新醫改背景下醫院人事檔案管理工作規范化的實踐與探索

文/安陽市人民醫院人事科 李雨佳

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，記載了職工的個人學習、生活、工作等經歷，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。同時，人事檔案還能夠全面地、現實地反映個人的綜合能力，具有真實性、動態性、流動性、機密性等特點，是醫院培養人才、考察選拔干部的重要參考?？梢哉f，人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。醫院人事檔案管理工作可以為醫院人才的選拔及使用提供真實可靠的第一手資料，為新醫改下促進城鄉居民醫療衛生體制的改革提供專業人才。

隨著新醫改的不斷推進，對醫院管理工作也提出了新要求，其中新醫改明確要求了需要加強醫療機構內部管理，而醫院人事檔案管理工作又是醫院內部管理的重要構成部分。因此，醫院需要配合新醫改要求，使得醫院人事檔案管理工作規范化[1-3]。在新醫改制度的具體要求及內容基礎上，加強醫院人事檔案管理工作規范化有助于更好地促進醫療事業的發展。

一、新醫改背景下醫院人事檔案管理工作的要求

新醫改重視醫療衛生隊伍的建設，要求醫院人事檔案要有更高的完整性。醫院的人事檔案內容包括職工的個人成長經歷，能夠反映職工的綜合信息，并為醫院人才的篩選提供助力。醫院人事檔案管理工作需根據人事檔案管理標準要求，擴大檔案材料收集范圍，將職工專業技術特長、知識構成等方面信息納入人事檔案，并及時將人事檔案資料收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性。

當前，醫院人事檔案管理工作中部分檔案信息仍存在假年齡、假學歷等情況，這對醫院人才隊伍建設將產生不利影響。因此，檔案管理的實際工作中應對檔案中原始資料、憑證加強鑒別，確保人事檔案的真實性。

傳統人事檔案資料依靠人工進行資料收集、整理、檢索，流程繁雜、工作效率低。新醫改背景下，需了解現代化工作特點，重點關注信息化方式的改變，學習使用專業管理系統，改變陳舊管理方法并進行電子歸檔，提高人事檔案管理工作效率，為醫院整體管理的工作進行提供直觀、科學的依據。

二、新醫改背景下醫院人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案涉及了醫院職工的思想德行、個人能力、科研水平等相關信息，其與職工個人的工作調動、職稱評級等內容密切相關。建立醫藥衛生人才保障機制，促進醫藥衛生人才隊伍建設是新醫改的目標之一，通過人事檔案能夠很好地反映醫院人才隊伍情況，掌握醫院人才信息，了解醫院人才隊伍的配置，并根據實際情況合理建設人才隊伍，有助于減少醫院人才短缺、斷層等情況的出現。現階段，部分醫院的人事檔案管理仍存在較多問題，包括檔案管理制度不完善，管理理念、管理辦法陳舊、專業檔案管理人才缺乏等，這些問題將嚴重影響醫院人事檔案管理工作的開展[4-5]。

（一）人事檔案管理工作人員專業化較低。受傳統觀念的影響之下，醫院管理過程中人事檔案管理工作常常不被重視，通常認為人事檔案管理僅僅是人力資源部門所屬日常工作，主要是對職工基本信息進行分類、整理、存儲，沒有特殊價值。負責人事檔案管理的相關工作人員通常不是專業人員，在做此項工作之前并沒有接受過專門的人事檔案管理工作的相關培訓，在工作過程中不能做到得心應手，經常出現問題和矛盾，無法有效提高人事檔案管理工作的質量及效率。很多醫院的人事檔案管理工作人員都身兼數職，專業能力有限，無法較好地履行管理職責，也無法滿足新醫改對醫院人事檔案管理工作的相關要求。

（二）人事檔案管理工作理念不強。醫院的主要工作重心是為患者提供優質的醫療服務，因此，在醫院管理工作中，部分醫院僅僅對醫療技術給予高度重視，忽視人事檔案管理工作的重要性，造成人事檔案管理工作受到財力、人力等多方制約，缺少和現狀相適應的先進設備和管理措施，導致檔案管理工作發展緩慢。醫院將大部分資金用于診療、科研、服務領域，對人事檔案管理的投入非常少。醫院在開展人事檔案管理工作中，會出現人員配合度差、人事檔案管理信息資源利用不到位、人事檔案管理不規范等問題。此外，部分醫院職工檔案意識不強，沒有認識到檔案的重要價值，還有部分職工擅自存放一些重要的檔案資料，最終導致檔案信息的泄露與遺失。

（三）人事檔案管理工作制度不完善。醫院人事檔案管理工作對專業性和系統性要求相對較高。當前，國家制定了人事檔案管理工作相關準則，但在人事檔案管理實際工作中部分醫院并沒有按照相關要求開展工作，私自更改人事檔案管理標準，工作中不參考規范制度，導致人事檔案管理工作無法順利開展。部分醫院沒有依據自身實際情況制定具體的歸檔制度和實施細則，有的醫院即使制定了也存在執行不到位等情況，導致材料不夠全面、不夠真實準確，無法控制人事檔案的真實性和客觀性。很多醫院存在人事檔案信息雷同、單一的情況，人事檔案管理工作人員在工作過程中缺乏主動性，未對檔案信息進行有效鑒別。

