企業檔案異地備份工作探討

王賢

摘 要：檔案安全是檔案工作的底線，企業對重要檔案異地備份是防止重大自然災害和公共突發事件對檔案造成危害的重要手段。基于檔案異地備份工作的重要性，文章重點闡述企業檔案異地備份的實施過程，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針，以期對后續企業開展檔案異地備份工作提供參考。

關鍵詞：異地備份；檔案備份；檔案安全

檔案安全是檔案工作的底線，對重要檔案備份是保護檔案安全，減少人為因素和自然因素對檔案造成危害的主要方式，而實施異地備份則是防止地震、臺風、洪水等重大自然災害以及戰爭等突發公共事件對檔案損壞的災備方案，是實現安全、高效、長期保管檔案的重要手段。

一、檔案異地備份的發展歷程

檔案異地備份由來已久，早在公元前11世紀的西周，為了便于日常政務利用，保護正本的安全，便會制作檔案副本，由各類文書主管部門和有關部門保存，這是檔案異地備份早期雛形。20世紀30年代，中央秘書處規定中央下發的文件和各地上報的文件，均實行“三套制”，一份送共產國際代存，一份送文件保管處集中保存，一份呈請中央領導人批辦。正是這種異地備份的容災做法，為保管黨內重要檔案資料作出了突出貢獻。1962年，在“南水北調”工程長江水利辦存放水文檔案的大樓爆炸事件后，中央提出有關部門要把檔案復制四份，存放全國不同地方。

國內檔案工作者對檔案異地備份的研究，比較早的是1999年廈門市檔案館的曾少雄，從9·21臺灣大地震觸發對城建檔案異地備份的思考。2008年，汶川地震使檔案資源遭受重大損失，為檔案從業者敲響容災警鐘。2009年，全國檔案館工作會議上提出要各級國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對重要檔案及其電子文件實行異地備份，確保檔案信息資源的絕對安全，檔案異地備份進入發展期，各專家學者對檔案異地備份的緊迫性、備份機制以及管理策略等方面的研究與討論也逐步增多，持續到2018年后有所回落。

二、企業檔案異地備份保存的意義

1.檔案安全的要求

實施檔案異地備份是保證實體檔案安全的需要。2001年，美國“9·11”事件導致大樓中的很多公司因重要信息毀滅而宣告破產。2008年的5.12汶川地震，2010年的青海玉樹地震、舟曲泥石流，均導致大量檔案資料遭受無法彌補的毀滅性危害。各類自然災害發生讓檔案實體時刻處在危險的境遇之中，如不采取異地備份將可能給企業帶來不可彌補的損失。

實施檔案異地備份是保證電子檔案安全的需要。隨著企業檔案信息化進程的加快，產生了大量的電子檔案數據，包括原生電子檔案以及紙質檔案數字化副本。如果發生軟硬件故障、操作失誤以及網絡攻擊等情況，將會導致檔案信息遭受非法篡改、刪除，使數據失真、受損。為了有效保護檔案安全，需要在日常備份的基礎上，增加實施異地備份，多重手段、多重防御，以達到提高應對風險的能力。

2.落實相關規定的要求

國家出臺了相關法律法規，國家檔案局也起草多份國家標準和行業標準，為檔案異地備份提供制度支撐。《中華人民共和國檔案法》第三十九條規定“檔案館可以對重要電子檔案實行異地備份保管”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提到，扎實做好檔案數字資源備份工作，完善備份機制，實現館（室）藏全部檔案數字資源完整備份，重要電子檔案異地異質備份，積極探索備份新途徑，加強備份工作全過程安全監控，切實保障檔案數字資源安全。《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》指出，三套載體最好分開保存，有條件的單位應將一套置于距離300公里以上、不在同一流域的地點保存或不同的建筑物內保管。此外，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等標準中也均對異地備份做出相關規定。

三、企業檔案異地備份現存的問題

1.對檔案異地備份的重要性認識不足

目前，一些大型國企、央企以及經濟較發達城市的檔案館都陸續開展了館藏檔案異地備份工作，但一些小型企業或經濟欠發達地區的檔案館，由于存在僥幸心理，對檔案異地備份工作重視程度不夠，導致工作推進緩慢，至今仍未實施。

2.企業內部缺乏資源支持

實施檔案異地備份是一個長周期的工作，且備份后數據安全的維護均需要投入大量的人力和物力。由于企業的資金預算相對緊張，檔案部門也并非處于一線生產地位，往往難以得到領導的支持，導致備份工作舉步維艱。

