綜合類檔案館實物檔案管理實踐探析

文/天津市檔案館 王丹丹

實物檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。通常，綜合類檔案館實物檔案主要來源于國際事務合作和處理涉外事務的禮品實物檔案；重大活動、重大事件形成的實物檔案；社會征集的實物檔案等。相較其他門類的檔案，實物檔案具有形象、直觀、難管理等特點。機關、團體、企業事業單位和其他組織按照國家有關規定，應定期向檔案館移交實物檔案。

為了擴大館藏和提升檔案宣傳力度，近年來綜合類檔案在不同程度上加大了收集實物檔案的力度，實物檔案收集的門類越來越多樣，載體越來越豐富，數量也越來越多。當前，國家尚未出臺實物檔案管理的相應規范標準，如何做好實物檔案管理工作，推動實物檔案管理進一步規范化、科學化和標準化是重點也是難點。

一、實物檔案管理存在的問題

（一）實物檔案收集難。機關、團體、企業事業單位和其他組織對實物檔案的收集工作重視程度不夠，實物檔案的歸檔意識不強，導致收集速度和質量嚴重滯后。實物檔案的來源及形成時間具有不確定性，造成實物檔案歸檔不及時，容易出現實物檔案破損和丟失等現象，以致實物檔案的實體安全無法得到保障。實物檔案收集工作還存在著“泛化”的趨勢，從存量實物檔案看，價值不高、重復件及電子垃圾的實物檔案依然存在，占用了本就庫容緊張的實物檔案庫資源。

（二）實物檔案整理難。實物檔案的整理與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相比難度較大，至今還未有統一的標準，歸檔整理規則也不成熟。實物檔案的整理不規范，表現在三方面：第一，分類不規范，全宗內檔案并未按照載體形態進行分類；第二，編號不規范，編號張貼的位置不一致，編號的方式不統一；第三，目錄著錄不規范。移交的實物檔案原始目錄檔號、題名、時間、責任者等著錄項不規范，特別是時間、責任者等著錄項大部分缺失。

（三）實物檔案保管難。實物檔案載體形式多樣，其載體可由紙質、玻璃、金屬和塑料等多種材料構成。載體為泥塑、木質的實物檔案極易開裂；載體為銀制、銅制的實物檔案，易出現氧化、變色。這些特殊載體的實物檔案需要極為嚴格的保管環境，以木制載體為例，木制品需要在溫度5℃～35℃，濕度85%左右，較潮濕的存儲環境。“檔案在文”，文書檔案庫房依然是檔案館庫房的主體，按照《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25-2010）中對檔案庫房溫濕度的要求，檔案庫房溫度14℃～24℃，相對濕度45%～60%。這樣的溫度設置更適合文書檔案的保管，但達不到不同類載體實物檔案的保管環境要求。另外，木制品、銅制品還需要專業的定期養護，否則一旦破損，很難回到原始狀態。由于實物檔案多樣性的特點，對其進行保管需要一定的空間和設施，綜合類檔案館往往因庫容所限，實物檔案與傳統紙質檔案一同放置在密集架上保管，擺放較為隨意，無法按照順序排列，這也造成了實物檔案保管難度較大。

（四）實物檔案利用難。進入綜合類檔案館的實物檔案只有極少部分以展陳形式出現，導致綜合類檔案館實物檔案利用率低。用于展陳的實物檔案除了具有觀賞價值外，還需具有現實意義，然而進館的實物檔案很少有明確的背景及來源說明，造成一些珍貴實物檔案無法作為展出使用，被永久塵封在檔案庫房。絕大部分實物檔案進入庫房保管后，長期被放置在檔案柜或密集架上，利用率非常低，從而失去了背后所蘊含的價值和意義。

（五）實物檔案數字化難。實物檔案的數字化是實物檔案管理的重要一環。在實物檔案管理工作中，經常會出現重復題名的現象，如名為座鐘的目錄共有7條。如何將目錄與實體檔案一一對應，目錄著錄工作顯然是沒有辦法解決的。實物檔案數字化工作卻可以解決這個問題，7個座鐘外觀形狀、大小各不相同，可以將實物檔案數字化，將數字化成果與目錄一一對應。同時，通過數字化工作，在一定程度上可以實現對重要或價值較高的實物檔案的有效監管。但實物檔案數字化工作開展并非易事，首先綜合檔案館保管的實物檔案數量大，其次實物檔案形式多種多樣，載體形式也不盡相同，對數字化技術要求較高，綜合類檔案館人力和數字化技術水平有限，實物檔案數字化工作難以開展。

