職業學校檔案信息資源開發利用的研究

文/安徽阜陽農業學校 陳曉芳

我國現代職業學校教育發展至今，已有一百多年的歷史。職業教育的發展對社會、經濟、文化發展有著重要的推動作用。當前，職業學校發展對今后的教育體制改革、教育教學創新等，產生不可忽視的促進意義。職業學校“發展史”檔案資源的運用，如1902 年頒布的《壬寅學制》、1917 年成立的“中華職教社”、1996 年中國第一部《中華人民共和國職業教育法》等，都標志著中國職業教育逐步向著現代化、科技化方向發展。在尊重歷史、研究歷史以及借鑒歷史的情況下，職業學校發展將逐漸實現“為社會培養高端技術人才”的目標，持續推動中國特色社會主義事業發展。職業學校的發展離不開檔案資源開發與利用，重視對職業學校檔案資源的整理、功能開發，如借助現代信息科技、大數據技術，將檔案資料有效存儲于信息技術相關設施設備中，甚至是“云空間”，使檔案資料的保存時效延長，利于信息保存、管理的同時，為社會職業教育發展提供“歷史”數據支持。從當前各職業學校檔案信息資源整體開發利用情況來看，還有很大的發展、提升空間。無論是檔案資料的保存、管理方式，還是檔案資源共享、開發、利用等方面，都尚有不足之處。如部分職業學校仍以紙質檔案資料保存、管理為主，未有效引入大數據技術等，由此阻礙了“信息共享”模式的建立，降低了檔案信息資源的利用價值。因此，還需在認識到檔案資源管理重要性的基礎上，進一步結合現代科技創新資源管理、應用方式，提高應用效果。

一、職業學校檔案信息資源開發利用的原則

職業學校檔案信息資源開發利用的優勢，主要體現在為職業學校發展決策提供參考、為編史修志提供原始資料、為各類評估檢查提供參考依據等方面。強調合理開發、利用職業學校檔案信息資源的過程中，還需重視從遵守相應的管理原則出發，確保檔案信息資源管理安全。

注意遵循便捷性、關聯性以及開放性等原則，便于提升檔案信息資源在整體的應用價值[1]。其中，便捷性主要針對檔案資源數量龐大，應用起來不夠方便而言。對職業學校檔案信息資源進行便捷化處理，如借助信息技術對其進行管理改進，便于師生即刻應用，能夠極大地激發其應用興趣，保持檔案信息資源的應用活力。關聯性原則是指在檔案資源開發利用過程中，應進行分門別類的處理，保持檔案資源之間的相互關聯。如教學方法、課程設計以及教學管理等檔案資料之間的關聯性應予以強化，便于進一步研究教學方法改進方案等，提升職業學校育人水平。開放性原則是指在職業學校檔案信息資源開發利用的過程中，應從開放創造的角度出發，以開放的環境建設，促使檔案信息資源的開發利用更具活力，便于創造更大價值。

二、職業學校檔案信息資源開發利用面臨的困境

結合多年工作經驗以及當前職業學校檔案工作現狀來看，職業學校檔案信息資源開發利用工作的開展，主要面臨的困境體現在以下幾方面：

（一）開發利用意識薄弱。職業學校辦學目的，是為社會培養更多優秀的技術職業人員，助力社會技術發展及應用。整個辦學過程中，似乎更加注重對學生進行專業技能的培養，對院校自身的軟件設施建設重視程度不足。如對檔案信息資源的重視程度相對薄弱，未認真對待檔案資源開發、利用工作。究其根本，在于對檔案資源應用價值的忽視，以致資源開發、應用力度不足，相應的設施、體系不夠完善。

（二）重視館藏輕視利用。檔案信息資源與職業學校發展之間，實際具有“相輔相成”的關系。注重檔案信息資源開發的情況下，對檔案收集、整理、保存以及管理等工作的重視程度就會相對較高，檔案資源完整性、創新性越強，能夠為院校提供更為可靠的發展規劃服務。而就當前具體了解的情況來看，部分職業學校對檔案信息的態度仍停留在“重館藏、輕利用”層面，未對檔案資源的價值進行更為深層的挖掘，使得整個資源管理過程不具備完善性，削弱了檔案信息資源的管理價值[2]。

