事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法分析

摘 要：進(jìn)入新時(shí)代，事業(yè)檔案檔案管理方式需要進(jìn)行技術(shù)性變革，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。本文分析了檔案管理過程中的方法論困境，認(rèn)為做好新形勢下的檔案管理工作需要持續(xù)在檔案治理體系、資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)上下功夫、求實(shí)效，以高水平的管理方法提升工作成效。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；治理

隨著《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和新《檔案法》的實(shí)施，事業(yè)單位檔案管理進(jìn)入新的發(fā)展階段。要順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢，找準(zhǔn)事業(yè)單位檔案管理的著力點(diǎn)和主攻方向，以檔案治理為核心，深入推進(jìn)檔案治理體系、資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)，以新的管理成效賦能經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，更好地展現(xiàn)檔案工作的時(shí)代價(jià)值。以新的管理成效賦能經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，更好地展現(xiàn)檔案工作的時(shí)代價(jià)值。

1 事業(yè)單位檔案管理的方法論困境

1.1 檔案治理體系精細(xì)化不足

檔案管理是整體性、系統(tǒng)性工程，需要較為完善的要素支撐體系。但是從實(shí)踐來看，事業(yè)單位檔案管理普遍存在著思想重視不夠、信息化管理水平不高、設(shè)施設(shè)備落后、人員配備不足、安全應(yīng)急處置能力不強(qiáng)等問題，與國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求不相適應(yīng)。檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，有的單位參與主體薄弱、覆蓋面較窄，難以發(fā)揮牽頭引領(lǐng)作用，檔案管理合力不足，難以發(fā)揮檔案治理效能。

1.2 檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)不扎實(shí)

有的單位檔案資源長期以文書檔案為主，未能對歸檔范圍、保管期限做出修訂，致使一些新門類、新介質(zhì)檔案資料未能及時(shí)收集歸檔，造成了重要資源流失，難以發(fā)揮檔案憑證作用。與此同時(shí)，檔案資源賦能作用難以發(fā)揮，檔案資源鏈條不完善，不能進(jìn)行高質(zhì)量的開發(fā)利用工作，使檔案工作的價(jià)值難以充分展現(xiàn)。

1.3 檔案開發(fā)利用質(zhì)量不高

檔案開發(fā)利用層次較低，檔案文化價(jià)值未能充分展現(xiàn)，圍繞人民群眾的急、難、愁、盼問題，檔案潛能未能充分激發(fā)。有的單位對檔案資源價(jià)值認(rèn)識不清，檔案資源長期處于沉睡狀態(tài)，檔案工作始終處于“幕后”，未能將檔案的價(jià)值轉(zhuǎn)換為人民群眾服務(wù)的重要抓手。有的單位新技術(shù)運(yùn)用不充分，群眾查檔利用手續(xù)煩瑣、體驗(yàn)感較差，“數(shù)據(jù)跑路”理念未能運(yùn)用到為民服務(wù)中，檔案管理的能力與新時(shí)代要求之間的不平衡性凸顯。

1.4 檔案安全體系不夠牢固

安全是檔案工作的生命線。隨著新技術(shù)的應(yīng)用和資源體量的增加，檔案安全性問題日益凸顯，如檔案管理人員安全意識較差；綜合檔案室保管利用設(shè)施不到位；檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格等。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)安全建設(shè)未能擺在應(yīng)有位置，特別是檔案數(shù)據(jù)加密技術(shù)應(yīng)用不足，許多重要數(shù)據(jù)缺乏必要的安全防護(hù)機(jī)制，數(shù)據(jù)流失風(fēng)險(xiǎn)較大。

2 著力加強(qiáng)事業(yè)單位檔案治理體系建設(shè)

2.1 拓展事業(yè)單位檔案協(xié)同治理主體的參與度

事業(yè)單位過去主要有綜合檔案室進(jìn)行檔案集中管理，發(fā)揮著牽頭引領(lǐng)的關(guān)鍵作用。伴隨檔案數(shù)據(jù)化深度發(fā)展，檔案管理參與主體逐步增多，從綜合管理室分散到每個(gè)工作人員，檔案治理從集中型向分散性轉(zhuǎn)變。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將健全檔案管理體制放在首位，體現(xiàn)了推動(dòng)檔案協(xié)同治理的重視。事業(yè)單位協(xié)同治理的主體包括：領(lǐng)導(dǎo)者、綜合檔案室、各科室。領(lǐng)導(dǎo)者主要通過責(zé)任分工培養(yǎng)參與者檔案管理意識、激勵(lì)內(nèi)在動(dòng)力，并對綜合檔案事業(yè)和各科室進(jìn)行任務(wù)分工。綜合檔案事業(yè)和各科室是協(xié)同治理的主要方面，在協(xié)同治理理念下，更容易調(diào)和二者的部分緊張關(guān)系。具體而言，面對日益復(fù)雜的檔案管理對象，二者需要改變事業(yè)單位內(nèi)部扁平化的科層制管理模式，密切配合，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。

