新時期干部人事檔案管理工作的困境分析及對策探究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.02.031

［摘 要］在不斷探索檔案管理的實踐中，干部人事檔案管理工作對于黨的重要作用和深遠影響日益凸顯。對于相關部門來說，規范化的制度和井然有序的干部人事檔案管理流程，成為了其長遠發展的重中之重。本文就關于干部人事檔案管理工作的困境進行分析，并對干部人事檔案管理工作問題的具體解決對策進行了相關分析和闡述。

［關鍵詞］干部人事檔案管理；困境；對策

［中圖分類號］C93 文獻標志碼：A

基于新時期的發展要求，干部人事檔案管理工作比較繁雜。干部人事檔案管理人員每天都會面臨大量、瑣碎的事務。如果說政府干部人事檔案管理是一棵大樹的話，那么這些繁雜的事務就是樹上茂密的枝枝葉葉。干部人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，對于組織人事部門來說，必須高度重視此項工作，不斷加強工作的規范化、科學化和現代化水平，為組織人事工作提供更加準確、可靠和高效的服務。為了提高干部人事檔案管理工作水平，需要加強系統化、制度化、高效化建設。比如，可以制訂完善的干部人事檔案管理制度，建立科學合理的檔案分類體系，實現檔案管理的標準化；可以采取多種培訓方式，提高檔案管理人員的業務水平和責任意識，提升他們的專業素養；可以引入先進的技術手段，如數字化技術、智能化技術等，提高檔案管理的效率和準確性。

1 干部人事檔案管理工作簡述

1.1 干部人事檔案管理工作的作用

政府干部人事檔案管理工作從根本來講，其實就是政府行政管理和人事管理互相結合、影響，從而產生出來的一種新的管理模式和渠道。政府擁有既定的干部人事檔案管理流程，在一定程度上可以快速地鞏固現代化管理基礎，提高政府的運行效率。隨著國家綜合實力的不斷上升，現代政府的發展速度可以說是日新月異，所以，干部人事檔案管理工作就成為了政府的重要組成部分。干部人事檔案管理工作是保證政府可以有效、平穩、有序、健康發展的基礎。也就是說，干部人事檔案管理工作是和政府的發展狀況息息相關的，干部人事檔案管理工作在某種程度上來講，是和政府融為一體的。在日常工作中，經常會遇到與年齡、服務年限、教育和福利有關的問題，其中許多問題都很有代表性。干部檔案的服務效果主要體現在能夠為每個干部提供歷史、公正的證據，能夠為干部工作提供有價值的服務，如任職證明、工資變動證明、黨團關系證明、文化程度證明等。還為工資晉升、職稱晉升、住房公證、老干部待遇解決、機構人事改革等提供了相關依據。

1.2 干部人事檔案管理工作的意義

干部人事檔案管理工作具體可以分成管理、協調和服務這三個大方面。管理職能，是指“各司其職”的有條不紊，能夠有效完成各個部門相關的工作，并且組織好其他部門共同解決問題。協調職能，就是要妥善的處理好政府的發展矛盾，這些矛盾包括政府的內部矛盾，以及政府發展中存在的問題，甚至于政府的人事發展與社會現狀相沖突的矛盾。服務職能，從一定的程度上來講，就是要有效的配合好其他部門的相關工作，減輕主要管理層壓力和相關職工壓力，比如起草文書、管理檔案材料等。當前，干部人事檔案管理工作從各方面的落實情況來看，有以下表現。第一，管理層面的輔助作用，要在政府的決策提出、制訂、落實等方面，進行輔助，能夠敢于直面問題、提出問題、解決問題，適當的時候可以給予管理層的決策建議。第二，協調層面的平衡作用，干部人事檔案管理工作在政府的發展過程中，是具有舉足輕重的作用的，因此需要在各方面的部門中進行有效的協調，提高干部人事檔案的實際效用。第三，發展層面的輔助作用，即對管理階層進行扶持，對各個部門的發展做好“后勤”工作，力求能夠融入到政府管理的每個環節。

2 新時期的干部人事檔案管理工作面臨的困境

2.1 對干部人事檔案管理重視不足，行政化現象嚴重

我國政府行政管理色彩非常濃厚，這與我國有幾千年的封建歷史緊密相關。自改革開放以來，西方先進的人力資源管理模式開始進入中國，促使我國政府的人力資源管理方式發生轉變，但是采用類似行政管理模式的領導方式，并沒有從根本上得到改變。對于人才價值的認識還十分淡薄。部分領導以為加強行政管理就可以提高效益，把相關工作人員當物質資料來管理，缺乏人文關懷，不能調動相關人員的工作積極性和主動性，更談不上發揮工作人員的創造性了。有些領導往往把檔案的生產性任務作為干部人事檔案管理的唯一目標，缺乏對人力資本的有效持續投入，很少甚至沒有對相關工作人員進行定期培訓，也很少進行新工作人員的前期培訓開發，認識不到干部人事檔案管理對高素質工作人員隊伍的要求。這一現象嚴重制約了相關工作人員綜合素質的提高，嚴重影響了政府市場的競爭力的提升和政府的可持續發展能力。另外，這種管理模式會造成干部人事檔案管理工作人員的平均意識強烈，缺乏競爭意識和危機意識，相關人員的積極性和創造性很難被有效發揮出來。這種模式必然產生的一個后果就是干部人事檔案管理的封閉性，如對于招聘評價、工資發放、人員培訓工作，都是內部來進行的。從長遠來看，這種做法嚴重制約了政府效率的提高。檔案管理意識淡薄是干部檔案工作中的普遍現象。領導在思想上不夠重視，沒有把干部人事檔案工作改革作為一項重要任務列入單位議事日程，忽視了檔案部門的基礎設施建設、制度完善、管理人員配備和工作方法更新。

