會展企業(yè)內(nèi)部控制與對策研究

周文文

近年來，在市場經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展的背景下，國內(nèi)會展企業(yè)及會展規(guī)模不斷擴(kuò)張，國際知名會展企業(yè)也開始進(jìn)入國內(nèi)市場，使會展行業(yè)迅速發(fā)展壯大，企業(yè)間的競爭日益加劇。企業(yè)要想在競爭中嶄露頭角，立于不敗之地，需要有完善的內(nèi)部控制作為支撐。但是當(dāng)下會展企業(yè)內(nèi)部控制情況并不理想，很多會展企業(yè)在實踐過程中面臨著諸多問題，如風(fēng)險意識不強(qiáng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理等。本文圍繞對內(nèi)部控制五要素的探索提出相應(yīng)對策，并已經(jīng)在應(yīng)用中取得了良好的成果。

會展企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境要素

內(nèi)部控制環(huán)境是企業(yè)建立與實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。根據(jù)國家法律法規(guī)和章程的規(guī)定，會展企業(yè)應(yīng)建立治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則，明確董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責(zé)和權(quán)限，使其在經(jīng)營管理和決策中保持相互獨(dú)立、權(quán)責(zé)明確、相互制衡。會展企業(yè)應(yīng)根據(jù)會展業(yè)務(wù)特點和內(nèi)部控制要求設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限，組織結(jié)構(gòu)設(shè)置要有利于提升管理效能，保證信息通暢。人力資源管理應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為用人標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)員工培訓(xùn)，不斷提高素質(zhì)。加強(qiáng)文化建設(shè)，倡導(dǎo)愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新和團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，樹立現(xiàn)代管理理念，強(qiáng)化風(fēng)險意識和法治觀念。

風(fēng)險評估要素——會展企業(yè)存在的重要風(fēng)險點

會展行業(yè)戰(zhàn)略合作風(fēng)險 會展行業(yè)只有具備一定的規(guī)模才能有效帶動經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，才能提升企業(yè)自有核心競爭力和品牌影響力。在此過程中，需要將整個行業(yè)的資源加以整合，拉攏不同的戰(zhàn)略合作伙伴共同經(jīng)營，然而戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系管理不善或者突發(fā)變動，將會導(dǎo)致資源分散、合作伙伴主要客戶資源流失，最終影響企業(yè)的會展品牌及盈利能力。

案例：成都X展會項目自2000年起由A展覽公司主辦，至今已舉辦20余年。B戰(zhàn)略合作伙伴從展會舉辦之初成為A展覽公司戰(zhàn)略合作方。2019年X展會項目展覽總規(guī)模30萬平米，參展企業(yè)1150個。2020年因合同到期，合作條件等原因發(fā)生變動，導(dǎo)致戰(zhàn)略合作伙伴獨(dú)自辦展，客戶資源大量流失（單位：萬元），如表1所示。

通過表1分析，戰(zhàn)略合作伙伴的流失對公司展位面積、營收規(guī)模、利潤等造成較大影響，風(fēng)險增加。

會展運(yùn)營風(fēng)險 第一，預(yù)算環(huán)節(jié)。預(yù)算管理包括預(yù)算編制、預(yù)算控制以及預(yù)算調(diào)整工作。預(yù)算環(huán)節(jié)主要風(fēng)險包括編制時對項目了解不充分，預(yù)算編制所依據(jù)的相關(guān)信息不足，所編制的預(yù)算脫離實際，導(dǎo)致結(jié)果與預(yù)算偏差較大，甚至出現(xiàn)項目虧損；從預(yù)算控制的角度來看，一些會展企業(yè)在項目執(zhí)行過程中，出現(xiàn)超預(yù)算、預(yù)算外開支、未經(jīng)過授權(quán)審批自行調(diào)整預(yù)算等，從而使預(yù)算執(zhí)行隨意，預(yù)算管理流于形式，難以實現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益。第二，采購環(huán)節(jié)。采購環(huán)節(jié)作為公司花錢的環(huán)節(jié)，也是發(fā)生資金損失風(fēng)險最大的環(huán)節(jié)。會展行業(yè)采購內(nèi)容主要包括場地租賃、現(xiàn)場氛圍營造、展位搭建、安保、宣傳推廣、物料制作、接待住宿、翻譯等。采購過程中共同點在于金額大、時間緊，尤其是承接類展會從承接到舉辦時間更短，再加上公開招標(biāo)、競爭性磋商等采購方式時間上的限制要求，導(dǎo)致違規(guī)采購，例如招標(biāo)截止時間不足、圍標(biāo)串標(biāo)等違規(guī)行為。第三，招商及招展。招商、招展工作中主要的風(fēng)險點包括招展面積是否達(dá)到預(yù)期，規(guī)模太小影響展會效果、招商工作不到位、展期專業(yè)買家及觀眾人氣不足、客戶滿意度不夠影響下一屆招展；銷售人員瞞報、漏報展位銷售收入，展位費(fèi)收款未全部入賬的風(fēng)險；疫情等不可抗力因素導(dǎo)致展會的取消或延期舉辦，給許多會展企業(yè)帶來破產(chǎn)的風(fēng)險。第四，現(xiàn)場布展及運(yùn)營?，F(xiàn)場布展階段是展會即將向觀眾亮相的階段，此環(huán)節(jié)最大的風(fēng)險為布展時間風(fēng)險和安全事故風(fēng)險。一是由于時間緊，工作量大，不能在規(guī)定時間完成場館布置、場館內(nèi)外的氛圍營造、展位搭建、主場服務(wù)商的對接、現(xiàn)場安保管理等工作，導(dǎo)致展會不能按期舉辦，引發(fā)合同糾紛；二是在布展期間出現(xiàn)安全事故，如展位搭建人員受傷，清除“展蟲”“游商”過程中發(fā)生沖突，導(dǎo)致各類糾紛，影響企業(yè)的聲譽(yù)。

