數字中國視野下事業單位檔案信息化面臨的 挑戰與對策

摘 要：加強事業單位檔案信息化建設是提升檔案治理能力的重要方面，也是數字中國戰略落實的重要舉措。當前，在新技術環境下，檔案信息建設面臨著新任務、新挑戰，要按照黨和國家的要求，持續加強信息化治理體系建設、資源體系建設、利用體系建設和安全體系建設，以卓有成效的信息化轉型，提升檔案服務中心大局、服務人民群眾的能力。本文針對這一問題展開論述。

關鍵詞：數字中國；事業單位；檔案信息化

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確到2025年，檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，檔案工作基本實現數字轉型。《數字中國建設整體布局規劃》為檔案信息化建設提供了難得發展機遇，事業單位應抓住這一契機，推進檔案信息化建設邁上更高臺階，助力數字中國建設。目前，事業單位信息化建設面臨一系列挑戰，需要突破瓶頸性問題，推動事業單位信息化治理體系建設。

1 數字中國下事業單位檔案信息化面臨的新形勢和新方向

1.1 檔案信息化面臨的新形勢

一是檔案數據成為主要管理對象。新《檔案法》明確規定，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這在立法層面保證電子檔案的法律效力。同時，隨著單軌制的推廣，業務檔案“增量電子化”在數字環境下產生已較為普遍，數據資源成為檔案管理的主要對象。二是檔案安全建設至關重要。隨著新一代信息技術的加速融入，檔案類型增多、存儲介質廣泛、輸出主體眾多，檔案質量層次不齊對安全管理提出挑戰。檔案數據在產生、傳輸、利用中，存在著失竊密等安全隱患。三是檔案共享利用成為新時尚。隨著信息傳遞渠道的多樣性和人民群眾利用率的提升，檔案信息的時空局限性被打破，檔案利用服務“最多跑一次”成為主流，檔案價值發揮的空間得以拓展，檔案數據共享成為為民服務的重要抓手。四是檔案工作的重心有新轉變。檔案數據已從“收管”向“服務”轉變，人民群眾對檔案信息的深入挖掘與闡釋、編研與開發的需求增多，檔案工作如何更好地服務中心大局、服務人民群眾成為新的課題。

1.2 檔案信息化建設的新方向

一是檔案服務更加便捷化。事業單位檔案信息管理軟硬件配置更加完備，檔案全文數據庫和目錄數據庫更加優化，各種門類和載體檔案更加豐富，不斷提高了檔案信息化管理水平，為群眾提供更加精準便捷、全面高效的檔案服務，“一秒查檔”“零跑腿”成為現實。二是檔案治理現代化。以信息技術為引領的新一輪科技革命和產業變革方興未艾、浩蕩前行，以信息化推動檔案事業現代化，加快釋放數據化發展的潛能，推動檔案工作數字化轉型成為事業單位檔案治理的新方向。三是檔案信息化助力開發利用。隨著新媒體、新技術的廣泛引入，檔案開發利用的形式發生了根本性轉變，數字人文技術、人工智能等已成為檔案開發的主要手段，消除了傳統開發利用的弊端，檔案工作由后臺逐步走向前端。

2 數字中國視野下事業單位檔案信息化面臨的挑戰

2.1 數據質量的挑戰

一是數據格式不統一。檔案信息化經歷了不同的階段，在初級階段，有的單位依靠綜合檔案部門進行統一數字化加工；隨著單位重視程度的提供，業務量多的單位自行開展數字化加工。在這個過程中，由于執行的標準和存儲介質的不同，造成了單位數據格式不同。同時，由于事業單位專業檔案多，不同類型的檔案執行標準不一，造成了數據難以集成和交換。二是數據維護和更新不及時。檔案數據管理理念不到位，造成了數據只實現了數量增加，而未有質量地增加。

2.2 數據共享的挑戰

一是傳統檔案利用管理中的部門壁壘依然存在。有的單位將檔案數據視為自己的資產，并且可能出于行業或法律的考慮而將其封閉或保密。這導致了數據的碎片化和難以訪問，限制了其他人員利用這些數據進行進一步的利用和研究。二是檔案管理系統不兼容。各單位之間的檔案管理系統不統一，除專業檔案管理系統外，其他難以做到統一購買，各系統在數據交換、網絡適配等方面無法通達，難以進行高效的轉化、對比、傳輸和交換，造成了物理上的隔離。

