數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)初探

文·王倩

作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性、引領(lǐng)性產(chǎn)業(yè)，城市建設(shè)事業(yè)的加速實(shí)施，為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理開辟了更為廣闊的發(fā)展空間。特別是智慧城市管理、大數(shù)據(jù)集成應(yīng)用等一系列高新技術(shù)手段的推廣應(yīng)用，為數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)提供了技術(shù)支持，對城建檔案管理總體規(guī)劃、信息檢索服務(wù)水平提升以及檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級等方面提出了更高要求。如何利用信息技術(shù)等手段，加快數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)，滿足社會(huì)對城建檔案利用工作的更高期待，成為當(dāng)前城建檔案管理事業(yè)的關(guān)鍵任務(wù)。檔案從業(yè)者必須敏銳把握新形勢，靈活轉(zhuǎn)變工作思路，結(jié)合經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新變化和新要求，研判數(shù)字化城建檔案管理新形勢、新特征，深入分析當(dāng)前數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)中亟待解決的問題，提高城建檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，聚力促進(jìn)檔案工作提質(zhì)增容、市縣統(tǒng)籌融合發(fā)展。

一、城建檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理能效與城市建設(shè)規(guī)模匹配度不高

檔案數(shù)字化管理工作需配套符合技術(shù)指標(biāo)要求的硬件設(shè)備，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、研發(fā)檢索查閱系統(tǒng)。目前，很多單位檔案數(shù)字化管理資金投入不足，無紙化辦公改革進(jìn)程緩慢，城建檔案數(shù)字化率偏低。比如，有的單位沒有指定檔案管理專用計(jì)算機(jī)，數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)實(shí)條件有限，檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量參差不齊；有的單位城市建設(shè)資料的類型、材質(zhì)等也存在較大差異，數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；有的單位因檔案管理系統(tǒng)容量不足、通用格式轉(zhuǎn)換功能利用不暢等問題，部分城建檔案難以及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化加工并上傳。所以，很多城市雖制定了數(shù)字化城建檔案館建設(shè)方案，但實(shí)質(zhì)建設(shè)程序還處在初步啟動(dòng)階段，許多單位在實(shí)際工作中仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。

（二）現(xiàn)行城建檔案管理規(guī)范對數(shù)字化的詮釋較為粗放

為加強(qiáng)城市建設(shè)檔案的保護(hù)、管理和利用，許多城市相繼出臺(tái)了地方性法規(guī)，對城建檔案工作進(jìn)行約束和指導(dǎo)。但由于現(xiàn)行法規(guī)、規(guī)范性文件普遍只進(jìn)行總體規(guī)劃，條目性列出城建檔案管理各環(huán)節(jié)工作要求、劃分責(zé)任義務(wù)，行文較為粗放，缺少對數(shù)字化檔案館建設(shè)的明確要求和短期計(jì)劃，未能根據(jù)檔案工作新形勢進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，導(dǎo)致檔案從業(yè)人員對數(shù)字化檔案管理的概念理解不深、掌握不透，在實(shí)際應(yīng)用中效果不佳。同時(shí)，數(shù)字化檔案資源收集、整理、移交、管理、檢索和利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和詳細(xì)操作規(guī)程，城建檔案數(shù)字化管理、數(shù)字化檔案館建設(shè)等規(guī)范性文件也沒有動(dòng)態(tài)更新完善。隨著社會(huì)權(quán)屬意識(shí)的逐步提高，檔案信息數(shù)字化加工之后的權(quán)屬問題，也沒有可根據(jù)的上位法，無法有效滿足社會(huì)各層面對于檔案的利用需求。

二、數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)策略探討

（一）高定位謀劃數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)事業(yè)

一要對數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)進(jìn)行前瞻性思考、全局性謀劃，正確處理和把握好建設(shè)與管理、收集與利用的關(guān)系，科學(xué)推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)各項(xiàng)工作。強(qiáng)化政策協(xié)同和全周期管理，始終把提高城建檔案管理質(zhì)量和效率，滿足社會(huì)對城市建設(shè)檔案的利用需求作為奮斗目標(biāo)。堅(jiān)定貫徹新發(fā)展理念，敏銳把握檔案管理事業(yè)新形勢，加緊更新完善城市建設(shè)檔案管理規(guī)范，制定更加貼合實(shí)際、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，堅(jiān)持務(wù)實(shí)和創(chuàng)新并重，對數(shù)字化城市建設(shè)檔案館建設(shè)及后期運(yùn)營管理提出明確要求，對城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案資料分類及文書檔案數(shù)字化采集、格式轉(zhuǎn)換等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，構(gòu)建完善城市建設(shè)檔案數(shù)字化長效管理機(jī)制。

