新時代干部隊伍建設視域下高校干部人事檔案工作規范化建設探究

文/常州工程職業技術學院 劉志紅 蔣曉威

干部人事檔案管理是高校人事管理工作的重要組成部分，為高校干部隊伍建設提供重要依據。隨著黨和國家對干部選拔任用的高度重視，干部人事檔案逐漸成為不可或缺的重要工具。為深入貫徹落實黨中央全面從嚴管理干部精神，嚴格執行《黨政領導選拔任用工作條例》《關于加強干部選拔任用工作監督的意見》等相關規定，進一步從嚴管理干部人事檔案，中組部先后下發了在全國范圍內集中開展干部人事檔案專項審核和“全覆蓋”工作的通知。因此，堅定不移地落實加強干部人事檔案規范化管理工作，確保真正發揮檔案應有的作用，是新時代干部隊伍建設視域下高校組織人事工作的重中之重。

一、干部人事檔案的基本概念

（一）干部人事檔案內容。干部人事檔案是各單位組織人事及其他有關部門，依據黨管干部政策、路線、方針，在各級干部管理、培養、晉升、任用過程中形成的有關干部學歷職稱、工作履歷、政治素養、廉政紀律、道德品質、業務能力以及工作業績等方面詳盡的原始記載信息，干部人事檔案是各單位人事檔案中不可或缺的重要組成部分。

（二）干部人事檔案作用。干部人事檔案內容為組織進行人事決策和人才服務提供有力參考和重要保障。干部人事檔案的規范化管理，不僅能夠為干部教育培養、管理監督、人才評價、選拔任用提供重要依據，而且為有效維護干部人才合法權益奠定良好的基礎。

二、高校干部人事檔案管理現狀

（一）管理方式滯后、過程煩瑣復雜。根據干部人事檔案工作的管理規定，應當及時收集干部個人資料并于一個月內裝入干部檔案。此外，為確保檔案信息的完整性和安全性，建議每兩年對干部檔案進行裝訂和歸檔。這一過程的落實對于維護組織機構的管理規范和公正性具有重要意義[1]。然而，受傳統觀念和體制的影響，大多數檔案管理人員不能正確認識到干部人事檔案工作的重要性，加上每年都有大量的新材料補充進檔，高校干部人事檔案管理人員持續忙于材料的鑒定、分類、排序、裝訂、整理等大量煩瑣、重復性工作，沒有時間和精力去思考、深入挖掘檔案中更有價值的信息，導致檔案工作流于表面。傳統過時的檔案管理方式和煩瑣復雜的程序與信息時代對檔案現代化管理要求發生了嚴重的沖突。

（二）管理模式缺乏制度保障。干部人事檔案管理涉及實際工作內容多，操作煩瑣。因此，檔案管理部門需要一套完整、規范化的檔案管理體系作為支撐，從而確保檔案管理的有序進行。但在實際工作中，許多高校對干部人事檔案管理重視程度不夠，尚未形成完善的干部人事檔案管理制度，不能為實現檔案管理規范化提供有效的制度保障。盡管一些單位制定了檔案管理制度，但因種種原因，在實際工作過程中不能及時更新完善、嚴格執行，造成日常管理不嚴，人員職責不清，甚至在檔案收集、傳遞及利用環節，因缺乏有效的監管制度，使得干部人事檔案信息發生缺失、造假等的風險概率較大，不利于確保干部人事檔案的完整性、準確性和真實性。

（三）檔案材料填寫不規范、內容不齊全、手續不完備。近年來，我國政治、經濟制度改革不斷深化，干部人事檔案在就業和崗位晉升等方面越來越受到重視。為確保檔案材料的準確性和可靠性，各類資料來源和內容必須真實無誤，并經過組織嚴格鑒定和驗證。但干部人事檔案管理在真正落實及相關研究中，很多檔案材料本身存在諸多問題：（1）出生年月、參工時間的多次涂改現象；（2）信息記載不一致，如出生年月、參工時間、工作簡歷、入黨時間等信息在整本檔案中存在前后記載不一致現象；（3）檔案材料缺失，集中體現在年度考核表、干部提拔過程中的考察材料、干部任免審批表、首次參加工作的合同社保、崗位職級變更的合同、學歷學位證書復印件、工資審批材料、中學學籍材料、團籍材料、政審材料等；（4）手續不完備，例如年度考核表等材料中存在缺失“復核意見”“日期”等，入黨志愿書轉正環節無黨委批復意見等；（5）填寫不規范，例如將文化程度填寫成“碩士”、將攻讀“碩士學位”填寫成“研究生”學歷。這導致檔案管理人員在“專項審核”及“全覆蓋”工作中無法認定干部的“三齡兩歷一身份”，工作難度大、效率低、審核質量不高。

