醫院科研檔案管理信息網絡建設分析

文/福建省三明市第一醫院 邢曉玲

傳統的醫院科研檔案主要通過紙張進行儲存，查閱時需要翻閱實體原件，且查閱效率較低，不利于科研檔案的儲存、調用，制約了科研檔案應用價值的提升，對醫院發展造成了負面影響。為充分發揮科研檔案作用，促進醫院發展，對醫院科研檔案管理進行信息網絡建設就顯得極為必要。

一、醫院科研檔案管理信息網絡建設意義

（一）適應現代社會的需要。醫院科研檔案是醫院寶貴的信息資源，是醫院教職工進行學術研究的基礎資料，研究人員可通過查詢檔案汲取有益經驗，在前人科研成果的基礎上，進行創新和發展。傳統的醫院科研檔案以紙張材料為主，管理模式為人工管理，研究人員查詢檔案信息依托于檔案管理人員的“手工服務”，效率較低，難以適應現代社會快節奏的生產生活模式。醫院科研檔案管理信息網絡建設，可為科研檔案的存儲、檢索、分類提供便利條件，為檔案管理人員提供信息化管理工具，提高管理效率和應用效率。

（二）提高科研檔案管理工作質量。以紙張為主的傳統檔案資料，受管理人員水平、能力等諸多因素影響，使得檔案管理相關工作質量穩定性相對較差。信息網絡建設后，科研檔案多以電子檔案為主，將計算機作為工具進行信息管理，利用信息化技術按照既定程序、規范對電子檔案進行存儲和調用，對人工依賴性較小，降低了人為因素對科研檔案管理產生的負面影響。

（三）提高科研檔案的應用價值。醫院科研檔案是進行學術交流、溝通的重要工具，也是科研成果轉化為生產力的技術依據。信息網絡建設后，可實現科研檔案資料的共享，研究人員可通過用戶名或密碼指令進行線上目錄檢索，對相關內容進行打印或下載，使得檔案信息調用不受時間、地區限制。只要該賬戶具有合法權限，便可對相關科研檔案信息進行調用。此外，醫院科研檔案中記錄了醫院發展史和臨床治療實踐記錄，是管理人員開展相關管理工作的依據。信息網絡建設后，醫院管理人員能夠快速、精確調用所需的檔案信息，根據實際數據，進行決策。由于醫院科研檔案檢索、調用效率的提高，降低了管理人員查詢數據所消耗的時間，所以，信息網絡建設后的科研檔案管理，提高了科研檔案在管理決策中的應用價值[1]。

二、醫院科研檔案管理信息網絡建設現狀

（一）利用模式落后。部分醫院科研檔案利用模式方面較為落后，信息檢索的可瀏覽性不強，各個功能模塊的設計和實際醫療科研需求相脫節，無法發揮檔案信息化建設的作用。造成此現象的原因可歸結為管理意識薄弱和檔案資源體系不完善兩類。管理意識薄弱指的是部分醫院進行信息網絡建設時，信息化管理意識較為薄弱，管理人員對信息網絡建設的重視程度不足、接受新鮮事物能力較弱，觀念落后，使得信息化建設過程緩慢。檔案資源體系不完善指的是建立數據庫時，對于相關的科研資料未按照標準進行存儲或收納，在信息管理系統中分類不嚴謹，降低了科研檔案的線上利用率，造成了科研檔案資源的浪費，對科研檔案信息網絡建設產生了一定的負面影響。

（二）硬件布設不合理，隊伍穩定性較差。部分醫院內部硬件設施使用年限較長，性能無法滿足實際需求，軟件程序功能較為單一，與之相關的辦公系統不完善。造成此現象的原因可歸結于信息網絡建設資金方面投入不足，無法建設符合現代化需求的硬、軟件基礎設施。管理隊伍方面，部分醫院科研檔案管理隊伍的穩定性較差，崗位輪換較為頻繁。造成此現象的原因可歸結為部分醫院內部缺乏信息專業的人才，青年人才進入檔案管理部門后，經過一段時間后便會調任至其他部門，新接手人員尚未接受過信息化教育，無法勝任檔案管理工作。這便造成了人才留不住、檔案管理工作人員不專職的現象。