二、改進實物檔案管理的措施

（一）完善實物檔案收集的規范制度。完善的制度是所有檔案管理工作的基礎，實物檔案也同其他類型的檔案一樣，需要相應的標準和管理制度。實物檔案的廣譜性給其收集工作帶來很大的困難，有必要明確實物檔案收集的標準和規范。從實物檔案的來源看，接收是綜合類檔案館實物檔案的主要來源。因此，立檔單位移交實物檔案的質量好壞直接決定了綜合類檔案館的實物檔案的質量。這就要求，立檔單位要根據本單位實際工作，將能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌且具有保存價值的特定有形物品安全、及時歸檔。為此，立檔單位應建立健全實物檔案管理制度，以明確本單位實物檔案的收集時間、歸檔要求、歸檔范圍等要求。立檔單位按規定制定本單位的《實物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》，檔案部門要嚴格按照《實物檔案歸檔范圍和檔案保管期限表》收集實物檔案，并采取定期、不定期收集及主動追蹤等多種方式，加強對實物檔案的收集力度。

除此之外，社會征集檔案是綜合類檔案館實物檔案的又一來源，綜合類檔案館應制定實物檔案征集相關辦法，并根據館藏情況，確定實物檔案征集主題，并在入館前對征集檔案進行鑒定，對存有真偽疑義的實物，采取必要的措施對實物檔案進行真實性、原始性再鑒定，以確保實物檔案的質量。實物檔案鑒定，特別是對較珍貴且具有歷史價值的實物檔案鑒定時，要加強與文物部門的信息銜接、溝通，整合內部資源，打破部門壁壘。收集實物檔案時，還有一個重要環節不能忽視，要將實物檔案的歷史背景、文化淵源、檔案來源等內容收集齊全、完整。

（二）統一實物檔案的整理方法。1991年《天津檔案》第一期上登載了《實物檔案初探》一文，第一次明確提出了實物檔案的概念。三十多年來，檔案界對實物檔案這一提法始終爭議不斷。但隨著檔案實踐工作的拓展和檔案外延的擴大，實物檔案已成為檔案體系的重要組成部分。然而，實物檔案收集、整理工作雖然如火如荼地開展起來，但背后卻潛藏著不少問題。尤其是各單位各自為政，以致實物檔案整理的形式五花八門、質量參差不齊。究其原因，是由缺乏實物檔案整理的統一標準造成的。目前，各地區、各單位在整理實物檔案時主要參考《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）、《印章檔案整理規則》（DA/T 40-2008）。《歸檔文件整理規則》明確指出該規則是作為文書檔案保存歸檔文件的整理原則和方法。文書檔案在分類、編號、編目方面和實物檔案有很大的區別。《印章檔案整理規則》規定了印章檔案的整理方法和原則，但印章檔案作為實物檔案的一類，不能作為指導實物檔案整理的規則。制定統一標準的實物檔案整理標準迫在眉睫，實物檔案整理的科學、統一、有序，才是開展其他實物檔案工作的基礎。

（三）加強實物檔案的安全保管。根據2020年6月新修訂《中華人民共和國檔案法》第三章，新增第十九條提出“按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采取先進技術，實現檔案管理的現代化”。實物檔案具有稀有性和唯一性，若破損將不可逆，安全保管更應引起重視。實物檔案更適合在一個獨立、安全的空間集中保管。《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25-2010）中4.2.1條款中規定“檔案庫可包括紙質檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、特藏庫、實物檔案庫、圖書資料庫、其他特殊載體檔案庫等，并應根據檔案館的等級、規模和實際需要選擇設置或合并設置”。目前，很多綜合類檔案館即使設立了專門存放實物檔案的庫房，但庫容有限，也僅存放一些較為重要或有展示價值的實物檔案。分散的實物檔案管理模式，給實物檔案帶來很大的安全隱患。綜合類檔案館應根據實物檔案的館藏量，建立實物檔案庫房，統一、集中保管實物檔案。對珍貴實物檔案進行分類分級管理，利用科技手段，采取不同的保管措施。同時，實物檔案庫房應配備專業的檔案管理人員，檔案庫房管理人員要嚴格遵守相關的制度規范和工作流程，對實物檔案進行保管的過程中，必須具有保護意識，熟悉不同載體特性的實物檔案維護方式、方法，不斷更新實物檔案保管、保護的新知識。同時，綜合類檔案館還要加大資金投入，購置保管實物檔案的相應設備，從而使實物檔案得到更好地保管和保護，實現實物檔案的長久保存。

