基于合同管理視角簡析企業(yè)內(nèi)控制度建設策略

朱虹 北京航天華盛科貿(mào)發(fā)展有限公司

引言

在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟活動都需要通過合同來進行約束，合同可以維護雙方的法律權(quán)益，同時有利于風險的預防與控制，甚至企業(yè)的長遠發(fā)展都取決于合同制度是否完善、是否科學，所以合同管理也成了企業(yè)內(nèi)控制度建設中的重點部分。從當前的情況來看，合同管理能夠確定雙方各自的義務與權(quán)利，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的合同管理應用水平也有了明顯提升，但市場經(jīng)濟的起步相較于發(fā)達國家較晚，仍然存在很多問題需要解決。合同簽訂是一個相對復雜的過程，雖然從流程上可以歸納為合同簽訂和合同履行，但對于合同管理來說需要考慮的問題更多，只有完善內(nèi)控制度體系，才能進一步規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟活動，保障企業(yè)的合法權(quán)益。

一、合同管理視角下企業(yè)內(nèi)控建設存在的問題

（一）合同管理存在的問題

1.合同管理重視不足

部分企業(yè)的領(lǐng)導人員和管理人員理念較為滯后，未能適應當前的市場環(huán)境和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展趨勢。在合同管理方面，管理意識滯后，依然看重業(yè)績而輕視管理，對合同管理工作的重視較為薄弱。部分領(lǐng)導人員僅將合同的審查作為一種普通工作看待，并沒有重視法務部門提供的審查意見，也沒有做好意見的落實工作，導致合同管理無法在法律風險的防控上發(fā)揮理想作用。針對已經(jīng)簽訂的合同內(nèi)容來說，部分人員認為完成所有條例要求即可，對于合同檔案管理經(jīng)常是一筆帶過，合同簽署原件的管理也存在明顯的隨意性。同時針對合同履行情況未能持續(xù)跟進，導致在發(fā)生合同履約問題時無法及時發(fā)現(xiàn)，甚至在履約問題出現(xiàn)后還可能出現(xiàn)責任推諉、問題隱瞞等情況，進而引發(fā)嚴重的合同糾紛問題。

2.合同檔案管理制度缺失

部分企業(yè)在合同管理方面并不重視合同檔案管理，合同檔案管理制度存在一定欠缺。合同管理僅做好了合同簽署與審查工作，在合同檔案管理上往往是敷衍了事，其中有很多具有指導意義的政策要求也沒有在合同檔案管理工作中進行明確，導致合同檔案管理存在較大的盲目性。合同檔案本身就有一定的特殊性，應根據(jù)規(guī)章制度要求進行管理，但如果企業(yè)的規(guī)章制度存在缺失，那么管理工作也缺乏有效的指導依據(jù)，出現(xiàn)的問題也各種各樣，例如合同檔案管理制度將整個行業(yè)在業(yè)務和經(jīng)營活動中形成的檔案進行分級分類，規(guī)定了不同類型檔案的管理要求和檔案留存時間。但合同與尋常檔案文件在性質(zhì)上就有巨大差別，合同期限不同的情況下對于合同管理工作也有不同的要求，保管合同標的金額大小，只要在合同期限內(nèi)都要進行合理保管。但根據(jù)實際情況來看，很多企業(yè)并沒有制定有效的檔案管理辦法，也沒有意識到合同履行期限和合同后義務期限這兩個概念，例如合同依然在履行期內(nèi)時，結(jié)合制度要求卻已經(jīng)超出了檔案保管期限，這就可能導致管理矛盾問題。合同是雙方當事人權(quán)利與義務的規(guī)范性文件，若合同履行環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題，那么合同檔案就可以成為問責的證據(jù)，如果合同檔案因為各種原因丟失，在合同糾紛中可能會讓企業(yè)變得過于被動[1]。