3.缺乏詳細的規范標準支持

目前，尚未有可以直接指導檔案異地備份工作開展的規范標準，僅在相關文件中提出需要實施檔案異地備份的要求。但是，對于異地備份開展方式、執行標準、存儲要求和安全保密要求等沒有更為詳細的規定，企業無法及時規范開展檔案異地備份工作。

4.選址不符合規范

檔案異地備份地點要兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上，對于電子檔案備份還不應在同一電網。目前，很多企業選定的異地備份地址未達到該要求，如果兩地相距過近，發生的自然災害會同步受到影響，從而失去了異地備份的意義。

四、企業檔案異地備份的實施內容

對于企業檔案異地備份，已有大量學者和檔案工作人員對其提出了獨有的見解。因此，筆者在現有學者和檔案工作的研究基礎上，對企業檔案異地備份實施內容進行總結，即“爭制選簽，雙選做查”八字方針。

一是爭取支持。企業檔案部門應對分管領導展開專項匯報，讓領導認識檔案異地備份對于災后檔案重建工作、保護檔案安全的重要性，爭取企業專項資金支持，用以購買相應的設備，使企業穩定、規范開展異地備份工作。

二是建立制度。企業檔案部門應在國家、行業和地方檔案管理標準的要求下，結合企業內部實際情況建立異地備份管理制度和工作細則，如企業檔案數字化技術規范、異地備份實施策略和機制、異地備份數據恢復方案、異地備份安全管理制度等，細化管理細則、責任劃分、備份范圍、備份方式和備份周期等，使其更具有操作指導性，為本企業異地備份工作的開展提供完善的制度保障。

三是謹慎選址。加強對備選地址的考察，除滿足基礎的距離、流域和地震帶要求外，還要調查歷史上的地震、洪水和泥石流等自然災害發生頻率。異地備份的雙方相隔距離越遠，氣候、地質和水文條件差異越大的同時，受到自然災害和突發公共事件損害的可能性越小。此外，還要綜合考慮備份地點的庫房條件、保管設備設施和人員資質等需要。

四是簽訂協議。為了有效保障雙方合作長期穩定，應簽訂檔案異地備份協議，對雙方的權利義務、費用、資源、備份介質、移交方式和頻率、保管條件和要求、安全保密等方面有明確規定、協商一致，公平公正，以維護雙方的合法權益，保證備份介質和數據的安全。

五是選擇備份范圍。對于需要異地備份的檔案范圍沒有明確規定，有條件的企業可以實行館藏檔案全備份。如果館藏檔案的數量大、種類多，短期內完成全部館藏的異地備份工作難度較大，應根據重要程度、保管期限、產生時間和使用頻率等劃分優先級，分步實施，逐步、有序推進。

例如，保管期限為永久的檔案、公司運作必需的檔案，公司重點、特色業務產生的檔案以及利用率較高的檔案等優先備份。

六是選定備份方式。企業應當根據館藏容量、資金和人員等實際情況，綜合考慮各類檔案異地備份方式和備份載體，既要量力而行，又要盡力而為，有條件的企業可以綜合使用多種備份方式，最大限度地保護檔案安全。目前，國內檔案異地備份方式主要有：

（1）在線異地備份。通過網絡技術將本企業的檔案資源備份至接收方。在線異地備份的數據可被多臺計算機或網絡設備讀取，方便數據共享，備份頻率高。但是，建議通過專用網絡傳輸，以保證檔案信息安全。

（2）建立異地備份中心。建立異地備份中心，將重要檔案集中備份，存儲介質或設備集中部署，性價比高、集中管理效益高，但需要綜合考慮異地備份中心的地理位置、配套設施等，一次投入成本以及后續的維護成本較高。適用于大型國有企業，資金實力較為雄厚，且由集團牽頭組織建立，統一規劃，集團內各成員單位均可使用。此種方式中小型企業實現較為困難。

（3）離線異地備份。將本企業檔案資源存儲在可脫離計算機保留的載體介質上，并將備份載體運輸至接收方保管。離線備份不受計算機和網絡的限制，資金投入成本相對較低，操作方便，硬件可便捷配置。但數據量巨大時，存放介質較多，加大管理難度。并且，當發生災害時需逐份讀取恢復。離線備份的介質類型選擇較多，表1比較了各類載體類型，企業可根據實際情況綜合選擇。