二要按照統(tǒng)籌規(guī)劃、全面鋪開、分步實(shí)施的構(gòu)想，推動(dòng)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)融入智慧城市建設(shè)，搭建數(shù)字化城建檔案館主體框架，采用逐步深入應(yīng)用策略，綜合運(yùn)用于城市建設(shè)相關(guān)企業(yè)經(jīng)營、行業(yè)管理、項(xiàng)目建設(shè)等數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和信息開發(fā)利用，在真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上建設(shè)單位門戶平臺(tái)、層級城市建設(shè)檔案管理統(tǒng)一工作流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案全體系數(shù)字化管理，推動(dòng)檔案事業(yè)能級提升。緊抓數(shù)字化城市建設(shè)檔案管理重點(diǎn)，集中精力推動(dòng)檔案數(shù)字化設(shè)備更新、技術(shù)更新和管理手段更新，補(bǔ)齊人才、技術(shù)和工作策略上的短板，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理水平明顯提升、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的功能不斷強(qiáng)化，以及信息安全風(fēng)險(xiǎn)防范能力不斷提高。

（二）高效能推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)各項(xiàng)工作

一要著力推進(jìn)現(xiàn)代城建檔案事業(yè)改革，穩(wěn)步開展智慧管理技術(shù)革新，組織科研團(tuán)隊(duì)，結(jié)合工作實(shí)際探索城市建設(shè)項(xiàng)目文件、施工圖紙數(shù)字化管理改革，加快城建檔案全流程電子化工作落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對建筑工程，道路、市政、園林綠化等基礎(chǔ)設(shè)施工程，科技產(chǎn)業(yè)園、綜合物流港等重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目檔案的全生命周期數(shù)字化、一體化管理。

二要按照地市、區(qū)縣、項(xiàng)目類型、投資額等標(biāo)準(zhǔn)，分級分類建設(shè)綜合管理信息平臺(tái)，推進(jìn)城市建設(shè)檔案逐一登記、臺(tái)賬管理，有序開展城市建設(shè)項(xiàng)目前期招投標(biāo)、施工圖審查、合同備案等資料，建設(shè)過程中質(zhì)量、安全、環(huán)保監(jiān)管資料，后期竣工驗(yàn)收和運(yùn)營維護(hù)等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、集中上傳、線上管理工作，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。已建立并實(shí)際運(yùn)行數(shù)字化管理系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)社會(huì)需求進(jìn)行實(shí)時(shí)更新、定期升級，結(jié)合單位內(nèi)部協(xié)同辦公系統(tǒng)，打造包括城市建設(shè)各類主體信息、檔案管理全行為軌跡信息、新技術(shù)應(yīng)用信息的主要功能板塊，條件成熟的接入市級統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城建檔案館布局優(yōu)化。

（三）高標(biāo)準(zhǔn)滿足社會(huì)對城建檔案的數(shù)字化利用需求

一要推動(dòng)城建檔案利用方式由粗放外延式向集約內(nèi)涵式轉(zhuǎn)變，構(gòu)建城市建設(shè)檔案“數(shù)據(jù)庫資源指揮中心+檔案分類檢索平臺(tái)+成果展示大廳”體系，構(gòu)筑涵蓋城市住房開發(fā)、城市路網(wǎng)、民生服務(wù)、生態(tài)城市建設(shè)等領(lǐng)域的綜合檢索服務(wù)系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)分析社會(huì)不同群體的城建檔案利用需求，科學(xué)引導(dǎo)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)。

二要進(jìn)一步完善城建檔案收集上傳板塊、數(shù)字化管理板塊和高速檢索板塊，實(shí)施OA協(xié)同套件、身份核驗(yàn)插件、電子簽章插件、移動(dòng)應(yīng)用插件及安全傳輸插件，全面落實(shí)城建檔案資源數(shù)字化集成應(yīng)用。利用大數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測城建檔案查詢利用情況，確定檢索權(quán)限和流程，梳理優(yōu)化組織架構(gòu)，為不同人群和行業(yè)提供有價(jià)值的城市建設(shè)檔案信息，實(shí)現(xiàn)收集—管理—檢索—利用閉環(huán)管理，全面提升檔案利用效率。