人力資源和社會保障局檔案管理發展新舉措

文/單縣人力資源和社會保障局 李根

隨著信息技術地不斷發展和應用，檔案管理也在不斷轉型和發展。人力資源和社會保障局負責管理和監督全國的人力資源和社會保障體系，社會的發展和進步也促使人力資源和社會保障局的檔案工作面臨著新的挑戰和機遇。比如信息技術的更新為其檔案查詢、整理等工作效率的提升以及人力資源成本消耗的降低提供了支持，也提升了檔案研究、審計等工作的便捷性，但同時也容易受到信息技術中網絡安全因素的影響，加大信息泄露、被病毒竊取的危險。為了更好地適應新時代的發展需求，人力資源和社會保障局采取了一系列檔案管理發展新舉措，以提高檔案管理工作的效率和質量，為人力資源和社會保障體系的建設提供重要的人力、管理制度體系、物力和信息化系統等方面的支持，保證檔案管理人員在規范的制度和科學的設備下開展工作，促進檔案管理向數字化、電子化、智能化、服務化方向發展。

一、人力資源和社會保障局檔案管理內容和重要性

（一）檔案管理內容。人力資源和社會保障局檔案管理的內容就是對其檔案、文獻進行管理，并為人力資源和社會保障工作提供檔案服務，涉及的內容較豐富、種類多樣。具體包括應聘者檔案、面試記錄、體檢報告、錄用通知書等相關文件的管理，以及勞動合同簽訂、員工入職手續等方面的招聘和錄用檔案管理；員工培訓計劃、培訓記錄、培訓評估、考核記錄等相關文件的管理，以及對員工績效和能力的評估和跟蹤的員工培訓和考核檔案管理；員工工資、社會保險、公積金、年終獎、福利待遇等方面的薪資福利檔案管理；員工體檢記錄、健康證明、職業病防治等方面的健康檔案管理；員工勞動合同、離職證明、工資支付記錄、糾紛處理記錄等方面的勞動管理和糾紛處理檔案管理。檔案管理的規范化、科學化和信息化，可以為國家決策和人才選拔提供可靠依據和支持[1]。

（二）檔案管理的重要性。1.保障在職人員的合法權益。檔案記錄了員工的身份證、學歷、工作經歷等個人信息，加強對這些檔案的保密管理，可以保護員工的隱私權。檔案還記錄了員工的合同協議、工資和福利待遇、培訓記錄、績效考核等內容，加強檔案管理可以有效地避免信息的泄露、保護在職人員的隱私和各種合法權益，為員工的職業發展提供重要支持。檔案還記錄了組織與外部機構和人員的合同、協議等重要文件，檔案管理可以保證合同的順利履行、避免知識產權等被侵害，保障組織的合法權益[2]。

2.為單位后續工作的順利開展提供材料支持。檔案記錄了單位的業務信息、客戶資料、合同協議等，加強其管理可以為單位業務的開展提供支持和依據，確保業務的順利開展，確保單位的檔案安全、完整、可靠，避免檔案丟失或損壞帶來的損失和風險；檔案記錄了單位的歷史信息、經驗教訓、業務資料等，可以為單位的正確決策提供支持和參考；檔案記錄了單位的績效信息、工作計劃、目標任務等，可以為單位的績效評估提供支持和依據。

3.全面地了解在職人員的成長歷程。檔案管理可以提供在職人員的培訓記錄、績效評估、工作經歷、職稱評定、職業規劃等成長歷程，為單位了解在職人員的能力水平、職業發展方向等提供參考和依據。比如在職人員參加的培訓項目、培訓內容、培訓時間等培訓記錄，可以了解在職人員的培訓歷程和能力水平；在職人員的評估標準、評估結果、評估意見等績效評估記錄，可以了解在職人員的工作表現和能力水平；在職人員工作崗位、工作職責、工作成果等就業經歷，可以幫助單位全面評估在職人員的工作能力、工作經驗，這些都充分體現了檔案管理的重要性。