（三）開發利用手段欠缺。如前所述，職業學校對檔案信息資源的認識，多停留于“重館藏”層面，資源開發、利用的基礎設施建設不足，很難對信息資源予以更為有效地利用，要想呈現出有用的價值更是無從談起。如很多職業學校仍未引進信息管理系統，對檔案資料的管理仍處于“紙質管理”階段，檔案資料的查閱、管理以及應用相對煩瑣。長此以往，會降低學校教職工、師生的應用熱情，對檔案信息資源自身發展不利，對院校的發展也將產生不利影響[3]。

二、職業學校檔案信息資源創新開發利用策略

職業學校檔案信息的具體開發與利用，應該從有效保存、管理以及信息共享等層面展開，借助現代信息科技，將檔案資源有效保存于信息系統中，借助大數據、云計算等技術，對檔案資源進行深度開發與利用，提高資源共享性，便于職業學校間信息互通，共同研究職業教育發展問題，為職業學校未來發展規劃提供信息資源助力。

（一）重視強化檔案信息資源基礎工作。開展檔案信息資源開發、利用工作，應該從基礎的信息保存、整理、保管角度入手，保障信息完整、可靠，為后續信息資源的利用奠定基礎。具體還需加大經費投入，注重完善檔案信息化管理設施，提高檔案信息資源開發、利用意識，為檔案信息資源開發利用提供可靠的基礎服務。如學校檔案閱覽室、展覽室的建設，學校檔案內容的豐富性等，都可以在資金、技術支持下，得到進一步提升。建立專門的檔案閱覽室，有利于用戶提高檔案閱覽效率。尤其在應用需求下，閱覽室查閱環境相對專一，類目條理清晰、規范程度高，用戶查詢到相應資料的時間能夠明顯縮短。不僅如此，在現代信息技術的支持下，在學校檔案閱覽室中引入檢索系統，可以提高資料查詢效率。當然，這些也都需要在專業且完善的制度支持下得以實現。具體還需依據學校對檔案信息閱覽室的定位，結合日常工作類型、性質，合理構建制度體系，為檔案資源的收集、整理以及保存、管理提供可靠的制度支持。如針對整理保存，制定“完整程度調查”“破損處理”制度，將相應整理、保管責任落實到個人，敦促其創新制定工作方案，確保檔案資料收集整理全面，保管機制完善，整體確保工作得以充分保障。此外，針對資料閱覽、借閱等行為，可設置相應的“借還登記”制度，核實借閱人、借還日期、有否不良借閱記錄等信息，確保閱覽室日常經營管理科學、規范，保證其整體的安全性、可靠性[4]。建立展覽室，主要陳列、展覽院校相關及相應的歷史資料、教育事跡以及優秀師生獎章、作品等，便于每一個在校學生都能夠借助展覽室，了解院校發展歷史，學習當中的可貴品質，對以自身的成長與發展產生積極意義。具體可以學校發展歷程為主線，融合院校辦學理念、宗旨，以圖文、實物結合展示的方式，幫助學生更好地了解學校。

（二）創建以編研為中心的檔案工作室。編研檔案信息內容，是促使檔案資源創新開發、利用的關鍵。具體可以考慮建立專門的、以編研為中心的檔案工作室，旨在對院校檔案信息資源進行全面、深入的研究，進一步提升檔案資源管理價值。檔案室建立在上述資金、設施投入的基礎上，積極收集、整理教學大綱、教學管理制度、內容以及教學實踐行為、教學方法、課程開設情況等，建立完整的資源數據庫，將所有與院校發展相關信息資源納入數據庫中，對檔案資源進行有效的管理[5]。研究檔案具體內容，將其分門別類納入不同研究范圍。如研究各專業教育教學方法時，需要結合教學管理、實踐以及課程等相應內容。如此一來，就需要在研究領域，匯集相應檔案內容，便于綜合考慮教育教學方法創新工作。對于院校從事的科研內容，更要對檔案信息予以高度重視。對于一些跨年度的項目，容易出現“錯漏”問題，就要提前采取相應預防性措施，避免真正發生“錯漏”，影響整個項目立項、研究發展以及結題。就不同科研項目立項情況，應予以分別處理，為相關活動開展提供可靠的數據支持。

