高校財務管理數字化轉型與智能化建設研究

“十四五”時期我國信息技術快速發展，大數據、人工智能等新興技術的逐步應用推動著各個領域向數字化轉型。2021年財政部在《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》中明確提出，“十四五”時期是會計工作實現高質量發展的關鍵時期，要積極推動會計工作數字化轉型，實現會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋。以數字技術與財務管理深度融合為抓手，標志著我國財務管理正在進入數智化、強監管、增效能的新階段。貫徹落實我國關于加強數字化建設的重大決策部署，加快轉變高校財務管理職能，建設智慧型校園，高校財務利用智能技術，重塑業務流程，實現資源合理配置，提升財務工作效率，強化財務服務效果，加快從核算型財務會計向分析決策型管理會計轉變。文章通過闡述目前高校財務管理現狀和面臨的困境，利用智能技術手段，提出科學合理的優化路徑及保障措施，為提升高校財務管理水平及高質量發展提供借鑒和參考。

高校財務管理現狀及面臨的困境

財務報銷核算系統不完善，數字化財務服務需提升 當前，高校財務報銷采取“線上+線下”相結合的模式，具體流程是：報銷人根據紙質的原始憑證，在財務報銷系統內填寫報銷業務單，準確錄入報銷事由、金額、收款方等具體信息，根據財務審批制度，在線上逐級選擇審批人進行電子簽批，最后將審批通過打印的紙質網上報銷單同原始憑證一起交給財務處工作人員。現行的報銷模式較傳統線下報銷模式相比有了很大進步，省去了線下跑腿找領導審批簽字和報銷時排隊等待的煩惱。但是，半自動化的報銷模式依然存在弊端。首先，報銷人需要手工錄入大量的基本信息，經常會因為金額，匯款信息填寫錯誤導致退單，進行二次填報，給報銷人員造成很大負擔。其次，由于線上報銷流程過于簡單，沒有上傳電子影像資料模塊，導致審批人看不到電子版原始憑證信息，有時需要打電話來核實具體報銷業務。此外，缺少原始憑證電子影像為后期查閱造成不便。當前，財務核算環節通過掃描報銷單的條形碼，可以自動生成雙分錄的記賬憑證，財務人員不必手工逐筆做分錄，大幅減少了記賬環節工作量并提高了準確率。然而，會計人員依然需要人工對原始憑證票據的合規性進行審核，致使報銷問題只能在最后的入賬環節反映出來。電子發票的普及給報銷人員帶來便利的同時也給財務人員增加了工作難度，由于電子發票可以重復打印的特性，為防止一票重復報銷的情況發生，會計人員需增加一步查重環節，并且要在國家稅務總局上驗證發票的真偽性。前期報銷人員在網上報銷系統中的填報的匯款信息并未應用于后續支付環節中，財政國庫集中支付系統、銀行基本戶電子支付系統未與高效財務系統相連通，出納需要大量而且重復的錄入匯款信息，使得每日百余筆的匯款業務不能及時完成，無法保證錄入操作萬無一失。月末銀行流水與賬面明細對賬時，面對每月幾千筆的經濟業務，需投入大量的時間成本和人力成本來確保賬銀相符。高校財務工作既要規范使用資金，提高經費使用效果，又要為師生提供良好的財務服務，做好及時準確答疑解惑。財務部門網站建設更新不及時，新制度沒能被廣泛知悉，一般高校也很少設有單獨負責答疑的財務專員，造成報銷人員對財務制度及相關規定不熟悉，理解不到位，報銷單不會填寫等情況。同時，財務人員每天往往要通過電話、微信等重復回答同樣的問題，投入大量時間和精力，影響日常工作效率。

預算績效管理機制不健全 當前高校在預算績效管理方面處在初期階段，業務部門對預算編制不夠科學合理，沒有科學明確的績效目標對其嚴格約束，導致資金支出過于隨意，年末出現突擊花錢情況。預算績效管理監督機制不完善，沒有在運行的事前、事中、事后全過程進行監控，沒能做到監督全覆蓋所有項目，導致在運行過程中出現問題和偏差時沒能及時發現和糾正。高校大部分未構建和運行特點相匹配的預算績效管理信息系統，造成預算下撥不合理，資金使用效率低。

會計檔案尚未實現電子化，歸檔查閱難度大 當前高校會計檔案仍然停留在紙質版材料裝訂和歸檔階段，紙質檔案具有不易查找，查閱在時間空間上受限，檔案儲存需要很大空間，移交和搬運也需要耗費大量時間成本和人力成本等缺點。紙質材料經過多次查找翻閱，有的已經褶皺和破碎不完整，這種模式已經無法滿足現代財務管理工作的需要。

各信息平臺相對獨立，未能實現數據共享 財務內部預算系統、核算系統、收費系統、薪酬系統等模塊處于相對獨立模式，自動化抓取的能力有限，數據不能實時更新。財務報表也僅能生成資產負債表和收入支出表等簡單常規報表，統計功能停留在簡單數據匯總的階段，不能支撐績效考核和成本核算。財務系統與資產、教務、科研、人事等跨部門之間更是“各自為政”，沒能實現數據有效對接，數據來源仍以人工錄入為主。例如，固定資產臺賬需要兩部門人員每月手工核對；人事部門每月人員及工資變動靠“Word+Excel”形式來傳遞。