2.3 數據安全的挑戰

伴隨新技術而來的是終端設備種類多數量大，造成有的單位安全管控方式不到位、升級維護不及時等防護弱點，安全風險層出不窮。對數據安全建設認識不到位，安全投資少、技術落后，缺乏針對性的防護手段，甚至不清楚自己有多少檔案數據、核心數據都存在哪兒，造成大量數據防護盲點，同時底線思維不強，數據安全防護措施多數是為了應付上級檢查，缺乏長期的安全運營與維護[1]。2022年，我國某大型國企檔案信息遭惡意攻擊，國外惡意組織盜取了員工信息，加密了上千臺服務器，導致業務癱瘓。

2.4 支撐要素的挑戰

檔案信息化建設是長期性工程，需要政府給予持續有力的資金投入。而目前部分單位未有專項資金進行檔案系統的升級改造、檔案數據質量的提升、共性數據庫的建立等，資金缺乏的困境是信息化建設的最大障礙。專業化高質量人才較為緊缺，有的單位對信息化人才重視力度不夠，在人才引進、招聘中沒有專項計劃招錄計算機、檔案學科背景的人員。另外，大多數事業單位檔案人員都是兼職，老的干不動、新人不愿干，檔案人員更迭速度快，信息化事業面臨著無人管的窘境。

2.5 管理能力的挑戰

一是規劃不足。缺少信息化建設的長遠規劃，在信息系統規劃時，過于強調系統本身的功能，弱化了與相關業務系統互聯互通的內在需求，導致信息孤島產生，部分功能閑置，數據價值無法得到釋放。二是管理能力不足。有的單位檔案信息系統使用主體是檔案室，其他業務部門還習慣于向檔案室移交單位，檔案系統的收管功能未能發揮出來，以線下習慣套改信息系統功能和流程，降低信息系統本來的價值。

3 數字中國下事業單位檔案信息化建設的對策

2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，將原來的“三個體系”拓展至“四個體系”，推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，這為事業單位檔案信息化建設指明了路徑方向。

3.1 持續推動事業單位檔案治理體系變革

一是加強流程再造。加強檔案業務內部流程數字化，對檔案信息化工作體系、業務流程、職責邊界進行全方位系統性梳理，著力推行電子檔案“單套制”，著力提升電子文件管理能力。河北省社保中心推進業務電子檔案“單套制”改革，實行申報材料單位端掃描上傳、辦理業務在線審核簽章、電子材料辦結自動歸檔的模式，打通社保經辦“不見面”服務“最后一公里”，不斷提升群眾滿意度和獲得感。二是打造多元共治。現代化的事業單位檔案管理是去中心化，強調多元參與、區域協同，共同推動檔案管理的科學化規范化管理。相比于過去的傳統模式，數據化的檔案管理模式強調各部門是管理主體、檔案室集成中樞，構造扁平化、網絡化、多中心化的檔案治理形態，增強檔案治理合力。有的單位探索以辦件為基本單位，打通“一網通辦”電子文件從形成、歸檔至電子檔案管理、移交的全流程，將“分級、分類、分層”檢測機制進行有序分解和有機組合。三是強化治理保障。要轉變治理理念，順應檔案數字化發展的時代潮流，主動融入國家大治理格局，將檔案大數據思維嵌入檔案管理、公眾服務、開發利用的各環節，以新的理念適應檔案管理新常態。要強化制度建設，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）等規定，理順數字化建設的規章制度，以標準化建設推動機關檔案數字化規范化。要持續加強專業化人才培養力度，檔案數字化管理人才是事業單位檔案管理工作的基礎和保障，要積極向組織人社部門爭取信息化建設的人才支持，多措并舉引進復合型人才，優化人才隊伍。

3.2 以數字資源體系建設助推檔案治理效能

檔案資源體系建設是事業單位檔案價值彰顯的數據基礎，也是為民服務的重要抓手。一是明確歸檔范圍。事業單位檔案資源載體眾多、涉及面廣，因此在收集過程中要明確收集范圍和具體標準，為共享利用提供豐富的檔案素材。要圍繞人民群眾的新需求，在原歸檔范圍基礎上，結合單位業務建設需要和發展趨勢，將新介質、新技術產生的檔案數據納入收集范圍。二是暢通歸集方式。建設檔案數據化平臺，加大檔案信息歸集系統的改造提升力度，打造以功能實用、實際管用為導向的數據管理系統。認真研究收、管、用各階段過程中實際痛點難點問題，列清系統功能需求、重要指標，推進標準落地。以南寧市國土信息中心為例，其針對國土規劃數據檔案增多的實際，構建“以圖查檔、以檔查圖”，圖文檔一體化模式，注重數據結構的標準性、系統結構的規范性，確保系統可擴展性，建成“一機制、一張網、一個庫、一平臺、一環境、多應用”，滿足經濟社會對測繪地理信息的多元化需求。三是加強共享建設。事業單位檔案資源專業性強、利用率高，要強化數據資源的標準化建設，制定專題檔案數據庫分類和著錄標準，可將數字資源劃分為視頻數據庫、音頻數據庫、圖片數據庫和文字數據庫等，還可以結合業務設置專題數據庫；為了更好地方便利用者查詢相關數據資料，可以建立目錄數據庫、全文數據庫和摘要數據庫等。