此外，還應重視名人、實物以及綜合文書檔案的研究整理工作。在檔案工作室中，積極開發名人檔案、實物檔案等。研究保存、整理方法、工作流程，確保能夠將其完整、完美呈現出來，為院校師生教、學提供支持。尤其在名人事跡、實物例證的支持下，所受激勵效果將更加明顯。

（三）重視在開發利用中應用現代信息技術。借助現代信息技術，對檔案信息資源進行開發利用，主要站在“信息共享”角度，分析信息技術與資源內容的融合度，考慮將檔案信息納入信息技術系統中，便于對其進行更為可靠的共享、開發與利用。如在院校網絡主頁中，開辟出一角——校園發展史，將學校發展相關的內容展示于該模塊，便于師生第一時間借助大數據平臺獲取相應的歷史發展資料。將信息技術、大數據分析技術以及互聯網、云計算等技術融合應用于這一過程，構建、完善大數據檔案分享平臺，與學校閱覽室、展覽室以及圖書館、各個教學系統等聯合起來，形成校園“網絡”，便于以需求為導向的師生應用。同時，也提高了整體的服務效率、效果，促使整體便利性提升[6]。當然，技術的應用不能止步于此，也可以借助檔案管理需求研究，促使檔案信息研究人員結合具體發展需求對技術系統進行個性化的改造，促使其信息檢索、信息閱覽以及信息應用各個功能均可滿足不同的師生應用需求，確保提升檔案資源的管理價值。

此外，對于校際合作，也可以借助此類平臺實現無障礙溝通，提高合作效率。如定期開展職業學校校際教研活動，組織師生、教職工等交流、合作，便于更多了解當前的社會發展現狀、發展需求[7]。與此同時，可借助此類平臺，建立檔案資源共享機制，便于高校與企業之間相互了解，建立良好的校企合作關系，促使深層對接，深化企業與院校之間更為廣泛的合作，為企業提供實際的人才、技術支持，同時獲得更大的企業實訓助力。在具體校企合作模式中，也可以借助這一條件，對學生進行全方位、全過程的現實教學監督、指導，便于廣泛、有效采集模式運行信息，形成校企合作檔案，為后續合作創新提供檔案數據支持。

（四）重視加強檔案資源管理人才培養。人才是支持檔案管理創新、檔案資源得到有效開發、利用的關鍵。針對職業學校檔案信息資源開發與利用問題，建議積極引進、培養優秀的檔案管理專業人才，彌補當前檔案管理工作中的不足。結合院校實際教學管理特點，對檔案資源管理、開發等，提出可靠改進建議，助力提升檔案信息管理、開發水平[8]。具體可以從“內部培養+外部引進”角度出發，關注檔案管理最新前沿科技，結合實際需求，明確招聘條件，合理引進檔案管理高端技術人才。此外，重視培養現有人員的檔案管理、資源開發能力，通過組織開展培訓活動，為其提供學習、提升機會，甚至將其與人員晉升問題聯系起來，通過為人員提供晉升機會，激發人員工作熱情、創新活力[9]。

不僅如此，在內外雙向發展的情況下，引進的高端專業人才，能夠帶動已有的工作人員，一定程度激勵其創新、學習，不斷提升自己。而已有工作人員的經驗，也可以幫助新進人員盡快熟悉工作內容及工作環境，促使其更快地找出創新點。在院校檔案信息資源管理工作創新、資源開發、利用過程中，發揮更大且積極的作用。

三、結語

綜上所述，職業學校檔案資源創新開發、利用，對現代社會的發展具有明顯的促進作用。當前社會對職業學校教育教學機制的重視程度愈發提高，考慮到科技興邦、信息共享等問題，需要重視開發職業學校教育資源，為學生提供可靠的技術教育環境。重視職業學校檔案資源的開發與應用，借助現代科學技術，將檔案信息資源管理與大數據分析技術、云計算以及區塊鏈技術等結合起來，保證檔案資源管理更加可靠，避免紙質檔案長時間保存出現的“破損”“老化”問題。在各類信息技術的支持下，檔案資源共享效果也會愈發明顯，成為可靠的“史料”，對院校自身戰略規劃、發展及學生個體專業技術學習和發展、社會經濟和文化發展都將產生相對積極、可靠的支持作用。