關于大數據時代干部人事檔案管理數字化建設研究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.02.052

［摘 要］隨著大數據時代的到來，對傳統的干部人事檔案管理工作產生了重大的影響，并對其管理體系、操作模式、操作過程等各個環節提出了新的適應性要求。因此，必須從“大數據”的角度重塑干部人事檔案管理，最大限度地利用大數據進行交流、預測和分析，穩步推進干部人事檔案數字化管理，努力消除目前干部人事檔案管理存在的問題，采取新的發展理念、塑造新的發展格局，優化干部人事檔案管理工作，進而提升檔案管理的工作效率。本文主要研究大數據時代下干部人事檔案管理數字化建設。

［關鍵詞］大數據時代；干部人事檔案管理；數字化建設

［中圖分類號］G27 文獻標志碼：A

在大數據時代，伴隨著網絡信息科技的進步，如何促進干部人事檔案管理數字化建設，提高其管理效能，已成為一個關鍵的題。數字化檔案管理是指利用數字科技，將原本的紙質文件變為電子版的數據，并借助圖像、文本等的數字化變更，實現數字化管理。這種方式能夠增強工作的效能，并能夠使所有的檔案信息資料得到共享。當檔案保存模式發生轉變時，相應的操作方式也會有所變化，在實施數字化檔案管理過程中，檔案信息價值將更加突出。

1 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設的概念及重要性

1.1 數字化干部人事檔案管理數字化建設的概念

數字化建設干部人事檔案的理念是通過信息化管理工具，對干部的人事檔案管理方式進行改進和提升，以此加強管理的質量和效率。在此基礎上，可以促進干部人事檔案為人們提供更準確的信息，最終實現對檔案管理方法的創新和改革。通過數字化方式創造一個更為穩定、高質量的檔案信息庫，能夠實現對檔案資源的收集、梳理、統計、儲存和檢索等多種常規工作的數字化處理。這種處理模式使得干部人事檔案由傳統的文件形態轉變為數字化形態［1］。此外，檔案的查詢和借閱過程已經從過去的線下審批過渡到線上審批，管理方法也從過去的傳統方式進行全面的改革，并且已經轉變為當前更具現代化的管理模式。

1.2 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設的重要性

1.2.1 干部人事檔案數字化織密了保護原件的“安全網”

干部人事檔案管理是一項需要高度政治敏感度、專業技能和保密性的重要工作，對于負責這項工作的人員來說，必須具有堅定的政治立場、忠誠職守、堅決遵循原則、嚴格遵守紀律及樂于奉獻的精神。確保干部人事檔案信息的安全性是推進人事檔案管理改革的關鍵，是實現人事檔案數字化的首要目標。干部人事檔案是干部基礎信息和個人發展歷程的載體，對晉升具有關鍵的影響。然而，由于檔案的原始形態容易受到腐蝕和霉菌的侵害，頻繁地翻閱可能會導致紙質檔案的損壞。相比之下，數字化的管理方式可以讓紙質檔案的保存更加完善。干部人事檔案的數字化查詢的方便性和科學性，能夠有效地應對過去在檔案管理中遇到的保管問題和使用上的困擾，還能有效地保護檔案原件，避免其丟失、損壞或無法修復，能夠延長其保存和使用壽命。

1.2.2 干部人事檔案數字化筑牢了涂改造假的“防火墻”

《關于進一步嚴格管理干部檔案的通知》在2014年6月由中組部發布，強調干部檔案是干部基本誠實的體現，嚴厲禁止干部檔案的虛假和偽造。干部人事檔案的真實性是保證干部工作嚴肅性的基礎，任何涂改或偽造檔案材料都是違法違紀的行為。干部人事檔案信息被偽造，給社會帶來了嚴重的負面效應。一些人將這視為獲取職位晉升的“快捷通道”。因此，需要借助先進的科技手段來優化檔案管理，將干部人事檔案數字化，辦求在技術層面上避免任何形式的文件涂改或造假。

1.2.3 干部人事檔案數字化實現了服務利用的“科學化”

干部人事檔案管理數字化能夠推動其高效管理，并通過分層次的審核來檢查用戶賬號，并留下查詢痕跡，對數字化檔案的利用起到了技術支持的作用。紙質干部人事檔案轉換為電子版本之后，將被整合到電子檔案管理系統中，進行統一的監督，將煩瑣的工作流程變得更加便捷，使管理人員能夠迅速地整理并檢索檔案資料，從而減少每個卷冊的檢索時長，并有效地處理當前干部人事檔案工作面臨的復雜難題。借助人事檔案信息平臺系統，不僅能查閱干部人事檔案，還能對其中的相關信息進行統計和分析，如學歷、年齡、政治立場、民族等方面的情況，擴展了干部人事檔案的使用范圍［2］。當前，干部人事檔案的處理正在經歷一個從傳統的紙質檔案向數字檔案轉變、從管理紙質檔案的具體內容向管理檔案的信息數據轉變、從手動操作向信息化操作轉變、從分散使用的檔案資源到共同建設和共享轉變的過程。

