智慧公路科技賦能衍生數據的檔案管理

胡冠書

摘要：智慧公路是對傳統意義上公路設施及其運行體系的科技賦能，這是一個長期過程，將成為公路行業發展的常態。智慧公路的科技賦能衍生出海量的電子數據，尤其是大量異構電子文件和非結構化數據的出現，極大地沖擊了現有檔案管理模式。面對這一新情況，必須用發展的眼光對智慧公路檔案管理進行重新審視，推動檔案領域實現自我變革，實現檔案管理流程再造，推進檔案管理領域的技術創新，構建檔案管理創新長效機制，實現智慧公路檔案管理的轉型升級。

關鍵詞：智慧公路；科技賦能；衍生數據；檔案管理

智慧公路是近年來伴隨著智慧城市理念的興起而出現的新概念。“智慧公路是將云計算、大數據、物聯網、移動互聯網、智能控制等技術與交通運輸深度融合，為普通公路賦予“智慧”，從而達到提高公路服務水平、減少環境污染、改進道路建設及運營安全、提升行車舒適性及安全性等目的。”智慧公路是對傳統意義上公路設施及其運行體系的科技賦能，是將現代電子信息技術應用于公路的建設、維護、運營、管理、服務等各個環節，在全場景、全周期、全天候深度融合基礎上形成的公路領域新形態。智慧公路的興起，在整個公路行業產生了非常深刻的影響，公路行業原有的檔案管理模式也同樣受到了巨大的沖擊。智慧公路的科技賦能使檔案管理的對象、內容及其表現形式都發生了變化，檔案管理的理念、方法及工作模式應當主動適應這種變化，做出相應調整。

智慧公路的科技賦能是一個長期過程，將成為公路行業發展的常態。伴隨著這一過程，必然會衍生出海量的電子數據，尤其是大量異構電子文件和非結構化數據的出現，極大地沖擊了公路行業的現有檔案管理模式。現有管理模式和管理手段已經無法滿足智慧公路的發展要求，但這一問題尚未引起足夠的重視。目前，已有多個省市制定了智慧公路的建設標準、技術指南，但均未涉及智慧公路領域的檔案管理問題。實踐中，智慧公路領域的檔案管理在很大程度上依然沿襲傳統管理模式，在智慧公路變革帶來的沖擊之下，檔案管理總體上處于緩慢的被動轉型階段。在這種情況下，亟須對智慧公路發展新形勢下的檔案管理進行研究，提出具有針對性的應對方案。

一、實現檔案管理自我變革

智慧公路的持續性科技賦能衍生出海量電子數據，使傳統檔案管理模式下的人們感到應接不暇。海量電子數據的暴發式產生，導致檔案的收集、管理、利用等環節出現一系列堵點甚至痛點。智慧公路領域的檔案管理也因此在一定程度上成為整個智慧公路建設和發展過程中的短板。這一情況如果不能盡快改變，不但不利于檔案事業的自身發展，還將影響智慧公路建設和公路行業發展目標的實現。要解決這一問題，必須用發展的眼光，從發展的角度，對智慧公路檔案管理工作進行重新審視，將檔案信息化建設納入整個智慧公路建設規劃予以全盤考慮。在此基礎上，從檔案管理理念、檔案管理主體、檔案管理機制三個方面入手，積極推動檔案管理領域實現自我變革，以改革促增效，積極應對新形勢下智慧公路檔案管理工作面臨的各種挑戰。

（一）理念變革

從檔案管理理念入手，使智慧公路檔案管理工作從末端管理向智慧公路建設和發展全過程的滲透型伴隨、支持型服務轉變。面對智慧公路持續性科技賦能隨時衍生的海量數據，必須改變舊有的慣性思維，轉變檔案管理理念。在智慧公路發展新形勢下，檔案不只是智慧公路建設和發展的結果，更是智慧公路建設和發展過程中重要的能動參與工具。“檔案資源建設是一個長期累積的體系化過程。”基于智慧公路科技賦能衍生的海量數據形成的檔案資源，將成為公路行業重要的基礎性數據資源和知識資源，為智慧公路建設、維護、運營、管理、服務等各個環節提供數據、技術、經驗方面的支持，從而使智慧公路檔案管理具有基礎數據管理和知識管理的雙重性質。在此背景下，檔案管理的手工作坊模式必須改變。取而代之的是，依托新技術，依托智慧公路科技賦能體系，不斷提升檔案管理的智能化水平，并加速向智慧檔案建設目標邁進。