2.2 干部人事檔案管理工作的管理水平較低

干部人事檔案管理人員缺乏專業素質，沒有接受過系統的檔案管理培訓，對檔案管理的基本要求和規范缺乏了解，無法有效地利用信息技術來管理檔案。政府管理者決定著干部人事檔案運營策略和戰略發展目標。這無疑對政府的運營和發展有著巨大的影響。所以提高干部人事檔案管理者的素質不容刻緩。另外，沒有高素質的管理者，政府就不能制訂出正確的戰略目標，也不能建立科學的干部人事檔案營運和管理體系。沒有高素質的管理者就不可能帶領出高素質的工作隊伍，政府競爭力的提高和可持續發展也就無從談起。政府干部人事檔案管理工作，需要管理者進行自身優化。政府干部人事檔案管理水平的高低，會對政府人力資源的開發與干部人事檔案管理水平產生決定性的影響。但現實情況是多數政府往往只重視干部人事檔案的管理內容，不重視管理者觀念的改變，沒有主動學習先進的管理經驗以提高干部人事檔案管理水平。

2.3 干部人事檔案管理工作的制度不完善，缺乏約束

由于我國檔案法律服務起步較晚，可供借鑒的經驗有限，基本處于探索階段。在運行過程中還存在一些問題，如，檔案觀念淡薄，人們對檔案認識不清；經費有限，宣傳效果不明顯；檔案立法發展緩慢；文件歸檔的延遲和數據收集的不完整導致了文件數據的丟失等。導致評估的不準確，破壞了干部人事檔案的真實性。檔案鑒定具有高度的政策性，必須堅持“循證選擇、合理拒絕”的原則，取證是指人事檔案中的材料必須有證據，并符合上級有關規定。合理處置是指在有充分理由的情況下，決定移除材料，特別是準備銷毀的材料。必須非常小心，不要武斷和草率。一些干部人事檔案收集了不應歸檔的材料，影響了對干部的真實評價。與此同時，很多檔案中心還缺乏獨立完整的歸檔存儲和管理空間，這種情況并不少見，也是干部人事檔案管理工作的一大阻礙。檔案管理辦公室可能存在空間小、缺乏溫濕度控制條件和防塵條件等明顯缺點。還有一些檔案管理空間，其中一半是倉庫，另一半是圖書館，堆放著許多閑置和廢棄的辦公用品。在管理方式上，許多政府干部檔案管理系統尚未上線，仍以原來的手工借閱和檢索為基礎。人事檔案的載體主要是紙質檔案，不同于用于公文的國際標準紙張。檔案材料的處理、檢索、統計和分析主要通過傳統的手工方法進行，不僅耗時耗力，而且信息存儲量小，信息化水平低。

3 新時期解決干部人事檔案管理工作困境的對策

3.1 完善相關干部人事檔案管理工作的制度

在政府干部人事檔案管理工作完善的過程中，首要任務就是要建立和健全政府的干部人事檔案管理工作的相關規章制度，制訂一套相對來說比較完善的管理體系。要想提高政府干部人事檔案管理工作的效率，就必須要提升政府干部人事檔案管理相關人員的能力，以法律和規章制度的約束為基礎，來進行政府的干部人事檔案管理工作的優化［1］。最重要的就是，檔案中心一定要嚴格按照相關的規章制度來行事，認真執行各項措施和政策，落實崗位的責任制度，深化到工作的各項流程之中去，從而建立起完善的管理體系。干部人事檔案的丟失主要是由于歸檔不及時造成的。要建立專門的干部人事檔案歸檔制度，適時統一清理收集，確保人事干部檔案歸檔率達到百分之百。

3.2 提升干部人事檔案管理工作人員的素質

檔案中心不僅僅是政府的運轉中心，還是政府對外的形象，因此，提升政府檔案中心人員的素質，就成為了政府干部人事檔案管理工作發展的重要影響因素。政府的檔案中心可以說是“牽一發而動全身”的存在，其中工作人員的綜合素質，會成為影響干部人事檔案管理工作部門風氣的根本原因。而且，干部人事檔案管理工作人員隨時都需要面對各種各樣的問題和突發情況，這也就要求相關的干部人事檔案管理工作人員能夠擁有過硬的心理素質，以及妥善處理事務的能力。

