信貸業務無紙化背景下的“三化一體”個貸檔案管理模式升級＊

徐江華 陳美斯

（深圳市銀雁科技有限公司 深圳 518000）

0 引言

“信貸檔案是商業銀行在管理和經辦各類本外幣信貸業務的工作活動中形成的，具有憑證依據作用和參考利用價值的信貸經營管理專業技術材料的總稱，是銀行信貸業務管理工作的原始記錄。”根據貸款的主體分類，分別有個人信貸檔案與企業信貸檔案。其中，針對個人消費客戶的貸款業務包含但不限于信用卡透支、住房貸款、消費貸款、助學貸款、汽車貸款、小額抵押貸款等，這些業務活動行程的文件材料經分類歸檔后成為個人信貸檔案（下稱“個貸檔案”）。個貸檔案是維護銀行和客戶利益、保護消費者權益的重要記錄憑證。

隨著金融科技不斷進步，個貸業務辦理的場景趨于無紙化、數字化，對銀行傳統的檔案管理方法提出了新的要求。論文案例針對某國有銀行省行的這一痛點，立足個貸檔案集中化、數字化、信息化“三化一體”的目標，為其優化管理流程、引進新技術、新工具，提供了包含檔案管理系統、數字化加工服務、寄存保管服務的個貸檔案一體化解決方案，并就解決方案提出案例的學術價值。

1 文獻綜述與理論研究

1.1 國內研究文獻現狀

為了更好地闡述案例，首先從國內學者對信貸檔案和個貸檔案管理的研究出發，探查國內研究現狀。筆者使用“CNKI 中國知網”數據庫作為文獻研究來源，檢索方式為：檢索方式為：“篇名 =‘信用’or‘貸款’and 篇名 = 檔案”，檢索結果為124 篇中文文獻；檢索方式為：“篇名=‘信用’or‘貸款’and篇名=檔案”，檢索結果 為 53 篇中文文獻；檢索方式為：“篇名 =‘個貸’or‘個人貸款’and 篇名 = 檔案”，檢索結果為 16 篇中文文獻。

從以上的檢索結果來看，國內對個貸，即個人信用貸款的檔案管理研究較少，且在多數的信貸檔案管理研究文獻中，國內學者多數傾向于研究助學、助農的信貸檔案管理，以及銀行信貸檔案是如何防范信貸風險。在《股份制商業銀行信貸檔案管理現狀分析》一文中，作者賈煥梓對國內對信貸檔案管理研究做了統計與分析，從1996年至2016年的20年間，該領域的研究文獻數量趨于穩步增長，表明對信貸檔案管理的重視程度愈發加深。其中，首篇對個貸檔案的研究文獻從2000年開始發表，數據表明，前十年對于個人貸款檔案管理工作的研究主要以住房與助學為主，后10年則以個人信用檔案管理系統作為主流研究方向，文獻發表數量遠低于“信用檔案管理”，由此可見，國內學術界對個貸檔案管理的研究重視程度較低。

1.2 國內研究文獻呈現的問題

綜合被引量較多的前十篇研究文獻如《商業銀行信貸檔案的管理》《商業銀行中的業務檔案管理：理論與實踐初探》《銀行信貸業務檔案信息資源的開發利用》，以及上述提及的《股份制商業銀行信貸檔案管理現狀分析》等，對于信貸和個貸檔案管理現狀的研究文獻指出如下管理現狀問題：第一，傳統信貸檔案管理模式不能滿足無紙化趨勢下的信息資源共享需求，無法實現信貸業務檔案借閱的線上審批；第二，不能實時監控信貸業務檔案的移交與上收全過程，存放地點分散，且無統一保管監督，容易發生丟失或損毀的風險；第三，檔案管理人員素質水平較低，無法應對信息化操作，同時配備人員數量不足，無法應對大量查調閱需求；第四，銀行業務檔案管理規范普遍無法適用于信貸業務檔案管理，當前沒有統一的信貸檔案管理規范與執行標準，總行與分行之間管理方法有壁壘，難以共享檔案信息資源。