（4）異地備份外包。企業將檔案異地備份工作外包至其他公司。異地備份的軟硬件設備設施由外包公司承擔，本企業僅需支付外包租借費用即可。但保密性能得不到保障，市場可以提供專業檔案異地備份的供應商并不多，服務效果得不到保證。

企業還可以積極探索與政府所屬公共檔案館合作的新模式，專業檔案館異地備份存儲條件規范、人員技術有保證、管理系統安全可靠，企業也可為公共檔案帶來額外的經濟效益，雙方可互利互惠。

表1 離線備份常見載體對照表

載體類型 容量 價格 硬件

設備 保管時間 有無國內標準 綜合評價

光盤 容量小，最大單盤容量300G 單盤價格較為便宜 電腦、藍光光驅 檔案級CD、DVD光盤的保存壽命大于20年，檔案級藍光光盤的保存壽命大于30年 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》《檔案數字化光盤標識規范》《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范》 優點：價格低，便于操作，不易被篡改，保管期限較長。缺點：容量小，備份及讀取速度慢。

硬磁盤 容量大 相對較高 電腦 保管時間短，硬磁盤在5年左右 《檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范》 優點：容量大、傳輸速度快、使用方便。

缺點：保存時間短、不耐摔。

磁帶 容量大，LTO8磁帶可達到12TB 磁帶價格便宜，但需要的軟件（備份軟件）和硬件（磁帶機）價格較高 專用備份軟件，專用磁帶機 根據DA/T83-2019《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規范》第11.3描述：保存時間超過10年的磁帶，更新或轉換。因此，磁帶作為檔案數據存儲時的壽命為10年 《磁性載體檔案管理與保護規范》《檔案數據存儲用LTO磁帶應用規范》 優點：容量大、穩定性強、傳輸速度穩定。缺點：保存時間短、更新換代速度快，新版本磁帶機可能不兼容舊版本磁帶。

縮微膠片 存儲密度高，每幅膠片能濃縮A0圖紙大小 價格高 膠片掃描儀、膠片沖洗設備、膠片讀取設備 保管時間長，100年以上。在一定的溫濕度條件下保存壽命可達500年 《縮微攝影技術在16mm卷片上拍攝檔案的規定》《縮微攝影技術在A6平片上拍攝檔案的規定》《檔案縮微品保管規范》《檔案縮微品制作記錄格式和要求》《縮微膠片數字化技術規范》《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規范》《特殊和超大尺寸制止檔案數字圖像輸出到縮微膠片上的技術規范》 優點：保存時間最長，技術標準最為完善。缺點：部分格式，如數據庫文件、三維CAD文件、音視頻文件等無法復制成為縮微膠片。數字膠片的出現有望解決該問題，目前正在研究階段

七是實施備份。萬事俱備后，企業便可正式異地傳輸工作。如果是離線異地備份，需由專人定期將備份載體運送至備份地點，在條件允許的情況下還應當專車運輸，需要采用牢固、可靠的方式包裝，避免運輸過程中載體受損。接收方與寄送方需當面交接清點，保留交接記錄。未經允許，接收方不可打開查看和使用。如果是在線異地備份，需通過技術手段保證數據傳輸的安全，如鋪設或租借專用線纜傳輸數據、增加安全密鑰、身份認證、分級授權、預警提醒和斷電保護等功能，防止未經授權訪問、修改、破壞檔案信息，有條件的企業可采用區塊鏈等最新技術維護檔案信息的真實、完整、可用和安全。系統中應當保留相關日志記錄。

八是定期檢查。檔案異地備份并不是將備份載體送至接收單位就算結束了，還需要后續的定期檢測與維護，一旦備份的數據發生故障、無法恢復，那異地備份將毫無作用。企業需要有專人根據不同載體的檢測周期定期抽檢，檢測時發現問題的備份載體應立即更新和數據遷移，保證異地備份載體的安全和長期可讀。通過在線備份方式可以增加數據預警、數據檢測、數據保全和數據恢復等各項功能，并定期對備份數據實行恢復測試，確保備份數據在發生損毀時能順利恢復。

五、結語

檔案是整個社會的珍貴財富，在自然災害和突發公共事件發生頻率逐步增高的今天，檔案人員必須具有前瞻意識和風險意識，居安思危，未雨綢繆，通過各類手段保護檔案實體和信息的安全。同時，要加強對先進信息技術的學習，以適應快速發展的社會環境，只有這樣才能提高企業災害應對能力，促進檔案事業長足發展，更好地發揮檔案的價值。

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（作者單位：廣西防城港核電有限公司）