2 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設存在的主要問題

2.1 干部人事檔案管理觀念落后，對數字化建設重視不夠

一些檔案管理人員的管理觀念過于陳舊，依舊遵循著舊式的管理準則，不能對已存在的管理內容做出變革，也很難體現出檔案管理的合規性。尤其是在當前網絡科技普遍使用的新時代，一些單位的干部人事檔案數字化建設進程較慢，許多關鍵的信息技術與設備尚未配置完善，極大地阻礙了干部人事檔案管理的發展。

2.2 數據來源渠道較少，缺乏完善的干部人事檔案數據信息管理平臺

干部人事信息通常較為單一，其內容也相對簡單，嚴重制約了干部人事檔案管理數字化的發展。由于缺乏大數據技術的應用，檔案信息僅能用于查找指定姓名的人員，無法對同一階段或同一專業的員工進行綜合能力的比較，削弱了檔案數據管理的有效性和潛在價值，無法展現數據管理的優點。另外，目前的干部人事檔案信息的收集主要基于書面記載，而在處理數據分析及電子化檔案的轉換過程中，需要花費大量的時間與精力來二次提取文字信息。

2.3 干部人事檔案管理信息化配套設施不健全，缺乏專業的信息化操作人員

在構建干部人事檔案管理系統以及實施數字化管理時，相較于傳統的檔案處理方式，其所需的技能要求更為嚴格。然而，當前大量的檔案管理工作人員的綜合素質并不高，一些工作人員甚至未能滿足基礎的職業能力要求。在數字化管理系統中，干部人事檔案需要進行用戶分類，每一位用戶擁有獨特的操作權。高級檢索功能允許對資料的修訂或移除，而中級檢索功能則能夠全方位地檢索文檔內容。另外，管理者還擁有審閱各種用戶的操作狀態及其相關資料的權力。因此，檔案管理工作人員需要了解如何操作并使用檔案管理系統，遇到問題要立即處理，并保證所有的用戶都能夠按照使用規則的約束條件來查閱文件，避免因不當使用而出現各種問題［3］。

2.4 缺乏信息安全意識，容易引發信息泄露風險

在大數據時代下，檔案文檔的一體化數據有可能帶來信息的安全風險。與傳統的檔案信息相比，數據信息平臺的使用方式更為便利，這也增加了信息泄露的風險。目前，一些干部人事檔案管理人員對保護保密文檔信息的關注度不足，假如某個平臺的窗口未進行足夠的安全保護，就有可能引發文件信息系統的黑客入侵，從而導致關鍵的檔案信息被泄露。

3 大數據時代下干部人事檔案管理數字化建設策略

3.1 加強對數字化管理的重視程度

首先，建立干部人事檔案的大數據思維，不只是指數據的大量、數據的多樣性和數據的復雜性，同時也體現了思維模式和工作方法的變革和創新。在大數據時代，檔案與數據的邊界逐漸模糊，理論上大數據應該被歸類為檔案，但實際上大部分大數據并沒有被歸入檔案管理的領域。因此，建立干部人事檔案大數據思維，需要打破常規的干部人事檔案數據定義，擴大對于干部人事檔案數據的認識，將所有涉及干部人事檔案工作的信息全都整合進干部人事檔案信息管理中。

其次，建立干部人事檔案大數據思維，其本質上就是一種以進步、變化、數據為導向的檔案視角；一種依賴大規模數據的即時科學處理與知識探索過程；一種以數據的完整、復雜、聯系為依據的思維解讀手段；一種打破常規、創新的檔案管理方式。

最后，建立干部人事檔案大數據思維，能夠更深入地理解在大數據時代，干部人事檔案與其相關的工作，并優化其運行模式與手段，以適應新時代、新形勢、新任務和新要求。

通過數字化管理方式，人事干部的信息可以得到永久性的管理和保存，不僅能減少過去使用傳統紙質檔案所需的大量人力和物力投入，還能利用高科技力量實現檔案的高效管理。因此，檔案管理單位領導者要注重和引導干部人事檔案數字化管理，并適時加大宣傳力度，使檔案管理單位更加關注數字化建設，提升其在檔案數字化管理方面的專業技能。

3.2 建立干部人事檔案信息數據庫

干部人事檔案數字化管理應該采用文檔一體化的管理方式，創建相應的數據庫，以便全面掌握干部人事檔案的基礎信息。目前，TRIP數據庫非結構化的屬性展現了其在多平臺大數據存儲方面的優越性，能夠以二進制的方式，實現對數據對象的多樣化導入和保存。此類型的數據庫并未過度強調數據的大小，同時也具備獨立進行文件抽取的能力，并具備自動查找檔案資料的特點［4］。另外，TRIP數據庫的級別結構也是非常重要的，通過識別用戶的身份和確定訪問的權限，并對訪問的詳細內容進行研究，迅速地處理和追蹤管理干部人事檔案數據。

