事業單位檔案管理工作的優化方法分析

摘 要：進入新時代，事業檔案檔案管理方式需要進行技術性變革，更好地服務經濟社會發展。本文分析了檔案管理過程中的方法論困境，認為做好新形勢下的檔案管理工作需要持續在檔案治理體系、資源體系、利用體系和安全體系建設上下功夫、求實效，以高水平的管理方法提升工作成效。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；治理

隨著《“十四五”全國檔案事業發展規劃》和新《檔案法》的實施，事業單位檔案管理進入新的發展階段。要順應檔案事業發展的新趨勢，找準事業單位檔案管理的著力點和主攻方向，以檔案治理為核心，深入推進檔案治理體系、資源體系、利用體系和安全體系建設，以新的管理成效賦能經濟社會快速發展，更好地展現檔案工作的時代價值。以新的管理成效賦能經濟社會快速發展，更好地展現檔案工作的時代價值。

1 事業單位檔案管理的方法論困境

1.1 檔案治理體系精細化不足

檔案管理是整體性、系統性工程，需要較為完善的要素支撐體系。但是從實踐來看，事業單位檔案管理普遍存在著思想重視不夠、信息化管理水平不高、設施設備落后、人員配備不足、安全應急處置能力不強等問題，與國家治理體系和治理能力現代化要求不相適應。檔案管理的規范化、科學化、標準化程度較低，有的單位參與主體薄弱、覆蓋面較窄，難以發揮牽頭引領作用，檔案管理合力不足，難以發揮檔案治理效能。

1.2 檔案資源建設基礎不扎實

有的單位檔案資源長期以文書檔案為主，未能對歸檔范圍、保管期限做出修訂，致使一些新門類、新介質檔案資料未能及時收集歸檔，造成了重要資源流失，難以發揮檔案憑證作用。與此同時，檔案資源賦能作用難以發揮，檔案資源鏈條不完善，不能進行高質量的開發利用工作，使檔案工作的價值難以充分展現。

1.3 檔案開發利用質量不高

檔案開發利用層次較低，檔案文化價值未能充分展現，圍繞人民群眾的急、難、愁、盼問題，檔案潛能未能充分激發。有的單位對檔案資源價值認識不清，檔案資源長期處于沉睡狀態，檔案工作始終處于“幕后”，未能將檔案的價值轉換為人民群眾服務的重要抓手。有的單位新技術運用不充分，群眾查檔利用手續煩瑣、體驗感較差，“數據跑路”理念未能運用到為民服務中，檔案管理的能力與新時代要求之間的不平衡性凸顯。

1.4 檔案安全體系不夠牢固

安全是檔案工作的生命線。隨著新技術的應用和資源體量的增加，檔案安全性問題日益凸顯，如檔案管理人員安全意識較差；綜合檔案室保管利用設施不到位；檔案管理制度執行不嚴格等。同時，檔案數據安全建設未能擺在應有位置，特別是檔案數據加密技術應用不足，許多重要數據缺乏必要的安全防護機制，數據流失風險較大。

2 著力加強事業單位檔案治理體系建設

2.1 拓展事業單位檔案協同治理主體的參與度

事業單位過去主要有綜合檔案室進行檔案集中管理，發揮著牽頭引領的關鍵作用。伴隨檔案數據化深度發展，檔案管理參與主體逐步增多，從綜合管理室分散到每個工作人員，檔案治理從集中型向分散性轉變。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》將健全檔案管理體制放在首位，體現了推動檔案協同治理的重視。事業單位協同治理的主體包括：領導者、綜合檔案室、各科室。領導者主要通過責任分工培養參與者檔案管理意識、激勵內在動力，并對綜合檔案事業和各科室進行任務分工。綜合檔案事業和各科室是協同治理的主要方面，在協同治理理念下，更容易調和二者的部分緊張關系。具體而言，面對日益復雜的檔案管理對象，二者需要改變事業單位內部扁平化的科層制管理模式，密切配合，對檔案進行系統管理。

2.2 擴大事業單位檔案治理制度體系的覆蓋面

檔案治理維度的制度是參與主體共同認可并遵守的，并按照一定的規則程序通過的行為準則，能夠對治理中的各主體進行有效的行為規范，并具有一定的權威性和約束力。在檔案制度設計中，要更多體現各主體的管理方式、創新意識和責任擔當。在參與范圍上要細化明確各主體的檔案管理邊界，尤其是檔案數據上傳、處理與應用過程中利用與安全性問題；在檔案解密與劃控上，要明確綜合檔案室的牽頭作用和各科室的主體責任；在創新性上，制度要明確激勵措施和辦法，激發參與者的創造性。與此同時，管理制度決定了協同的開放性，能夠凝結各主體的參與共識并應對各種挑戰。因此，制度建設過程中，要最大限度地使檔案管理參與都能融合到制度規定中，這既是對各主體的尊重與激勵，也是對其流程中義務和責任的明確。

