淺析事業單位中層管理人員素質的提升

梁 華

（云南省熱帶作物科學研究所，西雙版納 666100）

引 言

在事業單位組織構架中，中層管理人員（部門經理或負責人等）的重要作用是上情下傳、下情上達，是承上啟下的關鍵性樞紐：既要把上級的科研目標、經營目標轉化、落實在實際工作中，做好目標管理，還要堅持原則，采用柔和的方式方法，以自身積極帶動整體（部門）進行互動，營造良好的工作氛圍，搭建互通信息交流平臺；既要讓上級覺得工作放心、可靠且有效率，又要使員工覺得處事公正、合理，還能干。作為中層管理人員，既要很好地領會上級的發展意圖、工作思路，又要以開放的心態、正確的方式管理好部門事務和團隊工作過程，謂之中堅力量、頂梁柱是不為過的。其自身需要具備和增強以下能力，只有這樣才能完成部門任務和單位目標。

一、增強發現問題的能力

立足于對實際情況的把握與分析，抓住問題的關鍵，更好地指導具體實踐。

（一）增強發現問題的意識，對事物多提問

首先，在提問前先確定自己提問的目的和此問所需得到的答案。比如，針對招聘面試時所提“你對招聘單位有哪些方面的了解和接觸？”，需要得到的答案：①應聘者對加入單位的意愿強度；②應聘者對專業的掌握程度和與單位研究方向一致度的配比情況；③獲知應聘者其他的興趣點（認同單位文化、對工作環境的要求、對單位區域的要求等）。

其次，提問時要有正確的發問方式，在用詞方面要貼切，描述要準確，盡量不要使用模糊兩可的詞語。比如，在招聘時要對“應屆畢業生”身份的界定明確說明：20XX—20XX 屆在擇業期未落實工作單位的畢業生。簽訂了聘用合同或勞動合同，并參加了職工養老保險、醫療保險等社會保險的有工作經歷求職者已喪失了“應屆畢業生”的身份，就不屬于應聘范圍。

再次，在提問后要把注意力始終集中在與對方的溝通上，不要隨意打斷對方的話。對面交談會產生一定的緊張氣氛，在回答時會出現不順暢的局面[1]，這時不要打斷，讓其靜默一會兒重新組織語言回答，從中抓住關鍵語句推敲出結論，同時也可觀察對方的應變能力、表述能力和心理承受力。

最后，提問后將所獲得的信息做個簡要歸納說明得到對方的確認，達成共識，為后續進一步的發展或直接定論提供決策依據。

（二）重視細節，日常多觀察多思考

從各種日常表象中抓住某些關鍵事件或一些不合常規的地方進行分析判斷，發現問題真正的矛盾所在。例如，發現這段時間員工出勤率有異常現象，有兩名員工連續幾天都是遲到三五分鐘。透過表現看內在，經分析研判，兩人遲到原因一個是送小孩遲到，一個是晚睡起不來遲到；再抽絲剝繭往深里看，一個是因學校調整入校時間，與上班時間有沖突，送小孩上學后返回上班遲到；一個是晚上打游戲凌晨才休息造成遲到。一個是家庭因素，一個是生活狀態原因，通過思考判斷發現問題找出了最根本的原因，之后解決問題就有了依據和方向。

二、提高問題的解決能力。

解決問題的能力是中層管理者的核心能力，它體現了工作效率和質量，是單位目標量化的重要執行層[2]。

首先，在思想上，要從一個崗位職能的模范角色轉變為領先、指導的領導角色。當脫離熟悉的專業崗位范圍職能后，晉升到多職能范圍轉變時，要盡快地把工作關系、同事關系等所有的關系理順，并將工作關注點的范圍變廣，多學習、多獲取不同類型的知識，如文化政治理論知識、提升本職專業的知識、相關學科知識等，將自己從“崗位專業人才”變為“多職能通才”，形成自己的領導風格、思維方式，潛移默化地引導員工的思路和行為。

其次，著眼于單位戰略與目標，制訂部門工作計劃，將指標量化層層分解，明確各崗位職責、責任范圍和制定規范工作流程。要經常審視身邊的各類文件，找出與實際運行中不足的地方，及時修訂完善，使內部流程更加科學規范。員工依據職責和流程明白“該做什么、標準要求是什么、怎樣做好”的清晰脈絡，就能更好地促進員工獨立思考，有序開展工作。

再次，要適當給員工授權，自主解決崗位內的一些問題，為員工成長創造機會。在授權的同時要抓住三個關鍵部分：①考核工作的進度，是否在計劃時間內完成階段性任務，下一任務是否在計劃的時間段有序開展了；②考核工作的結果（成效），當工作任務完成時，不管是提前或按時或延后完成，它產生的結果是否是在計劃當中應該得出的結果（成效）；③考核工作任務完成的總結，是否對達成結果的過程進行分析，是否形成規范性流程，是否分析了未達成的原因，對今后如何糾正或避免是否有改進的意見或建議[3]。

