國有企業檔案數字化轉型的策略與實踐研究

[摘 要]檔案是國有企業寶貴的信息資源和管理資產，是企業生產經營、科研開發、決策管理等活動的真實記錄，在企業改革發展中發揮著不可替代的重要作用。當前，以數字化為核心的信息技術革命風起云涌，給國有企業檔案管理帶來新的機遇和挑戰。積極順應信息時代發展大勢，加快推進國有企業檔案管理數字化轉型，是新時代國有企業檔案工作的緊迫任務。本文立足國有企業檔案管理實際，分析國有企業檔案數字化轉型面臨的突出問題，探討國有企業檔案數字化轉型的策略舉措，以期為新形勢下國有企業檔案管理現代化建設提供有益參考。

[關鍵詞]國有企業；檔案管理；數字化轉型

一、國有企業檔案管理數字化轉型過程中存在的問題

（一）國有企業檔案數字化管理建設的難度大

國有企業檔案數字化管理建設是一項系統工程，涉及諸多方面，需要企業上下共同努力。這項工作不僅需要大量的人力、物力和財力投入，還需要企業各部門的通力合作和協同推進。檔案管理部門與信息技術部門必須緊密配合，共同推動數字化轉型。檔案管理人員也需要不斷學習新知識、掌握新技能，以適應數字化管理的要求。這些因素疊加在一起，增加了國有企業檔案數字化管理建設的難度。

國有企業檔案數字化管理建設是一個長期而復雜的過程，涉及管理理念、管理模式、管理流程、管理系統、管理制度、人員培訓等諸多方面的改革與創新。這些工作都需要企業投入大量的時間和精力，持之以恒地推進。檔案數字化管理不是一蹴而就的，而是需要在實踐中不斷探索、完善和優化[1]。

（二）國有企業檔案數字化管理硬件設施更新慢

當前，許多國有企業的檔案管理硬件設施陳舊落后，難以滿足數字化管理需求。一些企業的檔案管理系統已經老化，存儲容量不足，計算性能不強，網絡帶寬較小。檔案管理軟件版本也相對較低，很多還在使用20世紀的版本。服務器配置不高，檔案管理的計算機數量有限。大部分檔案仍以紙質為主，數字檔案的比例不高，數字化加工效率低下。這些問題制約了國有企業檔案數字化管理的發展步伐。

造成國有企業檔案數字化管理硬件設施更新緩慢的原因是多方面的。企業領導對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理是一項輔助性工作，投入的人力和資金相對較少。財務部門對檔案管理經費的支持力度不大，導致檔案管理部門經費緊張，難以購置先進的硬件設施。檔案管理部門在硬件設施需求論證方面也有所欠缺，缺乏長遠規劃和系統設計，使得檔案管理硬件設施更新速度慢、效果不理想。

（三）國有企業檔案數字化管理人員業務能力不足

在傳統的檔案管理工作中采取的一般是紙質管理的模式，在數字化的管理和應用環節，必然會存在一些業務問題。檔案管理人員大多缺乏現代信息技術知識和技能，對檔案數字化管理的認識不夠深入。在實際工作中，他們不能熟練運用計算機、網絡、數據庫等現代化手段開展檔案管理，不能高效地完成檔案的數字化加工、整理、存儲和檢索等工作。檔案管理人員對檔案管理信息系統的維護和更新也難以勝任，無法及時發現和解決系統運行中的問題，這些都影響了國有企業檔案數字化管理水平的提升。

檔案管理人員業務能力不足的原因主要包括：檔案管理人員知識更新不及時，學習意識和主動性不強，對檔案數字化管理新知識、新技術、新方法掌握不夠。企業對檔案管理人員的培訓力度不足，缺乏有針對性、系統性的培訓計劃和方案，檔案管理人員難以通過培訓來提升業務能力。檔案管理人員工作任務繁重，事務性工作較多，難以抽出足夠的時間和精力來學習新知識、鉆研新技術。檔案管理人員的職業發展空間有限，晉升渠道較少，工作積極性不高，缺乏學習提高的內在動力[2]。

二、國有企業檔案數字化管理轉型的策略分析

（一）培養具備高度信息素養的檔案管理人才

檔案數字化管理的關鍵在人才。國有企業要重視檔案管理人才隊伍建設，培養一批信息素養高、專業能力強、業務水平精的檔案管理人才。企業要制訂科學合理的人才培養計劃，構建人才培養體系，采取多種形式提升檔案管理人員的信息素養和專業能力。加強職前教育和在職培訓，有針對性地開展計算機、網絡、信息技術、檔案管理等方面的培訓，提高檔案管理人員運用現代信息技術手段開展工作的能力。開展豐富多彩的業務知識競賽、技能大比武等活動，激發檔案管理人員學習知識、鉆研業務的熱情。鼓勵檔案管理人員加入行業協會、參加學術會議，與業界同行交流學習，開闊視野，提高業務素質。

