加強油田地質檔案管理質量控制

文/新疆油田公司勘探開發研究院 田愛軍

近年來，油氣地質資料向全國地質資料館匯交趨于系統和專業，油田地質檔案部門作為油田地質檔案管理的具體實施者，需要確保地質資料收集、保管階段的科學性和嚴謹性，強化油田地質檔案管理，通過優化相關機構的治理體系，深入扎實地開展油田地質檔案管理質量控制工作。

一、加強油田地質檔案管理質量控制的必要性

（一）地質檔案資源整合難度大。公司檔案管理部門探索建立檔案資源，集中共享機制，通過對地質資源開展系統化梳理，傳統載體數字化轉型，實現資源品質優化整合，達到線上一體化快捷利用。散布在公司各地的地質資料以往由多家單位管理，缺乏明確、統一的歸檔標準，現在逐條查漏補缺、去重糾錯掃描。庫藏檔案處于不斷流動的狀態，變數大且不易掌控。庫藏檔案牽扯人員眾多，外協及非專業人員介入其中，在工作中占據主導地位，不確定因素和管理風險較強。

（二）國家持續加強地質資料匯交標準系統性、專業性要求。國家加強對油氣資源統籌利用，加快了油氣資源平臺建設。匯交管理改革力度加大，匯交流程不斷更新，匯交資料的準確性、完整性、系統性要求日益增強。油田內部地質資料上交面臨文件收集不完整，質量不達標等問題需要解決，油田內部管理監督體系亟待完善。

（三）地質檔案信息系統功能較弱。油氣地質檔案涵蓋種類多，具有繼承性及重復利用的特點，需要自己專有數據庫系統，進行全生命周期持續性規范化管理[1]。目前油田內部管理系統荷載量龐大，但功能不強，僅基礎性歸檔利用流程，模式比較單一，尚無鏈接關聯系統集成應用，存在單頁在線瀏覽量少、電子文件批量掛接受限、上傳容量受限、性能不穩定等諸多問題。

二、加強油田地質檔案管理質量控制的措施

（一）整合歷史老資料要明確標準，強化質量控制。將檔案資源集中管理，工作量龐大，必然要與外協建立長期合作[2]。做好外協人員業務指導，開展持久性工作監督對保障檔案實體和信息安全意義重大，可有效規避管理風險。外協人員具有一定流動性，存在不確定因素，強化外協人員的檔案意識是提升其責任意識的關鍵，使之能快速進入工作角色。要加大對檔案管理系統管控力度，慎重釋放管理權限，明確操作標準，并對訪問記錄進行日常過程跟蹤管控，有問題及時捕捉，以免出現嚴重后果。對于經驗豐富的檔案專業化外協隊伍，要統籌協調相互職責，按照項目管理程序，在宏觀把控前提下，注重細節管理，規避個人投機取巧的現象發生。檔案監管人員職責重大，要有較為豐富的工作經驗，原則性強、責任心強，能最大限度地降低風險。

（二）歸檔資料驗收要滿足向國家匯交的標準。油田地質資料立檔單位眾多，歸檔過程會出現各種問題。地質資料國家匯交標準涉及面廣，歸檔人員須不斷領會，經過持續實踐才能逐漸把握。檔案人員要擁有工作主動權，通過制度約束，做好動態跟蹤。尤其應對職能新調整的單位加強業務指導，使其思想上足夠重視，通過定崗定員協同配合。同時，采用不同培訓宣講方式，從源頭抓起，明確資料統一歸檔標準及管理流程。責任分明，遇到問題決不遷就。

