現代企業檔案管理數字化建設的思與行

李華

摘 要：本文認為企業檔案部門的價值不能單純以檔案數量進行衡量，而是要看能夠為企業各個部門提供各種形式信息能力和質量。信息技術水平不斷提高的背景下，現代企業檔案管理工作必然會發生重大轉變，企業要從傳統的檔案管理模式中走出來，逐漸向著數字化的方向發展，使現代企業檔案信息服務水平獲得提升。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；數字化建設；思與行

企業發展過程中會產生大量的原始資料，這些是企業發展過程中形成的寶貴財富。現代企業檔案管理應向著數字化的方向發展，推動企業持續穩定發展。企業應大力開展檔案管理數字化建設和推廣工作，持續推進企業檔案資源的開發和利用，創新檔案的管理方式的同時，解決檔案管理數字化建設中存在的問題。

1 現代企業檔案管理數字化建設的重要性

檔案屬于一種原生的信息資源，對于現代企業發展有著重要的作用。檔案直接體現企業的發展歷史和現狀。企業管理人員可將檔案作為決策的依據，做好企業未來規劃，推動企業持續穩定發展。由于現代企業發展規模不斷擴大，檔案數量也逐漸增加，需要組建專業的數字化檔案管理團隊，加強檔案管理中信息技術的應用，用現代化的手段開展檔案管理工作。現代企業檔案數字化建設是一個長期的過程，企業需要投入較多人力資源和物力資源，才能夠保證檔案數字化管理水平獲得提升。

現代企業檔案數字建設有助于提升檔案管理工作質量，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，在提升企業檔案利用效率的基礎上，突破傳統檔案管理存在的局限性，促進檔案開發和利用。同時，還能夠轉變檔案管理部門職能，讓檔案管理部門從封閉狀態轉變為開放狀態，為企業各個部門提供檔案信息服務。檔案數字化建設改變企業傳統檔案保存形式，紙質檔案在保存過程中可能會出現破損、丟失等問題，數字化保存的檔案不僅傳輸效率快，還能夠避免企業出現檔案損壞、丟失的情況。現代企業檔案管理數字化建設符合企業發展需要，可提高企業檔案利用效率[1]。

2 現代企業檔案管理數字化建設優勢

2.1 實現信息高效處理

現代企業檔案管理數字化建設能夠轉變檔案保存形式，并實現對檔案信息高效處理。傳統紙質檔案難以實現長久保存，也存在檔案書寫不規范、檔案利用效率低等問題。現代企業檔案數字化建設可提高檔案可用性，并可以實現檔案資源實時共享，提高檔案利用效率，讓檔案發揮出數據價值。

2.2 科學進行檔案分類

傳統檔案管理工作中檔案分類不規范，檔案保存較為混亂，增加了企業檔案調取難度，導致檔案利用效率較低。現代企業進行檔案管理數字化建設，能夠實現對檔案的科學分類，使各類檔案信息更加清晰、透明，增加企業檔案的可用性[2]。

3 現代企業檔案管理數字化建設中存在的問題

3.1 檔案管理人員素質偏低

現代企業檔案管理數字化建設要求檔案管理人員必須提高自身信息化處理能力和檔案信息維護能力，使檔案信息能夠一直處于更新的狀態，提高檔案信息的真實性和可靠性。因此，檔案管理人員需要更新自身專業知識，學習檔案管理工作流程，能夠使企業檔案管理工作水平獲得提升。企業在培訓檔案管理人員的過程中，應側重于檔案管理專業知識的培訓，導致檔案管理人員對于信息技術掌握不到位。檔案數字化建設過程中，部分檔案管理人員會對學習計算機應用知識、數字化建設存在抵觸心理，不利于加快的檔案數字化建設的推進。還有部分檔案管理人員對待工作不認真，經常出現檔案信息與實際檔案信息不符的情況，影響了電子檔案的準確性[3]。

3.2 檔案管理數字化建設業務方面存在缺陷

很多企業已經實現電子檔案在線接收、實時歸檔，但是部分電子檔案存在黑章、黑頭的情況，無法與紙質檔案相對應。企業合同檔案在轉為電子檔案時，存在法律問題和安全風險，只能錄入合同電子條目，不上傳相關文件，檔案管理系統無法直接獲取數據。企業在開展檔案管理的過程中，對于某些重要的科研項目、活動，檔案管理工作沒有同步展開。很多榮譽類檔案也未按照電子檔案要求納入到數字化管理中。

