基于6S 管理法的醫用耗材驗收管理實踐與探索

陳貝貝，金星宇，孫銀濤，張翼麟，韓燕全

鄭州大學附屬鄭州中心醫院 （河南鄭州 450000）

醫用耗材廣泛用于醫療服務中，其質量安全直接關乎醫療質量及安全[1-2]。隨著人們對醫療質量及安全關注度的提高和國家對醫用耗材監管的加強，醫用耗材管理也越來越受到重視[3-4]。隨著供應鏈管理（supply processing distribution，SPD）模式的推行[5-6]，醫療器械唯一標識（unique device identification，UDI）的實施[7]，國家醫保數據庫的應用[8-10]，以及結合二維碼的管理優勢[11-12]，提升了醫用耗材的信息化管理水平。而隨著醫保政策的推行、耗材加成的取消，提升保障效率實現降本增效仍是醫用耗材管理的重點[13-14]。但醫用耗材種類繁多、管理標準不統一、標簽不規范、無從業人員資質考核認證等因素，在嚴格成本管控、提升管理效能的背景下給醫用耗材驗收造成較大難度。6S 管理包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全6 個項目（六步管理法），是能夠實現全員參與、全過程管理、全效率提升的有效管理方法，目前，6S 管理法廣泛應用于醫院的管理實踐中[15-16]，并推廣應用于醫用耗材配送、庫存方面的管理[17]，而在醫用耗材驗收方面的研究較少。本研究通過分析影響醫用耗材驗收效率的因素，結合6S 管理優勢，采取有效的改進措施，以提升醫用耗材的驗收效率，高效保障醫用耗材的使用需求。

1 醫用耗材驗收管理現狀及問題

目前，醫院醫用耗材需求量大、驗收人員少、專業知識欠缺等問題突出，而且驗收過程中出現的單據拒收、審核資料消耗時間長等因素也影響驗收效率，導致存在到貨醫用耗材等待驗收情況，影響臨床科室使用。針對醫用耗材驗收效率低的問題進行原因分析，并繪制魚骨圖（圖1）。通過調研分析，利用二八原則，找出主要因素（圖2）。確定系統功能不完善、無標準化管理要求、缺乏規范化培訓、責任分工不明確是影響醫用耗材驗收效率的主要原因。

圖1 醫用耗材驗收效率低的原因分析魚骨圖

圖2 影響醫用耗材驗收效率的原因分析柏拉圖

2 6S 管理法在醫用耗材驗收管理中的應用

2.1 整理

立足管理要求，整理驗收資料。通過學習相關的法律法規、制度、規程等文件，結合醫院醫用耗材的管理要求，整理醫用耗材驗收資料，需要產品實物、配送單或隨貨同行單、產品合格證明文件、驗收單，確保醫用耗材驗收中的實物流、檔案流的規范流轉（圖3）。

2.2 整頓

（1）合理規整驗收資料和產品實物：根據配送單中醫用耗材的產品次序，做到產品驗收資料信息、實物信息與配送單中產品的次序一一對照。（2）驗收單信息的有效標記：對于報關單、檢驗檢疫等驗收資料，要求在進行資料整理過程中勾選本次驗收產品的相關信息，以便在驗收時實現精準定位，提高驗收效率。（3）崗位分工，職責劃分：對醫用耗材驗收管理流程涉及崗位和人員進行職責再分工，要求SPD 配貨人員在進行配貨時按要求整理驗收資料并進行有效標記，由SPD 核驗人員按照標準進行資料復核，最后交由醫學裝備部驗收人員進行驗收工作，在減少重復工作提高效率的同時提升準確度（圖4）。（4）制定UDI 掃碼規范：對醫院現有醫用耗材不同的UDI 格式進行分類匯總，制定醫用耗材UDI 的統一掃碼規范，提升掃碼驗收工作效率和精準度。

圖4 崗位分工和職責劃分

2.3 清掃

完善物資管理系統，強化信息校驗，降低驗收風險。升級物資管理系統，借助系統功能實現對醫用耗材驗收管理中信息流的控制，提高醫用耗材精細化管理水平，降低醫用耗材驗收風險。通過物資管理系統搭載國家UDI 數據庫和國家醫保數據庫，借助UDI 管理優勢，在醫用耗材掃碼驗收的同時實現對醫用耗材名稱、規格型號、注冊證號、生產廠家等關鍵信息的校驗，避免不合格醫用耗材通過驗收（圖5）。利用物資管理系統實現對醫用耗材的效期管理，如該產品在醫用耗材驗收過程中達到近效期的管理要求，系統出現提示，避免造成醫用耗材的超期、失效。