（二）強化主體

從檔案管理主體入手，增強智慧公路檔案工作的整體力量。目前，在智慧公路的建設、施工，管養、運營、服務等單位中，專門負責檔案管理工作的機構普遍被視為二線部門，其人員大都以辦公文員為主，并且往往存在知識結構單一、年齡結構偏大等客觀情況。與此同時，傳統的檔案管理工作更加側重于檔案材料的末端管理，與一線業務部門之間存在脫節現象，使本就薄弱的檔案管理工作力量又面臨單打獨斗的局面。這種情況早已不能適應智慧公路發展背景下數據大爆發的新形勢。因此，必須加強智慧公路領域檔案機構的建設，提升檔案工作能力和業務水平。更為重要的是，必須打破檔案機構與其他部門，尤其是一線部門之間的業務壁壘，在檔案機構主導下，從檔案收集的前端控制、資料的預歸檔、檔案的有效利用等方面著手，使檔案工作向前延伸到智慧公路領域的所有業務環節，使一定范圍內的單一主體管理，向多部門、多層次主體協同轉變，形成合力，增強檔案管理整體工作力量。

（三）完善機制

從檔案管理機制入手，以同步、動態、效能、協作為原則，建立科學高效的智慧公路檔案管理體系。對于應當納入檔案管理范疇的智慧公路業務資料，在其產生時，就能借助信息化手段從檔案收集、檔案鑒定的角度及時發現、采集和處理，做到檔案管理與業務環節同步。依托智慧公路新技術的應用和不斷更新，動態地調整檔案管理手段和目標，確保無縫對接。遵循效能原則，通過對智慧公路科技賦能衍生的海量數據實施高效、開放、安全的檔案管理，實現檔案信息的數字化保存、可視化呈現、資源化利用，在一定范圍內推進檔案體系的互聯互通、共建共享，打破舊有的信息孤島狀態。積極推動檔案工作向前延伸到智慧公路領域的具體業務環節，加強業務工作環節與檔案管理環節的協作，借助科技賦能技術體系，提升智慧公路檔案信息的采集、處理、傳輸和利用能力。

二、實施檔案管理流程再造

智慧公路的持續性科技賦能給檔案管理帶來的挑戰，是大數據時代檔案事業發展環境的一個縮影。從更大的范圍來看，“檔案行業已經關注到數字資源到數據資源升級問題，二者差別在于前者僅僅指以數字形態存在的檔案信息，如傳統的數字化成果；而后者則是指標準的可供分析和挖掘的結構化檔案數據。”但從公路領域的情況來看，檔案管理并未跟上智慧公路的發展步伐。在現有工作模式下，公路檔案管理處于公路全領域業務流程的末端，對于科技賦能衍生的海量電子數據鞭長莫及。檔案管理工作要適應新環境，迎接新挑戰，必須對現有檔案業務流程進行科學調整，推動實現新發展背景和新技術條件下的流程再造。檔案管理流程再造是提升智慧公路檔案管理能力，對科技賦能衍生數據開展有效檔案管理的必由之路。

（一）關口前移

關口前移，使檔案工作由末端管理向全流程滲透轉變。智慧公路的建設、維護、運營、管理、服務等各個環節，每時每刻都在產生大量數據。檔案管理應當向業務最前方延伸，從檔案的視角對海量數據進行初步甄別和采集，形成信息源庫。其中有兩個路徑，而且可以并行不悖、相輔相成。一是檔案機構通過信息化技術手段對部分環節的衍生數據實施檢測和抓取。二是前方業務部門利用業務系統和技術手段對所轄范圍內的衍生數據及時提取。這項工作得以有效開展的前提是，在智慧公路領域積極推進檔案精細化管理，以此保障實現有效原始數據的深度挖掘。由于智慧公路科技賦能衍生數據體量巨大、種類繁多、形式多樣，只有依托多環節、多部門的網格化、陣列式協作，才能充分利用智慧公路科技賦能的自身優勢，提高原始數據的初篩和采集效率。

（二）合理賦權

合理賦權，使檔案管理各環節的資源得到優化整合。通過多環節賦權，能充分調動智慧公路業務部門在檔案管理中的積極性和主動性，使業務環節的資源得到有效利用。多環節賦權，一方面是指賦予智慧公路業務部門對采集到的一手數據材料進行復核、預處理和預歸檔等方面的權限，借此可以提升智慧公路檔案管理的整體效率；另一方面是指對包括業務部門在內的用戶賦予檔案信息庫的在線、遠程使用權限，改變公路檔案重藏輕用的僵化狀態。業務部門的復核具有檔案的初級鑒定意義，這樣可以在正式歸檔前清洗不必要數據。預處理、預歸檔是檔案整理和歸檔的前期工作，在合理賦權的同時，應當通過制定必要的標準來進行規范。通過智慧公路檔案管理和利用兩方面的賦權，形成開放、高效的公路檔案工作體系。

