管理等。①資產(chǎn)異動(dòng)：可實(shí)現(xiàn)非本部門資產(chǎn)上報(bào)功能，用戶可直接掃描資產(chǎn)二維碼獲取資產(chǎn)信息，填寫現(xiàn)存放位置和添加備注，上報(bào)資產(chǎn)異動(dòng)信息，還可查看最近上報(bào)的資產(chǎn)異動(dòng)歷史記錄；②調(diào)撥管理：分當(dāng)前調(diào)撥、調(diào)撥審核和調(diào)撥完成，即當(dāng)前調(diào)撥顯示當(dāng)前用戶提交后還未審核的資產(chǎn)，用戶可對(duì)調(diào)撥記錄進(jìn)行修改和刪除記錄，調(diào)撥完成可查看用戶所有已提交并完成審核的調(diào)撥記錄，并可查看相應(yīng)的審核明細(xì)；③報(bào)廢管理：分當(dāng)前報(bào)廢、報(bào)廢審核和報(bào)廢完成，即當(dāng)前報(bào)廢顯示當(dāng)前用戶提交后還未審核的資產(chǎn)，用戶可對(duì)報(bào)廢記錄進(jìn)行修改和刪除記錄，也可對(duì)不合理報(bào)廢進(jìn)行駁回操作以及報(bào)廢完成可查看用戶所有已提交并完成審核的報(bào)廢記錄，并可查看相應(yīng)的審核明細(xì)。

（3）資產(chǎn)盤點(diǎn)。包括盤點(diǎn)管理和資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。①盤點(diǎn)管理：資產(chǎn)管理部門發(fā)起資產(chǎn)盤點(diǎn)任務(wù)，釘釘實(shí)時(shí)自動(dòng)推送任務(wù)消息到使用人，系統(tǒng)自動(dòng)顯示資產(chǎn)盤點(diǎn)時(shí)間范圍內(nèi)的盤點(diǎn)內(nèi)容，分待盤點(diǎn)、異動(dòng)和盤點(diǎn)成功，待盤點(diǎn)列表中顯示還未進(jìn)行盤點(diǎn)的資產(chǎn)，用戶可通過掃描資產(chǎn)二維碼進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)成功后該資產(chǎn)跳轉(zhuǎn)到盤點(diǎn)完成列表中，若盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)有異動(dòng)的資產(chǎn)，可通過上報(bào)異動(dòng)到異動(dòng)列表；②資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)：顯示該用戶下所有資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的房間號(hào)、資產(chǎn)總數(shù)及資產(chǎn)名稱列表。

（4）信息互動(dòng)。即結(jié)合釘釘平臺(tái)組織架構(gòu)打通資產(chǎn)管理人員以及資產(chǎn)使用人員的溝通鏈路，通過釘釘實(shí)時(shí)自動(dòng)推送資產(chǎn)管理平臺(tái)消息，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)交互功能，做到各環(huán)節(jié)高效管理。

（5）個(gè)人中心。包括二維碼申領(lǐng)、掃碼歷史、修改密碼、操作手冊(cè)等。①二維碼申領(lǐng)：主要用于二維碼損壞或丟失后可申領(lǐng)，用戶通過輸入資產(chǎn)編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)顯示資產(chǎn)名稱進(jìn)行確認(rèn)申領(lǐng)；②掃碼歷史：系統(tǒng)可顯示用戶掃碼歷史記錄，可查看每條資產(chǎn)詳細(xì)信息；③修改密碼：用戶輸入原密碼和新密碼，提交完成修改；④操作手冊(cè)：用戶可通過閱讀操作手冊(cè)熟悉該系統(tǒng)的使用說明。

2.PC端包括資產(chǎn)管理、二維碼標(biāo)簽管理、統(tǒng)計(jì)分析、資源配置管理、系統(tǒng)權(quán)限等主要功能。（1）資產(chǎn)管理。是PC端管理的核心，可對(duì)資產(chǎn)狀態(tài)各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，并可對(duì)資產(chǎn)信息進(jìn)行添加、修改、刪除、查詢、匯總等。即資產(chǎn)管理員在PC端后臺(tái)對(duì)所有固定資產(chǎn)進(jìn)行自定義數(shù)據(jù)化管理，通過后臺(tái)規(guī)范導(dǎo)入固定資產(chǎn)信息模板，具體包括固定資產(chǎn)的類別、使用人、使用部門、狀態(tài)、年限等。

