信息化背景下高校基建檔案數字化管理策略研究

文/蘇州農業職業技術學院 胥傳瑛

高校基建檔案作為學校基礎設施建設的過程性材料，完整記錄了校園建設過程中的工程招標、質量監控、經費預算、造價審計等各方面的信息，其中所包含的信息對于學校高質量發展以及后續的維護維修都具有重要的參考價值。但是近些年隨著高校校園建設力度的不斷加大，學校的樓房、管道、線路的日益復雜化，對高校基建檔案管理的方法、技術手段和模式的要求越來越高。因此，高校基建檔案管理必須借助數字化技術優勢進行改革創新，建構高效的數字化基建檔案管理模式，才能更好地助力高校基礎設施建設。

一、高校基建檔案管理存在問題

（一）重視程度不夠。目前高校對于人事檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、財務檔案等檔案資料的歸檔和管理相對比較重視，而對于基建檔案管理的重視程度明顯不夠。在基建檔案管理方面，學校普遍有著“重建設，輕檔案”的思想，無論是在學校基礎設施建設中檔案資料的收集、歸檔意識，還是對于基建檔案資料的管理和利用意識都非常薄弱，這也是目前高校基建檔案資料不全、價值挖掘和利用效率較低的重要原因[1]。

（二）管理機制不完善。在高校基建檔案管理工作中，很多院校都沒有建立科學系統的歸檔和管理機制，沒有制定完善的約束辦法，對于施工單位的資料提供以及檔案管理人員的歸檔管理工作無法有效地監督和約束。另外，檔案管理人員在收集、整理、立卷、歸檔工作過程缺少管理機制的引導和約束，往往會導致一些字跡模糊不清、材料分類不明的材料混入其中，缺少對檔案歸檔和管理的標準、規范。

（三）檔案人員專業素養不高。目前很多院校沒有設置專門的基建檔案管理部門，相關工作人員盡管具有檔案管理的專業知識和其他方面的檔案管理經驗，但是普遍缺乏基建相關知識，對于基建檔案資料收集意識缺乏、管理能力不足。基建檔案管理工作者專業知識的缺乏，使得其在對內容繁多的基建檔案資料進行歸檔和管理時難以做到規范性、合理性和準確性[2]。再加上檔案管理人員“重保管輕利用”的傳統檔案管理思想，缺少對于基建檔案的主動利用意識，使得基建檔案的價值沒有得到充分發揮。

（四）硬件投入不足。相對于學生檔案、人事檔案、科研檔案的管理條件而言，基建檔案的管理手段和硬件設施無法滿足現代化管理的要求。特別是在檔案管理信息化、電子化、網絡化、智能化發展的背景下，傳統基建檔案歸檔和管理技術以及相關的設備都無法滿足信息化時代用戶的需求，因此高校基建檔案管理在轉變管理觀念、創新管理方法的同時，還需要加大對于基建檔案管理的資金和硬件設施的投入。

二、高校基建檔案數字化管理的必要性

高校基建檔案對高校基礎設施建設和后期維護、升級、改造中發揮著重要的歷史記錄、憑證、參考和增值作用，是未來學校建設發展的重要依據。基建檔案的缺失會讓學校各類建筑物、管線的維護擴建等工作更加艱難，因此系統完整的基建檔案資料在校園新建和擴建工程中可以節省較大的人力、物力和財力。因此，鑒于基建檔案在高校基礎建設中所發揮的重要作用，基建檔案相關管理部門也需要順應信息化時代的發展要求，充分利用數字化技術優勢提升高校基建檔案的管理質量。

（一）適應基建檔案利用方式多元化的需要。高校基建檔案是學校規劃、設計和管理過程中所形成的一種記錄性材料，其中蘊含著豐富的信息資源，對于學校建設和后期維護都發揮著重要作用[3]。但是目前高校基建檔案仍然是以紙質材料的保存為主，不僅維護成本高、查閱流程煩瑣、利用價值低，而且在借閱過程中容易造成損壞，因此無法滿足新時代用戶多樣化的需求，無法滿足新時代高校基礎設施建設和維護的需求，難以適應數字化時代高校基建檔案發展的需求。