2.2 擴(kuò)大事業(yè)單位檔案治理制度體系的覆蓋面

檔案治理維度的制度是參與主體共同認(rèn)可并遵守的，并按照一定的規(guī)則程序通過的行為準(zhǔn)則，能夠?qū)χ卫碇械母髦黧w進(jìn)行有效的行為規(guī)范，并具有一定的權(quán)威性和約束力。在檔案制度設(shè)計(jì)中，要更多體現(xiàn)各主體的管理方式、創(chuàng)新意識和責(zé)任擔(dān)當(dāng)。在參與范圍上要細(xì)化明確各主體的檔案管理邊界，尤其是檔案數(shù)據(jù)上傳、處理與應(yīng)用過程中利用與安全性問題；在檔案解密與劃控上，要明確綜合檔案室的牽頭作用和各科室的主體責(zé)任；在創(chuàng)新性上，制度要明確激勵(lì)措施和辦法，激發(fā)參與者的創(chuàng)造性。與此同時(shí)，管理制度決定了協(xié)同的開放性，能夠凝結(jié)各主體的參與共識并應(yīng)對各種挑戰(zhàn)。因此，制度建設(shè)過程中，要最大限度地使檔案管理參與都能融合到制度規(guī)定中，這既是對各主體的尊重與激勵(lì)，也是對其流程中義務(wù)和責(zé)任的明確。

2.3 延伸事業(yè)單位檔案治理效能的覆蓋面

事業(yè)單位檔案專業(yè)性、系統(tǒng)性強(qiáng)，在服務(wù)上級決策和人民群眾生活中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，提升事業(yè)單位檔案管理的效益和質(zhì)量，能夠發(fā)揮檔案工作在推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)性、支撐性作用。一是延伸檔案治理的服務(wù)效能。要加強(qiáng)檔案服務(wù)能力建設(shè)，尤其在提升資政能力、一次辦好、“放管服”改革方面的作用，有效釋放檔案管理的價(jià)值。二是延伸檔案治理的管理效能。要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)規(guī)章制定、資金扶持、人才配備等方面的難題；要加大檔案職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，延伸能力培養(yǎng)教育鏈，以治理隊(duì)伍的高素質(zhì)賦能檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。三是延伸檔案治理的區(qū)域面。要加強(qiáng)與其他單位和部門橫向聯(lián)系，密切合作，借助相關(guān)業(yè)務(wù)部門的力量或在工作上取得相關(guān)業(yè)務(wù)部門的支持，共同對檔案事務(wù)進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)檔案領(lǐng)域的善治。

3 著力加強(qiáng)事業(yè)單位檔案資源體系建設(shè)

3.1 推進(jìn)檔案管理“三合一”制度編制

要按照國家檔案局《關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》的要求，著力建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的事業(yè)單位檔案資源體系。

3.1.1科學(xué)制定檔案分類方案。針對以往在制定檔案工作制度時(shí)，因分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔號編制規(guī)則等分別制定，出現(xiàn)的個(gè)別門類檔案未明確其歸檔范圍、保管期限等問題，要在全面掌握單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)專業(yè)檔案作為重點(diǎn)，科學(xué)開展分類工作；要注重新興門類，比如新媒體檔案等的歸檔工作。

3.1.2科學(xué)確定文件材料歸檔范圍。要根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等要求，細(xì)化歸檔范圍，確保可操縱性。對于科研檔案來說，就包括前期的立項(xiàng)、實(shí)施方案、任務(wù)書等，中期包括階段性報(bào)告、研究成果等，后期包括結(jié)項(xiàng)報(bào)告、成果鑒定書、專家意見等。要在遵循一般性要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位項(xiàng)目特點(diǎn)制定方案，避免一刀切。

