人工智能技術(shù)賦能企業(yè)費用管理變革的探索

林禮誼

（福建省國有資產(chǎn)管理有限公司，福建 福州 350004）

0 引言

隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能（AI）等前沿科技的興起，一些公司正熱衷于接受這些科技所帶來的財務(wù)管理方式的革新，并已取得了顯著的進(jìn)步，但也面臨智能化程度不足的問題，進(jìn)一步提升的空間有限。2010年以來人工智能（AI）技術(shù)發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，分別在人工智能所需的視覺識別、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言理解、知識圖譜等技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展了新的應(yīng)用場景，并逐步推向市場化。人工智能場景的成熟應(yīng)用也為企業(yè)的財務(wù)管理工作的智能化提供了更多的機(jī)遇。人工智能技術(shù)的賦能使財務(wù)核算自動化、業(yè)財融合、費用管控、財務(wù)分析和財務(wù)管控等領(lǐng)域都有了更準(zhǔn)確的算法和更先進(jìn)的模型工具。

在財務(wù)的費用管理上，國家層面積極推動金稅工程四期建設(shè)和逐步推動電子發(fā)票在全國的落地，對企業(yè)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。企業(yè)可以借助電子發(fā)票的落地，通過采用人工智能技術(shù)來賦能企業(yè)的費用管理，進(jìn)一步降本增效、增強(qiáng)費用管控能力，從而達(dá)到提升財務(wù)管理水平和增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的目標(biāo)。

1 傳統(tǒng)費用管理方式面臨的問題

費用報銷是財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，關(guān)乎著企業(yè)的資金安全、財務(wù)規(guī)范與稅務(wù)合規(guī)，更關(guān)乎每個員工的切身利益，可以說費用報銷是與員工日常工作最密切的內(nèi)容，也是員工有效開展工作的有力保障，因此，經(jīng)營管理者越來越關(guān)注讓費用報銷實現(xiàn)高效合規(guī)，然而傳統(tǒng)的費用管控方式有限，暴露出越來越多的問題，勢必需要引入新的管理方式來實現(xiàn)目標(biāo)的落實。

1.1 傳統(tǒng)費用管理面臨的問題

傳統(tǒng)費用報銷方式主要以線下報銷或者基于OA、費控系統(tǒng)的部分線上報銷形式，員工手工填單、寄送原始票據(jù)，由會計審核并核算入賬。雖然借助信息化技術(shù)企業(yè)費用管理能力有了提升，但仍然存在報銷體驗差、費用合規(guī)和風(fēng)控缺乏抓手、會計審單質(zhì)量和效率有待提升和費用數(shù)字治理及洞察能力不足等問題，急需引入人工智能技術(shù)賦能企業(yè)費用管理，解決上述問題。

1.1.1 員工報銷體驗差

員工費用報銷需要提前理票、手工填寫報銷單或人工填寫報銷單并將原始票據(jù)提交至財務(wù)部供會計審核，過程費時費力且需要理解相應(yīng)報銷規(guī)則以確保合規(guī)，容易因合規(guī)問題而被財務(wù)退單且報銷時間長，導(dǎo)致員工費用報銷體驗差。

1.1.2 費用合規(guī)和風(fēng)控缺乏抓手

費用合規(guī)與風(fēng)險包含票據(jù)合規(guī)性、業(yè)務(wù)真實性、業(yè)務(wù)合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性等，傳統(tǒng)報銷模式下，都要依賴業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、費用會計根據(jù)企業(yè)報銷制度進(jìn)行人工一一甄別，除效率低下外，也存在一定的費用合規(guī)和風(fēng)險隱患。

⑴ 票據(jù)合規(guī)性：員工報銷涉及公司方方面面的支出，涉及票種多且雜，完全依賴人工進(jìn)行查重、驗真、合規(guī)性以及涉稅黑名單的審核，審核工作量大、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一、容易出錯，潛在稅務(wù)風(fēng)險等問題無法完全避免。

⑵ 業(yè)務(wù)真實性：員工在費用申請和報銷過程中可能會出現(xiàn)虛報費用、偽造報銷憑證等行為，這些行為會給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，同時也會破壞企業(yè)形象和信譽。

⑶ 業(yè)務(wù)合規(guī)性：如果企業(yè)在費用申請和報銷流程中缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，或者沒有實施有效的監(jiān)督和控制，就可能會出現(xiàn)不規(guī)范的情況。