（四）檔案管理工作人員缺乏專業素養和業務能力。為了提高檔案管理工作的質量和效率，近年來各大高校紛紛開展改革干部人事制度，要求檔案管理工作人員在上崗前必須參加專業技能培訓，以提升整體業務能力和專業素質。然而，實際情況是，仍有許多高校聘用沒有經過專業技能培訓的工作人員從事檔案管理工作，這種做法嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。更為危險的是，有些工作人員對檔案管理工作抱有偏見，認為此項工作不重要，可有可無，缺乏工作熱情和嚴謹態度，更有甚者，僅僅投入了少量精力去完成檔案管理工作，導致檔案管理工作效率低下、文件管理混亂、信息缺失等問題。因此，必須采取有效措施，提高檔案管理工作人員的業務能力和專業素質，以便推動檔案規范化建設。

三、實現高校干部人事檔案規范化管理的重要舉措

鑒于上述現狀分析，高校干部人事檔案管理創新舉措研究迫在眉睫。新頒布實施的《干部人事檔案工作條例》明確要求，要加強干部人事檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理[2]。尤其是在大數據背景下，高校要積極尋找高效管理干部人事檔案的策略和方法，不斷探索干部人事檔案管理新理念、新手段，多措并舉，推進檔案工作信息化建設進程，為高校教學、科研、管理以及干部隊伍建設工作提供優質服務。

（一）加強培訓效果、提升檔案意識。“檔案意識”所涵蓋的概念是對檔案及相關工作的認識、了解和重視的程度。高校干部人事檔案管理質量不高歸根結底是由于檔案意識不夠[3]。因此，高校應重點加強檔案工作人員，特別是中層領導和有關管理部門的檔案意識，擺正檔案工作位置，按照上級文件規定和要求，配齊配強專職檔案工作人員，明確崗位職責。此外，在校園內增強檔案價值教育、加大宣傳力度，引導全校教職工深刻認識干部人事檔案的重要性，積極主動地配合有關部門做好干部人事檔案管理工作。檔案管理人員在實際工作中要主動學習組織人事部門制定的相關制度法規，深刻領會干部人事檔案在高校管理中的地位和作用，切實理順干部人事檔案管理與人事管理的組織關系。要不斷加強自我教育和自我提升，積極參加業務培訓，了解掌握關于干部人事檔案工作的最新政策要求，提升和強化檔案管理的業務能力和專業素養。

（二）建立健全規范化頂層管理制度。高校想要規范性管理干部人事檔案，必須建立健全檔案頂層管理制度體系，包括日常管理、精準收集、鑒定審核、導向整改等機制，明確崗位職責、工作內容方法。制度體系形成后，通過公文發布形式，在高校內部公布制度內容，同時成立專門的監督問責組織，確保規范化管理制度能夠真正地落地實施，避免流于形式和表面。

在具體實施過程中，因干部人員流動頻繁，產生的人事檔案材料種類復雜，內容多樣，為確保干部人事檔案的完整性，必須嚴格遵循《干部人事檔案工作條例》規定的歸檔范圍、收集制度，不得有所偏差或疏漏，立足源頭采集，將普遍采集與精準采集高效結合，規范采集程序，制定嚴格審核標準，確保檔案信息的全面性、完整性、準確性和可用性。同時要制定以問題為導向的長效整改機制，發現問題與整改問題要同步進行、同頻共振。對于缺少重要證明材料的要嚴格按照干部人事檔案缺少材料補充辦法，經個人舉證和組織調查全面取證收集補充，從嚴執行調查程序，確保整改有效[4]。

