就業視角下高校學生檔案管理工作研究

文/長春財經學院 李賀

自2008 年開始，學生檔案管理正式步入制度化和正規化，這一變化讓學生檔案合理利用并作用于就業等方面提供了可能。大學是培養社會所需的人才的搖籃，在培養學生專業能力的同時，還要鍛煉其就業素養，促進就業。學生檔案記錄了學生從入學到畢業這一過程，這與日后的就業工作息息相關，緊密地聯系這個職業生涯發展。針對當前競爭日益激烈的就業環境，高校應以就業服務為基準，站在就業視域下加強學生檔案管理工作，借助其功能作用降低就業壓力，最終實現促進就業目標。

一、探討學生檔案管理在就業中的地位作用

（一）全面記錄就業前的各類信息，促進大學生綜合素質的提升。學生檔案是終身制的，大學期間，學生的學習生活軌跡、參加的各類實踐活動均將如實記錄在學生檔案中，進而組成學生的成長經歷。而高校的根本任務在于立德樹人，培養“德、智、體、美、勞”全面發展的高素質人才，通過落實學生檔案管理工作，一方面滿足社會對人才的了解、選拔、任用、考核需求，另一方面也約束著學生的生活學習行為，使其主動規范自身行為，在該情況下，學生的綜合素質將得到有效提升。高校學生檔案管理在促進學生綜合素質提升方面發揮的作用體現在以下幾方面：第一，高校老師注重采取檔案的方式開展差別化的教育與培養，此時的學生檔案是教學工作開展的輔助道具，對學生具有約束與引導作用。第二，健全、真實的學生檔案是學生畢業后就業時的“敲門磚”，可看作求職籌碼，能夠為學生選擇工作、應聘崗位時贏得更多機會，擴大其求職空間。為實現順利就業，學生將主動完善自身檔案，提高自身素養，以期在就業求職中提升自身的競爭力。

（二）服務學生就業，吸引用人單位的關注。目前，為緩解學生就業壓力，高校往往會采取先進的管理方式確保檔案內容完整、真實，為畢業學生增加就業機會。在我國教育管理體制改革與就業體制改革日益深化的背景下，學生就業的基本方式不再是單向抉擇，而是“供需見面、雙向選擇”。在該方式下，春招、秋招等招聘會是主要形式，而這建立在企業與高校的合作上，在該情況下，經校方管理的學生檔案材料具有一定權威性，這成為畢業學生與用人單位“雙向選擇”的可靠保障。通常狀況下，用人單位在選擇人才時往往會先采集畢業生信息，查看其檔案材料，以此實現對學生綜合素質的相對準確的評估，最后確定面洽人選。在該過程中，學生檔案材料發揮著重要作用，是吸引用人單位的主要材料，完善、良好的檔案管理使學生具有更多選擇用人單位的機會[1]。

（三）提供保障作用，落實大學生相關合法權益。目前，雖然不少用人單位與高校形成接洽關系，但是用人單位的差異性，使得學生需要面對不同情況，比如一些用人單位在錄用學生后不調檔案、不落戶口，畢業生對這方面內容本就知之甚少，使得一些畢業生缺乏自身檔案管理、檔案完善的重視。與此同時，我國人事制度改革不斷深入，人事管理的規范化水平越來越高，無論是畢業生的落戶、社會保險的辦理，還是定級轉正、職稱申報，都會涉及學生人事檔案的查閱。因此，對于大學生就業而言，檔案管理直接關系到其日后發展，包括是否能夠順利畢業、是否具有升學與考公的機會等，做好畢業生就業后檔案投遞管理工作有助于保障學生就業后的個人合法權益。

二、分析高校學生檔案管理在就業方面的不足

（一）觀念相對落后，服務意識較低。經過上述高校學生檔案管理在就業服務方面的地位作用探討后，明確了檔案資料在學生就業方面的價值意義，但是目前在學生檔案管理方面，仍存在一些問題，其主要體現在觀念、服務意識等方面，不利于學生檔案資料功能作用的發揮，無法為學生就業提供服務幫助。1.管理主體觀念相對滯后。對于高校學生檔案管理而言，其主體主要指向管理人員和校領導，雖然主體對學生檔案管理認識到此項工作具有一定重要性，但常出現“說起來重要、排起來次要”的現象。當校領導不夠重視這一管理工作時，較難推動整項工作融入高校檔案管理的整體規劃體系中，久而久之，學生檔案管理內容、規章制度、程序等將愈發滯后、模糊。學生檔案管理人員在長期不受重視的情況下，愈發看輕自身工作崗位，進而敷衍開展相關工作，不具有主動服務學生就業的意識，這嚴重影響了學生檔案資料對學生就業的作用發揮[2]。2.管理客體意識相對薄弱。對于高校學生檔案管理的客體而言，其主要指向廣大學生。對于學生而言，在未踏入社會之前，對就業、職業規劃、檔案調用等方面的了解不夠深入，雖然具有重視檔案資料的意識，但不具備檔案利用與管理意識。學生作為檔案管理的客體，往往對檔案管理的了解深度較淺，管理意識相對薄弱，在該情況下，即便就業求職也缺乏檔案的利用，不利于檔案管理就業服務功能的充分發揮。