最后，提升領悟力，增強對問題的理解和工作方向的把握。日常要重視信息收集，從外界紛雜的信息中發現自己需要的、有價值的信息，結合自己的實際問題、管理情況研判分析，形成自己的認知；在工作中觀察員工能不能自主很好地解決眼前的問題，部門成員間有沒有協調合作解決一些共性的問題，項目的研究方向有沒有偏離主線。從收集和積累的內外信息中分析出現問題矛盾的主要方向、次要方向和可能的發展變化，了解問題產生的主觀因素和客觀原因，判斷問題產生的影響程度，從解決問題中積累經驗，不斷總結后進行優化分析、判斷、處理，這樣一來再遇到類似的問題就能有更好的解決方案，或可提前預防出現類似的問題。

三、增強與各部門的協作能力

任何目標任務都不是一個部門獨自就能完成的，需要多個部門共同努力、協同配合才能圓滿完成。

（一）了解與本部門相關的部門的職能職責

單位為了應對復雜的運營管理，必然進行專業化分工，難免會造成各部門職能交叉，就需要部門職責協調[4]。了解和熟悉協同部門的職責，能對同一項任務存在職責前后銜接和對職責范圍的界定有一個明確的認知，清楚每階段操作的流程要求與時間限定，形成負責的思維模式和習慣，就能更好地在日常工作中相互協助，避免推諉扯皮現象。

（二）與其他部門進行及時有效的溝通

及時收集、匯總問題，將關鍵內容形成書面報告與相關部門溝通，合理分配責、權、利，可提高業務效率和質量，節約人力、物力和時間。例如，近期出現了人員流失的現象，人力資源部門作為主要牽頭部門，必須及時與人員流失部門進行溝通，根據流失部門提供的空缺人員類型、數量、技能等信息，制訂人員補充計劃和相應的解決方案及后續工作。

（三）提高協作服務意識

部門協同溝通順暢至少能解決單位（或部門間）60%～80%協調乏力的問題。因為只有協作意識到位，才能把協作的事情當成自己的事情去辦理，也只有相互地提高協作服務意識，才能提高整體的協作服務水平，才能把協作之事辦好，才能完整地完成每項工作任務。例如，單位中有員工的職務（崗位）發生變化，從高級工晉升到了技師，勞資部門要主動將晉升的材料交于職稱管理部門辦理技師崗位申報手續，批準后及時反饋回勞資部門申請技師崗位工資，審批后要積極與財務部門溝通落實新標準工資的發放。只有協助意識到位，各部門才能快速地依據職責完整辦理好員工崗位變動這項工作任務。

四、增強與部門團隊的溝通能力

管理溝通是日常管理工作中的一個核心內容，是各部門目標達成、各員工有效工作的基礎。團體內溝通順暢形成合力，任務指標、員工利益都能得到很好的實現。

（一）共建同理心，搭建信任平臺

無論是科研科技服務、政府單位職能服務、市場商業服務、社區群眾服務、最終的對接點還是人對人的服務，都要站在對方的角度和位置上，客觀理解對方的內心感受，在做事前先思考“我這樣做，他人會怎么想”，然后換位思考“他人這樣做，我會怎么想”。采用換位思考和感受他人內心的做事方式，可避免一些不必要的誤會、失誤和矛盾，也更容易獲得他人對自己人格、態度、價值觀等方面的信任，獲得對團隊做事方法、信譽和品質的信任。領導與團隊共建同理心，對人真誠、尊重或體諒對方，建立了互信，就形成了一個良性循環，人際關系、團際關系就會更加和諧融洽。

（二）共建學習氛圍，促進共同進步

部門團隊具有統一意識、共同進步的能力，就具備了良好模因的特征，就能不斷地迭代、進步，就能滿足更高的市場需求、項目規格和單位發展需求。①共同學習黨的方針政策、新理論、新思想。熟悉國家政策大方向，掌握與單位發展、部門具體業務相關的政策文件、方法技術，做到完整、準確、全面領會，對是什么、干什么、怎么干了然于胸，為目標量化、崗位履行、職責落實打下堅實的基礎。②定期或不定期地召開會議，就眼前的工作情況或問題進行交流。以口述形式或書面形式把工作情況或問題與團隊所有人進行交流，有不同意見當場提出，現場討論，達成共識，以便做出有效、有力的結論。③有意識地引導團隊增強注意力，多進行深度思考。引導團隊看待問題的方式方法和培養深度思考的習慣，將其內化為工作生活核心，對改變團隊之間的關系有很大的增強作用，對個人能力的提升、后續成功有很大的促進作用。