1.3 國內研究文獻提出的解決方法

對應以上提出的信貸業務檔案管理現狀問題，多數國內學者在研究文獻中指出應從三個層面解決：一是對銀行進行檔案教育與科普，提升行方管理人員對檔案的認知與重視，提升檔案管理專業技能；二是改善銀行對信貸檔案管理的制度與體系，基于觀念與重視程度的轉變，應尋求專業的外部服務供應商幫助提升內部管理水平，統一信貸業務檔案管理規范與執行標準；三是響應《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱“‘十四五’”規劃），在無紙化趨勢下，對信貸業務紙質檔案進行數字化，對信貸業務電子檔案做到實時歸檔，構建信貸業務檔案信息資源池，打破信息孤島與壁壘，及時滿足大量實時查調閱需求。

2 案例基本情況

2.1 案例背景

某國有行自2013年起，對行內全量檔案管理提出集約化管理要求，并對自有或托管檔案庫房實行庫房評級制，總行與行里各分支機構對檔案管理選擇自我管理與外部專業服務供應商占比各為50%。與此同時，個人消費金融類貸款業務是建設方的主要業務之一，隨著業務規模擴大，個貸檔案數量與日俱增，由于總量龐大、結構復雜，全部集中存儲的難度很大，故只完成了部分集管，部分檔案仍由支行網點自行保管。隨著業務無紙化的推進，行方近年來依托總行統一的信貸業務系統展業，在辦理過程中使用高拍儀對材料關鍵頁進行掃描，形成影像副本，存儲在業務系統中，進而出現以下困難點：

第一，部分檔案分散于各地庫房、網點機構，管理權限不清晰，給一線造成一定的存管負擔，且留有遺失隱患；第二，個貸檔案管理依賴于手工操作和紙質文檔，可能存在諸如：收檔不及時、不齊全、檔案內容填寫不完整、要素不全、過期資料未能及時抽出、已終止個貸關系的個貸資料未另行歸檔、檔案資料移交手續不規范，交接程序流于形式、銀行機構分散，點多面廣，檔案工作監督檢查難以全面覆蓋等問題；第三，檔案實體存放場地規模與業務發展速度不匹配、檔案庫房的基礎設施落后，設施配備不全，不能完全達到《檔案館建筑設計規范》(JGJ25-2010)中對檔案庫房的建設要求；第四，大部分存量個貸檔案只有紙質檔案的存儲形式，新增個貸檔案只有部分影像副本，檔案需通過系統及手動進行管理，數字化、電子化程度低，檔案調閱利用時，面臨耗時較長的審批流程、移交運輸流程，可能有實體受損、逾期未還等風險；第五，個貸業務“無紙化”發展趨勢愈加明顯，銀行采用個貸業務管理系統作業，但一方面，系統只覆蓋到增量檔案的部分材料，存量紙質檔案以及增量的紙質文件材料不能直接進行線上化管理，兩者脫節；另一方面，一二級信貸檔案的信息化數據源自兩套不同的業務系統，無法一一對應，給歸檔工作造成不小的工作量。為此建立如下流程，如圖1、圖2：

圖1 行方支行與分行的個貸檔案保管流程

圖2 行方個貸檔案利用、永久調出流程

2.2 案例措施

2.2.1 全量檔案實體數字化加工，加速線上化管理進程

個貸檔案利用頻率較高，面對個貸存量紙質檔案不方便利用的問題，由省分行統一領導開展存量紙質檔案數字化加工工作。省分行所在市域分支行，集中由省分行提供場地實施。其他地市統一集中在屬地二級分行進行處理。

全省近20 個地市一級檔案（權證類）約60 萬卷，二級檔案（其他貸款資料）約100 萬卷（含已結清20 萬卷）全部進行著錄及數字化加工，銀雁全省6 個分公司參與項目，參與專業人員120 余人，運用自身專業設備、系統、耗材一站式同步開展數字化加工工作。共掃描影像8000 萬余幅，著錄目錄數200 萬余條，實施工期約為一年兩個月。

2.2.2 集約化管理檔案實體，為檔案合規管理提供保障

截至目前，銀雁已在全國62 個城市建立100 余個檔案專業庫房。嚴格遵循國家JGJ25-2010《檔案館建筑設計規范》，萃取服務經驗，建立“二十防”防控標準。庫房內部使用RFID、RPA、AI、GIS 等前沿技術支撐服務，使服務全流程準確、高效、便捷。

針對實體檔案，該行分布全省各市的分支行由省分行統籌，將一、二級未結清檔案自建庫房存放，已結清個貸檔案移至銀雁檔案庫房，其他地市一、二級未結清檔案存放至二級分行自建庫房，已結清檔案存放各二級分行或移至銀雁檔案庫房。銀雁公司安排專業團隊，用時3 個月，將分散在各分支行的檔案清點收集，專車運送至銀雁庫房。具體如圖3。