（二）管理人員專業水平相對較低。除了意識上的缺乏，高校檔案管理人員缺乏專業素養，導致管理質量相對較低，難以提供較高水平的學生就業服務。尤其一些院校，其學生檔案管理人員多數是兼職人員，在精力、專業性等多個方面的限制下，難以開展高質量、高效率的學生檔案管理工作，極易導致管理工作的失誤，比如資料不完整等。除此之外，存在相當一部分學生檔案管理人員缺乏崗位素養和責任心，比如在轉遞檔案時的相關操作不夠規范，沒有通過機要渠道轉遞，缺乏檔案回執的收集等，或是存在檔案漏發、誤發等現象，進而帶來失誤，不僅沒有提供高質量的就業服務，還對學生就業造成影響。

（三）信息化建設不足，管理效能發揮有限。對于基于就業服務高校學生檔案管理，現階段的信息化建設程度仍不夠高，管理方式現代化水平方面仍有上升空間，這也導致學生檔案管理的就業服務潛力未能激發到極致。具體而言，在相對落后的管理方式下，常出現檔案丟失、損壞等情況，即便是網絡信息化全面普及與應用下，一些檔案管理人員尚未掌握信息化管理技術，技術運用不夠深入、充分，進而使相關管理操作無法及時得到優化與創新。或是缺乏有關信息安全的保障性建設，面對相對脆弱的信息平臺，高校缺乏保護技術的落實，進而埋下檔案信息泄露等安全隱患，不利于高校學生檔案管理水平的提高，更無法給學生提供高效、安全的就業服務[3]。

三、圍繞就業服務研究高校學生檔案管理強化路徑

（一）革新檔案管理理念，強化就業服務意識。為使學生檔案資料能夠在學生就業期間充分發揮功能作用，應增強檔案管理主體與客體的觀念意識，在此過程中應結合時代發展對高校學生檔案管理工作思路予以及時創新，以此提高學生檔案資料的有效利用率。在觀念意識方面，強化路徑如下：1.創新主體管理理念，提升其服務意識。檔案管理本就是高校經營、發展的重要管理工作，學生檔案管理作為此項工作的重要組成，屬于高校日常運營發展過程中的基礎性工作。因此，為緩解學生的就業壓力，提升學生綜合素質水平，增加畢業學生的就業機會，高校領導與檔案管理人員應充分認識到學生檔案資料及其管理工作在上述目標達成中的重要作用，應將學生檔案管理工作的地位適當提高。具體而言，高校領導應將學生檔案管理納入高校檔案綜合管理體系中，通過提升其制度地位營造良好的管理環境，使學生檔案管理人員感受到自身崗位的重要性，納入體系后還應明確管理內容、規章制度等，落實具體的崗位工作要求，規范學生檔案管理責任，融入信息化、精細化管理理念，確保學生檔案管理人員能夠規范開展學生檔案資料收集、整理與歸檔工作，不斷夯實檔案資料基礎。學生檔案管理人員也要充分明確自身工作對學生就業、求職的重要性，日常工作中注重資料的真實性與完善性，以此提升高校學生檔案管理水平。2.增強客體的檔案意識，落實多種培養手段。要想提高學生檔案資料及其管理工作在學生就業方面的服務作用效果，除了要加強高校領導與管理人員的重視，還應增強學生的檔案意識，使其主動完善、美化檔案資料，正確認識到這一資料在自身求職期間帶來的重要作用。簡單來說，學生的檔案意識的強弱直接關系到高校利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能的作用效果。要想有效強化學生的檔案意識，可從以下幾個方面著手：第一，以新生入校繳交檔案為契機加強宣傳。新生入學涉及學生檔案的調用和繳交，高校可緊抓這一時機，加大力度宣傳《中華人民共和國檔案法》等相關內容，要求學生在入學之初就認識到檔案資料的重要性，樹立檔案管理意識，明確在校期間哪些材料會進入畢業生檔案，不斷改善自身的言行舉止，驅使自身努力學習，比如參加各類大賽、取得名次等，提升自身專業能力。第二，做好畢業前夕的檔案意識教育工作。在學生畢業前，高校應完善就業教育，將檔案意識教育整合至此項教育工作中，同時借助多個平臺對畢業生檔案內容、作用、用處等進行宣傳，進一步強化學生檔案管理與利用意識[4]。