（三）開發企業功能強大的檔案信息集成系統。1.創新優化檔案系統模塊結構，實現檔案專項管理。檔案管理日臻完善的網絡信息系統是信息技術與檔案管理相結合的產物，不僅能還原檔案管理各環節職能，還可開發檔案系統專項管理模塊，提升管理的有效性。油田要積極創新優化模塊結構，改進歸檔利用模式，積極配合國家對礦權及地質資料的信息化管理。開發功能強大、性能穩定的油氣檔案管理系統，需要一線人員積極獻言獻策，做好前期目標指引及后期功能改進和測試?，F今油田向國家匯交地質資料時，匯交管理性文件通過匯交輔助工具生成替代了著錄項手工重復錄入，匯交電子文件通過系統在線提交替代了以光盤等介質為載體的線下匯交。如果將匯交工具及系統部分功能鏈接到油田內部地質檔案管理平臺，向全國館煩瑣的匯交工作將會變得更加便捷。在向全國館匯交地質資料的過程中，鑒于公司目前的管理水平，資料收集的齊全性及檢查資料的合規性都是難點。二者在歸檔時能有效解決，向全國館匯交將變得簡單直接。檔案主管部門要深入細致地做好需求調研，配合研發人員系統測試，促進公司內部形成多方聯動的管控機制，實現系統間協同管理。譬如各職能部門在地質資料歸檔階段，要加強基礎信息記錄的完整性和準確性。資料信息著錄項不僅與地理位置關聯，還要考慮與勘查項目名稱即礦權證號關聯上。檔案人員匯交時可以在系統快速提取相關礦權全部資料及對應電子文件，同時將不同類別資料匯交格式模板嵌入檔案系統，匯交人員通過系統篩選，方便導出具體礦權匯交資料目錄清單。匯交驗收重點工作提前到歸檔階段，應安排實踐經驗豐富的員工，參照國家匯交標準，除驗收當下資料的準確和完整性外，還要考慮其系統性要求是否達標，做到主動收集。員工間要開展定期的相互檢查或分級抽查，發現問題隨時整改，并就驗收關鍵點開展重點監督管理，做到油田館藏檔案滿足隨時報送全國館的要求。利用時效性得到保證，同時保障匯交全國館的地質資料與油田委托保管地質資料的同一性。2.加快地質檔案管理體系建設步伐，實現多渠道利用。在油田公司統一戰略指導下，油田運轉的若干地質資料信息管理平臺從不同維度管理地質資料。建設高水平的地質資料信息系統，需要優化系統性能，適應多任務負載，增強數據存儲能力，以應對不斷增長的地質資料數據，提高資料收集效率，加速資料的國家匯交進程。近年來，油田地質檔案管理先后對各類地質資料進行了數字化和信息化建設，“線上+線下”相結合的模式正在被大量線上模式所取代。面對用戶的個性化需求，全面覆蓋地質資料的電子化，建設靈活高效的云架構服務系統，探索用戶檢索資源方式，進一步加快遠程利用能力，促進地質資料信息共享服務和綜合開放。隨著國家油氣地質資料匯交體系的創新實施，國家對地質資料集中管理和信息服務能力大幅提升，有力支撐起國家對油氣礦產資源的宏觀掌控能力。

三、加強油田地質檔案管理質量控制的方式

（一）落實崗位監督管理，實現員工自行檢查和相互監督。業務主管領導負責制定公司檔案工作管理辦法、規范等，并將這些標準落到實處。健全監督管理流程，形成完善的監督管理制度。檔案監督管理要實行責任到人，充分發揮個人責任心和主觀能動性。表彰與懲戒結合，人人得到制度的約束。加強崗位規范管理，真正把主體責任落到每一個環節、每一個責任人。堅持問題導向，對質量問題“零容忍”。堅持依靠制度管理，削弱人治的力量。

員工日常工作要做到檔案管理權屬范疇明確，杜絕越俎代庖、推卸責任等現象發生。崗位工作環環相扣，要保證自身崗位的工作質量，以免對后續崗位的工作產生影響。要常懷對檔案管理的敬畏之心，形成常態化自我監督，養成隨機自檢習慣。

對職責范圍不明晰導致工作出現的問題，也不必推卸責任[3]。想要在工作中不斷成長，就應該勇于擔當。檔案管理團隊要努力營造相互學習和促進的氛圍，個人工作完成的同時，也要了解他人崗位流程。發現同事工作疏漏，及時善意提醒，避免出現連環錯誤。臨時接替他人工作時要保持溝通，事后應及時回應，在細節處提升檔案管理質量。

