淺析高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作中出現的問題與對策

文/南京中醫藥大學 姜芬

2018年11月28日，中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）第一章第二條指出：干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料[1]。不言而喻，高校干部人事檔案掌握著高校教職工的各類信息，作為高校內部考察和選拔人才的重要信息來源和理論依據，是極其重要的環節。

自2019 年下半年以來，根據中組部的統一部署，全國各省市陸續開展高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作。2019年12月，中共江蘇省委組織部組織召開了“全省干部人事檔案工作會議暨專項審核業務培訓班”，以貫徹全國干部人事檔案工作會議精神為主線，做好新時代干部人事檔案管理工作，全面推動干部檔案專項審核工作進程，各高校根據省委組織部會議精神陸續開展干部人事檔案專項審核工作。

一、高校干部人事檔案全覆蓋專項審核工作中存在的問題

（一）干部人事檔案材料不齊全。在全覆蓋審核過程中發現，檔案材料不全主要體現在以下幾個方面：第一，學籍材料。檔案材料普遍缺少各個學歷階段的學歷學位證書，很大可能是在畢業前夕學歷學位證書發放較晚，材料收集者還未來得及將其放入檔案中。與此同時，報考攻讀碩士、博士學位的研究生登記表以及考博專家推薦書也不全。部分高校干部在職期間攻讀的學歷學位，其學籍材料并沒有因為畢業而隨之寄出，又或者單獨寄出后檔案管理員未及時整理等原因導致學籍材料缺失。在國外攻讀學歷學位的學籍材料就更少了，有的甚至只有學歷認證材料而無學位認證。第二，工作經歷材料。工作時間較早的員工，工作后未填寫干部履歷表，多以剛進校填寫的老版干部履歷表為主。由于組織人事部門未及時將干部職務任免、職稱晉升的相關文件移交至檔案管理人員，導致干部任職、聘任的文件材料缺少，工資變動審批表的更新時間有所滯后，未及時更新入庫。第三，黨團材料。入團志愿書、入團申請書缺失較多，且因為入團的時間大多在干部的初中時期，材料較難找回，造成的永久性缺失，對專項審核工作造成困難。

（二）干部人事檔案材料真實性存疑。1.出生年月存疑。部分干部人事檔案中存在兩個甚至多個不同的出生年月，在讀書期間和工作期間填寫的材料中，員工出生年月記載不一致，究其原因可能存在陰歷、陽歷的問題，少則相差好幾個月，多則存在年份的差異。有的員工可能是在填寫某些材料的時候由人代寫導致出現偏差[2]。2.工作時間存疑。干部人事檔案材料中參加工作的時間記載不一致，究其原因有以下幾點：第一，最早參加工作的單位未繳納社保，導致實際參加工作時間沒有材料支撐。第二，參加工作時間存在月份差異，可能是實際到單位報到的時間和當地人力資源部門審批的時間不一致，而單位以實際報到時間為準[3]。第三，在不同單位認證的工作時間不一致，不同單位人事部門認證工作時間未有統一標準。

（三）干部人事檔案管理人員專業素養不夠。高校干部人事檔案室一般歸于組織或者人事部門，未設立專門的科室，管理層面重視程度不夠?！稐l例》明確指出每管理1000 卷檔案一般應當配備1 名專職工作人員[4]，即“千卷一人”。當下大部分高校檔案管理人員配備嚴重不足，檔案管理人員與管理的檔案數量不成正比，在日常工作中需要管理在職干部人員、離退休人員、人事代理人員和高校所屬附院人員檔案，數量大，工作任務較重[5]。目前大部分高校未配備專業的干部人事檔案管理員，而是由組織人事部門的工作人員兼任，并不是專業圖書檔案專業出身，缺乏專業知識，因此在專項審查工作中缺乏連續性、專業性和規范性。專業檔案管理人員的缺失和缺乏專業化隊伍的管理是現下高校人事檔案管理普遍存在的問題。

（四）檔案管理信息化建設力度不夠。跟隨時代潮流，順應大數據時代發展才是人事檔案管理的發展方向，各高校應加大檔案管理信息化建設的力度與強度。全國各大高校都意識到檔案管理信息化的必要性和便捷性，紛紛投入財力建立高校人事檔案管理系統，但現階段高校干部人事檔案管理大多是紙質材料和電子文檔相結合且很大程度上依然依賴于紙質材料。現已開發和運用的檔案管理系統，雖在一定程度上實現了人事檔案管理的信息化，但其實際內容并未普遍推廣，且部分高校資金投入力度不夠，導致檔案管理系統的某些功能無法更新升級[6]。

二、關于做好高校干部人事檔案管理工作的建議

（一）加強檔案宣傳，提高檔案意識。干部人事檔案主要組成部分是學籍材料，相應缺失較多的也是學籍材料，而由于時間和空間的限制，工作后要補齊所有缺失的學籍材料難度較大，故而應從源頭上把控好，做好前端把控，加強專業工作人員和兼職檔案人員的檔案意識[7]。首先，可以定期開展線上、線下人事檔案專題講座，普及宣傳學生檔案的重要性，定期開展業務培訓，提升檔案工作者的業務能力，提高學其檔案管理意識。其次，可以借助網絡平臺，運用新媒體手段，科普與人事檔案管理相關的法規制度和常識[8]。從而讓學生輔導員、學生檔案工作人員以及學院秘書等相關工作人員了解并掌握學籍材料的收納范圍及內容，確保及時準確地歸檔學籍材料，力爭從源頭上把控好干部人事檔案的準確性和完整性。