（二）適應基建檔案數量急劇增加的需要。近些年隨著我國高校校園不斷拓展，基建規模不斷擴大、基建內容日益復雜，所產生基建檔案數量、種類和載體形式也不斷增加，使得高校基建檔案管理工作也愈加困難。特別是信息化時代的電子文檔、電子圖紙、照片、視頻等基建檔案信息多樣化的呈現方式，傳統依靠建立目錄、編寫號碼的基建檔案管理模式顯然已經無法滿足數字化檔案管理需求[4]。因此基于信息化技術的高校基建檔案數字化管理模式的創新，數字化信息平臺和數字化基建檔案館的營建，也是新時代高校數字化校園建設的必然要求。

（三）適應高校數字檔案館建設的需要。在信息化時代，各高校檔案管理模式也逐漸從傳統管理模式向數字化管理模式轉型發展，并建立數字檔案館。基建檔案作為學校建設和檔案管理體系的重要組成部分，其數字化建設和轉型也是校園和檔案館數字化建設的必然要求。如果基建檔案仍然采取傳統單一落后的管理模式，而不能緊跟信息技術發展的步伐，進行數字化建設和轉型升級，必然會影響智慧校園和數字檔案館建設目標的順利完成。

三、信息化背景下高校基建檔案數字化管理策略

（一）轉變管理觀念，樹立信息化管理思維。信息化時代，信息的載體、呈現方式以及人們信息獲取和使用的方式都發生了巨大變化，高校基建檔案管理也要順應信息化發展趨勢，摒棄傳統落后的檔案管理方式，轉變檔案管理理念，樹立信息化檔案管理思維，加快高校基建檔案管理的數字化改革升級，才能與時俱進，在信息化技術和管理理念的改革創新中尋求高校基建檔案管理的新方向。第一，要充分認識到基建檔案管理的價值所在，轉變管理者對基建檔案管理的偏見，重視在學校基礎建設階段的檔案資料收集，提高檔案管理人員對基建檔案資料的歸檔、管理和利用意識。比如學校可以定期開展講座和培訓，讓檔案管理者充分認識到基建檔案管理對于加快基礎工程項目的施工進度、提升基建項目建設的質量和安全性，以及為學校基建項目的擴建、改建、升級、修復的重要參考價值。第二，高校基建檔案管理要充分認識到信息技術的重要性，在思想意識、管理觀念上予以重視，摒棄傳統落后的管理理念，樹立信息化管理思維，才能夠應用數字化技術進行基建檔案信息化管理模式、管理系統、管理方式的數字化創新，進而提高高校基建檔案的資料收集、歸檔、管理和利用效率。第三，強化高校基建檔案管理人員的服務意識。增強檔案管理的服務意識、樹立服務思想、改變服務態度，是信息化時代提升高校基建檔案管理工作質量的前提條件。針對目前高校檔案管理人員服務意識淡薄、主動服務意識不強的問題，需要通過開展多樣化的宣傳活動，明確學校各職能部門和檔案管理之間的協作關系，加強學校基建檔案管理的服務意識和信息化服務水平。

（二）建立現代檔案管理制度。1.建立基建檔案管理部門，明確基建檔案管理人員的責任與義務。為適應信息化時代的檔案管理要求，學校應該成立專門的基建檔案管理部門和管理小組，建設高素質的基建檔案管理隊伍，明確各管理部門和工作人員的責任，才能實現基建檔案資料的規范化、數字化管理，進而推動高校基礎設施建設資料的整理歸檔工作順利開展，為以后基建檔案資料整理、歸檔、管理和利用工作步入正軌奠定堅實基礎。2.實現基建檔案資料的數字化和標準化。在高校基礎設施建設過程中，從認證開始到竣工驗收各階段形成的有保存價值的文字材料及圖紙等檔案資料可謂復雜多樣。因此需要將這些復雜多樣的基建檔案資料，按照《電子文件歸檔管理規范》，將非標準規定的檔案資料轉為TIF、PDF、CEB 等更加標準、更加穩定、更適合長期保存的電子文件格式，降低歸檔存儲電子檔案資料的種類[5]。3.建立標準化基建檔案資料整理規則。對于所收集和整理的基建檔案資料，按照高校基建檔案資料的內容，建立系統收集、科學分類、合理分卷、卷內文件整理、卷內目錄與備考表填寫、案卷封面填寫、案卷裝訂、案卷目錄編制的標準化基建檔案資料整理規則。比如對于檔案資料的科學分類是整理、編目以及進行基建檔案系統化管理的需要（見圖1），根據基建項目建設的階段、建設的具體情況設置類目，而避免分類的相互交叉、包容，以免造成基建檔案資料分類、歸檔和管理的混亂。