3.1.3科學(xué)劃定保管期限。要根據(jù)檔案的價(jià)值和內(nèi)容，結(jié)合創(chuàng)新性、規(guī)模等要素，按照10年、30年、永久期限進(jìn)行劃定。劃定過程中要注重檔案的完整性，對具有創(chuàng)新性和戰(zhàn)略性、規(guī)模性較大的檔案資料，保管期限可適當(dāng)從長。

3.2 加強(qiáng)檔案征集工作

事業(yè)單位在管理過程中，由于歸檔范圍的滯后性，造成了許多重要價(jià)值檔案資料遺留在個(gè)人或其他部門中，難以保障檔案史料的連續(xù)性和整體性。要按照《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96-2023）要求，持續(xù)加大征集力度，使具有重要憑證、參考、研究、文化傳承價(jià)值的檔案留存好、保管好。

3.2.1加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域的常態(tài)化征集。要系統(tǒng)梳理本單位的大事要事，堅(jiān)持以目標(biāo)導(dǎo)向、問題導(dǎo)向和結(jié)果導(dǎo)向?yàn)橐惑w，采取線上、線下相結(jié)合的方式拓展收集渠道，通過主動(dòng)對接、上門拜訪等方式實(shí)現(xiàn)接收任務(wù)，深度挖掘散存于社會(huì)各界的檔案資源，廣泛收集各類珍貴史料。

3.2.2開展重大節(jié)點(diǎn)檔案征集。在傳統(tǒng)節(jié)日、國際檔案日等重大節(jié)點(diǎn)開展系列主題活動(dòng)，挖掘散落民間的珍貴圖片、影像等檔案。有的規(guī)劃部門開展了“印象的城市”曬圖活動(dòng)，大量市民將珍藏反映城市風(fēng)貌的圖片發(fā)布出來，有的圖片彌補(bǔ)了城市建設(shè)的空缺，填補(bǔ)了城市記憶。

3.2.3開展口述檔案采集。對單位歷史上重大事件的親歷者、先進(jìn)模范人物開展精準(zhǔn)口述檔案材料，獲得一手原始資料，使單位歷史更加鮮活，有利于發(fā)揮模范人物的引領(lǐng)作用。國網(wǎng)黃岡供電部門開展“口述歷史”檔案采集工作，圍繞電力的發(fā)展歷程離退休人員進(jìn)行訪談，更好地留存了電力記憶。

4 著力加強(qiáng)事業(yè)單位檔案利用體系建設(shè)

4.1 以檔案開發(fā)賦能中心工作

4.1.1要主動(dòng)融入和服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展。要樹立圍繞中心、服務(wù)大局的工作意識，自覺把檔案工作放到工作大局、發(fā)展大局中去思考、去推進(jìn)，深入挖掘館藏檔案資源，在系統(tǒng)研究、深度開發(fā)上下功夫，及時(shí)為上級科學(xué)決策提供政策性、借鑒性強(qiáng)的檔案資政參考，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供系統(tǒng)準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)[1]。

4.1.2要主動(dòng)融入民生工作。要發(fā)揮事業(yè)單位檔案專業(yè)優(yōu)勢，為廣大人民群眾提供檔案資料和政策文件解讀。要持續(xù)加大民生檔案建設(shè)力度，結(jié)合實(shí)際，重點(diǎn)對人民群眾關(guān)心的領(lǐng)域開展服務(wù)。

4.2 闡釋檔案文化價(jià)值

檔案文化建設(shè)提升檔案開發(fā)利用層次的重要方面，是實(shí)現(xiàn)檔案存而致用的著力點(diǎn)。事業(yè)單位檔案開發(fā)要把文化氣息作為一種深厚的思想積淀，在檔案開發(fā)利用的各環(huán)節(jié)都融入文化能量，使檔案文化能量得到最大限度的釋放[2]。有的檔案資料體現(xiàn)了城市的人文厚重、人民的勤勞樸實(shí)、社會(huì)的文明包容。這些資料通過新媒體、廣播、電視展現(xiàn)出來，不僅能引發(fā)人們情感的共鳴和認(rèn)同感，也能更好地展示城市的文化軟實(shí)力。因此，檔案開發(fā)要站在文化闡釋的角度，在檔案信息的深度上下功夫，不斷發(fā)掘出新的信息資源價(jià)值，顯現(xiàn)出檔案本身所具有的意義。