（三）信息管理系統存在安全隱患。首先，安全體制、制度缺陷較大。部分醫院的檔案部門在安全體制建設方面仍然處于起步階段，甚至其安全保障機制仍停留在使用監視器、安保等進行物理層面的保護，無法防御網絡中信息盜取或病毒入侵[2]。其次，安全技術落后造成的隱患。具體體現在三方面：（1）從操作系統角度分析，科研檔案信息管理系統通常是基于醫院內部團體之間的信任進行互聯，未考慮信息安全問題，最高權限均集中在系統管理員賬號中，一旦管理員賬號被竊取，信息便極易損壞或泄漏；（2）從網絡協議角度分析，通常科研檔案信息管理系統以TCP/IP 協議為主，此協議的互聯性、互操作性極強，在框架體系方面極易受網絡環境影響較大，安全隱患較多；（3）從軟件程序角度分析，醫院檔案管理系統多數以外包形式進行研發，并購買后續運營維護服務，而系統較為龐大、結構復雜，為不法分子的入侵提供了便利條件。

（四）重要檔案管理存在安全隱患。因重要檔案數字化存儲風險較高，只能以實體形式存儲，使得查找極為不便，且查閱時易出現損壞、遺失等情況，導致其安全隱患較高。雖然多數重要檔案已被分類管理，但查閱流程仍然煩瑣，耗費時間較大，且失效檔案更新、銷毀時難度較大，需要耗費較多人力，使得部分失效檔案無法及時銷毀，占用了大量的存儲空間。

三、醫院科研檔案管理信息網絡建設策略

（一）創新利用模式。創新利用模式前，首先應革新管理觀念。管理觀念落后是制約醫院科研檔案利用模式無法創新的根本，醫院管理人員對檔案工作者進行思想引導，使其深刻認識到信息網絡建設是未來發展趨勢，只有順應時代發展，才能有效開展工作。科研檔案管理人員可參與實踐指導，使其切身感受信息化技術帶來的便捷性，提高對新技術、新模式的接受程度。在此基礎上，針對科研檔案分類歸納不規范的問題，可建立在信息管理系統的基礎上應用大數據技術，利用SQL 語句建立信息檢索系統，自動按照檔案種類、命名進行歸納、整理，并將傳統手寫類資料、紙質資料等錄入系統數據庫中進行統一管理。其次，創新利用形式。為提高科研檔案的利用率，可充分利用信息技術，將信息管理系統的數據庫連接至醫院內部的局域網，為不同崗位的醫療工作人員分配用戶名，賦予不同的權限，僅需連接院內局域網便可根據實際需求查詢資料，提高科研檔案調用的便捷性。此外，檔案工作者可在檔案調用界面基于SQL 語句的信息檢索功能，根據科研資料種類和院內科研需求，以科室劃分標準，設計不同模塊，比如心外科科研檔案模塊、兒科科研檔案模塊等，進一步提高研究人員調取檔案的效率。對于醫院內部敏感程度較低、重要性較低的科研檔案，可和互聯網相連接，建立線上查詢入口，比如醫院內部官網中、微信公眾號內，以此為研究人員調用檔案提供便利條件[3]。

（二）合理配備硬件設施，加強隊伍建設。第一，加大資金投入，完善基礎設施。由于科研檔案信息網絡建設需要大量資金，對此，檔案管理人員可積極和上級部門溝通，爭取財政支持。合理規劃資金，采用循序漸進的方式對硬、軟件進行更新，充分利用老舊的硬件設備，將有限的資金投入必要的基礎設施升級中。布設系統服務器時，應將存儲設備、服務器調整至同一機房中，降低信息網絡建設成本。對現有硬件進行篩查、檢測，剔除無法繼續使用或兼容的硬件設備，對于運行正常但效率較低的硬件設備，可進行針對性優化。機房建設方面，醫院可按照相關標準進行建設，合理增設服務器和磁盤陣列，機房內部設置恒溫恒濕系統，使硬件設施能夠穩定運行。軟件方面，可建立OA系統，邀請檔案信息化領域的專家，以實際需求為導向，定向開發信息管理系統，實現安全歸檔、數字歸檔，達到提高管理效率的目的。第二，優化人才隊伍的專業、年齡結構。為優化管理隊伍的專業結構，醫院管理人員可調整相關考試的招錄標準，以信息技術專業、計算機技術專業為主，管理專業為輔，靈活調整招錄標準，補齊院內檔案管理部門的專業短板。優化年齡結構方面，管理人員可嘗試“老帶新”模式，發揮年長工作人員的經驗優勢和青年工作人員的技術優勢，達到優化年齡結構的目的。