宣傳推廣風(fēng)險 會展本身屬于一種廣告，會展執(zhí)行過程中，需要大量的宣傳，包括大眾媒體宣傳，專業(yè)媒體宣傳，新媒體宣傳，通過大量的媒體單位對展會進(jìn)行品牌輸出，來達(dá)到良好的社會效應(yīng)和影響力。宣傳中常見的風(fēng)險包括媒體投放不精準(zhǔn)，所投放的媒體與所關(guān)注的人群不匹配，或者所投放的媒體實力不足，導(dǎo)致點擊率和播放流量不足，不僅造成資源浪費(fèi)，也達(dá)不到展會所需要的效果；廣告宣傳中圖片文字出現(xiàn)意識形態(tài)、侵權(quán)風(fēng)險等。

會展行業(yè)財務(wù)風(fēng)險 一是財務(wù)報告真實可靠性。財務(wù)人員的專業(yè)勝任能力不足以及人為操控財務(wù)報表，均有導(dǎo)致影響財務(wù)報告真實性的風(fēng)險；二是會展行業(yè)盈利能力風(fēng)險。會展企業(yè)經(jīng)營的項目主要包括自主培育的市場化項目和承接類項目兩類，大部分自主培育的市場化項目盈利能力強(qiáng)，毛利率可達(dá)到30%以上，但承接類會展項目盈利能力差，承接類項目毛利率僅有10%左右，甲方因資金的壓縮、取消等不受企業(yè)自身控制，且承接類項目連續(xù)舉辦不受企業(yè)自身把控的因素，會有企業(yè)營收盈利能力降低的風(fēng)險；三是應(yīng)收賬款風(fēng)險。承接類項目一般墊支資金較大，導(dǎo)致應(yīng)收款壞賬損失的風(fēng)險增加。

會展行業(yè)法律風(fēng)險 參展商及供應(yīng)商簽訂的協(xié)議發(fā)生的重大法律糾紛，因參展企業(yè)展品內(nèi)容與展會主題不符強(qiáng)制撤除展位產(chǎn)生的糾紛，會展催生的展覽品、創(chuàng)意設(shè)計產(chǎn)品的知識產(chǎn)權(quán)未明確，歸屬權(quán)產(chǎn)生的法律風(fēng)險。

風(fēng)險評估——會展企業(yè)風(fēng)險應(yīng)對策略

戰(zhàn)略合作風(fēng)險方面應(yīng)對策略 第一，優(yōu)化與合作伙伴的合作模式，建立良好的商業(yè)合作關(guān)系，牢牢把握主導(dǎo)權(quán)和主動權(quán)，簽訂中長期戰(zhàn)略合作框架協(xié)議，約定退出機(jī)制等條款，同時拓展建立有實力、有資源的合作方儲備庫，可以有效降低受制于某一合作方的風(fēng)險；第二，加強(qiáng)客戶資源管理，加強(qiáng)自身的品牌建設(shè)，不斷完善服務(wù)，加深客戶對品牌的認(rèn)可，進(jìn)一步把控自有客戶資源，拓展獲客渠道，增加客戶留存率，將資源掌握在自己手中。

運(yùn)營風(fēng)險應(yīng)對策略 第一，建立全面預(yù)算管理制度，編制預(yù)算時與各部門、各層級進(jìn)行充分有效的協(xié)調(diào)溝通，詳細(xì)了解項目情況，有必要時參與到項目中去，全面獲取與編制預(yù)算相關(guān)的信息資料；預(yù)算編制后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得隨意調(diào)整預(yù)算，確需調(diào)整的，嚴(yán)格按照預(yù)算調(diào)整制度規(guī)定以及相應(yīng)的授權(quán)審批來調(diào)整預(yù)算。第二，建立健全采購管理制度和采購流程，根據(jù)項目實施時間合理安排采購時間，成立評審小組及評審專家，建立監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立監(jiān)督人員，把不相容職務(wù)相分離，有效防止違規(guī)采購行為。第三，針對布展過程中的風(fēng)險，企業(yè)根據(jù)展會的規(guī)模等實際情況制定整體方案，合理設(shè)置工作組，細(xì)化工作，采購物料時根據(jù)實際情況，合理選擇供應(yīng)商數(shù)量，保質(zhì)保量地完成布展工作；同時做好布展期間安全管理工作，選擇供應(yīng)商時從事相關(guān)的業(yè)務(wù)必須具備相應(yīng)的資質(zhì)，簽訂合同時，約定好供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險，通過合同轉(zhuǎn)移風(fēng)險；做好現(xiàn)場安全巡查及安檢工作，完善安全防控措施。