4.3 打造為民服務(wù)新機(jī)制

隨著新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案查詢利用已突破了時(shí)空限制，檔案資源的快速獲取成為“放管服”改革的重要一環(huán)。事業(yè)單位要在查詢利用上充分利用好政策紅利和新技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)線上查檔“零跑腿”，線下檔查“一窗即刻辦”，讓數(shù)據(jù)跑路，提升群眾利用的幸福感。積極開展微信小程序、公眾號等查詢方式，拓展查檔途徑，簡化查檔申請材料，利用數(shù)字簽章、數(shù)字水印等防偽技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案“遠(yuǎn)程查”“自助查”。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化工作，提升互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享、協(xié)同聯(lián)動(dòng)力度，打通跨區(qū)域、跨部門的信息共享數(shù)據(jù)壁壘，改革創(chuàng)新服務(wù)模式，提升為民服務(wù)規(guī)范化、便利化水平。

5 著力加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全體系建設(shè)

5.1 強(qiáng)化檔案實(shí)體安全

5.1.1持續(xù)加大智慧庫房建設(shè)。目前，信息技術(shù)已加速融入實(shí)體庫房管理，其中，智慧檔案庫房建設(shè)已經(jīng)成為許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的必備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的更好保護(hù)與管理。RFID門禁系統(tǒng)作為自動(dòng)識別技術(shù)，正在逐漸應(yīng)用于檔案防盜管理中，RFID技術(shù)通過為每份檔案附加RFID標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對檔案的自動(dòng)識別、檢測和追蹤，同時(shí)配合RFID門禁系統(tǒng)，確保檔案僅能在授權(quán)區(qū)域內(nèi)被借還。在實(shí)體檔案的長期保存上，通過搭建智慧數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可以管理和追蹤檔案的存儲位置、借閱記錄、檔案保管期限等重要信息。同時(shí)，智能系統(tǒng)還可以自動(dòng)進(jìn)行檔案盤點(diǎn)和質(zhì)量檢測，提供異常報(bào)警和修復(fù)建議，極大地提升了檔案的安全性和完整性。

5.1.2加強(qiáng)檔案設(shè)備安全。要按照“十防”要求，檔案盒或裝具要防塵、防污染和防有害生物侵蝕，有效防止有害氣體和顆粒物危害檔案。在硬件管理上，通風(fēng)、空調(diào)管道進(jìn)、排風(fēng)口氣密性要保持良好。加強(qiáng)應(yīng)急管理，設(shè)置火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)及應(yīng)急廣播，消防設(shè)施設(shè)備定期檢查維修，消防設(shè)施和器材完好、有效，重點(diǎn)防護(hù)部位均安裝視頻監(jiān)控裝置，有專業(yè)人員定期檢查檢測。

5.2 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)安全

5.2.1將數(shù)據(jù)安全貫穿檔案管理全流程。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，特別是在數(shù)據(jù)的傳遞和利用環(huán)節(jié)，要運(yùn)用區(qū)塊鏈等技術(shù)強(qiáng)化數(shù)據(jù)的原始性和不可篡改性。利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護(hù)，按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程。落實(shí)技防措施，嚴(yán)格計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體管理，建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，嚴(yán)防失密事件發(fā)生[3]。

5.2.2加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份。檔案數(shù)據(jù)備份在綜合檔案館已是較為成熟的做法，成為檔案數(shù)據(jù)安全保管的重要措施。事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際，探索行之有效的數(shù)據(jù)備份路徑。比如，可加強(qiáng)與綜合檔案館的溝通，對未進(jìn)館的檔案數(shù)據(jù)提前交由檔案館保存，也可與上級或者同級部門溝通，作為異地備份的選擇。在備份種類和介質(zhì)上，電子數(shù)據(jù)備份有完全備份、增量備份、差分備份、按需備份等多種方式，所用的介質(zhì)主要有硬盤、磁帶和光盤等，單位可根據(jù)檔案信息系統(tǒng)特點(diǎn)及對電子數(shù)據(jù)的保存需求，制定相應(yīng)的備份策略。

參考文獻(xiàn)

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[3]王一波.信息化背景下文書檔案管理轉(zhuǎn)型工作分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（06）：28.

作者簡介：王珊（1983— ），大學(xué)學(xué)歷，青島市教育后勤服務(wù)保障中心館員，研究方向：教育檔案管理。