（三）重視反饋

重視反饋，使檔案管理工作不斷得到改進。由于智慧公路的科技賦能是一個持續性過程，其科技應用必然會日益先進和復雜。檔案管理主體必須隨時接受這個過程中的各類信息反饋，不斷提升檔案管理的信息化水平和科技含量，及時修正和完善工作流程，確保檔案工作與智慧公路同步發展。例如，路網運行監控系統可以隨時掌握交通量變化、路損、事故等情況，對其中應當納入檔案管理的數據信息，必須做到高效處理和歸檔，方便用戶使用，這樣才能提高檔案利用的吸引力。因此，要堅持問題導向，不斷創新，對智慧公路檔案業務流程進行動態管理。根據智慧公路發展產生的新要求，技術應用引起的新變化，用戶提出的新需要，及時調整工作思路，消減不必要的工作內容，調整工作環節，優化工作流程。

三、推動檔案管理技術創新

在智慧公路即將迎來大發展的背景下，公路領域的檔案工作仍然不同程度地存在技術含量低、管理手段落后等問題，難以應對智慧公路科技賦能衍生數據帶來的新挑戰。面對不斷發展變化的新形勢，對公路檔案管理也要進行科技賦能。公路檔案管理應當乘勢而為，借智慧公路科技賦能的東風，積極主動應對技術變革，推進檔案管理領域的技術創新，實現數字轉型、科技轉型。“不斷革新的技術給檔案管理領域帶來了諸多挑戰，檔案工作者必須從數據管理角度對新技術環境下的檔案數據及檔案數據管理進行探索。”要充分利用現代信息技術和先進的管理手段，有效解決傳統公路檔案工作中存在的管理難度大、成本高、效率低、利用有限等問題。

（一）推動科技賦能向檔案領域延伸

推動智慧公路科技賦能向檔案領域延伸。智慧公路是將云計算、大數據、物聯網、移動互聯網、智能控制等技術與公路設施及其管理和服務深度融合的產物。智慧公路的持續性科技賦能，本身就是公路檔案管理面臨的最大機遇，智慧公路的科技資源同時也是檔案管理可以利用的豐厚資源。要解決智慧公路科技賦能衍生數據的檔案管理難題，必須站在全局一盤棋的角度，積極推動智慧公路科技賦能向檔案領域延伸。切實提高檔案管理的信息化技術水平，不但可以為智慧公路的建設和發展消除短板，而且還可以通過檔案資源的有效利用，助力智慧公路的建設和發展。

（二）提升公路檔案智能化管理水平

大力提升公路檔案的智能化管理水平，為智慧檔案建設創造條件。“綜合運用現代信息技術，如計算機技術、網絡技術、存儲技術、數據庫技術、數字化技術、多媒體技術、通信傳播技術等，實現檔案管理智能化、檔案工作現代化。”智能檔案是介于數字檔案和智慧檔案之間的發展階段，已經具有了智慧檔案的某些特征，這也是目前條件下公路檔案管理向智慧檔案建設邁進的可行一步。在現階段，推動公路檔案的智能化管理，可以盡快改變傳統的檔案管理現狀，升級低水平的數字化檔案管理模式，滿足智慧公路科技賦能衍生數據的檔案管理需求，并且還能與智慧公路業務系統相對接，便于工作開展。

（三）推廣檔案信息資源利用技術

突出檔案信息資源利用技術的開發利用。通過物聯網、移動互聯網等技術構建遠程訪問和控制機制，實現不同層次、不同范圍的互聯互通。對系統內部用戶，尤其是業務部門，提供更為便利的檔案利用渠道和條件，使檔案利用深度融入智慧公路的建設、管理、服務等環節。對于系統外部用戶，按照政府部門的要求和行業發展需要，建立安全、便捷、高效的檔案信息共享機制。通過檔案數據資源整合、智能搜索、可視化發布等技術的應用，充分發揮檔案信息的利用潛力，滿足用戶的個性化需求。通過檔案信息的有效利用，為智慧公路的建設和發展提供全過程支持。

四、構建管理創新長效機制

智慧公路的科技賦能是一個長期過程，智慧公路檔案管理需要不斷積累經驗，在智慧公路建設和公路行業發展過程中不斷開拓創新，積極探索構建檔案管理創新長效機制。智慧公路的建設和發展本身就是一個新課題，構建智慧公路檔案管理創新的長效機制更需要新思路、新模式、新舉措，并且這些思路、模式和舉措還要隨著智慧公路發展具體情況的變化及時調整。智慧公路檔案管理應當與整個行業發展密切結合，堅守檔案管理核心職責，加強組織領導，加強教育培訓，與智慧公路建設密切結合，既要突出檔案管理的專業性，又要為智慧公路建設提供必要的支持和服務，確保檔案工作與智慧公路整體工作實現同步發展。

