數字化時代事業單位人事檔案管理現狀及開發利用思考

文/福建省中醫藥科學院 李星

一、人事檔案管理的相關概述及特點

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是一個人成長經歷的記載。檔案中的學歷、工作經歷、培訓和培養經歷、獎懲情況等背景信息會直接影響單位招聘錄用的結果。檔案中的“三齡兩歷”、獎懲情況、家庭成員與社會關系等是事業單位考察、選拔、考核、任用干部的重點審核內容。檔案中記載的工作時間及社保繳費情況等用于辦理社保、計算退休金。人事檔案信息更是本人及其家屬辦理公證、訴訟取證等事項的重要佐證材料。人事檔案屬于國家機密，任何人都不能翻閱自己的人事檔案，檔案管理和查借閱人員不得泄露或擅自向外公布檔案內容[1]。

人事檔案以個人姓名作為基本單位，實行不同類別的分級管理，檔案中詳細記錄了個人的基本信息、學習培訓經歷、專業能力、政治履歷、加入黨團情況、獎懲情況、思想品德、提拔任免、薪資待遇、健康情況等內容的原始文件專卷材料，與每個人的切身利益息息相關。

人事檔案管理主要由人事檔案的形成、常態化審核、轉移三方面的管理工作構成，包括相關資料的及時收集、鑒別、梳理、歸檔以及檔案的建立、審核、跟蹤和及時更新、保管、利用、傳遞等環節。人事檔案管理的主要特點體現在真實、完整、動態、統一。真實指的是在人事檔案的建設過程中，前期需要做好信息資源的收集工作，確保所有的檔案資料內容與來源的客觀、真實和全面，避免出現信息的遺漏或者重復收集。在進行人事檔案查閱與傳遞時，需要按照相關規章制度進行嚴格監督，規范操作。完整和動態指的是人員有諸如轉正定級、進修訪學深造、崗位變動、工作調動、職稱或職務的晉升、收獲重大獎項等個人成長經歷和各項活動的豐富拓展，檔案管理人員應及時、全面地對個人活動軌跡相關資料進行收集、整理、審核、及時歸檔和規范傳遞，以確保每一份人事檔案的真實性和完整性。統一指的是需要根據現行發布的干部人事檔案相關工作條例的規定，確保人事檔案內容整理、分類、裝訂、使用的規范統一。

二、事業單位人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案管理是一項基礎且重要的工作，對單位人事管理各項工作的開展具有重要的參考意義。人事檔案是對個人成長軌跡的翔實客觀記錄，通過認真瀏覽和閱讀人事檔案資料，可以幫助加深對被查閱人的了解，同時也是對被查閱人個人綜合能力、綜合素質進行衡量的重要依據，為單位選人用人、崗位調任和分配提供客觀有力的數據評估支持，對單位人力資源配置和人才隊伍建設起著重要作用。

（二）人事檔案管理對事業單位未來的創新發展提供依據。未來的競爭其實就是人才的競爭，通過人事檔案的梳理對事業單位現有人才隊伍的建設和培育情況、人才發展方向和成長需求進行客觀分析，觀察事業單位現有的核心競爭優勢、整體經營運作情況和取得的成效，有助于管理層對單位未來三到五年的良好發展做頂層設計，進一步研究制定科學合理的規劃，并根據現有情況，引進緊缺崗位的人才，對事業單位未來的創新發展提供信息參考與依據。

三、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。事業單位管理層的關注點更多放在單位整體運營管理、員工績效、單位發展等方面，對檔案管理工作的價值和重要性投入的關注度和精力較少，認識不足，未予以重視，對人事檔案管理工作的認知還停留在傳統的以紙質材料為主的被動管理模式上，認為此項工作只是對紙質資料進行收集、整理、記錄、補充、存檔和備查，導致人事檔案管理工作的信息化發展緩慢[2]。