高校財務智能化建設實現路徑

重塑業務流程，構建線上智能報銷核算系統 將流程自動化機器人RPA技術運用于財務報銷、支付、答疑等方面。它是基于軟件機器人和人工智能技術的業務過程自動化的方法，適用于標準化，強邏輯，重復性的勞動，在智能采集、智能識別、智能填報、智能檢查方面有著明顯優勢。首先，在填寫報銷單環節，將各種制度和標準化流程嵌入系統，利用OCR光學字符識別技術可以智能識別發票中信息，并結合RPA技術對電子發票自動查驗真偽和識別發票號碼，智能識別業務的經濟類型，并初步檢查其規范性，將審核環節前置。同時，RPA可以對資金預算事前控制，拒絕超預算支出并進行提示。其次，在支付環節，將RPA與財政零余額支付系統對接之后，模擬人工進行復制、粘貼、錄入等規范化流程操作，實現付款操作自動化。最后，搭建智能答疑平臺，前期將制度、規定、操作方法和常見問題歸集嵌入平臺，通過自然語言處理和機器學習，實現隨時隨地為師生提供精準化和針對性服務。

建立全面預算績效管理系統 全面預算績效管理體系的構建和運行離不開大數據、云平臺等智能化技術手段的支撐，以財務信息系統為基礎，嵌入預算管理子系統、項目庫子系統、績效評估子系統，將預算績效目標向業務端的延伸，在最初編制預算時就融入績效目標和內控監管，執行過程中動態跟蹤進度，出現偏差時自動提示風險預警，對經費項目多維度的精準分析和全面評價，將評價結果應用反饋到下一年預算中，形成全方位動態管理，兼容績效和內控全面覆蓋，優化資金使用效益，實現預算分析、績效分析、風險監控、報表輸出等功能。

建立電子檔案管理信息系統 2020年，財政部、國家檔案局在《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中明確提出，符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。首先，建立檔案存儲模塊。電子檔案系統和智能報賬系統有效對接，報銷人在填寫報銷單時就將全部原始憑證的票據、合同等資料進行保存，會計核算時能同步看到電子原始數據，連同記賬憑證、支付憑證等核算單據電子版一同流轉到電子檔案庫儲存，形成一套完整的信息流。其次，做好電子檔案分類整理、自動歸檔、存儲備份。此環節從源頭抓取數據，過程步步流轉，在流轉時記錄時間節點和資料來源，避免了重復掃描提取工作。建立電子檔案查詢模塊。通過查閱授權，賦予查閱人員一定權限不再受時間和地點的約束即可完成下載和查看。

實現跨部門平臺互聯互通，打造業財融合 由于各部門業務的特殊性，打造的信息化平臺都是滿足本部門需要的獨立軟件，要實現端口對接，數據口徑一致，數據交互共享是一個系統化工程。校內各部門需要財務、資產、教務、人事、科研、學工等部門與網絡中心通力合作，以業務為起點，重塑業務流程，將二級部門的數據信息歸集匯總到智慧化云平臺，形成龐大數據庫，使用數據時各部門從云平臺中提取，確保數據實時準確同步更新，達到資源共享的目的。

高校財務智能化建設保障措施

注重頂層設計，加大智能化建設資金投入 高校要從戰略高度重視智能化建設的頂層設計，加大資金籌集和投入力度是推動智能化建設的重要保障。

通過申請網絡建設專項資金、校企合作、校友捐贈、科研經費等多種途徑來解決資金問題。同時鼓勵本單位智能領域人才發揮專業優勢，各相關學科聯合合作，自行組建科研團隊，為高校發展貢獻力量。

加強風險防范，確保數據網絡安全 建立專屬網絡服務平臺，引進專業安全防護人員，提升網絡防護等級，安裝防火墻，定期優化升級軟件，在財務數據方面做好備份，防止數據被篡改和破壞，加強用戶權限管理和內部控制，提升密碼強度并定期更換，審批電子簽章加密防止盜用。

此外，要加強對全校師生網絡安全教育培訓，思想上提高認識，做到內部數據不外傳。

建立培訓機制，重視人才培養 財務人員不單單只會審核記賬，還要轉變思維模式，學習計算機領域知識，深入了解其他部門工作流程，努力成為懂財務、懂技術、懂管理的復合型人才。

高校應重視人才培養，鼓勵財務人員多“走出去”，建立培訓分享機制，學習兄弟院校和企業的先進理念和做法，培育創新思維，利用智能技術，讓其成為財務工作的得力助手，財務人員從低附加值的重復勞動中解放出來，投入到預測分析決策之中。

高校財務數字化轉型和智能化建設順應大數據時代發展潮流，會計改革與發展在“十四五”時期全面推進，基于“數字中國”提出的教育數字化要求，借助信息技術防范財務風險，建立信息共享平臺，深入挖掘數據價值潛力，加大數字化創新力度，提高內部監督和科學決策能力。未來從智能財務管理系統建設到治理模式創新，財務人員從核算型向分析型轉變，高校財務管理模式將更加“智慧”，形成中國特色高水平學校治理能力，推動高等教育水平向更高質量發展。

（作者單位：吉林農業科技學院）