（四）拓寬實物檔案的利用途徑。在檔案的整個生命周期中，最重要的環節和最終的目的就是檔案的利用。目前，綜合類檔案館實物檔案的利用率不高，且利用實物檔案的方式也較為單一。綜合類檔案館應采取各種措施，拓寬實物檔案的利用途徑。首先，要樹立主動服務意識，主動作為，為各單位和人民群眾提供優質的查詢利用服務。其次，展覽陳列是讓公眾直接認識檔案的最有效途徑，要充分利用館藏資源，圍繞重大活動、社會熱點，舉辦實物檔案展覽，傳遞實物檔案帶來的精神內涵，讓群眾走近實物檔案、了解實物檔案。除了傳統的展陳方式以外，近年來，隨著數字視覺技術的發展，數字展陳技術已在博物館、紀念館、美術館等文化場館得到廣泛應用和實踐，給檔案展出提供了新的思路和方法，這種數字展覽的視覺效果更適于實物檔案載體多樣性的特點。再次，深挖實物檔案背后的故事，利用報紙、雜志、廣播，抖音、微信公眾號等平臺，通過文章、短視頻的方式對外宣傳實物檔案故事，把檔案宣傳到人民群眾中去，讓實物檔案走進群眾視野。最后，黨的二十大報告提出“推進文化自信自強，鑄就社會主義文化新輝煌”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中明確指出“加強檔案文化創意產品開發，探索產業化路徑”。檔案文創產品的開發是創新檔案信息資源開發利用的重要形式，目前檔案文創產業尚處于探索起步階段，數量和質量都還缺乏成功的實踐案例。綜合類檔案館應充分發揮館藏文化資源優勢，以文創為載體講好檔案故事、傳播好檔案聲音。

（五）推進實物檔案的數字化。我國一直高度重視檔案建設工作，明確將檔案數字化作為重要任務。最新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增“檔案信息化建設”章節，明確指出符合規范和標準的電子檔案的效力等同于傳統的其他載體檔案，同時明確規定了各級政府要將檔案信息化納入信息化發展規劃，并且鼓勵、支持各級檔案館推進傳統載體檔案數字化。為實施國家檔案局“存量數字化，增量電子化”戰略，綜合類檔案館一方面持續開展館藏存量檔案的數字化，另一方面持續推行“雙套制”移交與接收工作，全面實行進館紙質檔案和數字化副本雙套制接收。無論是存量數字化還是接收移交的數字化副本，數字化工作重點始終圍繞在紙質檔案和聲像檔案，實物檔案幾乎沒有涉及。

綜合類檔案館要啟動存量實物檔案數字化工作，實物檔案的數字化可采取外包的形式，這種引入外包公司的模式，已經成為綜合類檔案館一些檔案業務工作的現實選擇和通行做法。為保證存量實物檔案數字化工作開展的合理、有序，按照《檔案數字化外包安全管理規范》《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020），具體工作流程可參考紙質檔案及聲像檔案數字化工作。實物檔案技術方面，2022年4月7日，國家檔案局發布《實物檔案數字化規范》（DA/T 80-2022)，自2022年7月1日實施。《實物檔案數字化規范》規定了實物檔案數字化的組織與管理，確定了實物檔案數字化前處理、數字化采集、影像處理工作與實物檔案驗收、移交和入庫要求，為實物檔案數字化工作提供了技術支持。推動實物檔案的“雙套制”移交與接收工作，綜合類檔案館要制定實物檔案“雙套制”的移交與接收工作細則，統一實物檔案數字化技術標準的基礎上，要有前瞻性預測，為實物檔案的各項工作開展奠定更好的基礎。

三、結語

實物檔案所具有的多樣性、復雜性和隨機性，決定了實物檔案與其他門類檔案相比更難以管理的特點。為了做好實物檔案管理工作，綜合類檔案館應在完善實物檔案收集的規范制度、統一實物檔案的整理方法、加強實物檔案的安全保管、拓寬實物檔案的利用途徑、推進實物檔案的數字化幾個方面下功夫，這樣才能持續地豐富館藏資源、優化館藏結構、推動綜合類檔案館館藏資源體系建設，發揮實物檔案的獨特作用和應有價值，提升綜合類檔案館的影響力和服務力。