（二）缺乏專業的人事檔案管理工作人員。數字時代的飛速發展對于人事檔案管理工作的專業化水平、崗位職責、工作要求和數據應用轉化等都提出了更高的要求。人事檔案管理工作要求從業人員具備強烈的責任感、豐富的檔案專業知識、高度的職業素養。現階段，少量單位會錄用檔案專業人才，導致工作人員專業性不夠。一些單位存在檔案管理工作人員身兼數職的現象，且工作人員年齡較大，未接受系統專業的檔案管理培訓，這些都會導致人事檔案管理工作出現疲于應付的情況。在實際開展人事檔案管理工作中，也會出現未嚴格按照規范操作的現象。人事檔案管理工作具有極強的服務性和信息安全性的要求，工作環境安全系數要求高，與其他科室人員實時交流較少，相較于單位的其他崗位而言不易創造顯著的成績或收益，導致領導的重視程度不高，造成檔案管理工作人員在主觀意識上認識不到檔案崗位工作的價值，出現懈怠情緒。這些因素均不利于人事檔案管理工作的質量提高和開發利用。

（三）缺少復合型檔案管理人才。現階段，大部分事業單位完成了人事檔案專項審核工作，但是人事檔案數字化管理工作推進進程較為緩慢，仍然沿用傳統紙質管理手段。檔案工作者雖然有豐富的檔案專業技能和業務能力，但是欠缺網絡信息安全維護知識和操作經驗，復合型檔案管理人才的缺少，使得數字檔案的隱私安全無法得到保障，阻礙了人事檔案信息化管理工作的開展[3]。

（四）人事檔案管理工作的資金投入不足。單位人事檔案信息化管理工作的基礎建設、高階應用和專職復合型檔案人才的培養需要相應的資金支持，用于包括配套信息設備的采購、定期的內部培訓分享或者外送進修學習。一方面，數字化時代對于人事檔案管理工作要求、管理工作創新模式和數據應用價值的期望值不斷提升，另一方面，資金投入不足，無法優化管理，二者之間的矛盾很大程度上阻礙了事業單位檔案管理水平的提高。

（五）現行的檔案室建設情況與規范標準和要求存在差距。很多事業單位的檔案室存在與辦公室或部門儲藏室共用的情況，在檔案室建筑要求、檔案庫房“八防”要求必須配備的設施、配備閱覽室等諸多方面都達不到規范建設和安全使用的標準，對于人事檔案的完整性、妥善保管人事檔案均產生不利影響。

四、事業單位人事檔案開發利用和服務功能的探索

（一）提高對人事檔案管理工作的重視。人事檔案管理工作對于單位人才培養和人才梯隊建設以及單位未來規劃發展發揮著舉足輕重的作用，事業單位在開展人事檔案日常管理和信息化管理工作時，領導應參與實際工作，重新認識和感受新形勢、新環境和新時代人事檔案管理工作的內涵、價值、管理模式，加深對人事檔案管理工作重要性的體會，做到與時俱進，共同推進單位人事檔案管理工作的信息化發展[4]。

（二）提高人事檔案管理人員隊伍的綜合素質。為保證人事檔案管理信息化工作的開展，要充分挖掘檔案的數據導向和服務功能。第一，通過招聘錄用檔案專業人員，先以內部培訓方式，與單位原有的檔案管理人員一起構建單位檔案人員專業專職隊伍，要求成員具有優秀的品德修養、優良的業務能力以及高度的工作責任心。第二，通過講座、外送培訓交流等方式，引入先進的管理理念和實踐經驗，不斷促進檔案管理工作人員專業技能水平和綜合素質的提高、理論知識的豐富和實踐技能的提升，把單位人事檔案管理工作的創新模式落到實處。第三，在日常工作中，人事檔案管理工作得不到領導重視，得不到關注，對其工作的積極性、主動性和創造性造成了嚴重影響，適當提高人事檔案管理人員薪資待遇，有利于人事檔案管理工作的順利開展。

（三）加強檔案復合型人才隊伍的培養和建設。在完善人事檔案專業專職隊伍建設的基礎上，致力于聚焦、引進和培養懂檔案、懂技術、懂管理的專業復合型人才，注重對現有專業專職檔案隊伍知識體系的不斷更新，熟練掌握檔案管理信息系統，提升機密信息安全系統操作的能力，逐步培育和建成人事檔案管理復合型人才隊伍，不斷優化建設和充實壯大人事檔案管理隊伍，確保在完成人事檔案管理基礎性工作的同時，有余力致力于人事檔案數據信息的利用創造與服務工作。