3.合同風險評估體系不完善

第一，合同審查程序不夠合理，合同經(jīng)辦部門針對合同報審存在一定的認知偏差，沒有準確理解合同申報內(nèi)容，可能會單純申報合同簽署文本，而忽略了業(yè)務背景的解釋。合同的簽署通常是在既定的業(yè)務背景下產(chǎn)生的一種活動，在材料不夠完善的情況下進行合同簽署，與對應業(yè)務背景脫節(jié)時，會導致審查過于片面。審查結(jié)果也需要結(jié)合法律要求和實際情況執(zhí)行，而且還要根據(jù)合同目的以及其他約定、合同背景進行條款含義的解讀，但經(jīng)辦部門報審時如果忽略了合同的業(yè)務背景，也沒有提供有關(guān)的證明材料，可能導致合同審查人員無法準確識別合同風險點，也無法針對合同風險問題提出準確有效的風險防范意見；第二，合同管理人員綜合素質(zhì)不足，部分企業(yè)法律和法學領(lǐng)域的專業(yè)人才雖然數(shù)量有所提升，但負責合同審查的專業(yè)人員卻存在數(shù)量配備不足、綜合素質(zhì)參差不齊等問題。雖然很多企業(yè)都會向社會或高校招攬人才，但由于現(xiàn)有員工基數(shù)較大，或人才引進重視不足，并不能從根源上解決專業(yè)人才資源不足等問題[2]。

（二）企業(yè)內(nèi)控制度建設存在的問題

1.內(nèi)控環(huán)境監(jiān)管不足

部分企業(yè)的管理人員對于內(nèi)控環(huán)境的重視有所缺失，并未在企業(yè)內(nèi)部建立獨立的文化宣傳部門或員工培訓部門，并且企業(yè)的文化結(jié)構(gòu)不夠理想，導致員工對于企業(yè)的歸屬感不足，在工作過程中工作積極性難以提高，這對于內(nèi)控制度建設來說也會帶來一定影響。同時企業(yè)在人才培養(yǎng)制度上，可能對在職員工的工作業(yè)績帶來一些影響，人力資源培養(yǎng)政策體系不合理，導致內(nèi)控制度的落實面臨一定阻礙。部分企業(yè)在員工聘任、培訓、考核等方面沒有建立一套完整可行的制度體系，特別是新進員工，制定的賞罰機制跨度較小，并不能產(chǎn)生理想的激勵效果，績效考核工作也經(jīng)常因為管理人員的主觀判斷導致考核結(jié)果存在爭議，獎勵形式較為單一，針對不同崗位和年齡的員工沒有考慮到需求差異。

2.內(nèi)控系統(tǒng)與經(jīng)營管理融合度不足

從合同管理的角度來看，內(nèi)部控制是降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營風險的有效舉措，可以說，內(nèi)部控制的主要目標就是風險的識別、控制、規(guī)避等。但實際上，企業(yè)風險控制卻存在很多現(xiàn)實問題，例如管理人員的風險防范意識不足、風險預警機制不足、風險監(jiān)督手段滯后等，這可能導致企業(yè)因為管理工作未能有效落實而業(yè)務虧損。同時，內(nèi)部控制的目標也沒有與經(jīng)營管理現(xiàn)狀結(jié)合，針對潛在性的風險管理問題，也缺乏預警機制和風險防控的有效規(guī)定。部分企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境經(jīng)過改善后取得了一定效果，但在業(yè)務活動流程的執(zhí)行上仍然存在一些問題，例如業(yè)務活動流程的制定缺乏有效的監(jiān)督管理、運行過程風險管理力度不足、審批程序執(zhí)行過程缺乏監(jiān)管等，導致內(nèi)控工作與經(jīng)營管理難以有效融合[3]。