（三）加強檔案管理人才隊伍建設。加強檔案管理人才隊伍建設對于提高檔案管理水平和效率、保障檔案安全、增強檔案利用價值、推動高校檔案事業發展等方面都具有重要意義，是高校檔案管理工作不可或缺的重要環節。加強檔案管理人才隊伍建設需要從多個方面入手。在實際工作中，可以結合具體業務通過制定檔案管理人員職務序列和職業資格標準、實行崗位輪崗和技能培訓等措施，建立健全檔案管理人才梯隊體系，為檔案管理人員的發展提供合理的晉升途徑和廣闊的發展空間。針對不同層次和不同領域的檔案管理工作人員，開設不同形式和內容的培訓課程和教育活動，如專題研討、培訓班、短期進修等，提升檔案管理人員的專業素質和業務能力。引進優秀的檔案管理人才，建立國內外檔案管理人才交流合作機制，推進人才引進和交流，創新人才發展模式，增強檔案管理隊伍的活力和競爭力。建立科學合理的績效考核和激勵機制，根據檔案管理人員工作業績和表現，給予相應的獎勵和晉升，充分調動檔案管理人員工作的積極性、主動性和創造性。

（四）探索創新管理模式，建立檔案材料收集新渠道。首先，建立專兼結合的檔案員制度，嚴格把關材料收集環節。在高校各職能部門、各二級院系選配兼職檔案員，在檔案材料形成的初期階段，兼職檔案員負責完成收集、初審和遞交工作，然后再經專職檔案管理員進行復審、歸檔。通過改革創新管理模式，建立專兼結合檔案員管理的干部人事檔案材料收集新渠道，從材料收集的源頭和過程中提高檔案材料的質量。其次，落實責任制度，對干部人事檔案材料歸檔工作質量進行量化考核。明確各職能部門報送檔案材料的范圍、時間，對報送材料質量進行量化考核，建立合理完善的績效考核機制，將考核結果納入各職能部門、部門領導以及兼職檔案員的年度考核中，設立檔案工作專項榮譽和獎金，對業績突出的檔案工作者給予精神和物質上的雙重表彰獎勵，提升職業榮譽度與幸福感。

（五）加強信息化管理，提高檔案信息利用率。《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數字化技術規范》對各級干部人事檔案工作機構提出明確要求，要把檔案數字化建設視為一項至關重要的工作，不遺余力地加快這一進程，采用現代化的管理方法，融入科學技術手段加以實施。基于此背景下，高校應從以下幾方面展開工作：（1）高校有關部門領導要關注干部人事檔案管理模式和狀態，嚴格落實相關部署和要求，加大信息化建設經費投入，采購先進的軟硬件基礎設備，在局域網內建立并完善干部人事檔案信息網絡管理系統，扎實有序地推進智庫建設。（2）檔案管理隊伍要持續加強信息化培訓，運用現代化手段，使用涉密計算機、復印機、激光掃描儀、攝像機和人事檔案管理各類軟件，依據國家相關技術標準，將紙質資料轉化成數字圖像和文本，建立干部人事電子檔案。（3）積極推進檔案學科研究，建立系統、全面的干部人事檔案電子信息庫，充分實現資源共享，提高工作效率和質量，為人才隊伍建設、人員交流、人才使用提供準確資料，促進人才流動。（4）建立信息安全保護系統，通過確認身份、加密手段、防火墻等方法解決管理權和使用權的問題。此外，要對網絡環境和硬件設備進行定期監測和保養，定期升級、維護系統軟件，并通過建立防火墻加強防護，對干部人事檔案電子數據定期備份，防止因系統崩潰等原因丟失數據。

四、結語

干部人事檔案在高校干部選拔任用，干部隊伍建設過程中起著舉足輕重的作用，檔案材料能客觀地反映個人的基本情況，是干部升遷、任用的佐證材料。在新時代干部隊伍建設視域下，高校干部人事檔案管理工作必須隨著時代的發展做出相應的改革[5]，加強檔案管理人員培訓，提升其檔案意識，建立健全規范化頂層管理制度，加強檔案管理人才隊伍建設，探索創新管理模式、建立檔案材料收集新渠道，加強信息化管理，提高檔案信息利用率，為高校教學、科研、管理以及干部隊伍建設工作做出貢獻。