（一）加強組織領導

智慧公路的檔案管理涉及不同部門和大量工作環節，需要加強組織領導。事實證明，哪項工作的組織調控力度大，落實力度就大，工作效果就容易持久保持下去。尤其對于跨部門、跨流程的智慧公路檔案管理業務，部門協同、流程銜接顯得尤為重要，統一的組織領導不可或缺。一是要在最大范圍統一思想，做好與智慧公路有關的戰略謀劃。二是根據公路行業的發展實際及時出臺相關政策和檔案管理制度，對智慧公路檔案管理工作加強引導和規范。三是加大技術、資金、設備投入，建設高水平的智慧公路檔案管理平臺，為有關工作的有序開展創造有利條件。四是建立部門之間、關聯單位之間的協調機制，有序推進與檔案管理有關的關聯業務開展。五是在抓好智慧公路重大建設項目檔案管理的同時，不斷完善日常檔案管理機制。六是結合本單位、本部門的實際情況，找準智慧公路檔案管理轉型升級的切入點、突破點，以點帶面，逐步推向深入。

（二）加強業務培訓

智慧公路科技賦能雖然為檔案管理提供了新技術支持，但是具體工作的落實關鍵仍然在人。構建智慧公路檔案管理的長效機制，必須持續加強相關人員的業務培訓。一是在智慧公路檔案管理工作中對檔案管理人員加強智能概念引導，提升新技術應用能力。二是針對智慧公路建設和發展實際，定期組織開展檔案管理工作業務專題培訓，并將此類培訓與專業技術人員繼續教育結合起來。三是鼓勵創新，引導檔案管理人員結合工作實際創造性地開展檔案工作，持續提升業務水平。對于新技術的應用、新系統的開發、工作機制的創新都應當給予大力支持。四是加強地區之間、行業之間、單位之間的業務交流，借鑒和學習先進經驗。五是加強檔案管理人員的多崗位交流學習，熟悉智慧公路領域的一線業務，使檔案管理做到有的放矢。六是提高智慧公路領域其他崗位工作人員的檔案意識，積極配合檔案部門做好相關工作。

（三）做好結合文章

一是智慧公路檔案管理要與智慧公路建設的核心業務密切結合，通過優化檔案管理機制和工作模式，為智慧公路建設服務，并通過智慧公路的發展反過來促進檔案管理工作轉型升級。二是智慧公路檔案管理要與公路行業其他領域、其他工作環節相結合，通過不同業務環節之間的雙向滲透、雙向支持，提升檔案管理的時效性和實效性。三是要做到科學管理與技術支持密切結合，充分利用智慧公路建設過程中帶來的技術優勢，實現科技賦能向檔案管理領域的持續延伸。四是智慧公路的檔案管理要與檔案服務結合起來，充分體現檔案管理工作在整個智慧公路建設體系中的重要作用。五是將工作推進與經驗總結相結合，及時將成熟的做法上升到政策層面，為具體工作的開展明確方向、提供規范標準。“電子檔案作為檔案數據化的對象之一，其管理是否規范直接影響到檔案數據的質量高低。”

五、結語

在智慧公路建設和發展背景下，檔案管理工作面臨一系列新情況。對檔案管理工作來說，這既是挑戰，也是機遇。如何適應新形勢，有效解決智慧公路科技賦能衍生數據的檔案管理，實現智慧公路檔案管理的轉型升級，成為智慧公路領域一項重要課題。從宏觀上看，這一新問題需要站在智慧公路建設和發展的總體角度來尋求解決方案。從微觀上看，檔案管理具體業務的開展需要積極跟進智慧公路科技賦能步伐，向智慧檔案、智能檔案管理模式轉變。智慧公路檔案管理不應成為智慧公路領域的短板，應當借勢而為、順勢而為，既要巧借外力，又要內生動力，使檔案管理工作能夠應對海量數據和技術進步帶來的沖擊。這需要各個層面的主體轉變觀念、調整思路，推動智慧公路的科技賦能向檔案管理領域延伸。

以上討論了智慧公路科技賦能衍生數據的檔案管理策略。其中，自我變革是前提基礎，流程再造是發展途徑，技術創新是保障條件，長效機制是發展目標。納入檔案管理的智慧公路電子數據，既是智慧公路設施與服務的數字化呈現，也是各類主體涉路活動的客觀記錄，同時還是數據分析、管理決策的重要依據。“在保證檔案資料的豐富性和完整性的前提要求下，對信息技術優勢進行有效利用，讓檔案資源能夠在科技工作中發揮更大的作用，實現自身具有的價值。”探索改進智慧公路領域的檔案管理，對于推動智慧公路全面發展具有重要意義。未來的智慧公路檔案管理，將從被動轉型發展到主動應對，從智慧公路的末端管理延伸到全過程支持和服務。

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（作者單位：日照市公路事業發展中心）