二、合同管理視角下企業(yè)內(nèi)控制度建設策略

（一）強化合同全面風險管理

在合同內(nèi)控管理方面，企業(yè)應當實現(xiàn)全部門管理的目標，按照全面風險管理的原則，實現(xiàn)全要素的融入與全部門的參與，從而打造一個科學可行的合同全面風險控制機制。在企業(yè)的經(jīng)營管理中，需要將全面風險管理作為基本條件，將各級管理層作為主體，建立合同事務委員會，在這一條件下，主辦部門和監(jiān)管部門等部門都要積極參與其中，發(fā)揮各部門的職能優(yōu)勢，打造一個全面參與的風險管控組織體系，實現(xiàn)跨部門、跨邊界的合同風險管理機制。合同的主辦部門、審核部門、監(jiān)管部門的職權(quán)可以在不同部門及人員之間進行科學分配，讓各部門的職能優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，準確識別合同編制、合同簽署、合同履行等環(huán)節(jié)可能存在的風險隱患，針對這些隱患采取防范措施進行解決，最大程度上降低風險發(fā)生率和影響程度，提高合同管理效率。在具體的管理工作中，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變自身的經(jīng)營管理理念，做好合同細節(jié)方面的管理，讓各部門成員都有機會參與其中，發(fā)揮其優(yōu)勢，確保各階段的合同管理工作都能順利落實并且符合標準規(guī)定，推動合同全面風險管理機制的有效落實，通過上下層級聯(lián)合的方式發(fā)揮集體作用，提高合同管理的管理與執(zhí)行質(zhì)量。

（二）根據(jù)合同管理流程，打造全方位的內(nèi)控制度

全方位的內(nèi)控制度建設應當找到制度建設的重點，并對其進行細化處理，做好重點掌控，保證內(nèi)控制度能夠貫穿于合同管理的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全過程、全方位的內(nèi)控管理。

1.合同準備環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設

在合同準備環(huán)節(jié)中，合同雙方需要根據(jù)合作意向進行溝通，了解彼此的需求和要求，例如合同的需求是否能滿足企業(yè)和市場實際情況等，針對合同簽訂主體的經(jīng)營合法性、履約能力、行業(yè)信譽等進行調(diào)查，根據(jù)這些信息制定科學的合同管理制度，確保后續(xù)的合同管理制度能夠有據(jù)可循。同時企業(yè)還需要建立數(shù)據(jù)庫，對合同管理的有關(guān)信息進行收集與歸納，并且合同本身也要提供標準化范本，合同文本審查制度需要進行優(yōu)化，明確多部門聯(lián)合審核機制，重點審核合同的合法性與可行性、經(jīng)濟性等要素。合同簽訂雙方需要就重點事宜進行合同談判，合同談判環(huán)節(jié)也要做好內(nèi)控制度建設，利用定期培訓等方式提高談判隊伍的專業(yè)水平。

2.合同簽訂環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設

在合同簽訂環(huán)節(jié)中，需要建立完善的內(nèi)控制度來明確簽訂人員的身份和公章申請程序等細節(jié)，利用規(guī)范的內(nèi)控制度來提高合同簽訂的規(guī)范性。在雙方完成合同簽訂之后，企業(yè)需要根據(jù)合同的編號進行合同檔案管理，這就需要制定對應的合同檔案管理制度，在合同簽訂后妥善保管合同文件，這也是內(nèi)控制度建設中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3.合同履行環(huán)節(jié)的內(nèi)控制度建設

在合同履行環(huán)節(jié)，雙方都要結(jié)合合同中劃分的權(quán)利與義務進行經(jīng)濟活動和管理活動，企業(yè)需要做好管理臺賬，針對合同雙方的履約情況進行持續(xù)跟蹤，并做好重要節(jié)點的監(jiān)督工作。例如企業(yè)在什么時間、以怎樣的方式履約、付款金額大小等都要進行記錄和歸檔。若雙方出于某種原因，導致其中一方未能按約定履行合同，就需要建立違約方面的管理制度，例如違約方應如何賠付違約金，提供的商品或服務如何盡快尋找其他供應商等，若雙方在合同約定方面產(chǎn)生分歧，如何協(xié)調(diào)處理合同糾紛等，這些都是內(nèi)控制度建設需要考慮的問題，需要通過內(nèi)控制度來指導工作的開展。