（二）油田檔案工作的監督檢查要分輕重緩急，分步實施。油田檔案分管領導要具備專業檔案知識[4]，從基層做起，熟悉整體業務流程，著眼于宏觀把控，減少工作可能出現的大批量返工。同時，檔案工作要關注細節，夯實基礎業務的能力，才能更好地服務于科研生產。檔案工作的監督指導要實行分工管理，分步管理，集中責任，提升工作經驗，培養原則性，實現長效監督機制，保證檔案工作地持續推進。1.定期檢查。定期檢查是檔案管理工作的常態化檢查，努力實現檔案管理檢查全覆蓋，通過科學評分標準，作出相應評價。要列出詳細明細，從方式到結果、從內容到形式、從線上到線下，多維度地開展檢查工作。規范檢查流程，避免前呼后擁式的“走過場”“作匯報”，摒除“一人做事，一群人簽字”的現象。檔案管理者要有敏銳的洞察力，在檔案收集利用的過程中透過現象發現問題的本質，不斷創新工作方式，著力解決好檔案工作中遇到的“疑難雜癥”。2.隨時抽查。地質檔案管理不同于科研課題，著錄項龐雜零碎，格式要求復雜多樣。館藏質量掌握在員工點滴操作中，有很多潛在質量不過關的因素存在。監管人員要抱著嚴肅負責的態度，不定期地在線上開展隨檢，或去現場隨機抽檢，做好跟蹤回訪工作。3.重點檢查。對檔案管理關鍵內容要進行重點檢查，包括管理系統中檔案的分類、井名、井別、載體類型等涉及礦權信息的內容，以及紙質文件與相應電子文件的對應性及合規性等內容，為之后國家匯交工作掃清障礙。另外，由于純電子檔案沒有實體檔案做依托，應重點檢測電子檔案的完整性和可用性，建立電子檔案常規檢測工作方案，維護電子檔案的安全規范性。

（三）工作整改后的二度監督檢查十分重要。檔案管理監督指導要按照管理層級分步實施，加大檢查頻次和力度，做到“指導要具體、落實有回應、檢查見成效”。一方面，職場注重結果，工作要強化落實。現實中一項工作完成與否，工作是否做到位沒人監督，出現問題由后人解決，這就要求檔案管理工作不能“蜻蜓點水”，對待問題不了了之。另一方面，檔案集中檢查過程中發現問題并逐條羅列，下發整改通知，但之后卻沒有開展進一步的監督檢查，結果不了了之，導致錯誤不斷反復。因此，要鞏固檢查成果，就要開展二度監督檢查工作，制定具體懲戒措施，一直跟蹤問題，直到整改到位，檔案合規為止。

四、加強油田地質檔案管理質量控制的統籌協調機制

（一）啟動并健全檔案工作監督指導聯動機制。地質檔案管理不是由檔案管理部門單獨完成，只有開展油田檔案管理一體化布局，才可能把企業的檔案事業做好。企業及二級單位各部門是檔案工作的責任主體，必須把檔案工作納入本部門工作計劃和崗位職責，納入部門及員工個人考核。資料形成部門存在層級惰性，如果不受制度約束，工作不積極配合，履行歸檔和利用責任不到位，檔案人員再有想法和干勁也行不通。檔案工作需要企業領導在組織協調和機制保障方面不斷探索革新，健全企業監督指導聯動機制，制定企業檔案管理監督制度，為檔案主管部門履行監督指導職能提供良好的政策和治理環境，便于更好地開展業務考核和檢查指導，并依靠有章可循的制度對不符合業務及安全要求的部門及個人進行責任追究，從而打破檔案工作創新發展路上的重重障礙。

（二）提升檔案工作監督指導反饋機制。檔案管理監督不只是檔案部門對業務部門，或者檔案部門領導對基層員工，反之也可以進行監督反饋，形成檔案管理全過程循環管控的監督指導機制。人人得到制度約束和多層面監管，更加平等地認識自己和他人，揚長避短，迅速提升自身的管理水平，全面提升公司基礎保障能力和檔案管理整體層次。檔案部門可以定期向業務部門、基層員工收集管理建議或意見，以公開透明形式在最短時間內給予答復或處理，從而解決基層員工的實際問題。團隊成員相互認可，產生共識，在工作中相互促進，形成風雨同舟的團隊凝聚力，促進油田地質檔案工作地高效推進。

五、結語

強化對油田地質檔案工作質量控制，建立公司統一領導下的檔案管理組織，健全檔案管理制度，對檔案工作的監督指導融入公司日常業務，檔案管理的創新發展融入公司整體改革布局，實現與公司長遠目標有效統一。通過對地質檔案資源深層次集成開發，努力為各級用戶提供高質量的便捷服務，促進油田地質檔案事業跨越式發展，助力國家油氣資源大數據體系建設，影響并帶動國家油氣關聯產業不斷前行。