⑷ 金額準(zhǔn)確性：傳統(tǒng)報銷方式計算報銷金額仍然是人工計算，即便是有費用管理系統(tǒng)的單位能做到將各項不同費用進(jìn)行自動匯總，但對于報銷人而言，卻依然需要手工將自己消費所獲得的票據(jù)金額，一筆一筆地輸入進(jìn)電子報銷單中，這樣的操作過程難免金額出錯，審核人員還要對報銷單中的每一筆明細(xì)核對票據(jù)上的金額，確保一分錢都不出錯。因此，缺乏人工智能的費用管理系統(tǒng)只能加強(qiáng)流程的管控，但是工作效率的提升還存在較大的局限性。

1.1.3 費用數(shù)字治理與洞察能力不足

傳統(tǒng)費用管理信息系統(tǒng)缺乏有效工具將發(fā)票、單據(jù)、費用合同等財務(wù)資料進(jìn)行結(jié)構(gòu)化應(yīng)用，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，多維對比分析支撐不足，不利于數(shù)據(jù)驅(qū)動費用決策的實現(xiàn)，并且還缺乏費用數(shù)據(jù)可視化分析工具，無法全方位實時把控費用報銷數(shù)據(jù)，驅(qū)動費用管理決策。

1.2 費用管理創(chuàng)新發(fā)展方向

當(dāng)前，財務(wù)管理正在朝著智能化的方向進(jìn)步，這種新興潮流為現(xiàn)行的財務(wù)管理提供了全新的發(fā)展契機(jī)，但也引發(fā)了全新的考驗。通過實施智能化的財務(wù)管理，我們不只是能夠降低員工的壓力，優(yōu)化財務(wù)管理體系，還能增強(qiáng)財務(wù)數(shù)據(jù)的全面性和精確度。所以，公司有必要實行適當(dāng)?shù)牟呗裕_保財務(wù)管理朝著智能化的方向穩(wěn)步進(jìn)步。

1.2.1 大數(shù)據(jù)、財務(wù)云方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)和IT的發(fā)展，通過智能化的財務(wù)管理，我們有能力把稅務(wù)部門、證券監(jiān)督委員會、審計部門和云端、和第三方服務(wù)平臺連接起來，從而達(dá)到信息的共享，并對所有的組織和機(jī)構(gòu)的財務(wù)活動提供必要的幫助。

1.2.2 財務(wù)智能化方向

職員即刻地記載和保存財務(wù)信息，并且，任何一位職員都無法對這些財務(wù)信息進(jìn)行修改。智慧的財務(wù)管理不只體現(xiàn)在創(chuàng)新的會計制度上，也有助于推動智慧的合約持續(xù)成長，確保其實際應(yīng)用。通過使用智能協(xié)議，我們可以根據(jù)預(yù)設(shè)的時間段來自動完成工作，并且在這個過程中避免了人工介入，從而降低了人為的干擾。

1.2.3 財務(wù)共享方向

持續(xù)進(jìn)步的智能化財務(wù)管理有助于增強(qiáng)企業(yè)運營的效益和品質(zhì)，同時，由于智能科技的運用，財務(wù)管理的職責(zé)也在相應(yīng)地進(jìn)行調(diào)整。傳統(tǒng)的財務(wù)管理體系已經(jīng)難以滿足智能化財務(wù)管理的要求，因此，公司在執(zhí)行財務(wù)職責(zé)時，把財務(wù)管理活動中產(chǎn)生最大價值的部分從財務(wù)部門獨立出來，并把它們安排到集團(tuán)公司或者業(yè)務(wù)領(lǐng)域，讓財務(wù)工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行融合共享，有利于產(chǎn)生更大的效益和價值。

2 人工智能技術(shù)體系概述

人工智能按照其所發(fā)揮領(lǐng)域可分三大類，即感知智能、運算智能、認(rèn)知智能，通過三大類的有機(jī)結(jié)合，賦能財務(wù)各個領(lǐng)域的應(yīng)用。

感知智能，是對人類視覺、聽覺和觸覺等感知能力的模擬，以計算機(jī)視覺和語音識別為代表；運算智能，是對人類大腦計算和記憶存儲能力的模擬，主要體現(xiàn)為對數(shù)據(jù)的計算和存儲；認(rèn)知智能，是機(jī)器對人類大腦中理解、學(xué)習(xí)和推理能力的模擬，機(jī)器學(xué)習(xí)可以理解為真正具備“學(xué)習(xí)”能力的機(jī)器系統(tǒng)。