3.3 以檔案開發利用推動檔案信息化提檔升級

一是以人工智能技術賦能智慧化建設。在多要素管理的基礎上，探索人工智能技術融入信息化建設的多場景應用，輔助檔案業務建設，比如智能開放審核、智能圖文識別、自動編研開發、智能化地人工推送等，提升檔案信息化的質量。加強數據挖掘技術應用，對檔案信息進行深度融合，提煉關鍵信息，為開發利用提供素材支持。有的單位建立關鍵詞庫，對常用的業務術語單獨建庫，提高了利用效率。二是開展知識性服務。檔案知識性服務是傳統服務模式的延伸，將被動的查詢利用專向主動地知識拓展和服務，這主要是源于以信息為核心的檔案模式轉型帶來了檔案知識的聚集。通過智能化查詢體系，檔案服務部門能夠精準有效地把握人民群眾地的關注點，有的國土檔案管理中心的根據查閱量，了解到公眾對農村確權檔案需求量較高，在智能化查詢系統中單獨設置該模塊，方便群眾利用，同時在查詢界面推送相關政策解讀，提供個性化地知識輸送，群眾滿意度顯著提升。三是強化部門協作。檔案信息資源作為流動性富礦，只有凝聚最大合力才能彰顯最大價值，事業單位要在信息共享、開發、宣傳上深度合作，推出有深度、有溫度、有力度的檔案信息產品，展示信息資源的時代價值。黨史部門將檔案信息系統與退役軍人信息庫進行有效整合，推出黨史人物和退役軍人數據庫，通過自主編研和數據挖掘，推出“一脈相承的影響精神”展覽和書籍等，在節約大量人力物力的同時，發揮了檔案的應用價值。四是加強檔案信息的審核解密。要按照新《檔案法》和《政府信息公開條例》要求，做到依據充分、程序規范、及時穩妥，既確保檔案秘密安全，又便利信息資源合理利用[2]。運用系統思維在開放審核流程中同步開展檔案價值鑒定，將有利于服務黨委政府、人民群眾的信息挖掘出來，為編研利用奠定基礎。

3.4 以安全建設夯實信息化建設基礎

一是加強網絡安全技術更新。要將安全審計技術置于電子文件的安全保護“前置管理”，對系統活動和環境進行檢查、審查與檢驗，將系統中存在的漏洞、入侵行為等一一找出，并對系統的整體性能進行改善[3]。特別是要對事業單位專業涉密檔案數據管理的安全性進行風險評估和功能控制。二是加強病毒防范。要提高網絡安全意識主動規避安全風險，按照局域網、政務網和互聯網嚴格物理分離，對共享利用的互聯網計算機定期進行病毒的清理，保證數據信息的安全性。三是加強數字加密技術應用。數據加密技術在身份認證與數據和信息的保密傳輸上發揮著巨大的作用，可以有效的保證人們的隱私與傳輸的信息和數據的安全性[4]。目前，在事業單位信息化管理中，專用密鑰、公開密鑰、對稱加密、非對稱加密等技術的應用范圍越來越廣泛。在使用中要強化使用者身份的驗證，防止非授權用戶進行竊聽、入網以及惡意軟件的入侵。四是加強容災備份工作。要綜合外界不穩定因素和人為因素造成的檔案信息管理隱患，制定事業單位容災備份方案和目錄，嚴格遵循先進性、擴充性以及開放性等原則，建設電子檔案備份中心，構建具有共享式特征的容災備份系統提供遠程數據備份，即使在災難發生后，也能夠保證數據恢復的及時性[5]。

參考文獻

[1]楊煜.數據安全是數字經濟發展的底板工程[N].每日經濟新聞，2023（03）：10.

[2]孫欽磊.加強定密管理 切實為基層減負[J].秘書工作，2021（06）：16-17.

[3]王立松.大數據背景下的網絡信息安全研究[J].中國新通信，2022（08）：21-22.

[4]張偉.計算機網絡安全的數據加密技術研究[J].電子商務，2018（12）：13-24.

[5]王立松.大數據背景下的網絡信息安全研究[J].中國新通信，2022（08）：21-22.

作者簡介：張麗麗（1979— ），大學學歷，山東省臨沂市蒙陰縣計劃生育協會館員；研究方向：檔案管理。