3.3 有效提升硬件基礎設施的建設

擁有良好的硬件設施基礎，就意味著數字檔案的安全得到了有效地保障。一些單位的基礎設施配置不足，除了經濟狀況的影響，更多的是對人事檔案管理工作缺乏重視，完全沒有認識到干部人事檔案一旦損壞，將會帶來不可逆轉的嚴重后果。因此，確保數字化檔案的安全，需要提高人事檔案數字化管理的標準，同時也需要在檔案管理部門中配備相應的硬件設施，并配置完善的信息化、數字化檔案管理所需的基礎設施，包括數字化建設所必需的服務器、計算機、掃描儀及系統軟件等，以滿足干部人事檔案數字化管理的實際需求。

3.4 完善干部人事檔案人才隊伍培養機制

由于目前的檔案信息數字化轉型尚未廣泛應用，一些地區的數字化管理技術水平相對較低。因此，強化對人才的培育，加強信息技術應用能力，對于干部人事檔案的數字化改革具有極其關鍵的影響。在干部人事檔案數字化建設中，應當有效地設定檔案管理人才的建設目標，科學地制定檔案管理人才的發展策略，并創造一個有利于檔案人才隊伍成長的環境，從專業素養到現代技能，全面地培育干部人事檔案管理的人才，以滿足干部人事檔案數字化需求。

3.5 優化檔案管理風控

在數字化系統管理的過程中，相關的檔案管理單位應組建專門的網絡信息安全保護團隊，以確保其數字化系統在完全安全的環境下運行。

首先，強調“三員分離”。“三員分離”是指系統管理、安全保密和安全審計這三個職位的安全管理人員。在這三個職位中，系統管理人員的核心任務在于創建與移除用戶數據；負責安全保護的工作人員的首要任務在于合理劃定各個權限；負責安全審計的工作人員的首要工作則在于檢索有關的記錄，并對此做出常規化處理。

其次，確保文件信息的安全性。應根據實際管理所需的各種資料選擇與之相匹配的各類軟件，以此提升數據庫建立時的效率和真實性。在選擇軟件時，將安全性和規范性放在首位，通過標準化的軟件進一步加強網絡安全，在此基礎上選擇具有較高保障能力的軟件系統。所有的理念都應該基于數據的輸入、傳遞、儲存和查詢已經過國產化管控的前提。在訪問一些關鍵節點時，可以利用相應的MAC地址進行綁定，僅允許一些特殊的設備進入系統。某些特殊的文件需要進行加密才能進行傳輸，這就體現出了文件加密、防止截屏錄屏拍照等相關工作的安全性。

最后，相關的檔案管理單位也應該準備好各類電子文件的副本，這樣既能提升安全性，又能保證信息的一致性［5］。同時，工作人員還應當定期調閱檔案，避免在審查過程中出現任何惡意增刪、修改或替換檔案的情況。在檔案查閱的過程中，工作人員必須嚴格按照監管指導，對借閱檔案的開始日期、借閱人員、借閱時間以及歸還日期等各個環節進行嚴格控制。借閱完畢后，應將借閱過的檔案與先前保存的副本進行對比，只有在確認其與原副本信息完全一致的情況下，才能進行歸檔。

4 結語

在大數據背景下，干部人事檔案管理面臨新機遇和新挑戰，管理人員要緊跟時代的步伐，在管理的觀念、方法等各個層面持續創新。在推進干部人事檔案數字化建設進程中，通過建立大數據管理的觀念、加強檔案信息管理系統的管理功能、改善檔案管理的風險控制，使干部人事檔案更好地適應外界的新環境。通過平臺方便快捷地完成資源的收集、檢索和儲存等工作，以此提高其使用效率和安全性，將其轉變為可靠的資源，從而為干部的發展和培養提供有力的支持。

參考文獻

［1］周文波. 新時代干部人事檔案數字化管理策略研究［J］. 蘭臺世界，2023（6）：113-115.

［2］殷志文. 大數據時代企業干部人事檔案管理數字化建設分析［J］. 上海企業，2023（5）：81-85.

［3］楊玲. 大數據時代干部人事檔案管理數字化建設研究［J］. 蘭臺內外，2022（21）：30-31.

［4］趙容. 基于大數據技術的人事檔案管理數字化系統建設［J］. 信息記錄材料，2021，22（9）：187-188.

［5］項海菊. 淺析大數據時代的數字化人事檔案管理［J］. 科技創新導報，2020，17（3）：143-144.

［作者簡介］常艷，女，晉中祁縣人，山西省晉中市祁縣人力資源和社會保障局，本科，中級經濟師，研究方向：人力資源管理。