2.3 延伸事業單位檔案治理效能的覆蓋面

事業單位檔案專業性、系統性強，在服務上級決策和人民群眾生活中發揮著至關重要的作用，提升事業單位檔案管理的效益和質量，能夠發揮檔案工作在推進國家治理體系和治理能力現代化中的基礎性、支撐性作用。一是延伸檔案治理的服務效能。要加強檔案服務能力建設，尤其在提升資政能力、一次辦好、“放管服”改革方面的作用，有效釋放檔案管理的價值。二是延伸檔案治理的管理效能。要建立檔案管理工作領導小組，統籌推進規章制定、資金扶持、人才配備等方面的難題；要加大檔案職業素養建設，延伸能力培養教育鏈，以治理隊伍的高素質賦能檔案管理高質量發展。三是延伸檔案治理的區域面。要加強與其他單位和部門橫向聯系，密切合作，借助相關業務部門的力量或在工作上取得相關業務部門的支持，共同對檔案事務進行科學、規范管理，實現檔案領域的善治。

3 著力加強事業單位檔案資源體系建設

3.1 推進檔案管理“三合一”制度編制

要按照國家檔案局《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》的要求，著力建設覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化的事業單位檔案資源體系。

3.1.1科學制定檔案分類方案。針對以往在制定檔案工作制度時，因分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔號編制規則等分別制定，出現的個別門類檔案未明確其歸檔范圍、保管期限等問題，要在全面掌握單位業務特點的基礎上，將業務專業檔案作為重點，科學開展分類工作；要注重新興門類，比如新媒體檔案等的歸檔工作。

3.1.2科學確定文件材料歸檔范圍。要根據《機關檔案管理規定》等要求，細化歸檔范圍，確保可操縱性。對于科研檔案來說，就包括前期的立項、實施方案、任務書等，中期包括階段性報告、研究成果等，后期包括結項報告、成果鑒定書、專家意見等。要在遵循一般性要求的基礎上，根據單位項目特點制定方案，避免一刀切。

3.1.3科學劃定保管期限。要根據檔案的價值和內容，結合創新性、規模等要素，按照10年、30年、永久期限進行劃定。劃定過程中要注重檔案的完整性，對具有創新性和戰略性、規模性較大的檔案資料，保管期限可適當從長。

3.2 加強檔案征集工作

事業單位在管理過程中，由于歸檔范圍的滯后性，造成了許多重要價值檔案資料遺留在個人或其他部門中，難以保障檔案史料的連續性和整體性。要按照《檔案征集工作規范》（DA/T 96-2023）要求，持續加大征集力度，使具有重要憑證、參考、研究、文化傳承價值的檔案留存好、保管好。

3.2.1加強重點領域的常態化征集。要系統梳理本單位的大事要事，堅持以目標導向、問題導向和結果導向為一體，采取線上、線下相結合的方式拓展收集渠道，通過主動對接、上門拜訪等方式實現接收任務，深度挖掘散存于社會各界的檔案資源，廣泛收集各類珍貴史料。

3.2.2開展重大節點檔案征集。在傳統節日、國際檔案日等重大節點開展系列主題活動，挖掘散落民間的珍貴圖片、影像等檔案。有的規劃部門開展了“印象的城市”曬圖活動，大量市民將珍藏反映城市風貌的圖片發布出來，有的圖片彌補了城市建設的空缺，填補了城市記憶。

3.2.3開展口述檔案采集。對單位歷史上重大事件的親歷者、先進模范人物開展精準口述檔案材料，獲得一手原始資料，使單位歷史更加鮮活，有利于發揮模范人物的引領作用。國網黃岡供電部門開展“口述歷史”檔案采集工作，圍繞電力的發展歷程離退休人員進行訪談，更好地留存了電力記憶。

4 著力加強事業單位檔案利用體系建設

4.1 以檔案開發賦能中心工作

4.1.1要主動融入和服務高質量發展。要樹立圍繞中心、服務大局的工作意識，自覺把檔案工作放到工作大局、發展大局中去思考、去推進，深入挖掘館藏檔案資源，在系統研究、深度開發上下功夫，及時為上級科學決策提供政策性、借鑒性強的檔案資政參考，為經濟社會發展提供系統準確的檔案信息服務[1]。

4.1.2要主動融入民生工作。要發揮事業單位檔案專業優勢，為廣大人民群眾提供檔案資料和政策文件解讀。要持續加大民生檔案建設力度，結合實際，重點對人民群眾關心的領域開展服務。