（二）完善干部人事檔案管理制度，規范檔案管理工作。各大高校根據《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關制度規定，結合自身發展情形，在現行的管理制度上進一步完善，使人事檔案管理向制度化、規范化、科學化的方向發展。第一，完善人事檔案材料的鑒別歸檔制度，收集歸檔材料時必須嚴格甄別，把好第一關。不將不合規范的材料擅自歸檔，歸檔材料必須完整。檔案管理者要認真鑒別歸檔材料的完整性、真實性以及是否涂改造假，對于頭尾不清、來源與時間不明晰的材料必須查清注明后方能歸檔。第二，加強時間管理，收集材料時不拖拉，處理材料時不積壓，做到隨到隨辦，一應銷毀的材料也要注明登記，涉及干部人事檔案的材料不可隨意丟棄，要由保密相關部門銷毀。第三，完善人事檔案查（借）閱制度。查（借）檔案必須做好登記手續，注重留痕處理，查（借）檔案時不可隨意涂改、更改檔案內容。第四，完善人事檔案安全保密制度，檔案管理工作人員必須嚴格遵守黨和國家保密制度和保密法令，定期參加保密教育線上培訓課程。干部人事檔案保密性要求較高，嚴禁無關人員翻閱檔案材料，不得與無關人員談論任何人事檔案內容，檔案庫房屬于機要重地，無關人員不得進入，禁止攜帶人事檔案進入公共場所。第五，完善人事檔案轉遞制度。人事檔案轉出材料必須齊全，并按規定封裝、蓋章、密封，認真填寫檔案轉遞通知單，收到檔案后核對無誤，須在回執單上蓋章寄回，從而保證檔案轉遞的完整性。

（三）加強干部人事檔案工作隊伍建設。習近平總書記強調人才是第一資源，術業有專攻，高素質的檔案管理專業人員非常必要，檔案管理人員的思想政治素質、業務水平、責任心決定了檔案管理工作效率的高低，提高檔案管理工作者的素養、滿足充足的高素養人員配備是構建人事檔案工作隊伍的核心。注重提升檔案管理人員的工作素養，堅定的政治立場、強烈的工作責任心、專業的理論知識和業務水平及較強的黨性修養都是缺一不可的。在日常工作中，檔案管理工作人員應培養良好的工作習慣，按照規章制度開展工作、規范操作、完善流程，使其形成良好的循環。開展多種形式的業務培訓，定期組織開展業務培訓，提高檔案管理人員的專業水準與業務能力。干部人事檔案管理崗位要發展，人才是第一位的，吸納專業的檔案管理人員，學習專業的知識，增長見識。定期邀請業內專家進行專業講座和培訓，不斷提高檔案工作者的業務能力；增加與其他高校或科研院所交流學習的機會，學習其先進的管理工作方法和豐富的經驗。在如今信息化飛速發展的年代，更要注重培養檔案工作者的信息技術水平，掌握相應技術，適應檔案數字化管理的要求。同時，高校管理層也要關心、鼓勵、引導人事檔案管理工作者，激勵他們政治更加堅定，堅守崗位、嚴于律己，為新時代干部人事檔案管理工作作出新的更大貢獻[9]。

（四）全面推進檔案數字化建設。高校干部人事檔案管理工作應當以制度化、規范化、信息化建設為標桿，深入挖掘人事檔案材料中蘊藏的信息資源，為高?？疾炫囵B干部提供大量的現實依據。人事檔案管理的最終方向是走向數字化、信息化的建設，推進人事檔案管理數字化建設迫在眉睫，各大高校應該以《干部人事檔案數字化技術規范》為準則，向中組部和省委組織部看齊，將檔案管理與信息技術有機地結合起來，全面推進檔案數字化建設。

首先，在保證紙質信息材料完整收納的前提下，對檔案信息進行電子化加工處理。構建電子化檔案目錄，對檔案信息進行全本掃描并進行圖像處理，保證電子檔案內容和紙質信息一致且目錄一一對應，并對電子檔案的信息進行數據存儲、備份。

其次，各高校應加大資金投入力度，研發適應自身發展的信息化管理平臺，配備高配置的計算機、打印機及掃描儀等現代化辦公設備，全面打造人事檔案管理信息一體化平臺，提高管理效能。以原紙張檔案為基礎，檔案管理員將教職工的檔案信息精準地錄入管理平臺，與內部其他平臺進行資源共享，并且授予教職工一部分權限查閱個人檔案[10]，從而能利用檔案信息更好地為了學校教職工服務。

最后，必須加強網絡信息安全管理。大量的紙質信息保存在檔案系統中，涉及干部的個人隱私情況，必須保證檔案的安全性。可以對存入檔案系統中的信息通過通信加密、聯機加密等技術方法進行加密處理，保證存入的信息不會輕易被竊取[11]；安裝與檔案信息軟件相適應的防毒、殺毒及防火墻等工具，加強病毒防治，增加對檔案信息保護的力度。

（五）健全人事檔案管理監督機制。《條例》是全面落實習近平總書記從嚴管理干部的具體實踐，根據要求從嚴管理監督干部人事檔案，健全人事檔案管理監督機制能更有利于干部人事檔案管理的發展。依據高校自身實際情況，制定相應監督制度并成立監督管理領導小組，保證人事檔案管理工作依據相應法律法規開展。

三、結語

各大高校應把握此次專項審核工作，通過總結審核過程中出現的問題并結合審核小組提出的指導性建議，對出現的問題進行整改，加強干部人事檔案管理的規范化、專業化、信息化建設。夯實干部人事檔案管理基礎工作，提升專業技能、提高工作效率，全面提升干部人事檔案的管理水平，挖掘人事檔案的最大價值，讓干部人事檔案能更好地為高校發展建設服務。