3.3 檔案管理數字化設備設施不足

部分企業對于檔案數字化建設重視度不夠、資金投入不足，導致數字化檔案建設基礎設施較為薄弱。企業檔案室沒有按照檔案管理標準進行建設，辦公室、閱檔室以及庫房并沒有分開建設，而是集中到一個房間內。企業檔案管理要求配備空調、加濕機、消毒柜等設施，數字化建設中需要購買計算機、掃描儀等設備，當前企業檔案管理基礎設施無法滿足數字化設備建設要求[4]。

3.4 檔案管理數字化安全性不高

企業檔案管理數字化建設中存在較多的安全隱患問題，很多企業檔案未經保密鑒定就轉變為了電子檔案，導致企業很多機密檔案外泄。檔案管理現代化建設過程中企業可能選擇外包公司對檔案進行處理，外包公司人員保密意識較差，嚴重影響到檔案的安全性。

4 現代企業檔案管理數字化建設策略

4.1 加快人才培養

根據電子檔案管理技術和實際發展情況的來看，企業要同時儲存電子檔案和紙質檔案，電子檔案和紙質檔案之間可以互相備份，對于檔案管理人員專業能力提出更高的要求。檔案管理人員要能夠具備較強的專業知識和技能，還要能夠掌握和熟悉計算機等信息技術，學會運用電子檔案系統管理檔案。企業應制定合適的人才培養措施，企業檔案管理人才培養過程中，應加強對檔案管理人員管理知識和技能培訓，檔案管理人員要學習計算機操作、電子檔案掃描儀器等，從而使自身更加適應檔案數字化建設需要。企業檔案數字化建設過程中，應獲得企業領導的支持，并加大檔案電子化建設宣傳工作，完善電子檔案管理制度，加大檔案軟件、硬件設備資金投入，從而有效推進企業檔案管理電子化建設進程[5]。檔案管理人員要具備一定的分析能力，對于專業性較強的檔案做到精準把握，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質和專業技能，加快企業傳統檔案管理模式向著數字化的方向轉型，使檔案管理工作水平獲得提升。

4.2 注重協調統一

電子檔案的形式決定電子檔案管理的特殊性，企業在進行電子檔案管理的過程中，必須形成統一的檔案管理標準。如果企業中各個部門電子檔案標準不統一，會導致電子檔案在儲存時較為混亂，無法形成高效的檔案管理系統，也會影響企業檔案管理數字化建設進程。因此，企業必須制定統一的電子檔案形式，便于檔案整理、傳輸和儲存。

4.3 落實檔案數字化加工

現代企業檔案管理數字化建設過程中，應遵循檔案數字化加工原則，結合企業實際發展需要確定檔案數字化建設目標。企業紙質檔案轉為數字化檔案前，應對檔案進行鑒定，對于沒有價值的檔案應及時銷毀。落實檔案保密級別，提高檔案數字化鑒定建設速度的同時，要確保檔案信息化建設過程中的安全性。企業可優先對重要檔案進行數字化處理，如常用合同、協議等。對于企業中受到破損、污染電子檔案應及時采取措施修復，修復完成后對檔案進行掃描，構建企業檔案數據庫。使用照相機、掃描儀等對知識檔案、照片進行拍照、掃描從而實現電子化儲存，對于企業中錄音檔案可刻成光盤或者是儲存為磁盤。檔案管理人員在掃描電子檔案的過程中，對于掃描存在偏差的檔案，應及時進行調整，嚴格按照電子檔案儲存要求進行存檔。如果檔案面幅較大，需要按照區域多次掃描，完成掃描后要進行拼接處理，保證數字化檔案較為完整。如果掃描完成后電子檔案存在雜質，要及時進行去污處理，保證檔案清晰度，同時，盡量縮小文件大小，以節省檔案儲存空間。掃描檔案原件識別檔案中的漢字，保證電子檔案與紙質檔案保持一致，從而提高電子檔案的準確性[6]。

4.4 建立檔案數據庫

企業數字化檔案建設中應建立檔案數據庫，便于集中管理企業檔案。檔案數據庫建設中應制定檔案目錄，便于后期進行檔案調取，從而提高企業檔案利用效率。目錄數據庫建設過程中，需要根據檔案管理標準和規范進行，完成目錄數據庫建設后導入到檔案管理系統當中，通過目的就能夠調取所需要的檔案。根據企業檔案建設要求建立文書檔案、數字化圖紙等檔案目錄數據庫。為了提高檔案檢索的準確性，企業需要根據三級檔案目錄要求編寫目錄，設置好目錄字段、類型和長度，設置好后關聯三級目錄，從而提高檔案檢索的準確性。建立企業檔案數據庫的過程中，應做好企業各類信息統計和整理，并直接使用計算機保存和傳輸檔案，這樣便于檔案管理人員對檔案進行區分，便于檔案管理人員對檔案進行分類整理，從而使檔案管理工作效率獲得提升。