圖3 銀雁科技為行方制定的檔案集中上收管理方案示意圖

2.2.3 建設檔案信息管理系統，直通現代化管理

本項目融合銀雁自主研發的多套檔案管理相關軟件，如檔案數字化加工系統、實物檔案管理系統、影像檔案管理系統、綜合檔案管理系統以及電子檔案管理系統，為檔案管理過程中產生的業務指令數據、影像副本、OCR 檔案信息數據、檔案在庫庫存數據、檔案定位數據、庫房環境數據、電子檔案元數據以及相關電子簽名簽章等數據提供應用支撐，保障該行一套系統實現各形態（實體檔案、數字化影像副本、電子檔案）檔案綜合管理功能。

銀雁通過詳細的前期調研，深度了解建設方現狀與需求，為其打造個貸檔案管理系統，系統融合多項前沿管理技術、專業檔案管理功能，實現個貸檔案從歸檔、保管到各種類型利用的全流程管理。系統與總行信貸業務系統打通，實現實時數據傳輸，達到實時檔案影像及數據信息的管理。

在實體檔案管理方面，系統外聯多項物聯網智能設備如RFID 電子標簽轉換系統、儲位標簽、移動盤電車子系統及實物檔案管理系統等，執行智能化出入庫、上下架流程記錄及智能盤點，設計了4 大環節的智能管理流程，使檔案實體管理便捷性和安全性明顯提升，并實現了該行全量個貸檔案實體管理+存量個貸檔案影像管理，從流程與數據層面做到全行個貸檔案全面信息化管理。

經過以上三步的流程梳理和服務參與，在借款審核階段由銀雁信貸助理進行輔助操作，解放客戶經理精力，使其專心投入自身業務工作中，在檔案管理階段由銀雁負責進行整理、數字化加工、運輸及存儲服務，行內僅需通過系統進行確認和審核等操作。

建設完成后，該行個貸檔案管理新流程如圖4、圖5。

圖5 檔案實體利用、永久調出流程示意圖

銀雁基于全國檔案庫房、業務實施設備等基礎設施、下沉至二級甚至三級地市的專業檔案服務團隊結合大數據、物聯網等前沿技術幫助該行實現了個貸檔案從分散管理到集約化管理，紙質管理到線上化管理，手工管理到信息化管理的業務檔案一體化動態實時管理。具體如圖6。

圖6 銀雁科技商業銀行信貸業務檔案“三化一體”管理模式示意圖

2.3 案例創新

2.3.1 管理模式創新

此前，該行實體個貸檔案僅部分上收，部分分散存放在分支行或網點，業務辦理過程中僅對部分實體檔案進行了數字化加工，面臨實體檔案分散、影像副本不全的問題。但該省面積大、地市多，將全量實體檔案上收到集中統一的物理環境保管的實操難度很大，故而本案例提出了“分布式統一”的創新管理模式。首先，對全量個貸檔案進行整理、數字化加工，成果掛接于系統，允許用戶在權限內線上調閱利用，允許管理部門實時管控各機構的檔案信息數據。同時，將實體檔案進行區域性集中上收，例如，其省會20 多個分支行的個貸已結清檔案進入銀雁檔案庫房保管，基于RFID 技術和信息化基建條件，行方可線上實時掌握檔案的在庫情況，或進行調閱、回收等利用動作。該模式既能合理控制建設方的經濟投入，又能助其降低運營成本、轉移風險，通過加速檔案利用速度來提高業務效率。

2.3.2 管理技術創新

（1）對象存儲實現海量檔案數據存儲及擴展

檔案系統中存儲了大量非結構化數據，不符合傳統的數據庫格式，如照片、視頻、音頻文件、文檔形式的文本，都是非結構化數據的常見示例。在尋找優秀的非結構化數據存儲方式時，NAS 與對象存儲是兩個主要選擇。與前者相比，對象存儲響應較快，能為數據快速變化的應用程序提供支持；擴展性強，對未來檔案數字資源的海量存儲及利用提供可靠的橫向擴展能力。