宣傳推廣風(fēng)險應(yīng)對策略 提前設(shè)計整體宣傳方案，根據(jù)宣傳的成本預(yù)算，精準(zhǔn)投放宣傳媒體，對媒體單位綜合實力做好提前調(diào)查和評估工作，同時對宣傳中的圖片、文字進(jìn)行全面監(jiān)督和核查，避免出現(xiàn)意識形態(tài)、侵權(quán)等方面的風(fēng)險。

財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對策略 做好財務(wù)分析工作，包括宏觀環(huán)境、行業(yè)數(shù)據(jù)、盈利能力等方面，調(diào)整收入結(jié)構(gòu)，全面反映公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果以及現(xiàn)金流量情況，在選人用人上綜合考慮專業(yè)勝任能力及職業(yè)道德修養(yǎng)，選擇德才兼?zhèn)涞呢攧?wù)人員；會展的經(jīng)營管理上，提高和培育市場化項目比重，提升企業(yè)的盈利能力水平，積極開拓新項目，圍繞公司主營業(yè)務(wù)發(fā)展多元化經(jīng)營，預(yù)防各種不可抗力因素，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的風(fēng)險；加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，做好客戶信用等級評估工作，拒絕與失信嚴(yán)重的客戶往來。

法律風(fēng)險應(yīng)對策略 增強(qiáng)法律意識，成立法務(wù)部門或?qū)Ｂ毞▌?wù)人員；與客戶及供應(yīng)商簽訂經(jīng)濟(jì)合同需經(jīng)財務(wù)、法務(wù)等專業(yè)人員嚴(yán)格審核；布展過程中嚴(yán)格審查參展商資格及參展內(nèi)容是否和展會主題相符；對于會展過程中衍生出各類資產(chǎn)應(yīng)在合同中明確產(chǎn)權(quán)歸屬及移交方式。

加強(qiáng)企業(yè)信息與溝通效率要素

為提高信息與溝通控制效率，可以運(yùn)用信息技術(shù)加以輔助，會展企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項的自動控制，減少或消除人為操縱。會展企業(yè)應(yīng)加大信息化建設(shè)，比如，可以根據(jù)軟件服務(wù)商的技術(shù)要求進(jìn)行系統(tǒng)化的完善，通過信息技術(shù)的深化，實現(xiàn)自動化的規(guī)范化管理，進(jìn)而保障內(nèi)部控制工作的有效推進(jìn)，提升會展企業(yè)內(nèi)部管理水平。再如，在信息化建設(shè)過程中應(yīng)加大建設(shè)力度，成立專業(yè)的骨干力量進(jìn)行專門的信息化建設(shè)，建立聯(lián)合小組加強(qiáng)與軟件服務(wù)商的共同合作，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行全流程管理系統(tǒng)的優(yōu)化，并在內(nèi)控系統(tǒng)中強(qiáng)化管理，借助先進(jìn)技術(shù)的流程化內(nèi)容實現(xiàn)規(guī)范化、自動化和制度化，進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)控業(yè)務(wù)的工作效率。

內(nèi)部監(jiān)督要素

健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。在會展企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)中，還要積極地健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，通過機(jī)制化的監(jiān)督體系完善，加強(qiáng)企業(yè)科學(xué)化管理，讓企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制管理過程中的問題，評價內(nèi)部控制的有效性，對于發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷及時整改和優(yōu)化，以此提升內(nèi)部控制效率和效果。同時，企業(yè)可以通過日常經(jīng)營活動、與客戶或供應(yīng)商等外部有關(guān)方溝通、與公司員工的溝通、公司各項審計活動等方式，對內(nèi)部控制的運(yùn)行情況進(jìn)行判斷。

有效的會展企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)保證五要素并駕齊驅(qū)，且五要素應(yīng)以整合的方式共同運(yùn)行，以將影響目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險降低至可接受的水平。企業(yè)層面的失控容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)層面失控，單純的業(yè)務(wù)操作失控也會給企業(yè)造成損失，因此，無論忽視哪一方面導(dǎo)致的重大內(nèi)部控制缺陷，都可能給企業(yè)造成損失甚至滅頂之災(zāi)。因此，會展企業(yè)要高度重視內(nèi)部控制制度的建設(shè)，不斷落實相關(guān)制度，以提升企業(yè)內(nèi)部管理水平。

（作者單位：成都新東方展覽有限公司）