4.5 打造檔案信息共享平臺

現代企業檔案管理數字化建設過程中，應打造電子檔案信息共享平臺，實現企業內部電子檔案實時共享。將企業檔案系統、業務系統和辦公系統聯系在一起，從而形成完善的檔案信息共享系統，為企業各個部門開展工作提供便利，提升檔案信息利用效率。檔案經過數字化處理后，企業各個部門工作可在檔案信息共享平臺調取所需要的檔案，滿足企業不同部門的工作需求。企業可在檔案信息共享平臺設置多個不同的主題目錄，對現有檔案進行整理和匯總，便于企業各部門員工進行查詢。

4.6 提高檔案信息安全性

現代企業檔案數字化建設過程中，應遵循檔案管理工作安全與保密原則，提高企業電子檔案的安全性，處理好檔案開發利用和安全性之間的關系。將《檔案法》作為法律依據，保證企業機密檔案不泄露的基礎上，實現檔案電子信息資源共享。檔案管理人員要根據企業各個層級設置檔案查閱權限，同時設置電子文件操作的自動啟動日志，具備權限的人才能夠打開相關電子檔案，可以有效避免電子檔案泄露的情況。做好企業檔案管理系統安全建設，使用技術防范手段阻擋病毒入侵計算機，保證電子檔案的安全性。檔案室內應配備監控系統、自動滅火設備、計算機的檢測系統，發現異常后能夠及時發出警報，從而提高企業電子檔案的安全性。檔案信息管理平臺中應設置不同的權限，如企業員工不能瀏覽平臺電子的檔案瀏覽記錄、限制員工電子檔案下載次數，每個員工每天下載次數應不超過3次，如果員工有特殊工作需要應向檔案部門提交申請。登錄企業檔案信息平臺時需要輸入工號和密碼，下載檔案時要對用戶進行身份識別，保證企業檔案不會丟失[7]。

4.7 確保系統安全

現代企業檔案數字化建設使檔案? （下接46頁）

（上接43頁）管理工作更加快捷、便利，但是由于企業檔案從封閉轉變為開放，檔案安全性上出現了較大的風險。企業檔案數字化建設的過程中，應設計完善系統安全策略，設置用戶訪問的權限，保證企業檔案系統的安全性。檔案管理人員將不同級別的檔案設置不同的訪問權限，使企業檔案系統能夠得到有效利用，也能夠避免企業出現檔案丟失等情況。檔案系統應選擇安全性能較高的系統，并應用網絡安全技術，提高檔案系統安全性。定期升級計算機殺毒軟件，如果發現病毒入侵檔案系統可發出警報，避免因為病毒入侵導致檔案丟失、損壞。使用加密技術對非公開檔案進行加密保存，傳輸電子檔案的過程中應進行傳輸加密，防止檔案信息被截獲或者是篡改，從而提高企業檔案的機密性。增強檔案管理人員安全意識，建立完善的安全管理制度 ，并能夠建設一套安全措施，保證檔案數字化系統的安全性。

結語

綜上所述，現代企業檔案數字化建設過程中是一項長期投入的工作，建設過程中應抓住信息時代為檔案數字化建設創造的機遇，使檔案管理工作效率獲得提升，提高企業檔案利用效率，使企業檔案能夠發揮出其價值，為企業決策提供信息依據，推動現代企業可持續穩定發展。

參考文獻

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[3]胡金秀.現代化工企業檔案管理數字化建設[J].化工管理，2021（28）：82-83.

[4]張愛娥.企業檔案管理體系數字化與信息化建設研究——評《企業檔案管理體系的建設與運行》[J].人民長江，2021，52（05）：229.

[5]張彩平.煤炭企業檔案管理數字化建設探討[J].辦公室業務，2020（18）：176-177.

[6]肖靜媛.企業檔案管理數字化建設思考[J].辦公室業務，2020（16）：178+186.

[7]陳亞芳.現代企業檔案管理數字化建設探究[J].辦公室業務，2020（10）：183+186.

（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）