鑒于銀行個貸業務量大、檔案數據增長迅速等特性，我們認為個貸檔案管理更需要海量安全的存儲模式，因此，本案例利用對象存儲為該行提供了可橫向拓展的存儲空間，不僅如此，對象存儲的存取效率不會因存儲容量增大而變慢，其優秀的“軟件定義存儲”技術保證了海量數據的訪問效率，此種存儲模式同樣適用于各大金融行業高并發業務場景中檔案數據快速存取的需求。

（2）技術創新與國產化兼容適配

在性能方面，本案例使用的系統兼具安全、便捷、共享、高效的特性，采用自主可控的微服務架構、國產化服務器及操作系統搭建高性能服務集群，構建平臺安全防護體系，為客戶提供安全、高效、穩定的辦公環境；在生態適配性方面，系統經全面信創改造，具備完整的信創生態，與國內主流的CPU、操作系統、數據庫、中間件等完成兼容性適配，保障系統信息安全，促進國家信創戰略發展；在技術架構方面，采用先進的技術架構，已完成與國產主流數據庫的兼容性與適配性認證；在安全性方面，經國產密碼加密，符合網絡安全等級保護基本要求，可滿足國家對機關企業檔案數據安全性的要求。

2.4 案例成效

銀雁科技為該行提供包括個貸檔案管理系統、檔案數字化加工服務、檔案寄存保管服務的個貸檔案一體化解決方案，幫助該行實現了個貸檔案管理的集約化、數字化、信息化。第一，有利于提升經濟效益。首先，提高個貸檔案管理效率。通過個貸檔案管理系統的建立和應用，行方實現了權限內信息共享和數據整合，一鍵快速調閱，6 種查、調閱模式，檔案影像審批后自動推送至相關人員，檔案實體專人專車押運，運輸途中GPS 技術實時監控，全程交接留痕，全流程管理效率提升6 倍以上。其次，降低個貸業務風險。各種形態的個貸檔案的數據信息通過管理系統得到即時、全面的記錄、存儲和管理，通過檔案端流程及系統的管控降低檔案信息被篡改、泄露、甚至檔案實體丟失等風險，加強后端的合規管理，強化了銀行的應訴能力，可跨空間、跨時間查調閱利用檔案，能夠及時響應前端運營需求，減少運輸及人力查調閱利用檔案的成本。再次，降低個貸檔案管理運營成本。存量檔案部分，通過銀雁專業團隊的分布式集約化服務，在場地、人員、設備等方面降低檔案管理成本約52%。在后續管理上，電子化管理及自動化操作進一步降低人工和管理成本30%以上。第二，有利于提升社會效益。首先，保護銀行客戶的個人權益和隱私。通過管理流程梳理、全線上多權限信息維護及管理，降低流程中信息被篡改或丟失的可能性，有效保護公民隱私，強化公民權益。其次，提升銀行客戶的辦事效率。項目實施后，檔案信息全線上管理，客戶需要調檔時，銀行可以更加迅速、便捷的方式響應，減少客戶等待時間和過程的繁瑣程度。再次，信息資源得以沉淀利用。個貸檔案的一體化管理，有助于實現銀行內部及行業見的個貸信息資源沉淀，相應數據經過分析后可有效提高行業運行效率和效益。從次，降低信用風險和社會風險。通過專業服務和國產化技術系統部署，大大降低個貸風險導致的社會風險，保護銀行和社會的利益，維護金融秩序穩定。最后，促進金融服務的可持續發展。個貸檔案的一體化管理，有利于完善金融服務體系和環境，促進金融服務的可持續發展，滿足社會對金融穩定的需求和期望。

3 案例理論價值

銀雁科技結合檔案管理體系建設方面的專業知識，與該行共同進行管理流程梳理，并利用先進的技術幫助該行實現了個貸檔案的數字化、集約化、信息化的“三化一體”管理，解決了銀行個貸檔案利用不便、管理成本高昂等問題，降低了金融企業個貸檔案管理風險。 綜合上述的可復制性與可操作性，論文對案例價值進行以下闡述：

3.1 踐行“統一領導，分級管理”的新模式

本項目采用“信息集中管理+檔案實體本地標準化”存儲模式，在總行、總部實現統一管理及監督的同時，利用標準化、本地化的管理場地進行檔案實體管理，提升本地檔案利用便利性，降低檔案實體運輸的過程風險，節省至少30%的運輸成本。

