新時期單位檔案編研及管理工作的創(chuàng)新路徑

文/趙茜

檔案工作是單位各項工作的重要組成部分，為單位的各項工作提供依據(jù)，確保單位各項工作有序、順利開展。在單位檔案工作中，檔案編研關(guān)系到檔案資料的真實完整性，主要指檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究并分析檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料，完成檔案文件匯編，并參與到編史修志、論文專著撰寫等領(lǐng)域中，為后續(xù)的檔案利用與管理提供便利。然而，近年來隨著社會各行業(yè)的快速發(fā)展，各單位檔案資料內(nèi)容愈發(fā)繁雜，這對檔案編研與管理提出新的要求，需要結(jié)合新時期發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案編研思路，完善檔案管理方法，更好發(fā)揮檔案的作用。

檔案編研及管理的意義

檔案編研與管理是單位檔案信息資源開發(fā)與利用的有效途徑，能夠促進內(nèi)部信息資源的有效整合，在保護原始檔案的基礎(chǔ)上，詳細記錄各項檔案資料，為檔案調(diào)閱提供更多便利。在以往的檔案開發(fā)利用過程中，通常直接利用原件。紙質(zhì)檔案容易受到破損且查找費時又費力，這就需要采取有效的檔案編研方法，再配備專業(yè)化的檔案管理手段，減少檔案原件磨損，延長檔案使用壽命，確保檔案信息的真實完整性。

在單位檔案編研工作中，通過對各類檔案展開分析與研究，從中篩選出準確可靠的檔案信息，按照檔案使用與日常教學活動需要，分門別類進行檔案資料匯編，然后向各部門提供調(diào)閱使用服務(wù)。此時，調(diào)閱檔案的人員可根據(jù)這些編研成果快速取得目標信息，并在現(xiàn)代化的管理技術(shù)、管理平臺輔助下，實現(xiàn)檔案工作從以往“看門守攤”向主動服務(wù)方向的轉(zhuǎn)變，更好為業(yè)務(wù)開展提供精確的信息參考。

新時期單位檔案編研工作探討

更新檔案編研觀念。單位檔案管理部門要及時更新思想觀念，以館內(nèi)現(xiàn)有檔案資源為參考，選取適宜的編研方法，對以往零碎、刻板、瑣碎的檔案文件進行系統(tǒng)化、專題化、條理化處理，生成有較高價值的編研成果，為后續(xù)的檔案調(diào)閱與利用提供便利。例如，在檔案編研工作中，根據(jù)單位整體發(fā)展情況編寫畫冊等，詳細記錄單位多年來的發(fā)展歷程。另外，檔案管理部門要明確檔案編研目的，將館藏資料作為主要對象，以滿足檔案使用需求為出發(fā)點，詳細編輯史料、修志或撰寫著作等，強化對檔案資料的科學管理，做好檔案文件的組卷排列，持續(xù)更新檔案編研觀念，確保檔案匯編、專題綜述、檔案研究文章等編研成果滿足單位整體發(fā)展需要。

檔案編研選題注重創(chuàng)意性。檔案編研是檔案管理部門的工作職責之一，在選題上要做到有創(chuàng)意，同時要有實用性，這是做好檔案編研工作的前提和基礎(chǔ)。在檔案編研選題中，檔案管理人員要盡可能避免過深、過大的做法，要注重專題編研的新穎性、獨特性，客觀反映出單位整體的人文特色。例如，在學校的編研選題中，可充分建立校內(nèi)名人檔案，通過多種形式展示出他們的優(yōu)秀事例、奮斗歷程、治學精神、成績等，逐步營造積極向上的校園氛圍，以此來激發(fā)全體師生的愛校熱情與自豪感。深度挖掘檔案編研的教育功能，對校內(nèi)師生進行更好的引導(dǎo)。另外，合理借助校刊開設(shè)檔案專欄，以照片檔案、不同時期的學生檔案為參考，增設(shè)并撰寫與學生日常學習、生活相關(guān)的文章內(nèi)容。

創(chuàng)新檔案編研形式。檔案編研是一項綜合性工作，繁瑣又復(fù)雜。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展為檔案編研工作帶來諸多便利，數(shù)字化、信息化的檔案文獻編研出版物，成為當下檔案編研成果發(fā)布的一種形式。這就需要各單位充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，積極創(chuàng)新檔案編研形式。在實踐中，要綜合考慮單位特點，找準檔案編研重點。另外，伴隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，聲像檔案成為當下檔案編研的新方向、新突破，這就需要單位加強創(chuàng)新，重視聲像檔案的制作與留存。