（2）二維碼標(biāo)簽管理。即每個(gè)固定資產(chǎn)都有一張自己的專屬名片，并且生成相應(yīng)的二維碼，資產(chǎn)管理員及時(shí)對(duì)應(yīng)資產(chǎn)進(jìn)行打印粘貼。同時(shí)，隨著固定資產(chǎn)狀態(tài)的變化，可對(duì)固定資產(chǎn)二維碼內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。包括資產(chǎn)二維碼管理、二維碼申領(lǐng)等。①資產(chǎn)二維碼管理： 可對(duì)每條資產(chǎn)的二維碼進(jìn)行查看，對(duì)資產(chǎn)標(biāo)簽損壞或丟失的資產(chǎn)重新打印標(biāo)簽，可通過資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)使用部門等進(jìn)行查詢；②二維碼申領(lǐng)：是接收手機(jī)移動(dòng)端提出的打印二維碼申請(qǐng)，包括新資產(chǎn)的二維碼和已損壞或丟失需要重新打印的二維碼，可選擇某項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行二維碼生成。

（3）統(tǒng)計(jì)分析。即資產(chǎn)管理人員在PC端后臺(tái)可自定義資產(chǎn)管理規(guī)則，通過分析資產(chǎn)數(shù)據(jù)，生成各種圖形、表格展示固定資產(chǎn)現(xiàn)狀，為固定資產(chǎn)管理決策提供分析依據(jù)。

（4）資源配置管理。①部門管理：默認(rèn)顯示登錄用戶所在部門，可對(duì)部門名稱、部門編號(hào)、部門簡稱、負(fù)責(zé)人、電話號(hào)碼、關(guān)鍵字查詢，可修改和刪除選中的現(xiàn)有部門；②存放地點(diǎn)管理：可對(duì)樓、房間進(jìn)行管理，展示房間列表，可對(duì)房間進(jìn)行添加、修改、刪除和分配房間所屬部門的操作。

（5）系統(tǒng)權(quán)限管理。①后臺(tái)用戶管理：默認(rèn)顯示登錄用戶所在部門下的所有用戶，可進(jìn)行添加、編輯和 刪除操作，可通過帳戶、姓名及手機(jī)號(hào)進(jìn)行關(guān)鍵字查詢，可對(duì)選中的用戶進(jìn)行重置密碼操作；②角色管理：默認(rèn)顯示登錄用戶部門中的所有角色，可進(jìn)行添加、編輯和刪除操作，可通過角色編號(hào)和角色名稱進(jìn)行關(guān)鍵字查詢，角色成員可給選中的角色添加后臺(tái)用戶，角色授權(quán)可給選中的角色添加系統(tǒng)功能權(quán)限；③個(gè)人中心：包括個(gè)人信息查看和賬號(hào)密碼修改等。

五、結(jié)語

在“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”的浪潮下，加快推進(jìn)數(shù)字化手段和固定資產(chǎn)精益管理的深度融合，從基層資產(chǎn)管理角度看，有助于資產(chǎn)管理高效便捷；從規(guī)范管理角度看，使資產(chǎn)管理及時(shí)準(zhǔn)確，有助于資產(chǎn)規(guī)范管理；從精益管理角度看，降低了經(jīng)濟(jì)管理成本，節(jié)約了人工管理時(shí)間，提升了企業(yè)管理的效率。隨著數(shù)字化戰(zhàn)略深入推進(jìn)，資產(chǎn)管理工作者應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)鉆研學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)際持續(xù)探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型賦能日常管理，在提升資產(chǎn)管理工作質(zhì)量、效率及規(guī)范水平等方面發(fā)揮積極作用。

（執(zhí)筆人：胡雁萍 " 皮屹峰 " " 唐京津 " "魯佳 " " "薛云建 " " 秦舸夫 "黃玉波）

（作者單位：中國煙草總公司重慶市公司）