3 人工智能技術(shù)在企業(yè)費用管理中的應(yīng)用場景

3.1 智能票據(jù)識別

利用人工智能技術(shù)對票據(jù)進(jìn)行自動識別和信息提取，可以大大提高票據(jù)處理的效率和準(zhǔn)確性，減少人工干預(yù)和錯誤。其原理主要是基于深度學(xué)習(xí)和計算機(jī)視覺技術(shù)，通過對大量的票據(jù)圖片進(jìn)行訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，模型可以自動識別和提取票據(jù)中的關(guān)鍵信息，如金額、日期、發(fā)票號等。同時，還可以對票據(jù)的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，有效防止虛假票據(jù)的流入。

3.2 智能報銷填單

利用人工智能技術(shù)自動填寫報銷單據(jù)，減少人工填寫和審核的工作量，提高報銷效率和準(zhǔn)確性。結(jié)合智能票據(jù)識別技術(shù)，將已經(jīng)提取的發(fā)票信息自動填寫到報銷單據(jù)模板中，同時還可以對報銷單據(jù)中的信息進(jìn)行校驗，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。這提高了報銷的效率和準(zhǔn)確性，減少了人工填寫和審核的錯誤，并能促進(jìn)報銷流程審批程序的簡化，降低管理成本。

3.3 智能單據(jù)稽核

利用人工智能技術(shù)對單據(jù)進(jìn)行自動化稽核和審核，減少人為錯誤和疏漏，提高單據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。將以往需要財務(wù)后置審核的合規(guī)性檢查規(guī)則，前置到報銷填寫環(huán)節(jié)，讓報銷人在填單時就能得到預(yù)警和提示，無需等到審核時才發(fā)現(xiàn)。在稽核環(huán)節(jié)只要列出機(jī)器無法判斷的個別情況給予處理，減少錯誤和疏漏，極大減少審核時間和成本，提高效率和管理水平。

3.4 智能紙電對比

利用人工智能技術(shù)對紙質(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行自動化對比和分析，以發(fā)現(xiàn)其中的差異和相似之處，提高文檔處理的效率和準(zhǔn)確性，減少人工對比和審核的工作量?；谧匀徽Z言處理和計算機(jī)視覺技術(shù)，通過對紙質(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)換，模型可以自動識別和提取文檔中的關(guān)鍵信息，如文字、表格、圖片等，并將其進(jìn)行比對和分析。

3.5 智能財務(wù)核算

基于大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，通過對大量的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，模型可以自動識別和提取數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵信息，如收入、成本、費用以及部門、客戶、供應(yīng)商等會計核算檔案，并將其進(jìn)行分類、歸集和分析之后，按照財務(wù)核算的規(guī)則自動生成記賬憑證。

3.6 智能憑證管理與歸檔

基于計算機(jī)視覺和自然語言處理技術(shù)，通過對會計憑證進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)換，模型可以自動識別和提取憑證中的關(guān)鍵信息，如科目、金額、日期等，并將其進(jìn)行分類、整理和歸檔。

4 企業(yè)實現(xiàn)費用管理智能化的建設(shè)路徑

4.1 轉(zhuǎn)變財務(wù)管理理念

智能化技術(shù)賦能的賦能要求轉(zhuǎn)變我們傳統(tǒng)的財務(wù)管理觀念和思維模式。財務(wù)人員的工作將不只是管控，更多地扮演業(yè)務(wù)支持者的角色。

4.2 創(chuàng)新財務(wù)管理方式

在構(gòu)建公司的智能財務(wù)管理系統(tǒng)時，我們需要逐步達(dá)到自動化的財務(wù)管理、虛擬化的資金流動和精確的風(fēng)險控制，以此來實現(xiàn)創(chuàng)新的財務(wù)管理模式。

4.3 培養(yǎng)復(fù)合型人才

財務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用，基礎(chǔ)職位的會計人員需要積極主動地學(xué)習(xí)財務(wù)管理知識，特別是在財務(wù)分析和決策方面的技能，以便盡快實現(xiàn)從“核算型”向“管理型”的復(fù)合型財務(wù)人員的轉(zhuǎn)變。

4.4 選擇合理的技術(shù)路線

人工智能涉及技術(shù)路線較多，常見的人工智能技術(shù)應(yīng)用到財務(wù)領(lǐng)域包括但不限于OCR（光學(xué)字符識別）、NLP（自然語言處理）、智能語音處理（ASR）、機(jī)器學(xué)習(xí)算法、知識圖譜、機(jī)器人流程自動化（RPA）和規(guī)則引擎等。將費用報銷分類，主要依靠包括感知智能、認(rèn)知智能和決策智能三個方向的技術(shù)，需要依賴相關(guān)的成熟技術(shù)，以下提出關(guān)于各個發(fā)展階段如何選擇合適的技術(shù)方案的參考性建議（表1）。