二、人力資源和社會保障局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度完善性不足。人力資源和社會保障局作為政府部門，其檔案管理工作的規范性、標準化和完善性對于保證政府運轉的透明度、公正性和效率具有重要的意義。然而，目前人力資源和社會保障局的檔案管理制度仍存在可操作性不足、效果不足、制度制定零散等問題，對于檔案管理的規范和標準化存在不利影響，也導致工作流程不夠規范，缺乏統一的管理方式和標準化的操作流程，容易導致管理混亂和效率低下，檔案保護措施存在薄弱環節，容易出現泄密、損毀、丟失等問題。

（二）對檔案管理重視不足，缺乏完善的基礎設施。人力資源和社會保障局涉及的檔案資料特別豐富、種類繁多，對基礎硬件設施的要求較高。一些地方政府和機構投入不足，導致檔案管理基礎設施建設不完善。如缺少必要的設備、軟件和技術支持，將導致檔案管理仍舊按照紙質檔案的管理模式開展工作，或出現形式化的信息化改革，造成檔案管理效率和質量的降低，也因形式化的檔案管理缺乏管理標準和制度，造成檔案管理工作的混亂和低效率。還有一些地方政府和機構的檔案管理信息資料的安全管理存在問題，如未配備網絡安全防護措施，或忽視網絡安全宣傳，尤其是殺毒軟件的配備缺失，容易導致檔案管理工作出現外部攻擊，檔案信息泄密、損毀和丟失等安全問題。

（三）檔案管理人員能力不足。檔案管理工作并非只是進行資料整理，還需要管理人員有著檔案管理的相關知識儲備，了解相關的法律法規，具備一定的檔案管理技能等。但就目前一些地方人力資源和社會保障局的情況看，專業的檔案管理人才缺乏，甚至有兼任等情況，檔案管理者缺乏相關知識和技能，無法勝任工作。檔案管理工作要求管理人員細致、嚴謹，有基本的責任意識、安全意識、保密意識等，但一些檔案管理者在工作中存在不認真、不負責、不細致等問題，導致檔案管理水平較低；檔案管理是為其他部門提供資料信息，一些檔案管理人員缺乏良好的溝通和協作能力，導致檔案管理工作難以順利開展。

（四）檔案管理信息化水平不足。隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化已經成為檔案管理工作的重要趨勢。然而部分人力資源和社會保障局檔案管理信息化水平不足，檔案管理人員缺乏應用計算機技術的能力，無法熟練運用信息技術進行檔案管理，影響信息化建設；或因投入不足，檔案管理系統功能不良或沒有良好的用戶體驗，難以滿足實際工作需要，再加上檔案管理人員缺乏對系統的深入了解和使用，影響信息化建設。檔案管理涉及大量的敏感信息和個人隱私，一些檔案管理系統存在安全漏洞，容易被攻擊，導致信息泄露和損失，安全性難以保證。

三、促進人力資源和社會保障局檔案管理發展的新舉措

（一）建立規范性的檔案管理制度。規范、科學的檔案管理制度是保證其有序開展的基礎。1.人力資源和社會保障局要建立檔案管理部門、配備組織人員，制定規范的管理流程、明確管理人員的職責和工作權限的分工方案，避免造成檔案管理職責的不清楚和工作交叉。2.明確檔案管理流程，規定檔案資料的收集、整理、歸檔、銷毀等工作流程應如何開展規范性操作。3.利用信息技術手段實現檔案管理工作的信息化改革，實現檔案信息的電子化、可視化和可檢索化，提升管理效率和水平，加強對檔案資料的安全保護，防止檔案的丟失、損毀和泄露。4.利用檔案管理考核評估機制，組織專門的監督部門和人員實時監控檔案管理工作的開展，及時發現管理工作中存在的問題，提高檔案管理工作的水平和質量[3]。