國有企業要建立科學的檔案管理人才選拔、考核、激勵機制。在人才選拔中，要把信息素養、檔案專業知識和工作實績作為重要指標。在人才考核中，要將檔案數字化管理工作完成情況作為考核內容，將考核結果與職務晉升、評先評優、職稱評定等掛鉤。在人才激勵中，要向檔案數字化管理業務骨干傾斜，在發展機會、待遇保障等方面給予適當傾斜，充分調動檔案管理人員的工作積極性和創造性，激勵他們與時俱進，勇于創新，不斷提高檔案管理水平。通過人才強企戰略的實施，為國有企業檔案數字化轉型提供有力的人才支撐和智力保障。

檔案管理人才隊伍建設要堅持高端引領與整體提升相統一。人才培養既要重視領軍人才的選拔和培育，又要注重檔案管理人員整體素質的提高。領軍人才是檔案管理隊伍建設的關鍵，是引領檔案管理創新發展的中堅力量。要通過柔性引進、專項培養等方式，引進和培養一批懂管理、善創新、精業務的高層次檔案管理人才，發揮他們在檔案數字化管理中的引領和示范作用。整體素質提升是檔案管理隊伍建設的基礎，關系到檔案管理工作的整體效能。要采取切實措施，加大教育培訓力度，創新培訓方式，優化知識結構，促進檔案管理人員整體素質的提升，為檔案數字化管理奠定堅實的人才基礎。

（二）構建系統化的國有企業檔案數字化管理體系

構建系統化的檔案數字化管理體系是國有企業檔案管理現代化的重要基礎。這個體系應該包括管理理念、管理制度、管理流程、管理標準、管理系統等諸多要素，形成一套科學規范、運行高效的檔案數字化管理運行機制。在這個體系中，檔案管理、信息技術、辦公室、人事、財務、法律等部門要明確分工、各司其職，同時又要加強溝通、密切配合。檔案管理部門要發揮統籌規劃、組織協調的作用，信息技術部門要發揮技術支撐和保障的作用，其他相關部門要形成工作合力，齊抓共管，共同推進檔案數字化管理工作。

構建檔案數字化管理體系，需要企業領導的高度重視和大力支持。要將檔案數字化管理納入企業發展戰略和工作規劃，作為一項重要工作來抓。要加大政策、人力、物力、財力等方面的投入保障，為檔案數字化管理提供必要的資源支持。要健全完善檔案數字化管理相關制度和標準規范，如工作制度、著錄規范、移交辦法、檢索規則、外包管理辦法等，為檔案數字化管理提供制度保障。要開發建設功能完備、性能優良、擴展性強的檔案管理信息系統，不斷完善系統功能，優化操作界面，提高系統的安全性、可靠性、易用性，為檔案數字化管理提供技術支撐。要規范檔案數字化管理流程，明確檔案形成、積累、整理、保管、統計、移交、鑒定、開發利用等各環節的工作內容和操作規范，確保各項工作科學有序、高效運轉。通過體系建設，不斷提升國有企業檔案數字化管理水平。

檔案數字化管理體系建設要堅持頂層設計與分步實施相結合。要立足企業檔案管理工作的實際，科學制定檔案信息化建設總體規劃和行動方案，明確建設思路、目標、重點、進度、措施等，為檔案數字化管理體系建設提供行動指南。在總體規劃的指引下，要突出重點，分步實施，穩步推進。既要重視檔案數字化管理體系建設的系統性、整體性、協同性，又要防止眉毛胡子一把抓，避免一哄而上、盲目推進。要堅持試點先行，選擇基礎條件好、管理需求迫切的單位或業務領域，開展檔案數字化管理試點，及時總結推廣試點經驗，以點帶面，穩步推進，確保檔案數字化管理工作扎實有序開展[3]。

（三）形成集眾化的國有企業檔案管理機制

國有企業要建立起集眾化的檔案管理機制，匯聚眾智眾力，形成工作合力，共同推進檔案數字化管理事業。這種機制是立體化、多維度的，需要企業上下、部門內外通力協作、密切配合。在這一機制中，企業領導要帶頭重視檔案數字化管理，將其作為分內之事，經常過問、親自部署、大力推動，為檔案數字化管理創造良好的環境。檔案管理部門要主動作為，加強與各部門各單位的溝通協作，支持和指導各部門做好文件材料的收集、整理、移交工作。各職能部門和業務單位要積極配合檔案管理部門的工作，及時、準確、完整地移交檔案，提供必要的人力物力支持。廣大員工也要樹立檔案管理意識，自覺將形成的具有保存價值的文件材料按時歸檔，接受檔案管理部門的監督指導。