表1 各建設(shè)階段適合的技術(shù)方案

4.5 選擇適合的建設(shè)策略

企業(yè)在選定通過人工智能來提升費用管理水平的途徑后，重點在于選定合理的建設(shè)策略以達(dá)成目標(biāo)。建設(shè)策略的選擇有賴于行業(yè)屬性、規(guī)模、數(shù)字化水平以及外部環(huán)境的稅票、檔案的電子化等因素的影響，以下是部分策略選擇建議：

⑴ 企業(yè)規(guī)模適中、數(shù)字化能力弱的企業(yè)，建議重構(gòu)企業(yè)報賬管理和引入智能化技術(shù)建設(shè)策略。

⑵ 企業(yè)規(guī)模大且數(shù)字化能力較強(qiáng)的企業(yè)，建議在原有報賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)上引入智能化技術(shù)應(yīng)用，以提升費用報賬的智能化水平。

⑶ 在規(guī)劃建設(shè)路徑上，建議采用總體規(guī)劃、分步實施、試點先行、以點帶面的總體建設(shè)規(guī)劃路徑。

5 費用管理智能化帶來的財務(wù)管理價值

5.1 降本增效

智能化費用管理可以通過自動化處理和優(yōu)化流程，降低企業(yè)的財務(wù)管理成本。通過自動化方式處理眾多的金融信息，把許多重復(fù)的任務(wù)委托給機(jī)器人進(jìn)行自主執(zhí)行，并對支出文件的合法性進(jìn)行智能審查，這樣就可以使得機(jī)器人取代那些需要多個職位并且既簡潔又復(fù)雜的任務(wù)，從而降低了金融工作者的負(fù)擔(dān)，同時也提升了金融管理的效益。

5.2 提高會計質(zhì)量

利用先進(jìn)的技術(shù)和算法，減少人為錯誤和疏漏，提高財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，滿足合規(guī)要求。智能化費用管理企業(yè)可以獲得更準(zhǔn)確、更及時的財務(wù)數(shù)據(jù)，從而更好地掌握企業(yè)的財務(wù)狀況，為決策提供更可靠的數(shù)據(jù)支持。

5.3 促進(jìn)業(yè)財融合

通過費用管理智能化，可以將業(yè)務(wù)和財務(wù)兩個環(huán)節(jié)更好地銜接起來，實現(xiàn)信息的互通和共享。

⑴ 自動化數(shù)據(jù)采集：通過自動化數(shù)據(jù)采集技術(shù)，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)，減少人為干預(yù)和錯誤，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

⑵ 實時數(shù)據(jù)分析：實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)分析，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中的問題和風(fēng)險，為業(yè)務(wù)決策提供更可靠的數(shù)據(jù)支持。

⑶ 智能化預(yù)測：利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，對未來的業(yè)務(wù)趨勢進(jìn)行預(yù)測和分析，為業(yè)務(wù)決策提供更準(zhǔn)確、更前瞻的參考。

⑷ 過程調(diào)整：通過調(diào)整并完善商業(yè)過程，可以增強(qiáng)工作的效益與品質(zhì)，并且還可以減少開銷與潛在的危害。

⑸ 合規(guī)性管理：更好地滿足不同國家和地區(qū)的合規(guī)性要求，減少企業(yè)的法律風(fēng)險和成本。

6 結(jié)論與展望

“機(jī)器人與人工智能”與企業(yè)費用管理融合時代已經(jīng)到來，這一創(chuàng)新的財務(wù)管理服務(wù)方式讓勞動力變得更為強(qiáng)大，有助于財務(wù)專業(yè)人士更高效、更優(yōu)質(zhì)、更安全地完成各項任務(wù)。在此背景下，人工智能的時代將在移動互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上邁向一個更為多樣化的新階段。疫情的影響使非接觸式經(jīng)濟(jì)得以飛速增長，因此，構(gòu)建“人工智能+機(jī)器人”的商業(yè)平臺，同時支持財務(wù)共享，已經(jīng)成為公司數(shù)字化和智能化運作的核心。這將有助于加速企業(yè)向感知和敏捷的組織模式轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)不穩(wěn)定和不確定的環(huán)境，幫助企業(yè)在危機(jī)中尋找機(jī)遇，并在變革中創(chuàng)造新的商業(yè)模式。在未來，互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、財務(wù)管理將共同構(gòu)建一個多元化的智能財務(wù)共享服務(wù)領(lǐng)域，而智能機(jī)器人與財務(wù)共享的融合將更有效地為社會提供服務(wù)。