新時期單位檔案管理創(chuàng)新路徑

加強檔案基礎(chǔ)管理。在檔案的基礎(chǔ)管理工作中，具體要從檔案收集、體系構(gòu)建兩個方面入手。一方面，做好檔案資料收集。作為檔案管理的核心內(nèi)容，檔案資料收集過程中要保證資料信息的真實性、齊全性及有效性，確保有良好的使用價值，能夠為學科建設(shè)、校園管理等提供重要參考，為學校整體健康發(fā)展提供信息支撐。另一方面，加強檔案管理體系建設(shè)。檔案管理部門要加快建章立制，按照《檔案法》要求，科學構(gòu)建檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理標準與范圍，清晰界定檔案管理職責，嚴格規(guī)范檔案編研、瀏覽、借閱、調(diào)用等流程，推動檔案管理走向制度化、標準化。在檔案管理職責劃分中，將檔案收集、整理與利用作為重點任務(wù)來抓，保證每個環(huán)節(jié)均有專人負責，提高全體人員對檔案管理的重視程度，給予檔案管理工作高度配合，為提升檔案管理水平打好扎實基礎(chǔ)。

提高檔案保管信息化水平。檔案記錄著單位和個人發(fā)展成長的重要信息，特別是在學校檔案館中，檔案資料記載著校內(nèi)發(fā)展歷程、教學檔案、文書檔案、學生戶籍檔案等多項內(nèi)容，種類繁多，需要合理運用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，構(gòu)建檔案保管信息系統(tǒng)，確保檔案信息真實完整，更好為單位管理工作提供參考。在實踐中，檔案管理部門要以檔案保管信息系統(tǒng)為載體，增設(shè)多個管理模塊，確保全面覆蓋檔案收集、整理、分類、立卷、鑒定、借閱、銷毀、剔除等多個領(lǐng)域。并借助計算機技術(shù)，對所有檔案文件進行分類編號處理，在計算機系統(tǒng)中輸入檔案目錄，構(gòu)建信息庫，為后續(xù)的檔案查閱與使用提供便利。在檔案保管期間，定期開展檔案系統(tǒng)檢查，詳細記錄檢查情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題要采取有效措施進行補救，及時上報至相關(guān)部門。另外，根據(jù)檔案類別與規(guī)模分別建立檔案保管機制，推行“三室分開”制度，也就是檔案庫房、檔案借閱室、辦公室分開。其中，檔案庫房要做到完全獨立。合理劃分檔案保管職責，在技術(shù)手段的輔助應(yīng)用下，提高檔案保管信息化水平。

檔案編研分類管理。檔案編研是以檔案館館藏檔案為主要對象，按照特定的事件與時間特點，對檔案資料展開收集、匯總、篩選、加工，最終匯編成冊。為進一步提高檔案編研質(zhì)量，單位應(yīng)在明確編研目的，做好編研選題的前提下，做好檔案編研的分類處理，確保最終的編研成果能夠真實反映單位整體情況。以學校為例，檔案的編研管理要從以下幾個方面入手。第一，文書檔案。該檔案是指單位行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化形成的檔案資料，主要包括行政管理、黨群工作、組織人事、財務(wù)后勤等。第二，教學檔案。指教學活動開展期間所產(chǎn)生的教學業(yè)務(wù)、教學計劃、科研計劃、考試、學生活動等資料信息。第三，學生戶籍檔案。該檔案是指學生在校期間學習成績、思想表現(xiàn)、綜合評價等方面的記錄，同時包括學生姓名、家庭住址、學號、入學時間、學籍情況等個人信息。第四，教師教學業(yè)務(wù)檔案。主要包括任課學科教學計劃、教育教學論文、公開課教案、個人年終總結(jié)等。除以上檔案管理外，檔案管理部門還需綜合考慮會計檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、實物檔案等資料信息，根據(jù)檔案類別采取相適宜的檔案管理方法，保障檔案資料信息的完整，提高檔案管理水平。

檔案在單位發(fā)展中占據(jù)重要位置。檔案資料中記錄的資料信息，對單位發(fā)展起到不可忽視的參考與指導(dǎo)作用。在新時期，單位要提高對檔案工作的重視程度，正確認識到做好檔案編研與管理工作的重要性，結(jié)合時代發(fā)展趨勢，及時更新檔案編研觀念，確保編研選題的創(chuàng)意性；借助信息技術(shù)創(chuàng)新檔案編研形式，全面加強檔案基礎(chǔ)管理，嚴格規(guī)范檔案資料保管流程；切實做好檔案編研分類管理工作，從多角度出發(fā)推動檔案編研及管理的有序開展，提高檔案編研質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理效果，為單位運營管理提供參考。