（二）加強崗位素質建設，提升服務能力。檔案管理人員作為學生檔案資料管理的主要人員，要想充分發揮檔案資料及其管理工作在學生就業期間發揮的功能作用，高校應積極提高檔案管理崗位相關工作人員的專業能力與職業素質，依托于綜合實力的提升促進學生檔案管理就業服務水平的提高。檔案管理工作本就具有較高專業性，管理崗位對工作人員的業務素質具有較高要求，在現代化時代背景下，打造一支高專業水平、高職業道德素養的檔案管理人才隊伍是提高高校學生檔案管理質量的重要基礎，因此，高校應圍繞學生檔案管理工作成立相對獨立的職能部門。在部門落實期間，高校應適當增加經費投入，為檔案管理工作的優化提供資金基礎，完善所需設備，并根據崗位需求配備專職、專業人員。與此同時，開展教育培訓工作，不斷建設崗位人員的職業道德素養，比如教育講座、經驗交流、專業前輩聘請等，擴大學生檔案管理人員的進修空間，不斷提升檔案人員的業務知識與專業能力，使其具有較強責任感，進而主動完善工作內容，提高自身的就業服務能力。

（三）加強信息化建設，創新管理方式。為進一步強化就業過程中學生檔案管理的功能作用，高校應加強信息化建設，持續化地創新管理方式，推動其向智能化、智慧化的方向轉變，全面落實大學生就業服務要求，提高學生檔案管理質量。1.完善信息平臺，提高檔案管理信息化水平。在當前時代背景下，傳統紙質檔案管理已經無法滿足現階段高校學生檔案管理需求，同樣無法適應學生就業服務相關使用需要，因此，高校應積極完善現有的電子檔案管理體系，減輕管理人員工作壓力的同時，提高檔案工作效率，滿足便捷、快速等檢索使用需求。在完善學生檔案管理信息平臺時，應根據自身情況與需求不斷整合新的技術，比如大數據技術、人工智能技術等，依托于學生信息的智能化采集確保檔案資料的完善性，借助大數據技術做好學生檔案資料的分析與整理工作。同時，做好學生檔案管理信息系統的迭代優化工作，高校可成立獨立的專業技術部門，主要負責檔案信息管理平臺的漏洞修復與迭代優化，不斷增強信息檢索速度和平臺架構的存儲量，從而實現高校學生檔案的現代化管理，為相關使用人員檔案資料的查詢、調用等提供技術支持[5]。2.做好信息安全工作，強化學生檔案管理強度。隨著信息技術的發展及其平臺的普及應用，計算機信息安全技術受到高校關注，針對日益發展的黑客攻擊、病毒攻擊等信息安全問題，為強化學生檔案管理效果，使其能夠在就業期間充分發揮功能作用，高校應做好檔案信息管理的安全工作，通過各項安全技術的實施與整合，實現對學生檔案管理實效性的有效強化，加強檔案管理，夯實大學生就業信息資料基礎。在開展學生檔案信息安全管理工作時，應整合應用區塊鏈、云加密等技術，不斷深化計算機信息安全技術網絡的建設，同時落實智能防火墻技術，進一步減輕檔案管理人員信息技術操作難度，為日常管理工作的現代化展開提供安全保障。另外，在開展有關學生檔案管理的信息安全工作時，還應利用信息數據的可追溯性，充分利用電子檔案管理系統對畢業生的就業信息加以跟蹤，依托于反饋信息分析各屆畢業生就業質量，更為直觀地了解到當前社會對人才的實際需求，進而及時提供就業建議，調整人才培養模式，為學生提供更高質量的就業服務。

四、結語

綜上所述，為充分發揮學生檔案管理在學生就業方面的服務作用，高校應正確認識到此項管理工作對學生就業的促進作用，加強重視，同時做好信息化建設、管理人員綜合素質培養等工作，以此提高管理質量與效率。