3.3 明確各管理層面具體工作和主要負責內容

對于政府的檔案中心來說，管理層就相當于是上級的存在。各個行政機關構成了政府的決策、規劃、控制和溝通等全局工作。也就是說，政府在管理層面主要追求的還是總體的工作效率。因此，政府的檔案中心就需要明確對上級工作任務的分解，并且做好后續的相關計劃。可以從領導的方式、決策的程序、組織的結構、信息的反饋、協助和監督等方面入手，改進工作。

3.4 選擇使用現代化的管理工具輔助管理工作

政府干部人事檔案管理的發展定向是需要及時進行調節的。而借助現代化的管理工具或者是平臺來進行歸納總結，就能夠減少很多的繁雜事務，使得政府的干部人事檔案管理工作能夠具備一定的活力。比如智能檔案是一種融合現代技術手段的新型檔案管理工具，可以提高檔案管理的效率和安全性，實現檔案的全文檢索和快速定位，提高檔案檢索和使用的方便性和速度，使檔案管理更加方便。

3.5 建立起有效的獎懲機制

獎懲有度，才是政府最需要具備的管理方式。在科學的干部人事檔案管理工作模式之下，政府需要一個具體的、落實到位的獎懲機制，來進行各方面的約束［2］。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。如果一個政府連最基本的獎懲機制都沒有完善的話，那么從最根本的經濟效益方面來看，其發展可能就會陷入困境。有獎有懲，不僅能夠提升政府的生存活力，還能夠提升檔案中心相關工作人員的積極性，促使干部人事檔案管理工作效率達到最高。在政府的干部人事檔案管理過程中，要形成良性循環的政府獎懲機制，從而在政府的管理中實現引導、評價、總結的結合性系統。

3.6 加強支持，增強檔案意識

定期向領導匯報檔案管理工作進展情況、遇到的問題和困難，以及需要改進和加強的地方。同時，也要積極與領導溝通，聽取領導對檔案管理工作的意見和建議，共同探討解決問題的辦法。通過集中講座、展覽等多種方式，宣傳檔案管理的重要性和基本知識，幫助大家了解檔案管理工作的價值和作用，加大對檔案管理工作的重視程度。在檔案管理工作中遇到困難和問題時，要及時向領導匯報，積極尋求領導的支持。要認識到檔案管理工作的重要性和必要性，以加強對檔案管理工作的重視。同時，建立合作機制。積極與有關部門和人員建立協作機制，形成檔案管理工作合力。可以成立工作小組或協作小組，共同研究解決檔案管理中的問題，促進檔案管理工作的發展。通過開展宣傳教育活動，向干部檔案管理工作的相關人員普及檔案的重要性和基本知識，增強他們對檔案的認識和責任感。對此，可以采取多種形式，如集中講座、內部講座、展覽等，讓更多工作人員了解檔案的價值和作用。對在檔案管理工作中表現突出的單位和個人，給予一定的獎勵和表彰，以身作則，激勵相關工作人員積極參與檔案管理工作。

3.7 做好業務培訓，提高整體水平

做好干部人事檔案管理工作，必須配備思想、政治、作風、業務能力過硬的檔案管理人員。通過專業化的培訓，促使檔案管理人員能夠掌握檔案管理的基本理論、技能和方法，提高其專業素養和水平。同時，還可以通過培訓幫助其他工作人員了解檔案管理的基本知識，增強他們的檔案意識。組織檔案中心工作人員參觀其他優秀檔案館、檔案中心等場所，讓他們親身體驗現代化檔案管理的獨特魅力和價值，加強對檔案中心的了解和認識［3］。一方面，制訂定期培訓制度。通過舉辦培訓班、到上級檔案管理單位上課等方式，不斷提高檔案管理人才水平。新接班的干部檔案管理人員必須經過培訓，方可上崗。另一方面，建立定期指導制度。檔案管理單位每年要深入基層指導工作，幫助基層人事檔案管理困難單位，糾正存在的問題。與此同時，還要建立工作調動制度。新老干部檔案管理相關工作人員作交接時，必須辦理交接手續。原來的干部檔案管理人員要負責處理剩下的工作，讓接任的新檔案管理人員進一步做好本職工作。

4 結語

干部人事檔案管理對于政府的發展來說，是一項必不可少的工作內容。而政府干部人事檔案管理工作的整體發展，不但需要內部的改革，也需要外部的吸收和更新。這就要求政府的掌舵者具備良好的眼光，能夠及時更新管理觀念，建立規范化流程且將優化干部人事檔案管理作為主線貫穿整個政府上下的產業鏈。同時，干部人事檔案管理的工作人員需要不斷提升自身技能，保證工作效率的優化提升。

參考文獻

［1］薛楊柳. 新形勢下干部人事檔案管理工作中存在的問題及對策研究［J］. 現代企業文化，2021（011）：165-166.

［2］曾紅華. 新時期干部人事檔案專項審核工作存在的問題及對策［J］. 辦公室業務，2021（007）：143-144.

［3］劉運峰. 事業單位干部人事檔案工作存在的問題及對策分析［J］. 機電兵船檔案，2022（6）：54-56.

［作者簡介］于俊，男，四川閬中人，閬中市干部人事檔案中心，館員，本科，研究方向：干部人事檔案管理與利用。