（四）加大資金投入力度，優化配套設施。相應的軟件和硬件設施的配套齊全是人事檔案管理工作有效創新開展的基礎，單位應該從長遠考慮，為保證人事檔案管理的高效、穩定開展，保證人事檔案管理數據導向和服務功能的順利發揮，不斷優化單位人才適崗率，可通過財務人員對部門的工作計劃和工作目標進行具體預算，提供相應的資金支持，用于支持檔案管理工作專職人員的錄用、培養、提升，用于相應數字化信息設備的采購，確保信息化數據的實時更新和優化升級，挖掘檔案的數據檢索功能，不斷提升檔案的利用率。

（五）加強專屬檔案室及庫房的基礎設施建設。檔案室建設的標準和要求是要盡可能地維護檔案的完整性和安全性，保證檔案的便利使用，并不斷挖掘檔案的自身利用價值。這就需要嚴格根據相關規定進行專屬檔案庫房建設，實現檔案庫房與辦公室各自獨立，更新老舊的檔案柜，保證庫房溫度、濕度、除蟲設備達標，為檔案存放提供安全保密的檔案閱覽環境、復制檔案的設備，確保人事檔案的完整性。

（六）數字化時代樹立人事檔案管理工作的主動服務意識和主動服務態度。傳統人事檔案服務工作呈現的是查閱人“需要什么才提供什么”的被動狀態，這種服務方式使得人事檔案資料主要以存儲為主，其信息資源得不到有效的提煉，相應的導向作用也無法發揮，無法滿足數字化時代對人事檔案開發利用和提供服務的要求，導致寶貴資源的閑置。數字化改革工作的不斷推進和數字技術應用的不斷涌現，為各行各業的發展提供了助力。人事檔案管理工作應跟隨數字時代的發展，加強新興信息技術的整合應用和場景化運用，充分挖掘人事檔案的數據導向和服務功能，提高人事檔案資料的利用價值。

數字時代，數據就是核心資源。人事檔案數字化建設和管理，簡而言之就是將數字技術有效應用于傳統的干部人事檔案管理工作中，將傳統紙質載體的檔案信息轉化為數字信息，可以采用掃描儀等設備對檔案信息進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，并以可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的方式被計算機識別，以實現用數字化對干部人事檔案材料進行管理和利用[5]。

人事檔案的數字化管理方式與傳統紙質檔案資料管理模式相比存在提高工作效率、操作便捷、成本降低等顯著優勢。同時，通過對數字化人事檔案的數據挖掘分析、云計算技術等信息技術的引入處理[6]，為人事檔案資料的有效利用開拓了更多的思路，使人事檔案從傳統被動服務模式轉向更人性化的主動服務模式。通過人事檔案信息資料中對個人的德、能、勤、廉、績等資料的比對和分析，提供有針對性的洞悉分析數據結果，為單位選調人員，有效發現、激發和發揮個人潛力提供科學的導向數據，有利于指導單位制定人才隊伍培養和建設方案。通過創新檔案數據庫信息存儲記錄模塊，借助數據統計軟件分析整合數據資源，以體現“以人為本”為原則，充分分析和了解個人的成長路徑及規律、專長領域、現有業績水準、下一步培育發展方向匹配度等，形成跟蹤數據庫，不斷提升檔案數據信息的導向服務功能，對個人和單位的發展方向起到積極明晰的指導作用。

事業單位在保證人事檔案管理的客觀、真實、安全、完整的基礎上，需要將數據化時代的相關知識和智能應用與實際的檔案管理工作密切融合，創新管理理念，積極運用現代科學技術，做到將管理理念、工作模式和方法、人事檔案的信息化利用與新時代新技術進行有效對接，減少管理成本和人力資源的浪費，管理流程的優化、電子存儲模塊的動態運用和單位人事檔案動態數據庫的構建，既是對傳統人事檔案管理模式的優化補充，同時也是不斷深度探索更有利用價值的人事檔案編研思路、智能建設和智能應用模式。

五、結語

數字化背景下，對人事檔案管理工作的要求不再簡單地集中在檔案的收集、整理、存儲和被動查詢方式，更要求通過數字化技術的應用，加強人事檔案的開發利用，發揮人事檔案的數據導向功能和人性化服務功能，為人才培養、人才隊伍建設、優化崗位資源配置、明確人才成長動向提供客觀有力的數據評估支持。在優化和完善人事檔案數字化管理和服務功能的同時，更要加強網絡信息安全保護措施，提高人事檔案管理人員的職業素養和政治素養。