圖1 基建檔案資料分類

（三）建立高素質的基建檔案管理隊伍。1.加強教育培訓，提升隊伍素質。基建檔案具有較強的專業性和復雜性，管理人員不僅要具有專業的檔案管理素養，而且要具備建筑、管道、電器等專業知識，才能勝任基建檔案管理工作。針對當前高校基建檔案管理人員的信息化素養較低、業務水平不高的情況，高校需要定期開展培訓，全面提升高校基建檔案管理人員的信息化管理意識、信息化管理能力和學校基建專業知識。比如蘇州農業職業技術學院定期開展針對性強、互動性強、實用性強、內容豐富的各類培訓活動，不僅讓基建檔案管理人員掌握《中華人民共和國檔案法》《檔案整理新規則》等檔案整理規范及要求等理論知識，而且提高其實際操作能力，為推進檔案管理的規范化、法治化奠定了堅實基礎[6]。2.加強日常管理，嚴把檔案審核。完善高校檔案管理制度，嚴格遵循“分級負責、歸口管理”原則，明確權限和職責，將基建檔案管理責任落實到具體的人和事，以確保基建檔案資料在收、發、整理、歸檔、管理等各階段都能夠有章可循、有人負責，切實提高信息化時代基建檔案管理的規范化和制度化水平。3.加強施策激勵，激發工作熱情。高校需要針對基建檔案管理工作建立科學系統的獎懲機制，定期對基建檔案管理人員的信息化素養、管理能力、服務意識等綜合素養進行考評，并以此為依據對優秀員工進行榮譽、薪資、職稱、崗位等獎勵，激發基建檔案管理人員的工作激情。

（四）加大基建檔案管理的軟硬件建設。首先，加大基建檔案管理的硬件建設。硬件設施是高校基建檔案管理數字化轉型的基礎，因此高校基建檔案管理部門應該配備現代化的掃描儀、工程復印機、智能檔案柜、高性能計算機等硬件設備，為高校基建檔案的數字化管理奠定硬件基礎。比如采用電腦聯網自動控制的智能檔案柜，可以實現從檔案的入檔、借閱、歸還、銷毀等各個環節的閉環管理，不僅可以讓基建檔案館管理上更輕松、方便快捷，大大提高了基建檔案管理的工作效率，而且智能檔案柜貯存量大，采用懸掛多層回轉擱板，增加了有效庫容量，大量節省了庫房占地面積。其次，加大基建檔案管理的軟件建設。一方面需要引進先進的檔案管理理念、管理機制和檔案管理軟件，以提升基建檔案管理的信息化、數字化和智能化。比如蘇州農業職業技術學院為進一步推進檔案工作，為提升基建檔案管理的數字化水平，建設了全方位多元化的檔案資源庫，統一裝備檔案管理軟件，為實現基建檔案的規范、一體化管理提供軟硬件支持。另一方面完善信息集成體系，假設建立信息服務中心。基于基建檔案數字化管理的軟、硬件建設，高校需要根據本校基建檔案館的實際情況，實現管理方法和管理手段的現代化創新，充分利用信息化技術建立電子檔案歸檔平臺、基建檔案管理系統、檔案信息發布和服務平臺，不僅可以實現對于基建檔案資料的數字化管理，而且可以讓檔案資料使用者借助網絡平臺更加方便快捷地進行基建檔案資料的查閱、提取、閱讀和使用。

四、結語

綜上所述，高校基建檔案數字化管理的改革創新可以更好地收集和管理基建檔案，提高基建檔案的利用效率和價值，有效解決傳統基建檔案損壞和丟失的問題。高校基建檔案管理的數字化水平代表著學校整體的管理水平和基礎設施建設水平。特別是近些年隨著高校規模不斷擴大、基礎設施建設日益復雜且基建檔案資料日益繁雜等情況，加大高校基建檔案管理的數字化建設力度，促進高校基建檔案管理與數字化技術的融合，才能更好地發揮基建檔案價值。