3.2 專門檔案的新管理方法

個貸檔案對信息安全管理要求高，對檔案管理及利用審查流程更加嚴格。銀雁在項目協助建設方梳理原有的個貸檔案從產生，到收、管、存、用、銷的全流程各環節，形成新的、數字化和信息化程度更高的新流程，并通過系統固化下來，系統設置多層級審核和復核環節，實現全線上管理，盡量減少手動操作的環節，降低人工工作量的同時，通過加密和權限設置手段保護個貸檔案實體和信息安全。

3.3 檔案資源維護的組合創新

第一，海量存儲模式及國產化系統是個貸檔案邁向信息化管理的基石。本項目采用更適合個貸檔案的對象存儲模式，滿足該場景下儲量可擴展、海量存儲的需求，并進行全面國產化兼容適配，保障金融信息安全。第二，物聯網+的防護標準細化為檔案實體增加護盾。銀雁全國檔案庫房統一按照《檔案館建筑設計規范(JGJ25-2010)》建設，目前已在62 個城市建立100 多個檔案庫房，100%自營，垂直化管理，建設運營措施在“八防”基礎上進行了細化，在庫房建設和日常管理的過程中均參照細化后的“二十防”標準執行，適應不同地理環境、不同存儲介質、金融機構檔案安全的高要求。第三，下沉的網狀結構專業團隊是檔案得以安全信息化的加速器。銀雁專業數字化加工團隊覆蓋全國200 多個城市，下沉至二、三級地市，當項目覆蓋多區域時，可在保障質量的前提下多地并行開展作業，減少跨區域資源調動，以強大的檔案服務資源基礎建設網絡實現“本地客戶、全國服務”。

4 案例實踐展望

結合實踐案例的措施與成效，從銀行的個貸檔案到信貸檔案，直至銀行全量業務檔案，可進行不同程度的檔案實體集約化管理、檔案實體增量、存量或全量數字化，利用信息化技術與優化管流程，降低檔案管理與利用成本，以及檔案管理信息化建設，助力提升國內商業銀行檔案信息化建設水平，優化銀行檔案資源結構，開發檔案信息資源，建設與優化銀行檔案管理人才梯隊，為我國商業銀行與金融業可持續發展提供智力支撐。在“無紙化”發展趨勢下，響應黨的二十大號召與“十四五”規劃的建設目標，我國銀行從個貸檔案到信貸檔案，直至業務檔案應從以下8個方面提升管理水平與服務借鑒、決策的能力，以更好地滿足客戶需求和社會經濟發展的需要：

（1）加強檔案數字化建設：銀行應積極推進增量、存量或全量的業務檔案數字化進程，利用先進的技術與設備對紙質檔案進行掃描、識別和歸檔，對電子文件進行“四性檢測”并實時歸檔，實現檔案電子化的存儲和管理；

（2）建立統一的檔案管理系統：銀行總行與各網點、分支機構應建立統一的業務檔案管理系統，并與業務系統對接，將分散在各網點、分支機構的檔案集中管理起來，實現檔案的統一檢索、調閱和利用，提高檔案管理的效率和便利性；

（3）強化檔案安全保障：銀行應加強檔案信息和實體的安全防護措施，對檔案信息采用加密、備份等技術手段保護檔案的安全性和完整性，防止信息泄露和篡改。對檔案實體應選擇符合國家相關管理規定的存儲環境，存管檔案實體與進行日常運營維護、查調閱利用活動；

（4）推進檔案共享與合作：銀行應積極推動與其他金融機構、政府部門等相關單位的合作，在不影響檔案信息和實體安全的情況下，共享檔案資源，促進信息資源的互通和交流；

（5）提升檔案管理人員的專業素養：銀行應在優化檔案管理人才結構的基礎上，加強對業務檔案管理人員的培訓和教育，提升其專業素養和管理能力，確保業務檔案管理工作的質量和效果；

（6）推動檔案管理的智能化發展：銀行可以利用人工智能、大數據等技術手段，并利用檔案管理系統，實現對檔案信息的自動分類、整理和分析，挖掘有效資源，提高檔案管理的效率和準確性。

（7）加強法律法規的制定和執行：銀行應積極參與相關法規的制定和修訂工作，明確檔案管理的法律責任和權益保障，規范檔案管理行為，如國家檔案局在2023年5月發布，且將于12月1日實施的《商業銀行檔案管理規范》，對于信貸檔案也應有細化的執行規范或標準；

（8）加強檔案管理的監督和評估：銀行應建立健全檔案管理的監督機制，定期對檔案管理工作進行評估和檢查，及時發現問題并加以解決。