（三）加強安全體制建設，運用高新技術。第一，加強安全管理體制、制度建設。基于檔案管理制度，完善電子檔案安全管理體制和安全管理制度。首先，管理人員應嚴格落實崗位責任制，在《電子公文歸檔管理暫行辦法》的指導下，規范電子檔案管理流程，將處理程序和工作人員崗位責任掛鉤，避免安全事故出現時無法追究安全責任。其次，根據不同研究人員的需求，建立不同權限等級的用戶名，完善口令制度、日志登記制度、監督檢查制度。最后，根據科研檔案的機密性，建立審核制度，高度機密的科研檔案應和互聯網、局域網進行物理隔離，定期更新檔案備份，防止丟失。第二，運用高新技術保障網絡安全。針對科研檔案信息網絡建設中安全技術落后的現狀，應采用高新技術保證信息管理系統安全。1.防火墻技術。管理人員可以在信息管理系統和局域網、互聯網之間設置防火墻，對相關訪問進行控制、隔離。管理人員應按照科研檔案管理的具體需求，部署安全策略，設置能夠通過防火墻的數據類型和訪問權限，對局域網、互聯網、信息管理系統三者之間的信息數據流動進行監控，防止信息被拷貝、破壞。2.入侵檢測系統。此項技術為主動安全防護措施，是防火墻技術的補充措施，可提升檔案管理人員的安全管理能力，幫助檔案管理人員檢測系統中存在漏洞和安全隱患。3.加密狗技術。加密狗技術是一種常見的加密技術，可顯著提高信息數據的保密性，防止數據被竊取。檔案管理人員可將加密狗設置在用戶訪問前，只有采取相應的解密措施（如插入解密程序）才可訪問相關網站或下載、瀏覽科研文檔。4.數據備份技術。醫院科研檔案數據量較大，更新速度較快，風險較高。管理人員可采用雙系統、雙盤在線備份、數據離線備份等技術，及時對相關科研檔案進行備份，保證科研檔案的完整性。5.訪問控制技術，即AC技術。此項技術可賦予不同用戶不同的訪問權限，規定用戶的檔案調動范圍，限定用戶能夠使用的功能，防止科研檔案信息被篡改、打印[4]。

（四）基于RFID 的重要檔案管理策略。采用RFID電子標簽技術對重要檔案進行管理，可在保障檔案安全性的同時提高管理效率。基于RFID 建立信息數據庫，負責采集電子標簽信息數據，并將數據庫以完全外接的形式嵌入OA 系統，工作人員可通過OA 系統調用數據庫內數據。此思路下，工作人員可將存儲檔案名稱、編碼、存儲期限、收集時間等信息的電子標簽粘貼至重要檔案表面，采用無線信號接收器和電子標簽進行匹配，對電子標簽信息進行采集，存儲至數據庫中。數據庫建設方面，可采用SQL 語句建立數據庫，在ASP（動態服務界面）在數據庫的IP 地址后加入TCP/IP 端口號便可連接，通常默認取值為1433（未更改情況下）。若不具備自行建立條件，可直接采用SQL Server 數據庫，并以完全外接的形式將SQL Server 數據庫和OA 系統進行連接，通過不同的信息數據調用指令，完成對數據庫的信息檢索。重要檔案相關信息存儲至數據庫中時應由管理人員進行核查，確保數據無誤。同時在OA 系統中建立重要檔案查詢模塊，在模塊中錄入SQL Server 數據庫內電子標簽中存儲的檔案名稱，并在名稱后設置“省略號”“倒三角”作為調用函數的啟動指令，調用時僅需點擊不同檔案名稱后的“省略號”“倒三角”便可通過不同的調用函數調取數據庫中檔案的詳細信息。詳細信息以及對話框的形式提供給工作人員，工作人員再到指定位置調取實體檔案，提高了檔案查閱效率。同時，檔案管理人員還可利用此系統查詢不同檔案的存儲時間、時效，及時進行清理，以此利用RFID 對科研檔案進行管理。

四、結語

綜上所述，醫院科研檔案是學術交流、研究的基礎資料，關乎醫院發展。對科研檔案進行信息網絡建設可顯著提高檔案管理質量，適應現代社會發展，充分發揮科研檔案功能。通過分析醫院科研檔案信息網絡建設現狀，從制度、基礎設施以及信息安全三個角度提出了信息網絡建設策略，全面推動科研檔案管理的信息網絡建設，發揮醫院科研檔案的研究價值。當前，社會發展對檔案管理工作不斷提出新要求，如何進一步利用信息化技術推動檔案管理的“智慧化”建設是未來需要繼續研究的課題。