國有企業要建立健全檔案管理協調機制。要定期召開檔案管理聯席會議，由分管領導主持，各相關部門負責人參加，通報工作情況，研究解決重大問題，形成工作合力。要建立檔案工作考核評價機制，將檔案數字化管理納入各單位的年度目標管理，定期考核評價，獎優罰劣。對檔案管理工作成績突出的單位和個人給予表彰獎勵，對工作不力、管理混亂的單位和個人予以通報批評、約談誡勉。通過制度建設、工作督導、考核評價，形成齊抓共管的檔案管理新局面，不斷深化國有企業檔案管理集眾化機制建設。

檔案管理集眾化機制的形成有賴于企業的大力推動和員工的積極參與。企業要加大檔案管理宣傳教育力度，普及檔案管理知識，增強全員檔案管理意識，營造愛檔、管檔、用檔的濃厚氛圍。要拓寬員工參與檔案管理的渠道，暢通員工對檔案工作的意見和建議反映渠道，積極采納合理化建議。員工要主動了解檔案管理制度和規范，嚴格按照要求歸檔文件材料，自覺維護檔案的安全完整。要發揮黨員干部的模范帶頭作用，引導黨員干部帶頭參與檔案管理，帶動全員積極投身檔案管理事業。要開展形式多樣的檔案管理活動，如檔案知識競賽、檔案故事會、優秀檔案展評等，在活動中增強員工的歸檔意識，提高檔案管理的參與度。經過企業和員工的共同努力，檔案管理集眾化機制必將不斷完善，釋放出巨大的檔案管理合力。

（四）形成數字化檔案管理有效監管

要加強數字化檔案管理的監督檢查。將數字化檔案管理納入企業內控和風險管理范疇，制定完善的監督管理制度，明確監管主體、監管內容、監管方式。檔案管理部門要會同相關部門，采取定期與不定期相結合的方式，深入各單位進行檔案管理督查，及時發現問題，督促整改落實。要建立檔案管理工作檔案，完整、準確地記錄檔案接收、整理、保管、統計、利用等各個環節的情況，真實反映檔案管理工作全貌。要加大檔案管理考核力度，將數字化檔案管理工作完成情況作為考核的重要內容，考核結果要與單位和個人的評優評先、職務晉升等掛鉤，激勵先進，鞭策后進。

國有企業要主動接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監督指導。要加強與上級部門的工作聯系和情況匯報，虛心聽取意見建議，及時改進工作。要積極配合做好檔案工作年報、考核評估等工作，客觀反映工作實際，查找自身不足。要嚴格執行檔案管理法律法規和業務標準，加強檔案安全和保密管理。要建立數字檔案的異地備份和災難恢復機制，定期對信息系統進行安全檢查，及時發現和堵塞安全漏洞。要嚴格執行信息系統運行維護規程，加強網絡安全防護，防范病毒、黑客等的侵害。要制定嚴格的檔案查閱利用和文件借閱制度，防止檔案泄密事件發生。要加強檔案工作人員的安全保密教育，嚴肅查處違規違紀行為，確保數字檔案管理萬無一失。

數字化檔案管理監管是一項系統工程，需要企業內外各方面的通力合作。企業內部要建立由檔案管理部門牽頭，相關職能部門參與的檔案管理聯席會議制度，加強工作溝通協調，形成監管合力。要建立健全檔案管理規章制度，完善檔案管理流程，堵塞管理漏洞。要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的思想認識和業務素質，打造一支守紀律、講規矩、業務精、作風好的檔案管理隊伍。企業外部要加強與檔案行政管理部門的工作聯動，建立信息通報、業務指導、檢查考核等機制，推動檔案行政管理部門加大監管力度。要主動接受社會各界的監督，通過企業網站、微信公眾號、辦公大廳等平臺，公開企業檔案管理制度和工作情況，廣泛聽取社會各界的意見建議，自覺接受社會監督，以監督倒逼檔案管理質量的提高。

結束語

在當前社會的不斷發展過程中，對國企的檔案管理工作必須加以重視。這項工作涉及面廣、難度大、任務重，需要企業上下共同努力，久久為功。新時期國有企業要堅持守正創新，著力破解檔案數字化轉型面臨的制約瓶頸，多措并舉推進檔案數字化管理體系和能力現代化。要以高度的歷史責任感和使命擔當，進一步解放思想、改革創新，加快檔案管理理念、制度、技術、隊伍的革新，為企業高質量發展提供堅實的檔案保障。

參考文獻

[1]趙彩彩.國有企業檔案管理數字化轉型策略研究[D].青島：山東大學，2021.

[2]邢卜元.基于SWOT分析法的國有企業檔案管理數字化轉型策略研究：以D公司為例[D].天津：天津師范大學，2020.

[3]李玨.國有企業檔案管理數字化轉型策略研究[J].陜西檔案，2021（6）：44-45.

作者簡介：鐘海平（1988— ），男，畬族，福建安溪人，福建省水利水電勘測設計研究院有限公司，館員，本科。

研究方向：檔案管理。