（三）內(nèi)控制度體系的完善

其一，績效考核與賞罰機制。針對內(nèi)控管理風險防控具有重要貢獻的人員，或及時挽回損失的人員應當給予額外的獎勵。突出貢獻人員可以按照績效考核體系授予榮譽和物質(zhì)激勵，提高員工的工作積極性。同時對于造成損失或存在違反制度行為的人員應當視情況進行懲處，若事態(tài)較為嚴重已經(jīng)觸犯刑事法律，則需要及時移交到司法機關(guān)進行處理，通過合理的賞罰機制起到激勵與警示的作用，而賞罰可以根據(jù)績效考核結(jié)果而定；其二，堅持內(nèi)部控制理念，貫穿企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程。內(nèi)控理念貫穿全程能夠建立權(quán)責明確、制度明確、流程明確的內(nèi)控制度體系，有利于風險的預防與控制，提高內(nèi)控制度的執(zhí)行效果等；其三，梳理預算收支、財務核算、資產(chǎn)管理等決策方面的內(nèi)控制度。重要事項和重要決策內(nèi)控制度的完善，改進財政管理業(yè)務程序，真正實現(xiàn)內(nèi)部控制的全方面落實，建立以制度管轄權(quán)利、事務、人員的內(nèi)控機制；其四，內(nèi)控制度的執(zhí)行管理。需要落實重點崗位、重點工作、重點風險的排查與評估工作，實現(xiàn)內(nèi)控制度的剛性執(zhí)行，保證內(nèi)控制度體系的權(quán)威性。在此期間需要做好審計和巡檢等工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決；其五，推進內(nèi)控信息化建設。信息技術(shù)的應用可以為內(nèi)控工作提供更有力的技術(shù)支持，對此企業(yè)需要建立業(yè)務一體化管理信息系統(tǒng)，并在系統(tǒng)中設計內(nèi)控方面的功能模塊，優(yōu)化內(nèi)控程序與業(yè)務流程，針對重點業(yè)務進行風險預警[5]。

（四）合同監(jiān)管與審批監(jiān)管

針對合同監(jiān)管不到位等問題，企業(yè)需要在合同管理程序上進行調(diào)整，并且加大內(nèi)控監(jiān)督力度，進一步規(guī)范內(nèi)部控制和管理工作，提高企業(yè)的內(nèi)部管理實效。第一，合同監(jiān)管。通常來說，企業(yè)在合同簽訂完畢后，合同就會在財務部門和業(yè)務部門之間進行流動，在此期間需要做好合同監(jiān)管工作，避免合同管理風險的出現(xiàn)，對合同監(jiān)管的流程和方法需要進行明確。業(yè)務部門人員和客戶簽訂合同之后，一般會將其遞交到業(yè)務管理部門，并暫時存放在業(yè)務管理部門之中，期間記錄關(guān)于移交人、移交時間、經(jīng)手管理人等信息并建立臺賬。后續(xù)業(yè)務管理部門在經(jīng)過初步審核之后，將合同文件遞交到財務部門，經(jīng)過財務人員核對合同信息后，將合同信息錄入到計算機系統(tǒng)中，之后將合同原件遞交到辦公室并錄入檔案冊，由辦公室進行合同的管理工作。合同監(jiān)管流程的改進能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理責任的明確分化和落實，并且還可以對合同管理的行為進行規(guī)范，保證合同管理工作的每一環(huán)節(jié)都能順利落實，提高合同管理效率，規(guī)避合同管理風險等。倘若在合同管理中出于某種原因?qū)е潞贤瑹o法正常履行，那么合同經(jīng)辦人需要結(jié)合實際情況，合同雙方重新簽訂合同，根據(jù)新簽訂的合同內(nèi)容來執(zhí)行后續(xù)工作，及時做好合同變更等工作，規(guī)避合同履行不及時或不到位造成的合同風險；第二，合同審批監(jiān)督。企業(yè)可以建立專項的監(jiān)督管理小組，專門負責合同的審批監(jiān)督，將合同審批過程中涉及的各種細節(jié)內(nèi)容納入監(jiān)管范疇，根據(jù)管理制度要求對合同審批工作進行評估，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并進行解決，確保合同內(nèi)容規(guī)范[6]。

結(jié)語

合同管理應當貫穿企業(yè)內(nèi)控制度建設的全過程，內(nèi)控制度是保證合同執(zhí)行效果的一種保障。對此，企業(yè)需要從合同管理的角度著手，采取全面風險管理措施，結(jié)合合同管理流程優(yōu)化內(nèi)控制度建設，優(yōu)化現(xiàn)有的內(nèi)控體系，做好合同監(jiān)督與審批等，為企業(yè)內(nèi)控建設提供有效支持。