（二）提升對檔案管理的重視，豐富資源配置。1.人力資源和社會保障局要對檔案管理加強重視，強化檔案管理重要性、信息化改革必要性等宣傳教育，通過組織單位內部的人員參加培訓班、開展檔案管理宣傳活動等形式，提高人力資源和社會保障工作人員對配合檔案管理工作的認知，豐富檔案管理資源配置，提高檔案管理工作質量和效率，通過配備先進的信息化技術和設備，給予檔案部門充足的資金支持，建立數字化檔案資料管理系統，實現高效的檔案管理工作，從而提升檔案管理效率和管理準確性。2.通過豐富檔案室的硬件設施、完善環境條件、加強安全防范等，保證檔案管理工作的有序開展、安全管理。3.增加檔案管理專業設備的投入，如檔案保管箱、防火柜、保險柜、電子保險箱等，實現檔案資料的安全保存，為檔案管理工作提供更好地保障和支持[4]。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養。人力資源和社會保障局檔案管理人員要積極提升綜合素養。1.積極組織檔案管理人員參加檔案管理專業知識和管理技能等的培訓，提升其工作能力和素質，可以通過組織內部培訓、邀請外部專家講解等方式，提高檔案管理人員的專業知識和技能水平。2.建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員不斷提高自身素養和專業水平，通過工作表現評價、晉升機制、獎勵機制等方式，促進檔案管理人員規范管理、安全管理意識的提升。3.組織檔案管理人員之間進行交流和互動，促進知識和經驗的共享，通過組織內部交流會、行業論壇等方式，幫助檔案管理人員發現自身的問題，并從他人的有效管理中學到經驗和技能。4.提升對檔案管理人員道德品質的重視，加強職業道德教育，提高其職業道德水平，通過制定職業道德準則、組織職業道德教育培訓等方式，提高檔案管理人員的職業道德水平[5]。

（四）積極開展檔案管理信息化建設。1.利用信息化技術建立檔案庫。人力資源和社會保障局可以通過引進先進的檔案管理系統、建立單位內部的數字化資料庫等方式，形成信息化的檔案管理體系。還可以建立電子檔案管理系統，實現電子檔案管理體系，促進檔案資料存儲、傳輸和檢索等效率和質量的提升。通過推廣電子檔案管理制度，形成信息化的管理系統，開展電子檔案的有序管理。在人力資源和社會保障局內部建立信息共享平臺，利用互聯網、計算機等實現信息的交互，建立信息共享機制、制定信息共享規定等管理機制，加強檔案管理部門之間的信息共享，實現信息的互通和協同，從而保證檔案資料的數字化保存、信息化改革、智能化管理[6]。

2.加強網絡安全保護。信息技術在給人力資源和社會保障局檔案管理帶來便利的同時，也產生了與之相對的網絡安全問題。因此，要加強檔案管理網絡安全保護。首先，要根據可能面臨的網絡安全問題制定相應的管理制度，并明確責任人，確定檔案管理人員的管理權限，規范網絡安全管理流程和措施，確保檔案管理系統的網絡安全。其次，利用加密傳輸、訪問控制、防火墻、病毒檢測等，建立起完善的網絡安全防范措施，保證檔案管理系統在安全的網絡環境中開展工作，并明確單位內不同部分人員對檔案的訪問權限，加強網絡安全培訓，提高其網絡安全意識和防范能力，并要求檔案管理人員設置加密密碼，防止檔案信息的泄露。要定期進行網絡安全檢測和評估，防范網絡安全風險，實現檔案資料的安全保護，保護勞動者的合法權益。在此基礎上，人力資源和社會保障局還要建立網絡安全應急預案，規定應急響應流程和措施，及時應對網絡安全事件，保障檔案管理系統的網絡安全。

四、結語

人力資源和社會保障局檔案管理工作關系到億萬勞動者的合法權益和利益，涵蓋了社會各領域的重要信息和歷史遺留問題，是人力資源和社會保障局重要的管理部門。隨著數字化時代的推進，檔案管理也必須與時俱進，采取一系列新的發展舉措，以適應社會的需求和發展。積極建立檔案管理的信息化管理庫、管理制度，為其工作的順利開展奠定基礎。檔案管理工作的開展還需要全社會的關注和支持，并不斷探索和創新，以實現檔案管理工作的高質量、高效率、高水平發展，為社會的發展和進步作出貢獻。