4.2 闡釋檔案文化價值

檔案文化建設提升檔案開發利用層次的重要方面，是實現檔案存而致用的著力點。事業單位檔案開發要把文化氣息作為一種深厚的思想積淀，在檔案開發利用的各環節都融入文化能量，使檔案文化能量得到最大限度的釋放[2]。有的檔案資料體現了城市的人文厚重、人民的勤勞樸實、社會的文明包容。這些資料通過新媒體、廣播、電視展現出來，不僅能引發人們情感的共鳴和認同感，也能更好地展示城市的文化軟實力。因此，檔案開發要站在文化闡釋的角度，在檔案信息的深度上下功夫，不斷發掘出新的信息資源價值，顯現出檔案本身所具有的意義。

4.3 打造為民服務新機制

隨著新的網絡技術的進步，檔案查詢利用已突破了時空限制，檔案資源的快速獲取成為“放管服”改革的重要一環。事業單位要在查詢利用上充分利用好政策紅利和新技術優勢，實現線上查檔“零跑腿”，線下檔查“一窗即刻辦”，讓數據跑路，提升群眾利用的幸福感。積極開展微信小程序、公眾號等查詢方式，拓展查檔途徑，簡化查檔申請材料，利用數字簽章、數字水印等防偽技術，實現檔案“遠程查”“自助查”。要加強檔案數據化工作，提升互聯互通、數據共享、協同聯動力度，打通跨區域、跨部門的信息共享數據壁壘，改革創新服務模式，提升為民服務規范化、便利化水平。

5 著力加強事業單位檔案安全體系建設

5.1 強化檔案實體安全

5.1.1持續加大智慧庫房建設。目前，信息技術已加速融入實體庫房管理，其中，智慧檔案庫房建設已經成為許多機關事業單位的必備設施，實現了檔案實體的更好保護與管理。RFID門禁系統作為自動識別技術，正在逐漸應用于檔案防盜管理中，RFID技術通過為每份檔案附加RFID標簽，實現對檔案的自動識別、檢測和追蹤，同時配合RFID門禁系統，確保檔案僅能在授權區域內被借還。在實體檔案的長期保存上，通過搭建智慧數據管理系統，可以管理和追蹤檔案的存儲位置、借閱記錄、檔案保管期限等重要信息。同時，智能系統還可以自動進行檔案盤點和質量檢測，提供異常報警和修復建議，極大地提升了檔案的安全性和完整性。

5.1.2加強檔案設備安全。要按照“十防”要求，檔案盒或裝具要防塵、防污染和防有害生物侵蝕，有效防止有害氣體和顆粒物危害檔案。在硬件管理上，通風、空調管道進、排風口氣密性要保持良好。加強應急管理，設置火災自動報警系統及應急廣播，消防設施設備定期檢查維修，消防設施和器材完好、有效，重點防護部位均安裝視頻監控裝置，有專業人員定期檢查檢測。

5.2 強化檔案數據安全

5.2.1將數據安全貫穿檔案管理全流程。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節，特別是在數據的傳遞和利用環節，要運用區塊鏈等技術強化數據的原始性和不可篡改性。利用現代化手段全方位做好檔案安全保密防護，按照《檔案服務外包工作規范》，加強檔案數字化外包服務企業管理，建立檔案數字化外包保密制度和檔案數字化外包流程操作規程。落實技防措施，嚴格計算機設備、網絡、數據光盤等載體管理，建立健全數據庫質量，嚴防失密事件發生[3]。

5.2.2加強檔案數據備份。檔案數據備份在綜合檔案館已是較為成熟的做法，成為檔案數據安全保管的重要措施。事業單位要結合實際，探索行之有效的數據備份路徑。比如，可加強與綜合檔案館的溝通，對未進館的檔案數據提前交由檔案館保存，也可與上級或者同級部門溝通，作為異地備份的選擇。在備份種類和介質上，電子數據備份有完全備份、增量備份、差分備份、按需備份等多種方式，所用的介質主要有硬盤、磁帶和光盤等，單位可根據檔案信息系統特點及對電子數據的保存需求，制定相應的備份策略。

參考文獻

[1]蘇曉霞.切實提升服務大局的能力和水平 推動檔案事業高質量發展[N].中國檔案報，2021（12）：16.

[2]王瑩.檔案的文化價值與文化傳承[J].邊疆經濟與文化，2011（07）：15.

[3]王一波.信息化背景下文書檔案管理轉型工作分析[J].蘭臺內外，2023（06）：28.

作者簡介：王珊（1983— ），大學學歷，青島市教育后勤服務保障中心館員，研究方向：教育檔案管理。