圖5 醫用耗材掃碼驗證

2.4 清潔

完善醫用耗材相關管理制度和工作流程，并要求每年進行制度、流程的再修訂、完善，嚴格做到落實有標準。目前，已修訂完善醫用耗材相關院級制度17 項，科級管理制度10 項，工作流程10 項，崗位說明書6 項，做到“用制度管人，用流程管事”，讓各項工作有章可循。

2.5 素養

加強學習培訓，強化責任落實。開展多方位、全覆蓋的培訓學習，強化醫用耗材管理培訓力度，總結醫用耗材驗收管理中存在的問題，利用質量管理工具進行持續改進。強化醫用耗材管理參與人員的綜合知識、專業技能、風險防控能力、責任意識全面提升醫用耗材的全流程管理效能和管理質量。

2.6 安全

（1）醫用耗材驗收質量安全保障：通過對醫用耗材驗收流程的標準化管理、物資管理系統信息流的有效管理、醫用耗材驗收檔案流的規范管理、驗收人員專業能力提升，驗收人員嚴格按醫用耗材的驗收要求進行驗收，嚴禁不合格的醫用耗材驗收通過，保障醫用耗材驗收質量。（2）強化風險管理，防范驗收風險：加強醫用耗材管理過程中制度建設、崗位管理、人員管理、供貨商管理等，形成醫用耗材管理工作的執行清單、責任清單、負面清單，醫用耗材驗收過程中必須嚴格落實風險管理要求，以防范風險。

3 應用效果

收集實施6S 管理前（2022 年7—9 月）及實施6S 管理后（2023 年1—3 月）醫用耗材平均驗收時間（驗收時間為醫用耗材進行掃碼驗收開始時至驗收完成在系統中點擊驗收間的耗時。為減少驗收過程中其他因素對驗收時間的影響，每張配送單只有3 種耗材，驗收時間統一為3 個產品的合計驗收時間。平均驗收時間=所有單據驗收時間之和/驗收單據數量）、高值醫用耗材一次驗收通過率（高值醫用耗材一次驗收通過率=一次驗收通過的配送單總數/審批通過的配送單總數×100%）進行分析。結果顯示，與實施6S 管理前相比，實施6S 管理后的醫用耗材平均驗收時間縮短1.6 min，一次驗收通過率顯著提高，差異有統計學意義（P＜0.05），見表1。

表1 6S 管理法實施前后醫用耗材平均驗收時間及驗收合格率比較

4 討論

醫用耗材在醫療服務中發揮著重要作用，但其作為風險產品需給予嚴格管控，以確保質量安全[18]。而醫保政策的改變、醫用耗材加成的取消等要求醫療機構嚴格控制醫用耗材管理成本，實現降本增效[19-20]。醫院快速發展帶來的醫用耗材需求量增加與醫用耗材管理需嚴格成本管控間的矛盾日漸凸顯。因此，運用質量管理工具對醫用耗材驗收工作進行科學管理，對提升醫用耗材驗收質量安全、保障效率具有重要作用[21-22]。6S 管理法以提高效率、保證質量、預防風險為主，廣泛用于醫用耗材的管理實踐中。

本研究結果顯示，實施6S 管理后，醫用耗材平均驗收時間減少，一次驗收通過率得到提升（P＜0.05），說明6S 管理法用于醫用耗材驗收管理，可以有效提升管理效率。本研究結合6S 管理法優勢用于醫用耗材的驗收管理實踐，通過對現有工作的梳理、整頓進行崗位劃分和職責明確，制定醫用耗材管理的統一標準，借助國家數據庫平臺和UDI管理優勢實現完善物資管理系統功能，并通過強化學習培訓確保制度落實，保障醫用耗材驗收質量安全，提升醫用耗材驗收效率[23-24]。但目前醫用耗材的驗收依然采用人工驗收模式，通過人工實現對醫用耗材實物流和信息流的對照驗收。因此，如何借助信息技術、圖像識別處理技術、自動化技術等手段實現醫用耗材的智能驗收是亟需解決的問題，也是醫用耗材驗收領域的發展方向。

綜上所述，6S 管理法可有效提升醫用耗材的驗收效率，保障醫用耗材驗收質量安全。