五、提高公文寫作能力

俗話說“口說無憑，落筆為準”，在單位運營生產、日常管理活動中，函件、協議、申請報告、通知、計劃、總結等都要用筆頭落實成文字加以認同。作為中層管理者，無論是采用電子信息科技系統還是使用書面紙質方式進行決策、溝通、反饋、匯報、宣傳等，都需要有扎實的文字功底基礎。

（一）要提升語言使用的能力

日常要多閱讀、多思考、多練習和積累、多修改和比較，只有這樣才能自如地運用多種語言表達方式，形成各種各樣的語言風格。例如：編制事務性文件計劃、總結類，可適當采用些富于感染力的詞語，表達計劃的較強可操作性和圓滿完成任務取得較好成績；擬定專用公文財經類則要嚴謹、平實和規范，數據要準確，科目歸類要精準；發布法定公文語言必須文雅莊重、嚴肅認真，使用規定格式；編寫科研項目課題申報、立項、研究成果等材料，要內容全面詳盡，體現專業性強，采用技術、質量標準要符合國家規定和要求[5]。

（二）增強編制文檔技能

一是編制文檔時邏輯思維要清晰，文檔構架要合理，排版規整要有層次，文字要通順。二是形式要多樣化，整篇文檔除文字外，可以使用流程圖、表格、圖示等方式對文檔內容進行補充，增加文檔的可讀性和可視化程度。三是要根據受眾對象的性質編制不同風格的文檔，如針對單位退休人員宣傳教育文檔，盡量圖文并茂、字體偏大，或直接采取圖示的方式，以便老年人直觀學習。如果僅是內部交流溝通類文檔，可采用便簽形式（把握“五要素”原則）告知即可。

六、加強情緒調節能力

情緒調節是加強自我管理能力中的一個關鍵點，是自我控制的力量，是保持正確思想的方法。

（一）加強自身的情緒管理

作為中層管理者，最忌諱在工作時情緒化，這會影響與團隊成員間的相處，所以要先處理好自己的心情，再來處理工作事務。在與部門團隊進行工作交流、問題反饋、績效談話時要態度平和、真誠付出、認真傾聽，不把私人情緒、個人偏見夾雜在交談中，或采用不恰當的方式表達；在遇到突發事件時要保持穩定的情緒，可以維持思路清晰，有效協調溝通，快速找到解決突發事件的方法，從而避免慌亂使事件失控或做出錯誤判斷；在面對競爭對手時，只有管理好情緒才能做事周全縝密，不給對手可乘之機。作為中層管理者，一貫地保持良好的情緒，積極穩定地處事，不僅能獲得上級領導的青睞與贊賞，也較容易獲得部門團隊的認可，并能帶動大家積極效仿，形成良性氛圍，養成日常習慣。

（二）關注團體情緒表現

首先，對團隊成員的家庭情況、性格愛好、優缺點要有清晰的認知，對其情緒的變化要清楚，及時給予開導和關懷。其次，要恰當地表揚員工的優點、做的好事、出的成績，增強員工的幸福感和成就感。再次，引導員工轉移情緒，通過組織一些體育活動或團建活動，如籃球比賽、排球運動等團體活動，通過奔跑、灌籃、跳躍、扣殺等運動方式讓員工有表達情緒的“排泄渠道”，出身汗、吼兩句，掃除自我負面情緒。最后，經常與團隊成員分享一些健康積極的情緒管理知識、情緒表達經驗，分享一切值得分享的東西，讓團隊成員保持樂觀心態，不斷進行自我激勵，充滿正能量。因工作時間占據了日常生活中大部分的時間，學習控制管理好自己的情緒對自身職業生涯和營造團隊和諧氛圍至關重要，需要管理者和團隊成員在日常工作中多磨煉、多積累、多總結，建立良好的團隊精神、良好的工作態度，只有這樣才能更好地提升自我管控能力，管理好情緒。

結 語

因中層管理人員的核心地位在事業單位實現穩定發展、獲得社會效益和經濟效益等各方面有著舉足輕重的作用，其具備的能力越強、技能越高、思維方式越開闊，才能更好地指引和帶領部門團隊完成部門指標、單位經營目標及對外樹立良好的單位形象和口碑。中層管理人員在學習、執行上要以身作則，員工“上行下效”，形成團隊合力，產生聚集效果，吸引更多的高素質人才加入，就會產生更強的創新力、執行力、協作力和凝聚力，從而組建優秀的管理團隊，為事業單位高效率、高質量持續發展提供重要保障。