（四）人事檔案管理方法滯后、設施不全。人事檔案管理工作具有較強的政治性和原則性，需要和醫院每個職工溝通登記，并且需要確保人事檔案信息安全，需要有專門的辦公場所并將導致單獨存放在指定地點。目前，仍有部分醫院不重視人事檔案管理工作，導致管理工作必備的設施欠缺，人事檔案用房擁擠，檔案庫房、閱檔室、辦公室籠歸為一處，設備不配套，且在導致收集整理過程中仍使用手工錄入，沒有使用專業的檔案管理軟件，導致人事檔案內容錄入不完整、檔案信息共享使用受限、檔案資料在傳遞過程中丟失等問題。部分醫院雖然創建了人事檔案管理信息庫，也有相關軟硬件設備，但由于缺乏專業技術，不能滿足現代化人事檔案管理需求。

三、新醫改背景下醫院人事檔案管理規范化路徑

（一）提升對人事檔案管理工作的重視程度。新醫改背景下醫院管理層需要對人事檔案管理工作重要性有充分的認知，重視人事檔案在人力資源管理中的作用和地位，糾正檔案管理工作僅是單純保管的傳統觀念，樹立人事檔案開發利用、適應醫院發展的新觀念[6-7]。加大對醫院檔案管理工作資金的投入，為醫院檔案管理工作的順利開展奠定基礎，以相關法律法規為參考依據，配備專職的檔案管理人員，提供符合標準的配套設施和場地，改善人事檔案存放環境，加強醫院人事檔案管理工作規范化。

（二）完善人事檔案管理工作制度。新醫改背景下，醫院人事檔案管理應認真梳理原有制度，結合醫院人事檔案管理實際情況，廢除不適合現有醫院人事檔案的管理制度，確保人事檔案管理工作制度規范有序，為醫院人事檔案管理工作的開展提供制度保障。提高制度規范化的同時需要強調人事檔案管理制度的落實情況，通過考核、檢查等多種形式，保證醫院人事檔案管理工作人員可以按照規章制度開展檔案管理工作。具體的制度應包括人事檔案查閱制度，收集制度，借閱制度，轉遞、復印、保密制度等。人事檔案管理材料收集可以采取動靜結合、定量和定性結合、縱橫結合等方式。日常檔案材料需要做好定期或不定期收集工作，主動了解職工信息變化情況，在第一時間了解職工的獎勵、學歷、工資等情況，及時將材料歸檔[8-10]。

（三）提升人事檔案管理工作人員專業性。檔案管理人員需要具有良好的政治理論以及愛崗敬業的精神，工作態度要嚴謹，有良好的職業素養，鉆研檔案專業相關知識，熟悉現代化管理設備，對人事檔案專業領域的發展趨勢及新方法及時學習了解。新醫改背景下，應重視醫院人事檔案管理人才隊伍的建設，培養綜合技術能力及管理能力較強的檔案管理人才隊伍[11-12]。首先，要注重人才引進，開通各種招聘通道，把有人事檔案管理能力的專業人才引入院內，提升醫院人事檔案管理工作整體業務能力。其次，加強醫院人事檔案管理人員專業技術培訓，利用進修學習、知識講座等多種形式，提高醫院檔案管理人員的專業技能。調動工作人員的主觀能動性，督促其自主學習以提升自身業務能力，樹立創新意識。檔案管理工作人員素質對檔案資料的質量有直接的影響，相關部門應定期組織專業技能培訓，并在培訓后對人事檔案管理工作人員進行全面考核，對考核不過關的人員不予返回工作崗位，直至考核通過，最終達到提高人事檔案管理工作人員的自身專業能力和主觀能動性的目的。針對醫院人事檔案管理工作人員業務水平普遍偏低的問題，醫院管理人員應高度重視，定期組織培訓交流活動，提升醫院人事檔案管理人員專業素質。此外，制定科學合理的長效機制，激發工作人員主觀能動性，完善醫院人事檔案管理工作，為推動新醫改制度提供助力。

（四）創新人事檔案管理工作方法。傳統的人事檔案管理方法較為陳舊，新醫改背景下醫院要結合具體要求改變原有檔案管理方式，并且考慮醫院自身真實的發展情況，嘗試新的管理方式，針對人事檔案不完整的問題，盡可能地通過各種方式進行補充，保證醫院人事檔案信息的完整性、有效性。醫院在對人事檔案進行信息采集時需擴大采集范圍，把職工的專業特長、心理素質等包含在內，提升檔案的全面性，同時對材料真實性進行鑒別，保證檔案材料的可靠性。醫院人事檔案管理部門應主動和各科室聯系，及時了解并掌握各科室一線醫務人員檔案信息變化情況。此外，應發揮醫院人事檔案信息的作用和價值，深度挖掘醫院人事檔案信息，為醫院戰略決策提供數據保障。

（五）建立人事檔案管理專用檔案庫房。醫院人事檔案管理應建立專用的檔案庫房，需具備防潮、防火、防光等功能，配備空調、滅火、祛濕等相關設備，保證檔案安全。同時建立人事檔案數據庫并進行電子化管理，快速、精確地查詢所需信息，為提升醫院人事檔案管理工作效率奠定基礎。通過建設醫院人事檔案數據庫，及時更新相關信息，對人事檔案信息進行動態化管理，真實可靠地反映當前醫院職工情況，為醫院人才培養提供準確的信息依據。

四、結語

人事檔案涵蓋了個人學歷變動、職務變遷、家庭及社會關系等，可以全面反映職工個人成長軌跡，是人才信息的重要載體。因此，醫院人事檔案管理工作對醫院人才開發具有非常重要的影響。新醫改背景下，醫院人事檔案管理工作也需隨之改變，轉變工作思路，在夯實業務基礎的同時，完善相關法規制度，加強醫院人事檔案管理工作規范化，為醫院人才隊伍建設提供數據支持，進而促進新醫改的順利進行。